Finbite.eu veebileht kasutab küpsiseid, et tagada teile parim võimalik kogemus veebilehe külastamisel. Kodulehte külastades nõustud meie isikuandmete töötlemise põhimõtetega.
Nõustun
Kopeeri
– e – arve on saabunud e-arvena
– @ – digiteeritud arve
Kopeeri
Ostuarve seadistustes on võimalik määrata kalendripäev, millal arveldusperiood lukustub:
Selle määramisel kontrollitakse kande kuupäeva ja süsteem annab ostuarvete nimekirjas märku, kui see ei kuulu määratud arveldusperioodi:
Kopeeri
Arveridu saab jaotada valides arverea järel Tegevused -> Jaota arverida. Avaneb järgmine vaade:
Vajalikud protsendid kirjutage jaotuse lahtritesse või valige Võrdne %. Soovi korral saate jaotatud arveread ka kohe konteerida, valides Tegevused –> Konteering. Kui vajalikud toimingud on tehtud valige Jaota:
Nüüd tekkisid kanderead soovitud summadega. Ridade nimetusteks jätab süsteem algse jaotatud rea nimetuse (antud juhul Teenus 1), soovi korral saate nimetusi peale jaotamist muuta.
Kopeeri
Arveridade summeerimine lihtsustab konteerimist, kui mitu arverida on sama konteeringuga. Summeeritud ridadest tekivad Kanderead, milles edasisi toiminguid teha saab.
Arveid on võimalik summeerida käibemaksu lõikes või mallituvastaja järgi. Kui soovite summeerida kogu arve kokku, piisab sellest kui vajutada Summeeri read. Loomulikult on võimalik ka kindlaid ridu kokku summeerida, selleks tuleks need märgistada. Kui ühtegi rida ei märgistata, summeerib süsteem kokku kõik read kõigilt lehekülgedelt.
Kopeeri
Arved liiguvad majandustarkvarasse päringu alusel. Päring ostuarvete küsimiseks algatatakse tarkvara poolt. See, kuidas ja millal päring algatatakse, tuleneb tarkvarast. Mõnes tarkvaras tehakse päring automaatselt (näiteks iga tunni aja tagant) ning mõnes tuleb ise päringu alustamiseks nuppu vajutada. Palun täpsustage antud info üle oma tarkvara konsultandiga.
Kui arve on majandustarkvara poolt saabunud päringule vastuseks antud, saab arve külge tunnuse EXP. Liikudes hiirega EXP tunnuse juurde, kuvatakse kuupäeva ja kellaaega, millal arve eksporditi.
Kopeeri
Kui ettevõttel on sõlmitud leping, mis hõlmab ka PDF ostuarvete sisestust, siis kõik e-mailiga saabunud PDF arved on võimalik edastada aadressile, mille oleme Teile loonud.
– Ühe kirjaga võib saata ühe PDF arve ning selle juurde kuuluvad lisad (lisadele formaadi piiranguid ei kehti).
– Sisestuse aadressile edastatud kirja maht ei tohi ületada 10MB. Kirjade edastamisel tuleb arvestada, et iga manuse maht suureneb 30% iga edasi saatmise korral (lisaks arvestatakse juurde ka kirja sisu maht).
Vastavalt tüüptingimustele digiteeritakse standardsed korrektse struktuuriga ning riigikeelsed arved/kviitungid 24 tunni jooksul.
Ebastandardse struktuuriga ja võõrkeelsed arved/kviitungid sisestatakse 48 tunni jooksul.
Kopeeri
E-arvel on võimalik muuta vaid kandekuupäeva ja maksetähtaega. Muid andmeid ega arveridu muuta ei saa. Kui arvel on midagi valesti, palume pöörduda hankija poole korrektse arve väljastamiseks.
Kopeeri
Valides Üldinfo -> Arve seaded -> Ostuarve seaded, leiate seadistuse Ostuarve postkast, kus on võimalik luua @arvekeskus.ee lõpuga e-posti aadress. Loodud aadressile saadetud e-kirjad saabuvad ostuarvete nimekirja selgitusega E-mailiga saabunud sisestamata arve. Seejärel on arve võimalik ise käsitsi Arvekeskusesse sisestada.
NB! Kui kasutate meiepoolset arvete sisestust, siis palume arved saata vaid teile edastatud e-maili aadressile.
Kopeeri
Mõnikord võib arve salvestamisel kuvada sellist teadet:
Antud teade tekib juhul, kui kasutate nuppe KM kuluks või 50% KM kuluks. See tähendabki, et arvereal oli käibemaksumääraks 20%, kuid näiteks KM kuluks vajutades tekib kanderida 0% määraga. Kui arvel ei ole tekkinud brutosumma erinevust, siis antud teade arve edasist menetlemist ei sega.
Kopeeri
Vahel võib kanderidade loomine olla väga mahukas töö ja alati ei ole võimalik luua ka konteerimismalle. Mõistlik on siinkohal kasutada kanderidade impordi tabelit, kuhu saate sobivad kanderead luua ja siis need Finbite arvekeskusesse importida. Tabeli saate salvestada ja vajaduse korral iga kord ridu muuta. Tabeli saab alla laadida SIIT
Täidetud tabeli importimiseks tuleb avada soovitud arve ja valida arveridade juures Impordi read:
Kopeeri
KM kuluks funktsiooni seadistamiseks valige menüüst Üldinfo ->Arve seaded ->Ostuarve seaded. Loendi lõpust leiate seadistatavad väljad:
“50% KM kuluks” põhirea KM kood reale tuleb valida 20% kood ning “50% KM kuluks” käiberea KM kood ja “KM kuluks” rea KM kood ridadele tuleb valida 0% kood. Valiku saab teha lahtrile vajutades:
Seadistuste tegemise eelduseks on, et käibemaksu koodide registrisse on seadistatud vähemalt üks käibemaksukood 0% määraga ning üks 20% määraga. Pärast antud toimingu salvestamist muutuvad KM kuluks ja 50% KM kuluks funktsioonid ostuarvel aktiivseks.
(Funktsionaalsus on kasutatav ainult Premium paketi kasutajatel)
Kopeeri
Arveid on võimalik saata ka konteerimisringile. Selleks peab olema ostuarve seadetes märgitud seadistus Kasuta konteerimisringi. Arve konteerimisringile saatmiseks tuleb arvel valida kas Suuna kinnitamiseks või Salvesta ja kinnitamiseks. Seejärel avaneb selline vaade:
Konteerimisringi isikute lisamine toimub samamoodi, nagu kinnitusringi. Kui kõik isikud on lisatud, vajutage Saada konteerimisele.
Konteerimisringi ajal on arve olek Konteerimisel ja kui ring on läbitud, muutub olek Ülevaatamisel. Seejärel saab arve saata tavapärasele kinnitusringile.
Kopeeri
Varem sisestatud ja konteeritud arvet on võimalik salvestada korduvarvena. Saades samalt hankijalt uuesti samasisulise arve, kopeerib korduv arve varasemalt arvelt kõik andmed, neid saab uuel arvel muuta või täiendada. Kopeeritakse ka kontod ja dimensioonid. Korduvat arvet soovitame kasutada siis, kui sisestate arveid ise, e-arvete puhul soovitame pigem siiski kasutada malle.
Korduva arve salvestamiseks märgistage peale arve konto ja dimensioonide sisestamist kast Lisan korduvate arvete loetellu.
Seejärel tekib valik, kus tuleb anda korduvale arvele nimetus (kohustuslik), lisaks saab määrata kuupäeva, mis ajani korduv arve kehtib (ei ole kohustuslik). Seejärel vajutage arvel Salvesta.
Kui samalt hankijalt saabub analoogne arve ja arve saaja väli on täidetud, on võimalik valida eelnevalt salvestatud korduv arve Korduv arve/leping alt. Valides Rakenda, kopeeritakse salvestatud korduva arve andmed uuele ostuarvele.
NB! Korduva arve kasutamisel tuleb arvestada sellega, et kopeeritakse alusarvelt viitenumber ja ka arve summad, ehk kui uuel arvel on viitenumber või summad teistsugused kui sellel, millelt korduv arve salvestati, tuleb need käsitsi ümber muuta!
Kopeeri
Anna partneritele teada, et ootad järgmisi arveid e-arvetena. Seadista PDF-arve saabumisel saadetav automaatvastus, et järgmist arvet ootad juba e-arvena.
Automaatvastuse näidis 1
Tere
Aitäh, et olete meile heaks koostööpartneriks. Paljud ettevõtted nii Eesti kui mujal maailmas saadavad e-arveid, sest neid on oluliselt mugavam ja palju odavam käsitleda kui paber või PDF-arveid. Seetõttu oleme koostöös Finbite arvekeskusega läinud üle masinloetavatele e-arvetele.
Mis on e-arve?
E-arve on XML-vormingus dokument, mis liigub tarkvarasüsteemide vahel ja seda ei ole vaja pärast loomist uuesti käsitsi sisestada. Süsteem suudab lugeda arve infot ehk e-arve on masinloetav.Kuidas saate meile e-arve saata?
E-arveid saate meile saata kasutades oma raamatupidamistarkvara, koostades neid Finbite arvekeskuses või e-arveldaja keskkonnas. Finbite arvekeskus pakub e-arveldamisega alustajatele kuutasuta Starter paketti. E-arveid saate meile saata ka läbi teiste e-arve operaatorite.Ühiselt e-arveid kasutades saame arvetele kuluvat aega oluliselt vähendada, arved ei lähe kaduma ja mis kõige olulisem – oluliselt vähenenud käsitöö hulk aitab nii meil kui ka teil raamatupidajatele pakkuda sisukamat tööd. Just seetõttu ootamegi järgmist arvet juba e-arvena.
Parimate soovidega
(nimi), (amet)
Automaatvastuse näidis 2
Hea (nimi)
Tänan, saime Teie saadetud pdf-arve kätte. Palun saatke edaspidi meile e-arveid.
Paljud ettevõtted nii Eesti kui mujal maailmas saadavad e-arveid, sest neid on oluliselt mugavam ja palju odavam käsitleda kui paber või PDF-arveid. Ühiselt e-arveid kasutades saame arvetele kuluvat aega oluliselt vähendada, arved ei lähe kaduma ja mis kõige olulisem – oluliselt vähenenud käsitöö hulk aitab raamatupidajatele pakkuda sisukamat tööd. Just seetõttu oleme koostöös Finbite arvekeskusega läinud üle masinloetavatele e-arvetele ja ootame Teilt juba järgmist arvet e-arvena.
E-arveldamisega alustamiseks pakub Finbite arvekeskus kuutasuta Starter paketti.
E-arvete saatmiseks sobiva lahenduse leidmiseks kirjutage meie koostööpartnerile sales.et@finbite.eu.
Parimate soovidega
(saatja nimi)
Kopeeri
Kustutatud arvet saab leida detailse otsingu abil, kus saate märkida parameetri Kustutatud.
NB! Kustutatud arvet on võimalik taastada. Ava arve, vali Tegevused-> Taasta ja seejärel liigub arve tagasi Ostuarvete listi.
Kopeeri
Maksefaili koostamise funktsionaalsust saab kasutada Lite paketis administraatori rollis, muude pakettide puhul Raamatupidamisbüroo töötaja rollis.
Arve maksmisele suunamiseks valige ostuarve juurest Tegevused ->Suuna maksmiseks. Ootel maksekorralduste nimekirjas on võimalik koostada maksefail, mille saab hiljem panka importida.
Kopeeri
Lisaks arve failile, on arvele võimalik lisada ka manuseid. Selleks tuleb minna arvele ja avada vahekaart Arve manused ja lingid:
Seejärel saab vajutada nupule Lisa manus/ link ja valida arvutist fail, mida üles laadida.
Kopeeri
Arve tagastamiseks saatjale valige ostuarvete nimekirjast arve juurest Tegevused ->Tagasta arve saatjale. Funktsionaalsust on võimalik kasutada ainult saabunud staatuses arvetel.
Kopeeri
Isegi, kui kasutate meiepoolset arvete sisestust, on võimalik vajadusel PDF kujul ostuarveid ka ise sisestada. Selleks tuleb valida Ost->Uus ostuarve:
Seejärel saab üles laadida PDF faili ja täita vajalikud väljad. Tärnikestega märgitud väljade täitmine on kohustuslik.
Kopeeri
Kui ettevõttel/asutusel on loodud ka allasutused, siis on võimalik ostuarveid nende vahel ümber tõsta. Tõsta saab vaid saabunud olekus arveid. Selleks tuleb ostuarvete nimekirjas valida Tegevused->Muuda arve saaja. Avanenud aknas saate väljale Uus arve saaja hakata kirjutama soovitud nime või registrikoodi ja süsteem hakkab variante pakkuma:
Nüüd saate valida sobiva ettevõtte/asutuse ja vajutada Muuda.
Kopeeri
Kõik arved, millele on lisatud sisehankija tunnus saavad automaatselt kinnitatud 24H peale arve kinnitusringile saatmist. Kinnitusringi määratud isikutel on võimalik oma otsust muuta ka ise 24 tunni jooksul.
Sisehankija tunnust on võimalik lisada ka hankijate registrisse kliendikaardile.
Kopeeri
Muutmiseks on kaks võimalust:
Kopeeri
Selleks, et leida Finbite arvekeskust arveid, mis on vanemad kui 365 päeva, tuleb esmalt valida Detailne otsing:
Nüüd saate arvete saabumise kuupäeva vastavalt soovile muuta, näiteks:
Kui periood on määratud, on Teil võimalik teiste otsingus olevate lahtrite, näiteks arve saatja, kaudu tulemusi täpsustada.
Tagasi algvaatesse saate nupu abil: Taasta algseis.
Kopeeri
Kopeeri
Kopeeri
Kui teie klient on samuti Finbite arvekeskuse kasutaja ja on seadetes märkinud valiku Kuva müüjale ostuarve olekut, siis on teil võimalus näha enda saadetud arve olekut kliendi baasis. Klikkides + märgile kuvatakse arve olek:
Kopeeri
Ilma Swedbanki e-arvete lepinguta arvete edastuse puhul kehtivad pangas järgmised kitsendused – Teie klientidel ei ole panga keskkonnast võimalik arvet panka tellida. Tellimused saate sisestada ainult Finbite arvekeskuses, valides E-arve tellimused -> Klientide tellimused all. Klientidel ei ole panga keskkonnas võimalik e-arve püsimakse lepingut sõlmida enne esimese arve saabumist. Teie ettevõttele saavad nad e-arve püsimakselepingu sõlmida alles peale esimese arve panka jõudmist. Arve pealt saab klient valida, et sõlmib püsimakselepingu.
Kui Teie klientidel internetipanka ei ole, siis saavad nad püsimakselepingu sõlmida pangakontoris peale seda, kui olete esimese arve neile e-arvena panga keskkonda saatnud. Kui kliendil internetipank puudub, tuleks talle saata piiratud e-arve.
Kopeeri
Maksetunnus – Ostja unikaalne tunnus müüja juures (näiteks viitenumber, korteri number).
Maksetunnuse pikkus – minimaalne/maksimaalne lubatud numbrite või tähtede kombinatsiooni pikkus.
Maksetunnuse kontrolljärk – enamasti viitenumbri puhul kasutatav lisanumber. Täpsema selgituse ja kalkulaatori leiate SIIT.
Paralleelsed eelistused – maksimaalne kanalite arv ühe arve edastamiseks.
NB! Märkustesse palun kirjutada, kas Teil on olemas Swedbanki e-arve leping. Kui on olemas, siis palun lisada lepingu number.
Kopeeri
Müügiarvetele on võimalik lisada ISO standardile vastav ühik, mille saate valida, kui hakkate lahtrisse ühikut sisestama. Kogu loetelu korraga ei ole võimalik kuvada.
Kopeeri
Finbite arvekeskusesse on võimalik müügiarveid importida käsitsi või majandustarkvara kaudu.
Arve käsitsi importimiseks valige menüüst Müük ->Arved failist.
Excelis koostatud arvete lisamiseks peab fail olema täidetud vastavalt näitele, mille leiate, kui klõpsate lingil Arvefail.xls. Excelist saab importida vaid üherealisi arveid.
Arveid on võimalik koostada ka käsitsi, valides Müük -> Uus Müügiarve. Seejärel saate täita vajalikud väljad ning peale salvestamist genereerub arvele ka PDF vaade.
Majandustarkvaras koostatud arve PDF-i käsitsi importimisel või koostamisel juurde lisada pole võimalik, ning kirjeldatud juhul genereeritakse süsteemi poolt PDF.
Kopeeri
Kui olete otsustanud Finbite arvekeskuses müügiarveid väljastama hakata, on alati vaikimisi aktiveeritud kaks kanalit: e-arve ja e-mail. Kui soovite aktiveerida ka pangakanalid või paberarve saatmise, siis toimige järgnevalt: Üldinfo -> Arve seaded -> Müügiarve seaded ja kerige lehekülje alla, kus leiate koha, kus on Müüjate haldus:
Valige Tegevused -> Muuda. Teile avaneb järgmine vaatepilt:
Siin on Teil võimalik valida erinevaid kanaleid. Paberarve kanal hakkab toimima koheselt, kuid pangakanali aktiveerimine võtab aega 2 tööpäeva alates hetkest, kui olete saanud kinnitava e-maili.
Et pangakanalid aktiveerida on toimingud järgmised: valite sobivad pangakanalid ja salvestate ning kinnitate, et soovite pangakanalid aktiveerida. Seejärel saame meie teada Teie soovist aktiveerida pangakanalid ja Teie saate e-maili teel küsimustiku, milles saate valida eelistused pangas. Kui saame kätte Teie täidetud küsimustiku ning saadame panka teate soovist aktiveerida pangakanalid vastavate eelistustega, saadame Teile kinnitava e-maili, et pangakanalid aktiveeritakse 2 tööpäeva jooksul.
NB! Kui Teil ei ole Swedbankiga sõlmitud e-arve lepingut, siis ilmnevad mõningad kitsendused, täpsem info SIIN.
Kopeeri
Müügiarvete saatmiseks peab Arvekeskuses olema seadistatud pangakonto number.
Pangakonto lisamiseks valige menüüst Üldinfo-> Arve seaded-> Ostuarve seaded. Avanenud lehekülje keskmisest osast leiate pangakontode osa ning nupu ‘Lisa pangakonto’.
Kopeeri
Täismahus e-arve(põhiarve) sisaldab kogu informatsioon, mis arvele lisatud on, kuid piiratud e-arve puhul on nähtav ainult maksekorralduse info.
Kopeeri
Kopeeri
Koostatud arve XML-i on Teil võimalik kontrollida näiteks siit: https://www.freeformatter.com/xml-validator-xsd.html
XSD faili leiate Eesti Pangaliidu kodulehekülje aadressilt: https://www.pangaliit.ee/arveldused/e-arve
Kopeeri
Kuluaruannete mobiilirakendusega on koheselt võimalik kviitung edastada Finbite arvekeskuse baasi pildistamise teel. See tagab selle, et kviitungi kadumisel või hävimisel oleks see siiski jäädvustatud.
Kuluaruannete rakenduse saab tõmmata telefoni, mille operatsioonisüsteem on Android alates versioonist 5.0 ja iOS alates versioonist 8.0.
Äppi on võimalik alla tõmmata play.google.com/store lehelt, kirjutades otsingusse Finbite finance, mis on kuluaruannete äpi nimeks. Äppi saab alla laadida ka otse Android telefonis Google Play-st või iOS telefonis App Store-st.
Peale allalaadimist saad äpi avada ja sinna sisse logida. Kasutajatunnus ja parool peavad eelnevalt meie keskkonnas loodud olema. Õpetus selleks asub SIIN.
Kui oled sisseloginud, vali millisesse asutusse soovid kviitungit saatma hakata.
Kopeeri
Kuluaruannete seaded leiate, valides Üldinfo -> Kuluaruannete seaded. Seadetes on võimalik märkida kuupäev, mille järgi valuutad aruannetel konverteeritakse:
Välisvaluutas tehtud kulutused arvutatakse eurodeks ümber Euroopa Keskpanga päevakursi alusel. Euroopa Keskpank väljastab vastava tööpäeva kursid iga tööpäev kella 16:00-ks.
Järgmise seadistusena saab määrata oma ettevõttes kasutusel olevad päevarahade määrad:
Vajadusel saab luua ka majanduskulu aruande alamliigid (alamliikide abil saab erinevaid majanduskulu aruandeid filtreerida).
Alamliike on võimalik luua, kirjutades koodi ja nimetuse vastavatesse lahtritesse ja vajutades seejärel Salvesta.
Kopeeri
Äppi kasutades vali kõigepealt Pildista kviitungit. Pildista kviitungit nii, et kõik andmed oleksid ilusti nähtavad:
Nüüd saab valida, kas Finbite digiteerib või Sisestan käsitsi.
Kui valida Finbite digiteerimise, ilmub see Ootel kviitungid alla 24h jooksul peale selle digiteerimisse saatmist NB! Veendu, et kviitungi pilt on kvaliteetne ja loetav (vastasel juhul lükatakse kviitung digiteerija poolt tagasi).
Sisestades kviitungi käsitsi, täida väljad ning salvesta, misjärel ilmub kviitung koheselt Ootel kviitungid alla valmis kujul.
Kopeeri
Kopeeri
Arve kinnitusringis võib süsteem anda erinevaid veateateid.
Arveread on konteerimata – kui olete viimane kinnitaja, peavad kinnitamiseks olema kõik arveread konteeritud, sealhulgas ka read, mille summa on 0 eurot.
Punasega märgitud arveridadel ei kuulu kandekuupäev lubatud arveldusperioodi – tekib vaid juhul, kui ostuarve seadetes on määratud kuupäev, millal arveldusperiood lukustub.
Arve kanderidade summa ei vasta arve summale – erinevus on välja toodud kanderidade all:
Kui erinevus on alla ühe euro, tuleneb see tõenäoliselt ümardamisest ja saate vajutada nuppu Kontrolli summasid. Kui erinevus on aga suurem, nagu antud näites, tuleks kanderead üle vaadata ning parandused teha.
Kopeeri
Kinnitaja näeb enda poolt kinnitatud arveid kinnitusringis. Arvete nägemiseks valige otsingu parameetri „Arve olek“ väärtuseks Kinnitatud ning vajutage nupule otsi.
Ka need arved, mida asendaja teie asemel kinnitas, kuvatakse antud otsinguga.
Kopeeri
Kui arvele tekib rea/ridade jaotamisest brutosumma erinevus, siis alla 1 euroste erinevuste korrigeerimiseks on võimalik kasutada funktsionaalsust „Korrigeeri summasid“.
Funktsionaalsust on võimalik aktiveerida valides Üldinfo ->Arve seaded ->Ostuarve seaded.
Vajadusel saab summasid korrigeerida ka käsitsi valides kandereal Tegevused ->Lisaandmed. Lisaandmetes on võimalik muuta nii käibemaksusummat kui ka maksumust ehk brutosummat.
Kopeeri
Vestluse kaudu on võimalik arvete kohta saata küsimusi nii kinnitusringis osalejatele kui ka teistele kasutajatele oma ettevõttes.
Sõnumi saajaks on võimalik lisada e-maili aadress või valida esindusõiguseid omava kasutaja nimi.
Kopeeri
Kopeeri
Kopeeri
Kopeeri
Kopeeri
Kui teie majandustarkvara ei võimalda saata dimensioone otse meie Finbite arvekeskusesse, siis saate need importida ka käsitsi. Kui teil on meie süsteemis juba dimensioonid olemas ja tahate lisada juurde üksikut dimensiooni, siis selle õpetuse leiate SIIT.
Finbite arvekeskusesse dimensioonide importimiseks tuleb kõigepealt tarkvarast dimensioonide info eksportida Exceli formaati. Kui te ei tea, kuidas seda teha, palun pöörduge oma majandustarkvara pakkuja poole.
Seejärel muutke saadud faili nii, et veerus A oleks dimensiooni liik (erinevaid liike võib olla kuni 6), veerus B dimensiooni kood ja veerus C dimensiooni nimetus. Dimensiooni liigi nimetuse lahtris võib olla 30 tähemärki, dimensiooni koodi lahtris võib olla 20 tähemärki ning dimensiooni nimetuse lahtris võib olla 255 tähemärki (Excelis on võimalik tähemärkide arvu kontrollida funktsiooniga LEN). Näiteks:
Seejärel salvestage fail formaati CSV (komaga eraldatud):
Nüüd avage loodud fail programmiga Notepad:
Salvestage fail UTF-8 kodeeringusse:
Järgmise sammuna tuleb logida sisse Arvekeskusesse ja valida Üldinfo -> Registrid -> Dimensioonid ning seejärel Dimensioonide import:
Kui soovite kõiki dimensiooni liike importida korraga, nagu ülaltoodud näites – isik, osakond, objekt, siis tuleb valida järgnev variant Lisa kõik dimensioonid korraga. Nüüd saategi üles laadida ettevalmistatud faili ja alustada importi.
Kopeeri
Kui teie majandustarkvara ei võimalda saata hankijate ja klientide registrit otse Finbite arvekeskusesse, siis saate need importida ka käsitsi. Selleks eksportige kõigepealt tarkvarast hankijate ja klientide info Exceli formaati. Kui te ei tea, kuidas seda teha, palun pöörduge oma majandustarkvara pakkuja poole.
Seejärel muutke saadud faili nii, et veerus A oleks ettevõtte nimi, veerus B ettevõtte registrikood, veerus C raamatupidamisprogrammis olev hankija kood ja soovi korral veerus D raamatupidamisprogrammis olev kliendi kood. Kliendi koodi veerg ei ole kohustuslik, esimesed kolm veergu aga peavad olema iga hankija/kliendi puhul täidetud.
Järgmisena tuleb tabelist eemaldada kõik duplikaadid. Selleks valige kogu tabel ja menüüpunktist Andmed leiate allpool pildil oleva märgi:
Arvestada tuleb ka seda, et hankija nime pikkus võib olla 70, registrikood 15 ja hankija kood 20 tähemärki (sh tühik). (Excelis on võimalik tähemärkide arvu kontrollida funktsiooniga LEN). Kui kliendil pole raamatupidamise programmis hankija koodi, võib selle asendada registrikoodiga.
Kui duplikaadid on eemaldatud ja väljade pikkused ei ületa lubatud piire, saate loodud tabeli salvestada. Valige salvestustüübiks CSV (komaga eraldatud):
Seejärel avage salvestatud fail programmis Notepad, kus andmeid kuvatakse sellisel kujul:
Seejärel salvestage antud fail uuesti, kasutades UTF-8 formaati. Vastasel juhul täpitähti korrektselt ei kuvata.
Nüüd logige sisse Finbite arvekeskusesse ja valige Üldinfo -> Registrid -> Hankijate ja klientide register ning valige Hankijate import:
Seejärel saate valida ettevalmistatud faili ja alustada importi.
Kopeeri
Käibemaksukoodide lisamiseks tuleb valida Üldinfo->Registrid->Käibemaksu koodid:
Uue koodi lisamiseks tuleb vajutada Lisa uus käibemaksukood. Seejärel avaneb aken, kus tuleb kõigepealt valida Käibemaksu %, näiteks kirjutades lahtrisse 20, hakkab süsteem pakkuma erinevaid 20% käibemakse. Siinkohal pole valitud nimetus oluline, tähtis on vaid protsent. Valime seekord näiteks 20% (kulu 20%). Lahtrisse ERP kood tuleb lisada kood raamatupidamistarkvarast. Soovitame selle tarkvarast kopeerida, et see kindlasti üks-ühele kattuks.
Nüüd tuleks täita ka ERP selgitus, ehk siis käibemaksukoodi nimetus, et oleks lihtsam õiget koodi valida. Prioriteet ja Vaikimisi käibemaksu määraks väljad võite täita ka hiljem käibemaksukoodide nimekirjas.
Vajutades Salvesta, lisandub kood nimekirja:
Oluline on, et igale käibemaksumäärale lisatakse oma prioriteedid, nagu ülalolevalpildil nähtav.
Kopeeri
Kui teie majandustarkvara ei võimalda saata kontoplaani otse Finbite arvekeskusesse, siis saate selle importida ka käsitsi. Kui teil on meie süsteemis juba kontoplaan olemas ja tahate lisada üksikut kontot, siis kirjutage support@finbite.eu ja lisame selle ise teie kontoplaani.
Finbite arvekeskusesse kontoplaani importimiseks tuleb kõigepealt tarkvarast kontoplaani info eksportida Exceli formaati. Kui te ei tea, kuidas seda teha, palun pöörduge oma majandustarkvara pakkuja poole.
Seejärel muutke saadud faili nii, et esimeses reas, veergudes A-F, oleksid numbrid ühest kuueni. Veerus G peab olema konto number ning veergudes H ja I konto nimetus, näiteks:
Kontonumbri lahtris on lubatud 10 tähemärki ning veerus H ja I on lubatud 70 tähemärki, sh tühikud (Excelis on võimalik tähemärkide arvu kontrollida funktsiooniga LEN). Kui tähemärke on rohkem, tuleks raamatupidamise programmis lühendada konto nimetust.
Nüüd salvestage fail formaati CSV (komaga eraldatud):
Seejärel avage fail programmiga Notepad ja kustutage esimesel real numbrid 1-6, et vaade jääks selline:
Salvestage fail UTF-8 kodeeringusse. Vastasel juhul täpitähti korrektselt ei kuvata.
Saadud CSV faili importimiseks valige Finbite arvekeskuses Üldinfo -> Registrid-> Kontoplaan. Avanenud lehel valige Kontoplaani import:
Nüüd saate üles laadida ettevalmistatud CSV faili ja alustada importi.
Kopeeri
Finbite arvekeskusesse registrite importimiseks on kaks võimalust. Kui raamatupidamistarkvara seda võimaldab, saab registreid importida läbi liidese otse enda raamatupidamistarkvarast.
Kui raamatupidamistarkvara seda ei võimalda, on võimalik registreid importida ka CSV-formaadis, õpetused selleks leiate siit:
Kopeeri
Kontosid kontoplaani üksikult ise lisada pole võimalik. Selleks tuleb kas kogu kontoplaan uuesti importida või kirjutada soovist Finbite arvekeskuse konsultantidele support@finbite.eu.
Kopeeri
Dimensioone saab lisada ükshaaval Finbite arvekeskuse keskkonnas või importides raamatupidamistarkvarast. Kui impordite dimensioone raamatupidamistarkvaras, siis kindlasti vaadake üle sealpoolsed seadistused, millistel tingimustel see võimalik on.
Kui soovite lisada dimensiooni meie keskkonnas, siis toimige järgnevalt:
Valige Üldinfo -> Registrid –> Dimensioonid. Seejärel valige Lisa uus ning Teile avaneb lisamiseks järgmine aken:
Tehke vajalikud toimingud ning valige Salvesta.
Kopeeri
Automaatseid malle saab kasutada vaid juhul, kui täidetud on eeldused, mis on valitud ostuarve seadetes (Üldinfo -> Arve seaded -> Ostuarve seaded):
Valikud on järgmised:
Arvesta arve lepingu numbri ja/või viitenumbriga valikul peab automaatsel malli rakendumisel täidetud olema nii arvel kui ka konteerimismallis viitenumbri ja/või lepingu nr/selgituse lahter.
Arvesta arve viitenumbri ja lepingu nr/selgitusega valikul peab automaatsel malli rakendumisel täidetud olema nii arvel kui ka konteerimismallis viitenumbri ja lepingu nr/selgituse lahter.
Ära arvesta arve viitenumbriga valikul ei oma tähtsust viitenumbri lahter. Antud juhul arvestab süsteem vaid lepingu nr/selgitusega.
Ära arvesta arve lepingu nr/selgitusega valikul ei oma tähtsust lepingu nr/selgituse lahter. Antud juhul arvestab süsteem vaid viitenumbriga.
Ära arvesta viitenumbri ega lepingu nr/selgitusega valikul ei oma tähtsust kumbki lahter. Automaatne mall rakendub siiski ka juhul, kui arve saabumisel ettevõtte baasi on antud lahtrid täidetud.
Kopeeri
Kui töötaja vahetub, võib tekkida vajadus vahetada varasemalt loodud kinnitamismallides antud töötaja uuega. Selleks tuleks kõigepealt valida Üldinfo-> Mallid-> Kinnitamismallid. Seejärel tuleks valida soovitud kinnitusringid. Valida võib ka kõik kinnitusringid – selleks tuleks vajutada nupule Näita kõiki ja seejärel Vali kõik. Nüüd vajutada nupule Asenda kinnitaja ja avanenud aknas saab rippmenüüdest valida, keda soovitakse kellega asendada:
Kopeeri
Konteerimismallidega on võimalik määrata arveridadele ettemääratud kontod ja dimensioonid, et arve korduval saabumisel oleks arvega oluliselt vähem tööd. Konteerimismall luuakse aluseks oleva ostuarve sisestamise käigus, eraldi neid ette valmistada ei saa. Võimalus on luua nii hankija- kui valdkonnapõhiseid konteerimismalle.
Kopeeri
Kui kinnitajale on määratud piirsumma, kontrollitakse malli rakendamisel, kinnitajate taseme kaupa piirsummasid. Kui kinnitajate tasemel leidub vähemalt üks kinnitaja, kelle piirsumma on väiksem arve netosummast, kaasatakse kinnitusringi ka järgmise taseme kinnitajad.
Toome siinkohal täpsustamiseks näite: Kinnitamismalli märgime, et kinnitajal nr 1 on piirsumma 100 eurot ja kinnitajal nr 2 on piirsumma 500 eurot. Rakendame malli arvel, mille netosumma on 50 eurot. Selle tulemusena lisatakse kinnitusringi vaid kinnitaja nr 1, kuna tema piirsumma on piisav arve kinnitamiseks ja järgmise taseme kinnitajat pole vaja ringi lisada. Kui teise arve summa on 200 eurot ja rakendame malli seal, siis lisatakse kinitusringi nii kinnitaja nr 1 kui ka kinnitaja nr 2.
Selleks, et kinnitamismallides piirsummasid määrata, tuleb kõigepealt valida Üldinfo -> Arve seaded -> Ostuarve seaded ja seal märgistada Kuva kinnitamismallidel piirsumma veerg:
Kopeeri
Kopeeri
Kopeeri
Siin videos saad ülevaate, kuidas seadistada ning kasutada konteeringupõhist kinnitamismalli.
Kopeeri
Ostuarveid säilitatakse Finbite arvekeskuses üldjuhul seitse aastat, nagu sätestab raamatupidamise seaduse § 12. Kui arveid on vaja säilitada pikemalt, saab selle alati müügijuhiga kokku leppida.
Kopeeri
E-arve on masinloetav arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. E-arved liiguvad operaatorite vahel.
Kopeeri
Selleks, et saaksite hakata meie keskkonnas e-arveid vastu võtma, tuleks esmalt e-arvete vastuvõtmine aktiveerida.
Valige menüüst Üldinfo ->Arve seaded ->Ostuarve seaded ning eemaldage märge seadistuse „Ei soovi ostuarveid e-teeninduses vastu võtta“ juurest ning salvestage.
Peale seda on vajalik äriregistris (www.rik.ee) kinnitada seitsme (7) päeva jooksul oma operaatori valik. Seda saab teha juhatuse liige väga lihtsalt, sisenedes Äriregistri keskkonda ning kinnitades seal Ettevõtjaportaali avalehel oma teenusepakkuja.
Täpsema juhendiga saab tutvuda RIK abiinfo leheküljel.
Kopeeri
Administraatori rollis ettevõtte esindajatel on võimalik muuta oma ettevõtte andmeid arvekeskuses. Selleks tuleks arvekeskusesse sisse logida, valida soovitud ettevõte ning minna Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded.
Seal vaates on võimalik muuta ettevõtte üldandmeid:
Ning lisaks ka juriidilist ning kontaktaadressi:
Seadistuste täisvaade:
Lisaks sellele on võimalik eraisikust kasutajal muuta ka enda eesnime või perekonnanime. See võib juhtuda kui nime sisestamisel on tehtud ettevõtte esindaja poolt näpuviga või keegi on vahepeal abiellunud. Selle jaoks on kasutajal vaja valida enda kui eraisiku konto:
Ning seejärel minna Üldinfo -> Seaded -> Kasutaja seaded ning siis avaneb vaade, kus kasutajal on võimalik enda eesnime ja perekonnanime vajadusel korrigeerida:
Kopeeri
Liidese loomiseks tuleb raamatupidamistarkvarasse kopeerida andmevahetuse URL ning autentimiskood. Seda, kus täpselt raamatupidamistarkvaras sellised seadistused asuvad, peate küsima oma tarkvara konsultandilt.
Mõlemad parameetrid leiate Arvekeskusest, valides Üldinfo -> Seaded -> Andmevahetus ERP-ga. Märgistage kastike ERP-i juurdepääs lubatud ning vajutage Salvesta.
Kopeeri
Kui töötaja lahkub, saab tema esindusõigused lõpetada, valides Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded. Seejärel otsida esindusõiguste hulgast soovitud isik ja valida Tegevused -> Muuda.
Nüüd on võimalik määrata isikule esindusõiguste lõpukuupäev.
Kopeeri
Kui töötaja nimi muutub, siis vastavad muudatused on võimalik teha kasutajal endal.
Muutmiseks valige lehe ülemisest osast Avaleht:
Seejärel valige „Kasutaja seaded“ ning tehke muudatused avanenud lehel.
Kopeeri
Esindusõigusi saab pikendada peakasutaja. Selleks, et vaadata, millised esindusõigused lõppema hakkavad, tuleb valida Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded ja liikuda plokki Esindusõigused. Esindusõiguste sorteerimiseks nende lõppemise kuupäeva järgi, vajutage Lõpu kuupäev.
Nüüd saate vajadusel esindusõigusi pikendada, vajutades Tegevused -> Muuda ning muutes lahtris Esindusõiguse lõpp kuupäeva. Kui soovite pikendada õigusi kõigis allasutustes, siis märgistage ka kast Lisa esindusõigused kõikidesse allasutustesse ja vajutage Salvesta.
Kopeeri
Kasutajate lisamiseks valige menüüst Üldinfo ->Seaded ->Ettevõtte seaded. Avanenud lehekülje alumisest osast leiate kehtivatest esindusõigustest.
Vajutage paremal asuvale nupule „Lisa esindusõigus“ ning avanenud aknas täitke kõik tärniga märgitud kohustuslikud väljad.
Kopeeri
Finbite arvekeskuses on võimalik kasutajatele määrata erinevate õigustega rolle. Neid kirjeldava tabeli leiate SIIT.
Kopeeri
Kasutajatunnust ja parooli saate luua, valides Avaleht -> Kasutaja seaded -> Kasutajatunnus ja salasõna.
Kopeeri
Kui kasutate brauserit Google Chrome
Vajutage paremal üleval nurgas olevale kolme punktiga ikoonile.
Vajutage valikutel ‘Rohkem tööriistu -> Sirvimisandmete kustutamine (More tools -> Clear browsing data).
Valige kustutamiseks Cookies and other site data ja Cached images and files.
Kui kasutate brauserit Internet Explorer
Vajutage paremal üleval nurgas hammasratta ikoonile.
Valige Safety -> Delete browsing history (Turve -> Kustuta sirvimisajalugu)
Kui kasutate brauserit Mozilla Firefox 
Valige History -> Delete Recent History (Ajalugu -> Kustuta hiljutine ajalugu).
Kopeeri
Anna partneritele teada, et ootad järgmisi arveid e-arvetena. Seadista PDF-arve saabumisel saadetav automaatvastus, et järgmist arvet ootad juba e-arvena.
Automaatvastuse näidis 1
Tere
Aitäh, et olete meile heaks koostööpartneriks. Paljud ettevõtted nii Eesti kui mujal maailmas saadavad e-arveid, sest neid on oluliselt mugavam ja palju odavam käsitleda kui paber või PDF-arveid. Seetõttu oleme koostöös Finbite arvekeskusega läinud üle masinloetavatele e-arvetele.
Mis on e-arve?
E-arve on XML-vormingus dokument, mis liigub tarkvarasüsteemide vahel ja seda ei ole vaja pärast loomist uuesti käsitsi sisestada. Süsteem suudab lugeda arve infot ehk e-arve on masinloetav.Kuidas saate meile e-arve saata?
E-arveid saate meile saata kasutades oma raamatupidamistarkvara, koostades neid Finbite arvekeskuses või e-arveldaja keskkonnas. Finbite arvekeskus pakub e-arveldamisega alustajatele kuutasuta Starter paketti. E-arveid saate meile saata ka läbi teiste e-arve operaatorite.Ühiselt e-arveid kasutades saame arvetele kuluvat aega oluliselt vähendada, arved ei lähe kaduma ja mis kõige olulisem – oluliselt vähenenud käsitöö hulk aitab nii meil kui ka teil raamatupidajatele pakkuda sisukamat tööd. Just seetõttu ootamegi järgmist arvet juba e-arvena.
Parimate soovidega
(nimi), (amet)
Automaatvastuse näidis 2
Hea (nimi)
Tänan, saime Teie saadetud pdf-arve kätte. Palun saatke edaspidi meile e-arveid.
Paljud ettevõtted nii Eesti kui mujal maailmas saadavad e-arveid, sest neid on oluliselt mugavam ja palju odavam käsitleda kui paber või PDF-arveid. Ühiselt e-arveid kasutades saame arvetele kuluvat aega oluliselt vähendada, arved ei lähe kaduma ja mis kõige olulisem – oluliselt vähenenud käsitöö hulk aitab raamatupidajatele pakkuda sisukamat tööd. Just seetõttu oleme koostöös Finbite arvekeskusega läinud üle masinloetavatele e-arvetele ja ootame Teilt juba järgmist arvet e-arvena.
E-arveldamisega alustamiseks pakub Finbite arvekeskus kuutasuta Starter paketti.
E-arvete saatmiseks sobiva lahenduse leidmiseks kirjutage meie koostööpartnerile sales.et@finbite.eu.
Parimate soovidega
(saatja nimi)
Kopeeri
Finbite arvekeskuse partneriteks on erinevad ettevõtted, sealhulgas näiteks majandustarkvarad ning pangad. Täpsema nimekirja leiate SIIT.
Kopeeri
Roaming tähendab, et meie kliendid saavad vastu võtta teiste e-arve operaatorite klientide arveid. Samuti on meie klientidel võimalik arveid saata ka teiste operaatorite klientidele.
Finbite arvekeskusel on roaming Fiteki, Telema, E-arveldaja ja Amphoraga.
Kopeeri
