Aptarnavimas

Aptarnavimas

Bendroji informacija

Nukopijuoti į iškarpinę

E-sąskaita – tai sąskaita, kuri kuriama, siunčiama, gaunama ir tvarkoma elektroniniu būdu vietoje popierinės sąskaitos.

Nukopijuoti į iškarpinę

  1. Kai įmonei sukuriama paskyra Finbite sistemoje aktyvuokite duomenų apsikeitimą su ERP ir pasidalinkite autentifikacijos kodu su ERP diegėjais (NUSTATYMAI>NUSTATYMAI>DUOMENŲ APSIKEITIMAS SU ERP). ERP importuos tiekėjų sąrašą, DK sąskaitų planą, dimensijas, sukonfigūruos patvirtintų sąskaitų faktūrų importą iš Finbite į ERP.
  2. Finbite konsultantui pateikite sąrašą asmenų, kuriems norite suteikti prieigą prie įmonės paskyros (vardas, pavardė, el pašto adresas ir rolė sistemoje).
  3. Užpildykite PVM kodų sąrašą (NUSTATYMAI>SĄRAŠAI>PVM KODAI), vieną, dažniausiai Jūsų įmonės gaunamose sąskaitose pasitaikantį PVM kodą pažymėkite kaip numatytąjį.
  4. Pakoreguokite pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymus pagal savo įmonės poreikius NUSTATYMAI>SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMAI>PIRKIMO SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMAI. Čia galite aktyvuoti patvirtinimo ribas, priminimus tvirtintojams, apskaitos etapą, nustatyti patvirtinimo tipą ir kitus nustatymus susijusius su sąskaitų faktūrų administravimu.
  5. Nurodykite adresą, kuriuo grąžinsime neskaitmeninintinas sąskaitas faktūras (informacija neįskaitoma ar jos trūksta ir pan) NUSTATYMAI>SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMAI>PIRKIMO SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMAI

Nukopijuoti į iškarpinę

Pirkimo sąskaitos faktūros „Finbite“ sąskaitų centre paprastai saugomos 10 metų. Jei reikalinga sąskaitas faktūras archyvuoti ilgesnį laiką – susisiekite su pardavimo vadybininku arba konsultantu.

Nukopijuoti į iškarpinę

  1. Elektronines sąskaitas faktūras skaitmeninimui Klientas pateikia „Finbite“ nurodytu  el. pašto adresu. Viename el. laiške gali būti tik viena PDF sąskaita faktūra ir su ja susiję priedai (priedai gali būti ir kito formato). PDF faile gali būti tik viena sąskaita faktūra. Maksimalus leistinas vieno el. laiško dydis yra 10 MB. 
  2. Jei Klientas siunčia skenuotas sąskaitas faktūras – nuskenuoti failai turi atitikti toliau aprašytus kokybės reikalavimus. Failai, neatitinkantys šių reikalavimų nebus apdorojami. Skenavimo reikalavimai yra šie:  

Nuskaitytas failas turi būti išsaugotas PDF formatu. PDF failas turi leisti nukopijuoti duomenis (negali būti nuskenuotas kaip paveikslėlis); 

Rekomenduojamas failo dydis turi būti mažesnis nei 500 kB; 

Rekomenduojama skenavimo raiška/rezoliucija turi būti 300 dpi (nustatyta skenavimo programinės įrangos nustatymuose)  

Nustatymuose turi būti pasirinktas linijinio paveikslėlio („line art“) nespalvinis nustatymas; 

3. Jei sąskaitas faktūras skaitmeninti persiųsite iš kitos pašto dežutės naudodami automatinio persiuntimo funkciją, serveryje turi būti numatyta taisyklė nepersiųsti el. laiškų gautų iš finance.info@omniva.ee, tema (subject) finbite.eu El. laiško failai netinkami arba laiškai turi būti persiunčiami kaip kopijos.

 

Nukopijuoti į iškarpinę

Finbite sąskaitų centras yra prieinamas 24/7 ir suderinamas su Google Crome, Mozilla Firefox, Internet Explorer naršyklėmis.

Dėl integracijos galimybių tarp ERP ir sąskaitų administravimo sistemos kreipkitės adresu support.lt@finbite.eu

Nukopijuoti į iškarpinę

Norėdami aktyvuoti sąsają tarp sistemų, įsitikinkite, kad prieiga prie ERP yra leidžiama, ir nukopijuokite duomenų apsikeitimo URL bei autentifikacijos kodą į apskaitos programinę įrangą. Sąsajos aktyvavimo parametrus rasite prisijungę prie „Finbite“ sąskaitų centro meniu NUSTATYMAI > NUSTATYMAI > DUOMENŲ APSIKEITIMAS SU ERP , pažymėkite Prieiga prie ERP leidžiama ir išsaugokite.

Nustatymai

Nukopijuoti į iškarpinę

Vartotojas negali pats redaguoti įmonės duomenų „Finbite“ paskyroje (pavadinimo, įmonės kodo, adreso). Norėdami atlikti pakeitimus, siųskite teisingus duomenis adresu support.lt@finbite.eu, informuosime kai informacija bus atnaujinta.

Nukopijuoti į iškarpinę

Po gegužės 24 d. sistemos atnaujinimo „Finbite“ sąskaitų faktūrų centre vartotojai, turintys administratoriaus rolę, galės redaguoti savo atstovaujamų įmonių duomenis. Norėdami tai padaryti prisijunkite prie sistemos, pasirinkite atstovaujamą įmonę ir pasirinkite Nustatymai -> Nustatymai -> Įmonės nustatymai.

Atsidariusiame lange galite pakeisti įmonės duomenis:

Taip pat galite keisti įmonės juridinį ir kontaktinį adresus:

Redaguotini laukai visi kartu viename paveikslėlyje:

Be to, vartotojai gali patys pakeisti savo vardą ir pavardę. To gali prireikti, jei pridedant vartotoją buvo padaryta klaida arba pavardės keitimo atveju. Norėdamas atlikti pakeitimus vartotojas turi pasirinkti savo asmeninę paskyrą:

Tada pasirinkite Nustatymai -> Nustatymai -> Mano atstovavimo teisės ir po to atsivers langas, kuriame galėsite pakeisti vartotojo vardą ir pavardę.

Visi įmonės ar vartotojo duomenų pakeitimai turi būti išsaugomi paspaudus mygtuką Išsaugoti, esantį po kiekviena redaguojama duomenų grupe.

Nukopijuoti į iškarpinę

Pažymėjus šį pasirinkimą vartotojas kasdien 14val gaus vieną el. laišką su sąrašu visų sąskaitų faktūrų, laukiančių jo patvirtinimo. Nepažymėjus šio pasirinkimo vartotojas gauna atskirus pranešimus apie patvirtinimo laukiančias sąskaitas faktūras iškart, kai jos perduodamos tvirtinti (priminimo apie tvirtinimą siuntimo intervalą galima nustatyti SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMUOSE).

Nukopijuoti į iškarpinę

Sąskaitas faktūras, kurios atsiunčiamos Jums patvirtinti, galite automatiškai peradresuoti Jus
pavaduojančiam asmeniui. To reikia tuomet, kai nedirbate (pavyzdžiui, atostogaujant, susirgus,
išvykus į komandiruotę ir t. t.). Norėdami paskirti Jus pavaduojantį asmenį, eikite į Nustatymai ->
Nustatymai -> Mano atstovavimo teisės. Pavaduojantį asmenį galėsite nurodyti paspaudę pasirinktį
Pavaduotojai.

Pasirinkite pavaduotojo vardą iš sąrašo, nurodykite pavadavimo laikotarpį ir spauskite Išsaugoti

Nukopijuoti į iškarpinę

Prieigą prie sąskaitų centro ir slaptažodį gali suteikti Finbite darbuotojai arba pagrindinis Jūsų įmonės paskyros vartotojas turintis administratoriaus teises.

Jei vartotojas nepageidauja prisijungimui naudoti SmartID – rašykite support.lt@finbite.eu, nurodykite vartotojo vardą ir pavardę, el. pašto adresą, pageidaujamas teises/rolę (administratorius, buhalteris, patvirtintojas…) sąskaitų administravimo sistemoje.

Jei prisijungimui vartotojai pageidauja naudoti SmartID – pridėkite vartotoją (NUSTATYMAI>NUSTATYMAI>ĮMONĖS NUSTATYMAI>PRIDĖTI ATSTOVAVIMO TEISĘ) ir naujas vartotojas, prisijungęs su savo SmartID turės prieigą prie reikiamos įmonės paskyros.

Administratoriaus teises turintis asmuo gali pakeisti kitų vartotojų teises, el. pašto adresą, nustatyti atstovavimo teisių pabaigą kai vartotojui prieiga prie sistemos nereikalinga. Šie veiksmai atliekami vartotojo kortelėje (pagrindinis meniu NUSTATYMAI>NUSTATYMAI>ĮMONĖS NUSTATYMAI, puslapio apačioje rasite sąrašą visų asmenų, kuriems suteikta prieiga prie Jūsų įmonės paskyros). Čia taip pat galite priskirti pavaduotojus vartotojams (atostogų, nedarbingumo ar komandiruočių metu).

Nukopijuoti į iškarpinę

Po prisijungimo prie sistemos pirmą kartą patikrinkite ar informacija apie Jus teisinga, pasirinkite bendravimo kalbą (kuria gausite pranešimus iš „Finbite“ sistemos), taip pat čia galite pasikeisti vartotojo atpažinimo kodą bei slaptažodį, savo vardą ir pavardę,  patikrinti, kokias įmones atstovaujate, pasirinkti paslaugas, kuriomis naudositės. Spauskite MANO ERDVĖ > VARTOTOJO NUSTATYMAI 

 

 

 

 

Nukopijuoti į iškarpinę

Atveju kai darbuotojui nebereikalinga prieiga prie „Finbite“ sąskaitų centro, jo atstovavimo teisių pabaigą administratorius galit nustatyti meniu NUSTATYMAI > NUSTATYMAI > ĮMONĖS NUSTATYMAI. Suradę norimą asmenį atstovavimo teisių sąraše, pasirinkite VEIKSMAI > REDAGUOTI. Čia galite nurodyti atstovavimo pabaigą, pakeisti el. pašto adresą ir vartotojo rolę sistemoje.

NB! Prieš nustatydami atstovavimo pabaigą įsitikinkite, kad vartotojas yra patvirtinęs visas jam priskirtas sąskaitas faktūras, taip pat pakeiskite patvirtinoją kitu tvirtinimo šablonuose (jei tokius naudojate).

Nukopijuoti į iškarpinę

Finbite sąskaitų administravimo centre vartotojams galima suteikti skirtingas roles:

Administratorius – visos teisės. Gali matyti visas sąskaitas faktūras, gali redaguoti visus nustatymus ir sąrašus. Taip pat gali atšaukti patvirtintos pirkimo sąskaitos faktūros patvirtinimą.

Auditorius – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras. Negali atlikti pakeitimų sąskaitose faktūrose ar dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Patvirtintojas/Tikrintojas – šios rolės yra vienodos. Asmuo turintis šią rolę, gali matyti tik tas pirkimo sąskaitas faktūras, prie kurių buvo priskirtas, bei gali pridėti apskaitos informaciją (apskaitos sąskaitą ir dimensijas) patvirtinimo metu. Kitų sąskaitų faktūrų matyti negali. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Ribotas patvirtintojas – Asmuo turintis šią rolę, turi galimybę patvirtinti/persiųsti/atmesti sąskaitas faktūras, pridėti priedus, bet negali atlikti veiksmų su eilutėmis (pridėti/pašalinti apskaitinę informaciją, sumuoti, skaidyti ir t. t.).

Vyriausiasis buhalteris – turi tas pačias teises kaip ir administratorius, išskyrus negali atlikti pakeitimų patvirtintoje pirkimo sąskaitoje faktūroje.

Praktikantas – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras, bet negali dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Buhalteris – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras, gali priskirti patvirtintojus bei dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų bei sąskaitų plano, dimensijų, PVM kodų.

Buhalteris/biuro darbuotojas – turi tas pačias teises kaip ir administratorius. Papildomai pirkimo sąskaitas faktūras gali pažymėti kaip apmokėtas.

Sekretorius – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras, gali priskirti patvirtintojus bei dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Peržiūrėtojas – asmuo turintis šią rolę, gali matyti tik tas pirkimo sąskaitas faktūras, prie kurių buvo priskirtas, bet patvirtinimo proceso metu, gali atlikti tik sąskaitos faktūros persiuntimą kitam asmeniui. Patvirtinti sąskaitų faktūrų jis negali.

Pardavėjas – gali matyti ir kurti naujas pardavimo sąskaitas faktūras. Negali matyti ir tvirtinti pirkimo sąskaitų faktūrų. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Pasirinkimų/nustatymų administratorius – gali matyti ir administruoti tik laukelį „Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai“. Kitų laukelių nemato.

Vartotojo nustatymai

Nukopijuoti į iškarpinę

Pažymėjus šį pasirinkimą vartotojas kasdien 14val gaus vieną el. laišką su sąrašu visų sąskaitų faktūrų, laukiančių jo patvirtinimo. Nepažymėjus šio pasirinkimo vartotojas gauna atskirus pranešimus apie patvirtinimo laukiančias sąskaitas faktūras iškart, kai jos perduodamos tvirtinti (priminimo apie tvirtinimą siuntimo intervalą galima nustatyti SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMUOSE).

Nukopijuoti į iškarpinę

Sąskaitas faktūras, kurios atsiunčiamos Jums patvirtinti, galite automatiškai peradresuoti Jus
pavaduojančiam asmeniui. To reikia tuomet, kai nedirbate (pavyzdžiui, atostogaujant, susirgus,
išvykus į komandiruotę ir t. t.). Norėdami paskirti Jus pavaduojantį asmenį, eikite į Nustatymai ->
Nustatymai -> Mano atstovavimo teisės. Pavaduojantį asmenį galėsite nurodyti paspaudę pasirinktį
Pavaduotojai.

Pasirinkite pavaduotojo vardą iš sąrašo, nurodykite pavadavimo laikotarpį ir spauskite Išsaugoti

Nukopijuoti į iškarpinę

Prieigą prie sąskaitų centro ir slaptažodį gali suteikti Finbite darbuotojai arba pagrindinis Jūsų įmonės paskyros vartotojas turintis administratoriaus teises.

Jei vartotojas nepageidauja prisijungimui naudoti SmartID – rašykite support.lt@finbite.eu, nurodykite vartotojo vardą ir pavardę, el. pašto adresą, pageidaujamas teises/rolę (administratorius, buhalteris, patvirtintojas…) sąskaitų administravimo sistemoje.

Jei prisijungimui vartotojai pageidauja naudoti SmartID – pridėkite vartotoją (NUSTATYMAI>NUSTATYMAI>ĮMONĖS NUSTATYMAI>PRIDĖTI ATSTOVAVIMO TEISĘ) ir naujas vartotojas, prisijungęs su savo SmartID turės prieigą prie reikiamos įmonės paskyros.

Administratoriaus teises turintis asmuo gali pakeisti kitų vartotojų teises, el. pašto adresą, nustatyti atstovavimo teisių pabaigą kai vartotojui prieiga prie sistemos nereikalinga. Šie veiksmai atliekami vartotojo kortelėje (pagrindinis meniu NUSTATYMAI>NUSTATYMAI>ĮMONĖS NUSTATYMAI, puslapio apačioje rasite sąrašą visų asmenų, kuriems suteikta prieiga prie Jūsų įmonės paskyros). Čia taip pat galite priskirti pavaduotojus vartotojams (atostogų, nedarbingumo ar komandiruočių metu).

Nukopijuoti į iškarpinę

Po prisijungimo prie sistemos pirmą kartą patikrinkite ar informacija apie Jus teisinga, pasirinkite bendravimo kalbą (kuria gausite pranešimus iš „Finbite“ sistemos), taip pat čia galite pasikeisti vartotojo atpažinimo kodą bei slaptažodį, savo vardą ir pavardę,  patikrinti, kokias įmones atstovaujate, pasirinkti paslaugas, kuriomis naudositės. Spauskite MANO ERDVĖ > VARTOTOJO NUSTATYMAI 

 

 

 

 

Nukopijuoti į iškarpinę

Atveju kai darbuotojui nebereikalinga prieiga prie „Finbite“ sąskaitų centro, jo atstovavimo teisių pabaigą administratorius galit nustatyti meniu NUSTATYMAI > NUSTATYMAI > ĮMONĖS NUSTATYMAI. Suradę norimą asmenį atstovavimo teisių sąraše, pasirinkite VEIKSMAI > REDAGUOTI. Čia galite nurodyti atstovavimo pabaigą, pakeisti el. pašto adresą ir vartotojo rolę sistemoje.

NB! Prieš nustatydami atstovavimo pabaigą įsitikinkite, kad vartotojas yra patvirtinęs visas jam priskirtas sąskaitas faktūras, taip pat pakeiskite patvirtinoją kitu tvirtinimo šablonuose (jei tokius naudojate).

Nukopijuoti į iškarpinę

Finbite sąskaitų administravimo centre vartotojams galima suteikti skirtingas roles:

Administratorius – visos teisės. Gali matyti visas sąskaitas faktūras, gali redaguoti visus nustatymus ir sąrašus. Taip pat gali atšaukti patvirtintos pirkimo sąskaitos faktūros patvirtinimą.

Auditorius – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras. Negali atlikti pakeitimų sąskaitose faktūrose ar dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Patvirtintojas/Tikrintojas – šios rolės yra vienodos. Asmuo turintis šią rolę, gali matyti tik tas pirkimo sąskaitas faktūras, prie kurių buvo priskirtas, bei gali pridėti apskaitos informaciją (apskaitos sąskaitą ir dimensijas) patvirtinimo metu. Kitų sąskaitų faktūrų matyti negali. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Ribotas patvirtintojas – Asmuo turintis šią rolę, turi galimybę patvirtinti/persiųsti/atmesti sąskaitas faktūras, pridėti priedus, bet negali atlikti veiksmų su eilutėmis (pridėti/pašalinti apskaitinę informaciją, sumuoti, skaidyti ir t. t.).

Vyriausiasis buhalteris – turi tas pačias teises kaip ir administratorius, išskyrus negali atlikti pakeitimų patvirtintoje pirkimo sąskaitoje faktūroje.

Praktikantas – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras, bet negali dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Buhalteris – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras, gali priskirti patvirtintojus bei dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų bei sąskaitų plano, dimensijų, PVM kodų.

Buhalteris/biuro darbuotojas – turi tas pačias teises kaip ir administratorius. Papildomai pirkimo sąskaitas faktūras gali pažymėti kaip apmokėtas.

Sekretorius – gali matyti pirkimo ir pardavimo sąskaitas faktūras, gali priskirti patvirtintojus bei dalyvauti patvirtinime. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Peržiūrėtojas – asmuo turintis šią rolę, gali matyti tik tas pirkimo sąskaitas faktūras, prie kurių buvo priskirtas, bet patvirtinimo proceso metu, gali atlikti tik sąskaitos faktūros persiuntimą kitam asmeniui. Patvirtinti sąskaitų faktūrų jis negali.

Pardavėjas – gali matyti ir kurti naujas pardavimo sąskaitas faktūras. Negali matyti ir tvirtinti pirkimo sąskaitų faktūrų. Neturi prieigos prie nustatymų ir sąrašų.

Pasirinkimų/nustatymų administratorius – gali matyti ir administruoti tik laukelį „Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai“. Kitų laukelių nemato.

Pirkimo sąskaitos

Nukopijuoti į iškarpinę

Funkciją galite aktyvuoti Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymų meniu. Jeigu laukelyje nurodyta kalendorinė diena, tuomet apskaitos periodo funkcija yra įjungta. Jeigu sąskaitos faktūros transakacijos data yra ankstesnė nei nurodyta šiame nustatyme, praėjusio periodo sąskaitos faktūros lange PIRKIMAI pažymimos raudonai. Raudonai pažymimos tik tos sąskaitos faktūros, kurios nebuvo išsiųstos į ERP.

 

Nukopijuoti į iškarpinę

Gauta – sąskaita faktūra gauta

Tvirtinama – sąskaitos faktūros tvirtinimo procesas pradėtas (jei būsena pažymėta raudonai – tvirtintojas vėluoja patvirtinti sąskaitą pagal tvirtinimo parametrus nustaytus Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymų meniu)

Patvirtinta – sąskaita faktūra patvirtinta (Jei būsena pažymėta raudonai – sąskaita buvo patvirtinta, tačiau neišsiųsta į ERP)

Atmesta – sąskaita faktūra atmesta kaip neteisinga tvirtinimo metu

Apskaita pridedama – pradėtas apskaitos etapas (jei apskaitos etapas aktyvuotas Pirkimo sąkaitų faktūrų nustaymuose)

Peržiūrima – apskaitos etapas baigtas

Apmokėjimui – sąskaita faktūra perduota apmokėjimui (veiksmą atlikti gali buhalterio/biuro darbuotojo rolę turintis asmuo)

Apmokėta – sąskaita faktūra pažymėta kaip apmokėta (veiksmą atlikti gali buhalterio/biuro darbuotojo rolę turintis asmuo)

Nukopijuoti į iškarpinę

Sąskaitos faktūros eilutes galite išskaidyti pagal procentus arba sumas (nurodant skaitines reikšmes arba skaidant lygiomis dalimis). Šalia eilutės, kurią norite skaidyti pasirinkite Veiksmai -> Skaidyti sąskaitos faktūros eilutę

Atsidariusiame lange nurodykite į kiek dalių ir kaip skaidyti eilutę ir spauskite SKAIDYTI (taip pat galite pridėti apskaitos informaciją išskaidytoms eilutėms)

Išskaidytoms eilutėms priskirimas skaidomos eilutės pavadinimas. Jei reikalinga, po skaidymo pavadinimą galite pakeisti pasirinkę Veiksmai -> Redaguoti.

Nukopijuoti į iškarpinę

Standartinės struktūros sąskaitos faktūros valstybine kalba patalpinamos sistemoje per 24val (8 darbo val) nuo jų atsiuntimo adresu xxx@pdf-invoice.eu. Nestandartinės struktūros sąskaitos faktūros arba sąskaitos faktūros užsienio kalba sistemoje patalpinamos per 48val (neskaitant savaitgalių ir šventinių dienų).

Patikrinkite paieškos filtrą, įsitikinkite, kad sąskaita faktūra patenka į filtruojamus parametrus pagal data, būseną…

Jei siųstas laiškas su prisegta sąskaita faktūra neatitiko šių būtinų reikalavimų, automatinis pranešimas apie grąžinamą dokumentą buvo išsiųstas laiško siuntėjui.

  • pridėtas failas yra sugadintas/neperskaitomas arba tai nėra PDF formato failas.
  • Pdf failo pavadinime negali būti spec. simbolių  # % & { } \ < > * ? / $ ! ‘ “ : @ + ` | =
  • Laiško su priedais dydis negali viršyti 5MB

Jei sąskaita faktūra buvo grąžinta dėl kitų priežasčių (prasta kokybė, matematiškai neteisingos sumos, daugiau kaip viena sąskaita faktūra viename pdf faile, daugiau kaip viena sąskaita faktūra viename laiške, pridėtas failas nėra sąskaita faktūra, neteisingai nurodyta gavėjo/siuntėjo informacija) apie tai būsite informuoti el. pašto adresu nurodytu PIRKIMO SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMUOSE (patikrinkite ir Spam folderį).

Jei nei vienu iš aprašytų būdu nepavyko rasti siųstos sąskaitos faktūros, kreipkitės adresu support.lt@finbite.eu nurodydami laiško siuntimo datą ir laiką, siuntėją (jei žinote).

Nukopijuoti į iškarpinę

Jeigu nėra galimybės DK sąskaitų planą importuoti tiesiai iš ERP sistemos, galite importą atlikti patys.

  • Sukurkite Excel failą pagal šį pavyzdį > 

H ir I stulpeliai turi kartotis.  Sąskaitos kodas kartotis negali.  Jeigu tekste yra kabliataškių, pakeiskite juos taškais ar kitais skiriamaisiais ženklais. 

Stulpeliai A, B, C, D, E, F yra skirti sąskaitų grupėms. Jeigu norite naudoti grupes, įveskite grupių kodus ir pavadinimus. Jeigu nenorite naudoti grupių, įveskite skaičius nuo 1 iki 6 kaip pavyzdyje aukščiau. 

  • Išsaugokite sukurtą Excel failą kaip CSV failą, pasirenkant CSV (Comma delimited).
  • Atidarykite CSV failą su Notepad. Ištrinkite skaičius 1, 2, 3, 4, 5, 6. Kabliataškius palikite. Išsaugokite Notepad failą su UTF-8 koduote. 

  • Omniva sąskaitų centre spauskite Nustatymai -> Sąrašai -> Sąskaitų planas ir Sąskaitų plano importas. Pasirinkite sukurtą CSV failą (Browse), spauskite Pradėti failo importą ir sąskaitų planas bus įkeltas į sistemą. 

 

 

Nukopijuoti į iškarpinę

(e) – gauta elektroninė sąskaita faktūra
(@) – suskaitmeninta sąskaita faktūra

Nukopijuoti į iškarpinę

Jeigu skaidant ar sumuojant sąskaitos faktūros eilutes atsiranda skirtumas tarp pradinių eilučių ir sugrupuotų eilučių, rodoma žemiau esanti žinutė.

 Bruto sumų skirtumas yra rodomas raudona spalva.
 Jeigu PVM ar Neto sumose yra skirtumas, jis taip pat rodomas. PVM ar Neto sumų skirtumas nekliudo patvirtinti sąskaitos faktūros ir yra leistinas.
 Jei sistema rodo teigiamą skirtumą, sugrupuotų eilučių sumos turi būti sumažinamos atsižvelgiant į nurodytą skirtumą.
 Jei sistema rodo neigiamą skirtumą (su minusu), sugrupuotų eilučių sumos turi būti padidinamos atsižvelgiant į nurodytą skirtumą.

Kaip taisomi sumų skirtumai? Jeigu skirtumas yra mažesnis kaip 1 EUR, jį galima ištaisyti naudojant funkciją Ištaisyti sumas.

Funkcija Ištaisyti sumas yra rodoma tik tuo atveju, jeigu jos rodymas yra nustatytas Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymuose.

Neto sumos skirtumą taip pat galima ištaisyti prie reikiamos sugrupuotos eilutės spaudžiant Veiksmai -> Redaguoti.

Bruto ir PVM sumų skirtumą taip pat galima ištaisyti prie reikiamos sugrupuotos eilutės spaudžiant Veiksmai -> Papildomi duomenys.

Atsidarius lentelei Sąskaitos faktūros eilutės papildomi duomenys, galima koreguoti PVM sumą ir Kainą (Bruto sumą).

 

 

 

 

 

Nukopijuoti į iškarpinę

Naudodami šį failą galite importuoti sugrupuotas eilutes

Nukopijuoti į iškarpinę

Jei tiekėjo kortelė  buvo pridėta/atnaujinta po sąskaitos faktūros iš šio tiekėjo gavimo į sistemą, tiekėjo kodas nebus automatiškai priskirtas. Atsidarykite sąskaitą faktūrą redagavimui, laukelyje Įmonės kodas ištrinkite paskutinį skaitmenį, arba pridėkite tarpelį ir iš sistemos pasiūlytų variantų pasirinkite pageidaujamą tiekėją, kodas bus atnaujintas. Nepamirškite pakeitimų išsaugoti.

Bendras sąskaitų faktūrų sąrašas (galima redaguoti dar nepatvirtintas sąskaitas faktūras):

Jei reikia redaguoti tiekėjo kodą po sąskaitos faktūros patvirtinimo: pridėkite dar vieną tvirtintoją (sąskaitos faktūros būsena pasikeis į tvirtinama ir galėsite atlikti pakeitimus.

 

Nukopijuoti į iškarpinę

i – prie sąskaitos faktūros pridėtas kometaras (jį peržiūrėsite užvedę kursorių ant simbolio i)

ERP – sąskaita faktūra paruošta siųsti į ERP (žymos naudojimo aktyvavimas/nustatymai pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymų meniu)

EXP – sąskaita faktūra išsiųsta į ERP arba exportuota į failą (excel, scv, pdf…)

Dubliuota sąskaita faktūra – jei sutampa data, tiekėjas ir sąskaitos faktūros numeris

Pardavimo sąskaitos

Nukopijuoti į iškarpinę

Įmonės kontaktinė informacija matoma skiltyje Nustatymai -> Nustatymai -> Įmonės nustatymai. Čia galima pasirinkti įmonės kalbą, numatytąją valiutą bei administruoti atstovavimo teises.

Skiltyje Nustatymai -> Sąskaitų faktūrų nustatymai -> Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymai įrašykite įmonės banko sąskaitą, kuri bus nurodoma pardavimo sąskaitose faktūrose. Norėdami tai padaryti, slinkite puslapį žemyn, kol pamatysite skiltį Bankų sąskaitos. Tuomet spauskite Pridėti banko sąskaitą. Užpildykite atsidariusio lango laukelius ir spauskite Išsaugoti. Galite nurodyti daugiau nei vieną banko sąskaitą.

Nukopijuoti į iškarpinę

Skiltyje Nustatymai -> Sąskaitų faktūrų nustatymai -> Pardavimo sąskaitų faktūrų nustatymai galite nustatyti viską, kas susiję su pardavimo sąskaitų faktūrų siuntimu.

Čia galite įkelti logotipą, kuris bus rodomas Jūsų siunčiamos pardavimo sąskaitos faktūros PDF faile, kai sąskaitos faktūros bus siunčiamos iš Finbite sąskaitų centro.

Galite nurodyti numatytuosius nustatymus, kurie bus naudojami pardavimo sąskaitų faktūrų sukūrimo metu – automatiškai rodomą Numatytąjį delspinigių koeficientą, Kitos sąskaitos faktūros numerį, Numatytąjį „Apmokėti iki“ terminą dienomis. Prie sąskaitos faktūros numerio gali būti pridedamas papildomas prefiksas (serija). Jis turi būti įrašomas į laukelį Numatytasis sąskaitos faktūros numerio prefiksas/serija.

Kiekviena įmonė gali nurodyti Numatytąjį el. laiško žinutės tekstą, kuris bus rodomas siunčiamame el. laiške ir Pridedamą reklaminį tekstą, kuris bus pridedamas pardavimo sąskaitos faktūros PDF faile.

Nustatymas Neleisti gavėjui grąžinti sąskaitų faktūrų (tik e-sąskaitoms) nurodo, kokius veiksmus galima atlikti Jūsų išsiųstoms pardavimo sąskaitoms faktūroms, kurios buvo išsiųstos „E-sąskaita“ kanalu kitai įmonei registruotai Finbite sąskaitų centre. Jeigu sąskaita faktūra pasiekia Jūsų klientą ir jos būsena kliento pirkimo sąskaitų faktūrų sąraše tampa „Gauta“, klientas gali grąžinti sąskaitą faktūrą Jums naudodamas: Veiksmai -> Sąskaitą faktūrą grąžinti siuntėjui.

Pranešimas apie grąžinimą bus išsiųstas į Jūsų kontaktinį el. pašto adresą, nurodytą prie Įmonės nustatymų. Kuomet peržiūrėsite pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašą, jame bus rodomas pranešimas apie grąžintas sąskaitas faktūras.

Nustatymų skiltyje taip pat galima nurodyti El. pašto adresą pranešimams dėl sąskaitų faktūrų, kurių nepavyko išsiųsti ir pasirinkti kaip dažnai pranešimai turi būti siunčiami.

Funkcija Pardavimo sąskaitos faktūros PDF šablonas leidžia rinktis iš dviejų skirtingų PDF šablonų naudojamų siunčiant pardavimo sąskaitas faktūras.

Pardavimo sąskaitų faktūrų kanaluose (Pardavėjo administravimas, Veiksmai -> Redaguoti) galite nurodyti kanalus, kuriais planuojate siųsti pardavimo sąskaitas faktūras.

Jeigu norėsite siųsti ir į bankus, čia reikėtų nurodyti, į kuriuos bankus siųsite. Pažymėkite bankus, į kuriuos planuojate siųsti e-sąskaitas ir paspauskite Išsaugoti. Atlikę tai, informuokite Finbite atstovą. Finbitesąskaitų centras suteikia galimybę e-sąskaitas siųsti į visus lietuviškus bankus.

Nukopijuoti į iškarpinę

Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai -> Gavėjų pasirinkimai Naudojant šią funkciją galima nustatyti pardavimo sąskaitų faktūrų siuntimo kanalus konkretiems gavėjams, kad kiekvieną kartą kuriant ir siunčiant naujas pardavimo sąskaitas faktūras, siuntimo kanalų nereikėtų įvesti iš naujo. Norėdami sukurti naują gavėjo pasirinkimą, spauskite Sukurti naują pasirinkimą.

Atsidariusiame lange nustatykite pasirinkimo tipą. Pasirinkimo tipas Konkretaus tiekėjo sąskaitos faktūros skirtas pardavimo sąskaitoms faktūroms iš Jūsų įmonės, o Konkretaus tiekėjo sąskaitos faktūros pagal mokėjimo identifikatorių skirtas pardavimo sąskaitoms faktūroms iš Jūsų įmonės pagal tam tikrą mokėjimo identifikatorių, esantį apskaitos sistemoje ar nurodytą sutartyje su pirkėju (pvz., kliento kodą, asmens kodą, buto numerį ir pan.). Užpildykite laukelius: Sąskaitos faktūros gavėjo tipas, Sąskaitos faktūros gavėjo valstybė, Sąskaitos faktūros gavėjo įmonės/asmens kodas, Sąskaitos faktūros gavėjo pavadinimas/vardas. Papildomai galite nurodyti gavėjo Kontaktinį el. paštą bei Pasirinkimo pavadinimą. Užpildę laukelius spauskite Tęsti.

Šiame lange matysite įvestus duomenis, kuriuos, jeigu reikės, galėsite pakeisti, bei turėsite pasirinkti kanalą (kanalus) kuriuo norėsite siųsti pardavimo sąskaitas faktūras. Pasirinkę kanalą spauskite Sukurti pasirinkimą.

Sukurtas pasirinkimas atsiras prie Gavėjų pasirinkimų, o kuriant ar importuojant naujas pardavimo sąskaitas faktūras, gavėjui nustatytas siuntimo kanalas prie siuntimo būdo atsiras automatiškai.

Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimus kartu su bankų kanalais įmonei aktyvuoja Finbite darbuotojai. Jeigu šie nustatymai aktyvuoti, prie Pardavėjo administravimas šalia Naudoti „Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai“ matysite X.

Nukopijuoti į iškarpinę

Finbite sąskaitų centre galima nustatyti procentinius PVM kodus (pvz., 21%, 9%, 0%). PVM kodai yra nustatomi: Nustatymai -> Sąrašai -> PVM kodai.

Norėdami pridėti naują PVM kodą, spauskite Pridėti naują PVM kodą ir užpildykite reikiamus laukelius. ERP kodas ir ERP paaiškinimas yra laukeliai skirti apibūdinti PVM kodams naudojamiems Jūsų įmonės buhalterinės apskaitos programoje. ERP kodo nustatymas užtikrina tvarkingą PVM kodo atpažinimą tiek apskaitos programoje, tiek Finbite sistemoje, taigi sąskaitose faktūrose kodai išlieka teisingi net ir perkeliant sąskaitas faktūras iš vienos programos į kitą. Vienas PVM kodas taip pat turėtų būti nustatomas kaip numatytasis PVM tarifas pažymint Nustatyti kaip numatytąjį PVM tarifą. Nustatytus PVM kodus bus galima rinktis kuriant/redaguojant pardavimo sąskaitas faktūras.

 

Nukopijuoti į iškarpinę

Pardavimo sąskaitos faktūros gali būti importuojamos trimis formatais: Bankų asociacijos e-sąskaitos formatu (XML), buhalterinės apskaitos programos HansaWorld formatu arba Excel formatu.

Prieš importuodami pardavimo sąskaitas faktūras, turite nustatyti PVM kodus, kad būtų užtikrintas teisingas importuojamų pardavimo sąskaitų faktūrų PVM tarifas (taip pat žr. skyrių PVM kodų nustatymas).

Norėdami importuoti pardavimo sąskaitas faktūras, spauskite Pardavimai -> Importas iš failo, pasirinkite importavimui skirtą failą ir spauskite Pradėti failo importą.

Nukopijuoti į iškarpinę

Prieš importuodami sąskaitas faktūras esančias Excel, įsitikinkite, kad Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai Jūsų įmonei yra aktyvuoti ir, kad Gavėjų pasirinkimai yra nustatyti. Jeigu nenorite naudotis Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimais, turėsite rankiniu būtu pridėti informaciją prie siuntimo kanalo kiekvienoje sąskaitoje faktūroje po importo. Finbite sąskaitų centras palaiko sąskaitų faktūrų importą iš Excel, kai sąskaitoje faktūroje yra tik viena eilutė. Excel failo pavyzdys yra pateikiamas čia: Pardavimai -> Importas iš failo.

Excel faile informacija apie kiekvieną sąskaitą faktūrą turi būti įrašoma kiekvienoje failo eilutėje atskirai, pradedant nuo trečiosios eilutės. Iš viso įmanoma importuoti ne daugiau kaip 200 sąskaitų faktūrų vienu kartu. Visi failo laukeliai yra privalomi. Jeigu faile trūksta informacijos, importas nepavyks. Turi būti užpildomi šie laukeliai:

  • Siuntėjo banko sąskaitos numeris – Jūsų įmonės banko sąskaitos numeris, į kurią klientas turėtų pervesti pinigus;
  • Sąskaitos faktūros gavėjas – įmonė arba asmuo;
  • Gavėjo įmonės kodas/asmens kodas;
  • Gatvė/namas/butas – įrašykite gatvės pavadinimą, namo ir buto numerį;
  • Miestas/Gyvenvietė – įrašykite miesto/gyvenvietės pavadinimą;
  • Pašto kodas;
  • Mokėjimo identifikatorius – įrašykite unikalų pirkėjo ID kodą esantį apskaitos sistemoje ar nurodytą sutartyje su pirkėju, pvz., kliento kodą, asmens kodą, buto numerį ir pan.;
  • Sąskaitos faktūros eilutės aprašymas;
  • Sąskaitos faktūros nr.;
  • Sąskaitos faktūros data;
  • Apmokėti iki;
  • Visa sąskaitos faktūros suma (Bruto suma) – įrašykite sąskaitos faktūros sumą, įskaitant PVM;
  • PVM% – įrašykite PVM procentą skaitine verte, be % ženklo;

Kai sąskaitas faktūras importuojate Excel formatu, prie Sąskaitos faktūros būsena po importo pasirinkite Importuota. Būsena Importuota reiškia, kad sąskaita faktūra dar nėra išsiųsta ir po importo ją galima redaguoti prieš išsiunčiant. Būsena Išsiųsta reiškia, kad sąskaita faktūra buvo automatiškai išsiųsta klientui, kai baigėsi importas. Excel ir HansaWorld formato sąskaitų faktūrų po importo negalima išsiųsti automatiškai. Būseną Išsiųsta galima rinktis tik importuojant bankų asociacijos e-sąskaitos formatu (XML) formatu.

Pasibaigus importui, bus rodomi importo rezultatai. Jei failas tvarkingas, bus rodomas į pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašą pridėtų pardavimo sąskaitų faktūrų skaičius. Jei faile yra klaidų, importo metu nei viena sąskaita faktūra nebus įkelta. Bus rodomas pranešimas, kad importo metu buvo rasta klaidų. Patikrinkite sukurtą failą, atlikite pakeitimus ir pamėginkite importuoti failą dar kartą.

 Svarbu! Importuojamas failas turi būti .xls formato failas. Sistema nepalaiko .xlsx formato.

Nukopijuoti į iškarpinę

Norėdami sukurti naują pardavimo sąskaitą faktūrą, pasirinkite: Pardavimai -> Nauja pardavimo sąskaita faktūra. Įveskite gavėjo informaciją. Laukeliai Sąskaitos faktūros nr., Sąskaitos faktūros data, Apmokėti iki ir Delspinigiai per dieną (%) gali būti automatiškai įrašyti pagal nustatymus, įvestus Pardavimo sąskaitų faktūrų nustatymų skiltyje.Po pardavimo sąskaitos faktūros bendrosios informacijos skiltimi yra sąskaitos faktūros eilučių skiltis. Kiekvienoje sąskaitos faktūros eilutėje yra mygtukas Veiksmai. Įvedę eilučių informaciją, paspauskite Veiksmai -> Papildomi duomenys ir jeigu reikia, pridėkite papildomos informacijos. Prieš pridėdami papildomą informaciją, turite Išsaugoti sąskaitą faktūrą. Pažymėję langelį Išankstinis mokėjimas/skola/bauda, galėsite nurodyti dar daugiau su mokėjimu susijusios informacijos. Į sąskaitą faktūrą gali būti įtraukiama Papildoma informacija ir Priedai (pvz., ataskaitos, važtaraščiai). Pirmiausia išsaugokite sąskaitą faktūrą. Atitinkami skirtukai bus rodomi viršutiniame meniu – SĄSKAITA FAKTŪRA, Papildoma informacija, Priedai.Kuomet užpildysite sąskaitos faktūros sukūrimui reikiamus laukelius, sąskaitą faktūrą galėsite peržiūrėti PDF formatu. Spauskite Peržiūrėti sąskaitos faktūros PDF.

Nukopijuoti į iškarpinę

Naudojant kai kurias buhalterinės apskaitos programas, sąskaitos faktūros gali būti siunčiamos tiesiogiai į Finbite sąskaitų centrą. Išsamesnės informacijos apie Jūsų buhalterinės apskaitos programos suderinamumą su Finbite sąskaitų centru teiraukitės  buhalterinės apskaitos programos tiekėjo arba Finbite atstovo.

Nukopijuoti į iškarpinę

Pardavimo sąskaitoms faktūroms siųsti gali būti naudojami įvairūs siuntimo būdai: E-sąskaita Finbite sąskaitų centro viduje, El. paštas, e-sąskaita į Interneto Banką.

Jeigu E-sąskaitos pasirinktis yra žalios spalvos, tai reiškia, kad gavėjas yra aktyvavęs e-sąskaitos kanalą Finbitesąskaitų centre ir jam galima siųsti e-sąskaitas.

Sąskaita faktūra dar gali būti siunčiama El. paštu (taip pat ir keliais el. pašto adresais vienu metu), kaip e-sąskaita į Interneto Banką (prieš tai gavėjas turi užpildyti e-sąskaitos prašymą per internetinės bankininkystės sistemą).

Galimybės siųsti įprastiniu Paštu šiuo metu nėra.

Svarbu! Jeigu norite siųsti e-sąskaitas į Interneto Banką, apie tai informuokite Finbite atstovą. Finbite sąskaitų centras suteikia galimybę e-sąskaitas siųsti į visus lietuviškus bankus.

Nukopijuoti į iškarpinę

Sukurtos, Išsiųstos ir Importuotos sąskaitos faktūros yra laikomos pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše. Šiame sąraše sąskaitų faktūrų galite ieškoti naudodami įvairius filtrus (sąskaitos faktūros numerį, sąskaitos faktūros datą, gavėją ir pan.). Naudodami mygtuką Veiksmai, galite atidaryti detalų sąskaitos faktūros vaizdą, kopijuoti, redaguoti, persiųsti sąskaitą faktūrą, pažymėti kaip eksportuotą, sukurti kreditinę sąskaitą faktūrą, ištrinti iš sąrašo ir atlikti kitus veiksmus.

Svarbu! Sąskaita faktūra, kurios būsena yra Išsiųsta, negali būti redaguojama. Jeigu norite pakeisti išsiųstą sąskaitą faktūrą, sąskaita faktūra turi būti ištrinta ir sukurta iš naujo, arba iš pradžių turite sukurti kreditinę sąskaitą faktūrą ir tada sukurti naują sąskaitą faktūrą.

Sukurtos pardavimo sąskaitos faktūros gali būti eksportuojamos įvairiais buhalterinės apskaitos programų formatais ir tada importuojamos į atitinkamas programas. Norėdami tai atlikti, pažymėkite norimas eksportuoti sąskaitas faktūras ir spauskite Eksportuoti į failą. Sąskaitas faktūras galima eksportuoti XML formatu, suderinamu su Axapta, HansaRaama/HansaWorld, Merit Aktiva, VERP, taip pat Lietuvos ir Estijos bankiniais e-sąskaitų standarto XML formatais, PDF formatu. Norėdami sąskaitą faktūrą apdoroti Excel, eksportuokite į CSV formatą.

Prie eksportuotų sąskaitų faktūrų atsiras žyma EXP. Ši žyma taip pat gali būti pridedama ar pašalinama rankiniu būdu, naudojant Veiksmai -> Pažymėti kaip eksportuotą/Pašalinti žymę „EXP“.

Papildomai pardavimo sąskaitas faktūras galima eksportuoti iš pagrindinio meniu renkantis:

Pardavimai -> Eksportas į failą.

Skaičius sąskaitų faktūrų sąrašo apačioje rodo visą sąskaitų faktūrų kiekį. Vienu metu puslapyje yra rodoma dešimt sąskaitų faktūrų. Norėdami peržiūrėti kitas dešimt sąskaitų faktūrų, paspauskite kito puslapio numerį arba Rodyti viską. Rodyti viską suteikia galimybę vienu metu peržiūrėti iki 500 sąskaitų faktūrų.

Nukopijuoti į iškarpinę

Pardavimo sąskaita faktūra gali būti automatiškai sukuriama ir išsiunčiama nurodytą dieną, pasirinktu paslaugos periodu, pasirinktu siuntimo būdu. Išankstinė sąlyga tokiai automatinei pardavimo sąskaitai faktūrai sukurti yra pardavimo sąskaita faktūra, kurios būsena pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše yra Išsiųsta. Norėdami automatiškai sukurti ir siųsti sąskaitas faktūras, pasirinkite automatiniu būdu norimą siųsti sąskaitą faktūrą ir Veiksmai meniu pasirinkite Siųsti automatiškai.

Paspaudus Siųsti automatiškai, atsidarys langas, kuriame reikės nustatyti automatinio sąskaitos faktūros sukūrimo ir išsiuntimo parametrus.

Galiojimo periodas – nustatykite periodą, kurio metu sąskaita faktūra tam pačiam klientui bus sukuriama ir išsiunčiama.

Sukūrimo/išsiuntimo diena – nurodykite dieną, kada mėnesinė sąskaita faktūra turi būti sukuriama ir išsiunčiama.

Paslaugos periodas – jeigu norite, kad sąskaitoje faktūroje būtų nurodytas paslaugos periodas, pasirinkite Sąskaitos faktūros sukūrimo mėnuo ar Mėnuo prieš sąskaitos faktūros sukūrimo mėnesį. Mėnuo prieš sąskaitos faktūros sukūrimo mėnesį reiškia, kad, pavyzdžiui, jei sąskaitą faktūrą sukuriate kovą, tai vasaris sąskaitoje faktūroje bus nurodomas kaip sąskaitos faktūros periodas.

Automatinis sąskaitos faktūros siuntimas – jei pažymėsite šį langelį, sąskaita faktūra bus sukuriama ir išsiunčiama automatiniu būdu. Priešingu atveju sąskaita faktūra būtų tik automatiškai sukuriama, bet ne automatiškai išsiunčiama klientui. Atsižvelgiant į tai, nurodytą dieną sąskaitos faktūros įkeliamos į pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašą ir jų būsena tampa arba Sukurta arba Išsiųsta.

Sąskaitos faktūros siuntimo būdai pagal „Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimus“ – pažymėjus šį langelį, Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimuose -> Gavėjų pasirinkimuose nurodyti siuntimo kanalai bus naudojami siunčiant sąskaitą faktūrą. Jei Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai nėra naudojami ir šis langelis nepažymėtas, siuntimo būdai gali būti nustatomi rankiniu būdu.

Siuntimo būdai – pažymėkite kanalą, kuriuo sukurta sąskaita faktūra bus siunčiama (E-sąskaita, El. paštas, Interneto Bankas). Galima siųsti ir keliais kanalais vienu metu.

 

Sąskaitos faktūros, nustatytos kaip automatinės, yra rodomos Automatinių pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše.

Automatinių pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše, paspausdami Veiksmai, galite keisti automatinių sąskaitų faktūrų nustatymus, pašalinti automatizavimą ir peržiūrėti pagrindinę sąskaitą faktūrą (Originali sąskaita faktūra), kuri sukuriama ir išsiunčiama automatiniu būdu.

E-patvirtinimas

Nukopijuoti į iškarpinę

Kai sąskaita perduodama patvirtnti, vartotojas gauna el. laišką su sąskaitos informacija ir nuoroda sąkaitos patvirtinimui >

 

Paspaudęs ŽALIĄ mygtuką (patvirtinti sąskaitą) – galės patvirtinti sąskaitą iškart, vienu mytuko paspaudimu. Paspaudęs RAUDONĄ mygtuką (atidaryti sąskaitą) – vartotojas bus nukreiptas ir galės peržiūrėti detalią sąskaitos informaciją, pridėti reikiamą informacij ir tuomet patvirtinti sąskaitą.

Ką daryti jeigu...?

Nukopijuoti į iškarpinę

Standartinės struktūros sąskaitos faktūros valstybine kalba patalpinamos sistemoje per 24val (8 darbo val) nuo jų atsiuntimo adresu xxx@pdf-invoice.eu. Nestandartinės struktūros sąskaitos faktūros arba sąskaitos faktūros užsienio kalba sistemoje patalpinamos per 48val (neskaitant savaitgalių ir šventinių dienų).

Patikrinkite paieškos filtrą, įsitikinkite, kad sąskaita faktūra patenka į filtruojamus parametrus pagal data, būseną…

Jei siųstas laiškas su prisegta sąskaita faktūra neatitiko šių būtinų reikalavimų, automatinis pranešimas apie grąžinamą dokumentą buvo išsiųstas laiško siuntėjui.

  • pridėtas failas yra sugadintas/neperskaitomas arba tai nėra PDF formato failas.
  • Pdf failo pavadinime negali būti spec. simbolių  # % & { } \ < > * ? / $ ! ‘ “ : @ + ` | =
  • Laiško su priedais dydis negali viršyti 5MB

Jei sąskaita faktūra buvo grąžinta dėl kitų priežasčių (prasta kokybė, matematiškai neteisingos sumos, daugiau kaip viena sąskaita faktūra viename pdf faile, daugiau kaip viena sąskaita faktūra viename laiške, pridėtas failas nėra sąskaita faktūra, neteisingai nurodyta gavėjo/siuntėjo informacija) apie tai būsite informuoti el. pašto adresu nurodytu PIRKIMO SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMUOSE (patikrinkite ir Spam folderį).

Jei nei vienu iš aprašytų būdu nepavyko rasti siųstos sąskaitos faktūros, kreipkitės adresu support.lt@finbite.eu nurodydami laiško siuntimo datą ir laiką, siuntėją (jei žinote).

Išmanus sąskaitų administravimo sprendimas nuo 8 € per mėn.

Išmanus sąskaitų administravimo sprendimas nuo 8 € per mėn.

Prisijunkite čia
Išmanus sąskaitų administravimo sprendimas nuo 8 € per mėn.