Aptarnavimas

Aptarnavimas

Nukopijuoti į iškarpinę

Įmonės kontaktinė informacija matoma skiltyje Nustatymai -> Nustatymai -> Įmonės nustatymai. Čia galima pasirinkti įmonės kalbą, numatytąją valiutą bei administruoti atstovavimo teises.

Skiltyje Nustatymai -> Sąskaitų faktūrų nustatymai -> Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymai įrašykite įmonės banko sąskaitą, kuri bus nurodoma pardavimo sąskaitose faktūrose. Norėdami tai padaryti, slinkite puslapį žemyn, kol pamatysite skiltį Bankų sąskaitos. Tuomet spauskite Pridėti banko sąskaitą. Užpildykite atsidariusio lango laukelius ir spauskite Išsaugoti. Galite nurodyti daugiau nei vieną banko sąskaitą.

Nukopijuoti į iškarpinę

Skiltyje Nustatymai -> Sąskaitų faktūrų nustatymai -> Pardavimo sąskaitų faktūrų nustatymai galite nustatyti viską, kas susiję su pardavimo sąskaitų faktūrų siuntimu.

Čia galite įkelti logotipą, kuris bus rodomas Jūsų siunčiamos pardavimo sąskaitos faktūros PDF faile, kai sąskaitos faktūros bus siunčiamos iš Finbite sąskaitų centro.

Galite nurodyti numatytuosius nustatymus, kurie bus naudojami pardavimo sąskaitų faktūrų sukūrimo metu – automatiškai rodomą Numatytąjį delspinigių koeficientą, Kitos sąskaitos faktūros numerį, Numatytąjį „Apmokėti iki“ terminą dienomis. Prie sąskaitos faktūros numerio gali būti pridedamas papildomas prefiksas (serija). Jis turi būti įrašomas į laukelį Numatytasis sąskaitos faktūros numerio prefiksas/serija.

Kiekviena įmonė gali nurodyti Numatytąjį el. laiško žinutės tekstą, kuris bus rodomas siunčiamame el. laiške ir Pridedamą reklaminį tekstą, kuris bus pridedamas pardavimo sąskaitos faktūros PDF faile.

Nustatymas Neleisti gavėjui grąžinti sąskaitų faktūrų (tik e-sąskaitoms) nurodo, kokius veiksmus galima atlikti Jūsų išsiųstoms pardavimo sąskaitoms faktūroms, kurios buvo išsiųstos „E-sąskaita“ kanalu kitai įmonei registruotai Finbite sąskaitų centre. Jeigu sąskaita faktūra pasiekia Jūsų klientą ir jos būsena kliento pirkimo sąskaitų faktūrų sąraše tampa „Gauta“, klientas gali grąžinti sąskaitą faktūrą Jums naudodamas: Veiksmai -> Sąskaitą faktūrą grąžinti siuntėjui.

Pranešimas apie grąžinimą bus išsiųstas į Jūsų kontaktinį el. pašto adresą, nurodytą prie Įmonės nustatymų. Kuomet peržiūrėsite pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašą, jame bus rodomas pranešimas apie grąžintas sąskaitas faktūras.

Nustatymų skiltyje taip pat galima nurodyti El. pašto adresą pranešimams dėl sąskaitų faktūrų, kurių nepavyko išsiųsti ir pasirinkti kaip dažnai pranešimai turi būti siunčiami.

Funkcija Pardavimo sąskaitos faktūros PDF šablonas leidžia rinktis iš dviejų skirtingų PDF šablonų naudojamų siunčiant pardavimo sąskaitas faktūras.

Pardavimo sąskaitų faktūrų kanaluose (Pardavėjo administravimas, Veiksmai -> Redaguoti) galite nurodyti kanalus, kuriais planuojate siųsti pardavimo sąskaitas faktūras.

Jeigu norėsite siųsti ir į bankus, čia reikėtų nurodyti, į kuriuos bankus siųsite. Pažymėkite bankus, į kuriuos planuojate siųsti e-sąskaitas ir paspauskite Išsaugoti. Atlikę tai, informuokite Finbite atstovą. Finbitesąskaitų centras suteikia galimybę e-sąskaitas siųsti į visus lietuviškus bankus.

Nukopijuoti į iškarpinę

Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai -> Gavėjų pasirinkimai Naudojant šią funkciją galima nustatyti pardavimo sąskaitų faktūrų siuntimo kanalus konkretiems gavėjams, kad kiekvieną kartą kuriant ir siunčiant naujas pardavimo sąskaitas faktūras, siuntimo kanalų nereikėtų įvesti iš naujo. Norėdami sukurti naują gavėjo pasirinkimą, spauskite Sukurti naują pasirinkimą.

Atsidariusiame lange nustatykite pasirinkimo tipą. Pasirinkimo tipas Konkretaus tiekėjo sąskaitos faktūros skirtas pardavimo sąskaitoms faktūroms iš Jūsų įmonės, o Konkretaus tiekėjo sąskaitos faktūros pagal mokėjimo identifikatorių skirtas pardavimo sąskaitoms faktūroms iš Jūsų įmonės pagal tam tikrą mokėjimo identifikatorių, esantį apskaitos sistemoje ar nurodytą sutartyje su pirkėju (pvz., kliento kodą, asmens kodą, buto numerį ir pan.). Užpildykite laukelius: Sąskaitos faktūros gavėjo tipas, Sąskaitos faktūros gavėjo valstybė, Sąskaitos faktūros gavėjo įmonės/asmens kodas, Sąskaitos faktūros gavėjo pavadinimas/vardas. Papildomai galite nurodyti gavėjo Kontaktinį el. paštą bei Pasirinkimo pavadinimą. Užpildę laukelius spauskite Tęsti.

Šiame lange matysite įvestus duomenis, kuriuos, jeigu reikės, galėsite pakeisti, bei turėsite pasirinkti kanalą (kanalus) kuriuo norėsite siųsti pardavimo sąskaitas faktūras. Pasirinkę kanalą spauskite Sukurti pasirinkimą.

Sukurtas pasirinkimas atsiras prie Gavėjų pasirinkimų, o kuriant ar importuojant naujas pardavimo sąskaitas faktūras, gavėjui nustatytas siuntimo kanalas prie siuntimo būdo atsiras automatiškai.

Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimus kartu su bankų kanalais įmonei aktyvuoja Finbite darbuotojai. Jeigu šie nustatymai aktyvuoti, prie Pardavėjo administravimas šalia Naudoti „Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai“ matysite X.

Nukopijuoti į iškarpinę

Finbite sąskaitų centre galima nustatyti procentinius PVM kodus (pvz., 21%, 9%, 0%). PVM kodai yra nustatomi: Nustatymai -> Sąrašai -> PVM kodai.

Norėdami pridėti naują PVM kodą, spauskite Pridėti naują PVM kodą ir užpildykite reikiamus laukelius. ERP kodas ir ERP paaiškinimas yra laukeliai skirti apibūdinti PVM kodams naudojamiems Jūsų įmonės buhalterinės apskaitos programoje. ERP kodo nustatymas užtikrina tvarkingą PVM kodo atpažinimą tiek apskaitos programoje, tiek Finbite sistemoje, taigi sąskaitose faktūrose kodai išlieka teisingi net ir perkeliant sąskaitas faktūras iš vienos programos į kitą. Vienas PVM kodas taip pat turėtų būti nustatomas kaip numatytasis PVM tarifas pažymint Nustatyti kaip numatytąjį PVM tarifą. Nustatytus PVM kodus bus galima rinktis kuriant/redaguojant pardavimo sąskaitas faktūras.

 

Nukopijuoti į iškarpinę

Pardavimo sąskaitos faktūros gali būti importuojamos trimis formatais: Bankų asociacijos e-sąskaitos formatu (XML), buhalterinės apskaitos programos HansaWorld formatu arba Excel formatu.

Prieš importuodami pardavimo sąskaitas faktūras, turite nustatyti PVM kodus, kad būtų užtikrintas teisingas importuojamų pardavimo sąskaitų faktūrų PVM tarifas (taip pat žr. skyrių PVM kodų nustatymas).

Norėdami importuoti pardavimo sąskaitas faktūras, spauskite Pardavimai -> Importas iš failo, pasirinkite importavimui skirtą failą ir spauskite Pradėti failo importą.

Nukopijuoti į iškarpinę

Prieš importuodami sąskaitas faktūras esančias Excel, įsitikinkite, kad Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai Jūsų įmonei yra aktyvuoti ir, kad Gavėjų pasirinkimai yra nustatyti. Jeigu nenorite naudotis Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimais, turėsite rankiniu būtu pridėti informaciją prie siuntimo kanalo kiekvienoje sąskaitoje faktūroje po importo. Finbite sąskaitų centras palaiko sąskaitų faktūrų importą iš Excel, kai sąskaitoje faktūroje yra tik viena eilutė. Excel failo pavyzdys yra pateikiamas čia: Pardavimai -> Importas iš failo.

Excel faile informacija apie kiekvieną sąskaitą faktūrą turi būti įrašoma kiekvienoje failo eilutėje atskirai, pradedant nuo trečiosios eilutės. Iš viso įmanoma importuoti ne daugiau kaip 200 sąskaitų faktūrų vienu kartu. Visi failo laukeliai yra privalomi. Jeigu faile trūksta informacijos, importas nepavyks. Turi būti užpildomi šie laukeliai:

  • Siuntėjo banko sąskaitos numeris – Jūsų įmonės banko sąskaitos numeris, į kurią klientas turėtų pervesti pinigus;
  • Sąskaitos faktūros gavėjas – įmonė arba asmuo;
  • Gavėjo įmonės kodas/asmens kodas;
  • Gatvė/namas/butas – įrašykite gatvės pavadinimą, namo ir buto numerį;
  • Miestas/Gyvenvietė – įrašykite miesto/gyvenvietės pavadinimą;
  • Pašto kodas;
  • Mokėjimo identifikatorius – įrašykite unikalų pirkėjo ID kodą esantį apskaitos sistemoje ar nurodytą sutartyje su pirkėju, pvz., kliento kodą, asmens kodą, buto numerį ir pan.;
  • Sąskaitos faktūros eilutės aprašymas;
  • Sąskaitos faktūros nr.;
  • Sąskaitos faktūros data;
  • Apmokėti iki;
  • Visa sąskaitos faktūros suma (Bruto suma) – įrašykite sąskaitos faktūros sumą, įskaitant PVM;
  • PVM% – įrašykite PVM procentą skaitine verte, be % ženklo;

Kai sąskaitas faktūras importuojate Excel formatu, prie Sąskaitos faktūros būsena po importo pasirinkite Importuota. Būsena Importuota reiškia, kad sąskaita faktūra dar nėra išsiųsta ir po importo ją galima redaguoti prieš išsiunčiant. Būsena Išsiųsta reiškia, kad sąskaita faktūra buvo automatiškai išsiųsta klientui, kai baigėsi importas. Excel ir HansaWorld formato sąskaitų faktūrų po importo negalima išsiųsti automatiškai. Būseną Išsiųsta galima rinktis tik importuojant bankų asociacijos e-sąskaitos formatu (XML) formatu.

Pasibaigus importui, bus rodomi importo rezultatai. Jei failas tvarkingas, bus rodomas į pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašą pridėtų pardavimo sąskaitų faktūrų skaičius. Jei faile yra klaidų, importo metu nei viena sąskaita faktūra nebus įkelta. Bus rodomas pranešimas, kad importo metu buvo rasta klaidų. Patikrinkite sukurtą failą, atlikite pakeitimus ir pamėginkite importuoti failą dar kartą.

 Svarbu! Importuojamas failas turi būti .xls formato failas. Sistema nepalaiko .xlsx formato.

Nukopijuoti į iškarpinę

Norėdami sukurti naują pardavimo sąskaitą faktūrą, pasirinkite: Pardavimai -> Nauja pardavimo sąskaita faktūra. Įveskite gavėjo informaciją. Laukeliai Sąskaitos faktūros nr., Sąskaitos faktūros data, Apmokėti iki ir Delspinigiai per dieną (%) gali būti automatiškai įrašyti pagal nustatymus, įvestus Pardavimo sąskaitų faktūrų nustatymų skiltyje.Po pardavimo sąskaitos faktūros bendrosios informacijos skiltimi yra sąskaitos faktūros eilučių skiltis. Kiekvienoje sąskaitos faktūros eilutėje yra mygtukas Veiksmai. Įvedę eilučių informaciją, paspauskite Veiksmai -> Papildomi duomenys ir jeigu reikia, pridėkite papildomos informacijos. Prieš pridėdami papildomą informaciją, turite Išsaugoti sąskaitą faktūrą. Pažymėję langelį Išankstinis mokėjimas/skola/bauda, galėsite nurodyti dar daugiau su mokėjimu susijusios informacijos. Į sąskaitą faktūrą gali būti įtraukiama Papildoma informacija ir Priedai (pvz., ataskaitos, važtaraščiai). Pirmiausia išsaugokite sąskaitą faktūrą. Atitinkami skirtukai bus rodomi viršutiniame meniu – SĄSKAITA FAKTŪRA, Papildoma informacija, Priedai.Kuomet užpildysite sąskaitos faktūros sukūrimui reikiamus laukelius, sąskaitą faktūrą galėsite peržiūrėti PDF formatu. Spauskite Peržiūrėti sąskaitos faktūros PDF.

Nukopijuoti į iškarpinę

Naudojant kai kurias buhalterinės apskaitos programas, sąskaitos faktūros gali būti siunčiamos tiesiogiai į Finbite sąskaitų centrą. Išsamesnės informacijos apie Jūsų buhalterinės apskaitos programos suderinamumą su Finbite sąskaitų centru teiraukitės  buhalterinės apskaitos programos tiekėjo arba Finbite atstovo.

Nukopijuoti į iškarpinę

Pardavimo sąskaitoms faktūroms siųsti gali būti naudojami įvairūs siuntimo būdai: E-sąskaita Finbite sąskaitų centro viduje, El. paštas, e-sąskaita į Interneto Banką.

Jeigu E-sąskaitos pasirinktis yra žalios spalvos, tai reiškia, kad gavėjas yra aktyvavęs e-sąskaitos kanalą Finbitesąskaitų centre ir jam galima siųsti e-sąskaitas.

Sąskaita faktūra dar gali būti siunčiama El. paštu (taip pat ir keliais el. pašto adresais vienu metu), kaip e-sąskaita į Interneto Banką (prieš tai gavėjas turi užpildyti e-sąskaitos prašymą per internetinės bankininkystės sistemą).

Galimybės siųsti įprastiniu Paštu šiuo metu nėra.

Svarbu! Jeigu norite siųsti e-sąskaitas į Interneto Banką, apie tai informuokite Finbite atstovą. Finbite sąskaitų centras suteikia galimybę e-sąskaitas siųsti į visus lietuviškus bankus.

Nukopijuoti į iškarpinę

Sukurtos, Išsiųstos ir Importuotos sąskaitos faktūros yra laikomos pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše. Šiame sąraše sąskaitų faktūrų galite ieškoti naudodami įvairius filtrus (sąskaitos faktūros numerį, sąskaitos faktūros datą, gavėją ir pan.). Naudodami mygtuką Veiksmai, galite atidaryti detalų sąskaitos faktūros vaizdą, kopijuoti, redaguoti, persiųsti sąskaitą faktūrą, pažymėti kaip eksportuotą, sukurti kreditinę sąskaitą faktūrą, ištrinti iš sąrašo ir atlikti kitus veiksmus.

Svarbu! Sąskaita faktūra, kurios būsena yra Išsiųsta, negali būti redaguojama. Jeigu norite pakeisti išsiųstą sąskaitą faktūrą, sąskaita faktūra turi būti ištrinta ir sukurta iš naujo, arba iš pradžių turite sukurti kreditinę sąskaitą faktūrą ir tada sukurti naują sąskaitą faktūrą.

Sukurtos pardavimo sąskaitos faktūros gali būti eksportuojamos įvairiais buhalterinės apskaitos programų formatais ir tada importuojamos į atitinkamas programas. Norėdami tai atlikti, pažymėkite norimas eksportuoti sąskaitas faktūras ir spauskite Eksportuoti į failą. Sąskaitas faktūras galima eksportuoti XML formatu, suderinamu su Axapta, HansaRaama/HansaWorld, Merit Aktiva, VERP, taip pat Lietuvos ir Estijos bankiniais e-sąskaitų standarto XML formatais, PDF formatu. Norėdami sąskaitą faktūrą apdoroti Excel, eksportuokite į CSV formatą.

Prie eksportuotų sąskaitų faktūrų atsiras žyma EXP. Ši žyma taip pat gali būti pridedama ar pašalinama rankiniu būdu, naudojant Veiksmai -> Pažymėti kaip eksportuotą/Pašalinti žymę „EXP“.

Papildomai pardavimo sąskaitas faktūras galima eksportuoti iš pagrindinio meniu renkantis:

Pardavimai -> Eksportas į failą.

Skaičius sąskaitų faktūrų sąrašo apačioje rodo visą sąskaitų faktūrų kiekį. Vienu metu puslapyje yra rodoma dešimt sąskaitų faktūrų. Norėdami peržiūrėti kitas dešimt sąskaitų faktūrų, paspauskite kito puslapio numerį arba Rodyti viską. Rodyti viską suteikia galimybę vienu metu peržiūrėti iki 500 sąskaitų faktūrų.

Nukopijuoti į iškarpinę

Pardavimo sąskaita faktūra gali būti automatiškai sukuriama ir išsiunčiama nurodytą dieną, pasirinktu paslaugos periodu, pasirinktu siuntimo būdu. Išankstinė sąlyga tokiai automatinei pardavimo sąskaitai faktūrai sukurti yra pardavimo sąskaita faktūra, kurios būsena pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše yra Išsiųsta. Norėdami automatiškai sukurti ir siųsti sąskaitas faktūras, pasirinkite automatiniu būdu norimą siųsti sąskaitą faktūrą ir Veiksmai meniu pasirinkite Siųsti automatiškai.

Paspaudus Siųsti automatiškai, atsidarys langas, kuriame reikės nustatyti automatinio sąskaitos faktūros sukūrimo ir išsiuntimo parametrus.

Galiojimo periodas – nustatykite periodą, kurio metu sąskaita faktūra tam pačiam klientui bus sukuriama ir išsiunčiama.

Sukūrimo/išsiuntimo diena – nurodykite dieną, kada mėnesinė sąskaita faktūra turi būti sukuriama ir išsiunčiama.

Paslaugos periodas – jeigu norite, kad sąskaitoje faktūroje būtų nurodytas paslaugos periodas, pasirinkite Sąskaitos faktūros sukūrimo mėnuo ar Mėnuo prieš sąskaitos faktūros sukūrimo mėnesį. Mėnuo prieš sąskaitos faktūros sukūrimo mėnesį reiškia, kad, pavyzdžiui, jei sąskaitą faktūrą sukuriate kovą, tai vasaris sąskaitoje faktūroje bus nurodomas kaip sąskaitos faktūros periodas.

Automatinis sąskaitos faktūros siuntimas – jei pažymėsite šį langelį, sąskaita faktūra bus sukuriama ir išsiunčiama automatiniu būdu. Priešingu atveju sąskaita faktūra būtų tik automatiškai sukuriama, bet ne automatiškai išsiunčiama klientui. Atsižvelgiant į tai, nurodytą dieną sąskaitos faktūros įkeliamos į pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašą ir jų būsena tampa arba Sukurta arba Išsiųsta.

Sąskaitos faktūros siuntimo būdai pagal „Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimus“ – pažymėjus šį langelį, Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimuose -> Gavėjų pasirinkimuose nurodyti siuntimo kanalai bus naudojami siunčiant sąskaitą faktūrą. Jei Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai nėra naudojami ir šis langelis nepažymėtas, siuntimo būdai gali būti nustatomi rankiniu būdu.

Siuntimo būdai – pažymėkite kanalą, kuriuo sukurta sąskaita faktūra bus siunčiama (E-sąskaita, El. paštas, Interneto Bankas). Galima siųsti ir keliais kanalais vienu metu.

 

Sąskaitos faktūros, nustatytos kaip automatinės, yra rodomos Automatinių pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše.

Automatinių pardavimo sąskaitų faktūrų sąraše, paspausdami Veiksmai, galite keisti automatinių sąskaitų faktūrų nustatymus, pašalinti automatizavimą ir peržiūrėti pagrindinę sąskaitą faktūrą (Originali sąskaita faktūra), kuri sukuriama ir išsiunčiama automatiniu būdu.

Išmanus sąskaitų administravimo sprendimas nuo 8 € per mėn.

Išmanus sąskaitų administravimo sprendimas nuo 8 € per mėn.

Prisijunkite čia
Išmanus sąskaitų administravimo sprendimas nuo 8 € per mėn.