Aptarnavimas

Nukopijuoti į iškarpinę

Funkciją galite aktyvuoti Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymų meniu. Jeigu laukelyje nurodyta kalendorinė diena, tuomet apskaitos periodo funkcija yra įjungta. Jeigu sąskaitos faktūros transakacijos data yra ankstesnė nei nurodyta šiame nustatyme, praėjusio periodo sąskaitos faktūros lange PIRKIMAI pažymimos raudonai. Raudonai pažymimos tik tos sąskaitos faktūros, kurios nebuvo išsiųstos į ERP.

Nukopijuoti į iškarpinę

Norėdami papildyti sąskaitų planą (pridėti vieną ar kelis DK kodus rankiniu būdu) pasirinkite Nustatymai -> Sąrašai -> Sąskaitų planas -> Pridėti naują. Užpildykite privalomus laukus ir išsaugikite.

Nukopijuoti į iškarpinę

Jei norite patys į sistemą įkelti gautą pirkimo sąskaitą faktūrą, galite prisegti pdf formato failą ir įvesti sąskaitos informaciją> PIRKIMAI > NAUJA PIRKIMO SĄSKAITA FAKTŪRA (užpildykite žvaigždute pažymėtus laukus ir išsaugokite).

Nukopijuoti į iškarpinę

Gauta – sąskaita faktūra gauta

Tvirtinama – sąskaitos faktūros tvirtinimo procesas pradėtas (jei būsena pažymėta raudonai – tvirtintojas vėluoja patvirtinti sąskaitą pagal tvirtinimo parametrus nustaytus Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymų meniu)

Patvirtinta – sąskaita faktūra patvirtinta (Jei būsena pažymėta raudonai – sąskaita buvo patvirtinta, tačiau neišsiųsta į ERP)

Atmesta – sąskaita faktūra atmesta kaip neteisinga tvirtinimo metu

Apskaita pridedama – pradėtas apskaitos etapas (jei apskaitos etapas aktyvuotas Pirkimo sąkaitų faktūrų nustaymuose)

Peržiūrima – apskaitos etapas baigtas

Apmokėjimui – sąskaita faktūra perduota apmokėjimui (veiksmą atlikti gali buhalterio/biuro darbuotojo rolę turintis asmuo)

Apmokėta – sąskaita faktūra pažymėta kaip apmokėta (veiksmą atlikti gali buhalterio/biuro darbuotojo rolę turintis asmuo)

Nukopijuoti į iškarpinę

Sąskaitos faktūros eilutes galite išskaidyti pagal procentus arba sumas (nurodant skaitines reikšmes arba skaidant lygiomis dalimis). Šalia eilutės, kurią norite skaidyti pasirinkite Veiksmai -> Skaidyti sąskaitos faktūros eilutę

Atsidariusiame lange nurodykite į kiek dalių ir kaip skaidyti eilutę ir spauskite SKAIDYTI (taip pat galite pridėti apskaitos informaciją išskaidytoms eilutėms)

Išskaidytoms eilutėms priskirimas skaidomos eilutės pavadinimas. Jei reikalinga, po skaidymo pavadinimą galite pakeisti pasirinkę Veiksmai -> Redaguoti.

Nukopijuoti į iškarpinę

Standartinės struktūros sąskaitos faktūros valstybine kalba patalpinamos sistemoje per 24val (8 darbo val) nuo jų atsiuntimo adresu xxx@pdf-invoice.eu. Nestandartinės struktūros sąskaitos faktūros arba sąskaitos faktūros užsienio kalba sistemoje patalpinamos per 48val (neskaitant savaitgalių ir šventinių dienų).

Patikrinkite paieškos filtrą, įsitikinkite, kad sąskaita faktūra patenka į filtruojamus parametrus pagal data, būseną…

Jei siųstas laiškas su prisegta sąskaita faktūra neatitiko šių būtinų reikalavimų, automatinis pranešimas apie grąžinamą dokumentą buvo išsiųstas laiško siuntėjui.

• pridėtas failas yra sugadintas/neperskaitomas arba tai nėra PDF formato failas.
• Pdf failo pavadinime negali būti spec. simbolių  # % & { } \ < > * ? / $ ! ‘ “ : @ + ` | =
• Laiško su priedais dydis negali viršyti 5MB

Jei sąskaita faktūra buvo grąžinta dėl kitų priežasčių (prasta kokybė, matematiškai neteisingos sumos, daugiau kaip viena sąskaita faktūra viename pdf faile, daugiau kaip viena sąskaita faktūra viename laiške, pridėtas failas nėra sąskaita faktūra, neteisingai nurodyta gavėjo/siuntėjo informacija) apie tai būsite informuoti el. pašto adresu nurodytu PIRKIMO SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ NUSTATYMUOSE (patikrinkite ir Spam folderį).

Jei nei vienu iš aprašytų būdu nepavyko rasti siųstos sąskaitos faktūros, kreipkitės adresu support.lt@finbite.eu nurodydami laiško siuntimo datą ir laiką, siuntėją (jei žinote).

Nukopijuoti į iškarpinę

Jeigu nėra galimybės DK sąskaitų planą importuoti tiesiai iš ERP sistemos, galite importą atlikti patys.

• Sukurkite Excel failą pagal šį pavyzdį > 

H ir I stulpeliai turi kartotis.  Sąskaitos kodas kartotis negali.  Jeigu tekste yra kabliataškių, pakeiskite juos taškais ar kitais skiriamaisiais ženklais. 

Stulpeliai A, B, C, D, E, F yra skirti sąskaitų grupėms. Jeigu norite naudoti grupes, įveskite grupių kodus ir pavadinimus. Jeigu nenorite naudoti grupių, įveskite skaičius nuo 1 iki 6 kaip pavyzdyje aukščiau. 

• Išsaugokite sukurtą Excel failą kaip CSV failą, pasirenkant CSV (Comma delimited).
• Atidarykite CSV failą su Notepad. Ištrinkite skaičius 1, 2, 3, 4, 5, 6. Kabliataškius palikite. Išsaugokite Notepad failą su UTF-8 koduote. 

• Omniva sąskaitų centre spauskite Nustatymai -> Sąrašai -> Sąskaitų planas ir Sąskaitų plano importas. Pasirinkite sukurtą CSV failą (Browse), spauskite Pradėti failo importą ir sąskaitų planas bus įkeltas į sistemą. 

NB! Jei sąskaitų planą reikia tik papildyt vienu ar keliais kodais tai galite padaryti rankiniu būdu, pridėdami po vieną (Nustatymai -> Sąrašai -> Sąskaitų planas -> Pridėti naują sąskaitą)

Nukopijuoti į iškarpinę

(e) – gauta elektroninė sąskaita faktūra
(@) – suskaitmeninta sąskaita faktūra

Nukopijuoti į iškarpinę

Jeigu skaidant ar sumuojant sąskaitos faktūros eilutes atsiranda skirtumas tarp pradinių eilučių ir sugrupuotų eilučių, rodoma žemiau esanti žinutė.

 Bruto sumų skirtumas yra rodomas raudona spalva.
 Jeigu PVM ar Neto sumose yra skirtumas, jis taip pat rodomas. PVM ar Neto sumų skirtumas nekliudo patvirtinti sąskaitos faktūros ir yra leistinas.
 Jei sistema rodo teigiamą skirtumą, sugrupuotų eilučių sumos turi būti sumažinamos atsižvelgiant į nurodytą skirtumą.
 Jei sistema rodo neigiamą skirtumą (su minusu), sugrupuotų eilučių sumos turi būti padidinamos atsižvelgiant į nurodytą skirtumą.

Kaip taisomi sumų skirtumai? Jeigu skirtumas yra mažesnis kaip 1 EUR, jį galima ištaisyti naudojant funkciją Ištaisyti sumas.

Funkcija Ištaisyti sumas yra rodoma tik tuo atveju, jeigu jos rodymas yra nustatytas Pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymuose.

Neto sumos skirtumą taip pat galima ištaisyti prie reikiamos sugrupuotos eilutės spaudžiant Veiksmai -> Redaguoti.

Bruto ir PVM sumų skirtumą taip pat galima ištaisyti prie reikiamos sugrupuotos eilutės spaudžiant Veiksmai -> Papildomi duomenys.

Atsidarius lentelei Sąskaitos faktūros eilutės papildomi duomenys, galima koreguoti PVM sumą ir Kainą (Bruto sumą).

Nukopijuoti į iškarpinę

Naudodami šį failą galite importuoti sugrupuotas eilutes

Nukopijuoti į iškarpinę

Jei tiekėjo kortelė  buvo pridėta/atnaujinta po sąskaitos faktūros iš šio tiekėjo gavimo į sistemą, tiekėjo kodas nebus automatiškai priskirtas. Atsidarykite sąskaitą faktūrą redagavimui, laukelyje Įmonės kodas ištrinkite paskutinį skaitmenį, arba pridėkite tarpelį ir iš sistemos pasiūlytų variantų pasirinkite pageidaujamą tiekėją, kodas bus atnaujintas. Nepamirškite pakeitimų išsaugoti.

Bendras sąskaitų faktūrų sąrašas (galima redaguoti dar nepatvirtintas sąskaitas faktūras):

Jei reikia redaguoti tiekėjo kodą po sąskaitos faktūros patvirtinimo: pridėkite dar vieną tvirtintoją (sąskaitos faktūros būsena pasikeis į tvirtinama ir galėsite atlikti pakeitimus.

Nukopijuoti į iškarpinę

i – prie sąskaitos faktūros pridėtas kometaras (jį peržiūrėsite užvedę kursorių ant simbolio i)

ERP – sąskaita faktūra paruošta siųsti į ERP (žymos naudojimo aktyvavimas/nustatymai pirkimo sąskaitų faktūrų nustatymų meniu)

EXP – sąskaita faktūra išsiųsta į ERP arba exportuota į failą (excel, scv, pdf…)

Dubliuota sąskaita faktūra – jei sutampa data, tiekėjas ir sąskaitos faktūros numeris