Įmonės ekologinio pėdsako matavimas ir mažinimas yra kaip niekad aktualus. Kuriant tvaresnius procesus turėtų dalyvauti visi įmonės darbuotojai – taip pat ir buhalteriai. Išmanūs sąskaitų faktūrų administravimo sprendimai ir efektyvesni procesai suteikia galimybes sumažinti įmonės ekologinį pėdsaką.
Sąskaitų faktūrų poveikis aplinkai: popierinės, PDF ir skaitmeninės sąskaitos
Popierinių sąskaitų faktūrų viešąjame sektoriuje cirkuliuoja palyginti nedaug, tačiau privačiame sektoriuje stropiai keičiamasi PDF failais. Gali atrodyti, kad dėl to medžiai lieka miške ir sąskaitai pristatyti nenaudojamas kuras, tačiau PDF sąskaitų faktūrų pėdsakas yra žymiai didesnis nei e-sąskaitų.
2020 m. Šveicarijos elektroninių sąskaitų faktūrų operatoriaus atliktas tyrimas parodė, kad persiuntus vieną PDF sąskaitą faktūrą el. paštu, išmetama vidutiniškai 17,4 g CO2e. Kita vertus, elektroninė sąskaita, kuri skaitmeniniu būdu juda tarp sistemų, yra tik 9,8 g CO2e.
Elektroniniu paštu siunčiami PDF failai atrodo nedidelio dydžio, tačiau lyginant su e-sąskaitomis – yra daug kartų didesni. Pastebimas skirtumas atsiranda dėl to, kad e-sąskaitos tarp apskaitos programų juda skaitmeniniu būdu, tačiau PDF failai kaupiasi pašto dėžutėje, kur jie retai ištrinami. Šis pėdsakas dar labiau padidėja, kai pradinis PDF failas naudojant spausdintuvą virsta popieriniu tam, kad būtų galima surinkti sąskaitų faktūrų patvirtinimus arba jas archyvuoti .
Išmanūs sąskaitų faktūrų valdymo sprendimai sumažina neefektyvaus darbo kiekį, bereikalingą resursų švaistymą ir ekologinį pėdsaką.
Šiandien suprantame popierinių sąskaitų faktūrų proceso brangumą ir lėtumą, tačiau PDF sąskaitų faktūrų neefektyvumas buvo mažai viešinamas. Be didelio poveikio aplinkai, dėl PDF sąskaitų faktūrų darbo procesai be reikalo užtrunka ir brangsta.
Vis dar yra buhalterių, kurie PDF sąskaitų faktūrų informaciją į sistemas suveda rankiniu būdu. Investuoti išsilavinusio ir sumanaus darbuotojo laiką į veiklą, kurią puikiai gali atlikti robotas, yra neefektyvu. Skaitmeninimo sprendimu galima šią darbo dalį automatizuoti, o buhalteris turės laiko susitvarkyti su didesnę vertę įmonei kuriančiomis užduotimis. Mašininio skaitymo elektroninių sąskaitų faktūrų įdiegimas yra dar efektyvesnis ir draugiškesnis aplinkai, nes jos per kelias sekundes pereina iš vienos sistemos į kitą.
Jei sąskaita faktūra jau yra sistemoje, kitas žingsnis – ją patvirtinti. Anksčiau įmonėse dirbdavo atskiri žmonės, kurių užduotis buvo lakstyti po biurą su sąskaitomis faktūromis ir dokumentais bei rinkti patvirtinimus. Su šiuolaikinėmis technologijomis šis procesas yra žymiai efektyvesnis. Užuot rinkus parašus ant atspausdintos sąskaitos faktūros ar siunčiant tą patį failą keliems asmenims patvirtinti elektroniniu paštu, verta pagalvoti apie elektroninio patvirtinimo ciklo sprendimą. Galima tvirtinti visas e. sąskaitas faktūras ir suskaitmenintas PDF sąskaitas faktūras. Į sistemą patekusį dokumentą visos šalys gali patogiai patvirtinti vos vienu mygtuko paspaudimu. Taip darbuotojų pašto dėžutėse susidaro mažiau skaitmeninių šiukšlių, galima automatizuoti tvirtinimo procesus, buhalteris turi aiškią tvirtinimo proceso apžvalgą, o sąskaitos faktūros gali būti tvirtinamos greičiau.
Kiek sutaupytumėte naudodami išmanųjį sąskaitų faktūrų valdymo įrankį?
Taip pat galite rengti ir tvirtinti išlaidų ataskaitas naudodami išmanųjį patvirtinimo ciklą. Užuot sugaišę laiko ir jėgų rinkdami popierinius kvitus ir čekius bei pristatydami juos buhalteriui, galite patogiai nufotografuoti pirkimo dokumentą, išsiųsti jį suskaitmeninti arba patys sukurti skaitmeninę išlaidų ataskaitą naudodami Finbite Finance sprendimą. Buhalteris neturi gaišti laiko sistemindamas, rankiniu būdu įvesdamas ar archyvuodamas čekius. O prireikus vadovas darbuotojo ataskaitą gali patvirtinti vienu paspaudimu. Kadangi visas procesas yra skaitmeninis ir efektyvus, išlaidų ataskaitą pateikiantis asmuo lėšas susigrąžina daug greičiau.
Išmanieji sąskaitų faktūrų sprendimai leidžia diegti skaitmenines sąskaitų valdymo priemones, kurios padeda įmonei sutaupyti laiko ir pinigų bei sumažinti poveikį aplinkai.
