Esant situacijai, kai vis didėjantis pirkimo sąskaitų faktūrų srautas tampa iššūkiu tvarkant apskaitą, išmanus sąskaitų administravimo sprendimas padeda gauti pilną įmonės finansinės padėties apžvalgą realiu laiku.
Ar tiksliai žinote, kiek yra įmonės pastovių išlaidų? Kiek pastaraisiais mėnesiais padidėjo biuro mokesčiai už komunalines paslaugas? Ar sąskaitos iškart perduodamos apmokėjimui, ar prieš tai patvirtinamos išlaidos? Norint priimti adekvačius sprendimus sudėtingais ir besikeičiančiais laikais, labai svarbu turėti kuo išsamesnį gaunamų ir išeinančių pinigų srautų vaizdą realiu laiku.
Sukurkite aiškų pirkimo sąskaitų faktūrrų patvirtinimo procesą.
Aiškiai apibrėžtas sąskaitų faktūrų tvirtinimo procesas suteikia skaidrumo, taip pat suteikia galimybę turėti gaunamų sąskaitų faktūrų apžvalgą. Pavyzdžiui, Finbite sistemoje galima sukurti taisyklę, kad visas gaunamas sąskaitas turi patvirtinti buhalteris, sąskaitoje nurodytas kontaktinis asmuo ir/ar vadybininkas. Tokiu būdu kiekvieną sąskaitą faktūrą patvirtina pagrindiniai asmenys prieš ją apmokant, o tai savo ruožtu sumažina sąskaitų faktūrų sukčiavimo riziką.
Gaunamų sąskaitų faktūrų apžvalga realiu laiku.
Teoriškai sąskaitas faktūras būtų galima patvirtinti ir jas atsispausdinus ir pasirašant popieriuje arba siunčiant PDF dokumentą elektroniniu paštu, tačiau tai yra bereikalingas laiko švaistymas. Įdiegus išmaniąsias elektronines sąskaitas ir elektroninio patvirtinimo ratą, visas sąskaitų patvirtinimo procesas yra žymiai skaidresnis ir užtrunka mažiau laiko.
Iš kur šios santaupos?
– E-sąskaita tarp apskaitos sistemų juda automatiškai, o buhalteris neprivalo jos įvesti į sistemą, persiųsti el. paštu ar atsispausdinti. Jei sąskaita, kurią reikia patvirtinti, siunčiama PDF formatu, ją taip pat galima patogiai išsiųsti skaitmeninimui Finbite aplinkoje, kurios metu PDF tampa e-sąskaitomis.
– „Finbite“ sistemoje galima kurti pasikartojančių pirkimo sąskaitų faktūrų šablonus, o tai reiškia, kad kiekvieną mėnesį sąskaita faktūra automatiškai atitenka lygiai tiems patiems žmonėms tvirtinti. Tai ypač patogu administruojant sąskaitas faktūras, susijusias su įvairiomis fiksuotomis išlaidomis. Tokiu būdu buhalteris sutaupo gaunamos sąskaitos administravimui reikalingą laiką, o informacija apie reikalingą sumą greičiau pasiekia vadovą.
– Visi patvirtinimo ciklo dalyviai gaus automatinį pranešimą el.paštu su nuoroda į sąskaitą, kurią reikia patvirtinti. Laiške yra du pasirinkimai – arba patvirtinate iš karto, neatverdami sąskaitos, arba atidarote sąskaitą peržiūrai ir patvirtinate/atmetate sąskaitą vienu paspaudimu. Norint patvirtinti sąskaitas nereikia būti biure ar įmonės tinkle – užtenka bet kokio išmaniojo įrenginio ir interneto ryšio.
– Patvirtinimo ciklo iniciatorius visada turi apžvalgą, kas patvirtino sąskaitą faktūrą, o kas dar ne. Taigi nebereikia lakstyti po biurą su popieriaus lapais ir rinkti parašus ar siųsti pranešimus žmonėms su patvirtinimo priminimais.
– Lankstūs sprendimai leidžia per atostogas pačiam paskirti pavaduojantį asmenį, kuris Jums nesant patvirtins sąskaitas. Jei ir jūs norite neatsilikti nuo pirkimo sąskaitų faktūrų ne darbo metu, pavaduojančios paskyrimas nėra privalomas, o visas sąskaitas faktūras galite patvirtinti patogiai iš savo išmaniojo įrenginio bet kur.
Išmanusis elektroninio patvirtinimo ciklas suteikia vadovui pilną pirkimo sąskaitų faktūrų apžvalgą realiu laiku, taupo brangų vadovo ir buhalterio laiką ir padeda geriau valdyti įmonės pinigų srautus bei priimti geresnius sprendimus. Šis funkcionalumas kartu su kitais išmaniaisiais atsiskaitymo sprendimais pasiekiamas „Finbite“ Standard pakete, tik už 12 eurų mėnesinį mokestį.
