Autorizēties

Kopēt starpliktuvē

1. Veidojot uzņēmuma kontu Finbite platformā, aktivizējiet datu apmaiņu ar ERP sistēmu un koplietojiet autentifikācijas kodu ar jūsu ERP sistēmas nodrošinātājiem (VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA> IESTATĪJUMI> DATU APMAIŅA AR ERP). ERP importēs piegādātāju sarakstu, kontu plānu, dimensijas un konfigurēs apstiprināto rēķinu importēšanu no Finbite uz ERP.
2. Iesniedziet Finbite konsultantam to personu sarakstu, kurām vēlaties piešķirt piekļuvi uzņēmuma kontam (vārds, e-pasta adrese un loma sistēmā).
3. Aizpildiet PVN kodu sarakstu (VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA> REĢISTRI> PVN KODI), atzīmējiet vienu no jūsu uzņēmuma saņemtajos rēķinos visbiežāk izmantotajiem PVN kodiem kā noklusējumu.
4. Pielāgojiet pirkuma rēķina iestatījumus, lai tie atbilstu jūsu biznesa vajadzībām. VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA> RĒĶINU IESTATĪJUMI> IEPIRKUMA RĒĶINU IESTATĪJUMI. Šeit jūs varat aktivizēt apstiprināšanas specifikācijas, atgādinājumus apstiprinātājiem, grāmatošanas kārtību, iestatīt apstiprināšanas veidu un citus iestatījumus, kas saistīti ar rēķinu administrēšanu.
5. Norādiet adresi, uz kuru mēs atgriezīsim neapstrādājamus
   rēķinus (informācija nav salasāma, trūkst utt.) VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA> RĒĶINU IESTATĪJUMI> PIRKUMA RĒĶINU IESTATĪJUMI

Kopēt starpliktuvē

E-rēķins ir rēķins, kas pretēji papīra rēķiniem tiek izveidots, nosūtīts, saņemts un apstrādāts elektroniski.

Kopēt starpliktuvē

Ienākošie rēķini Finbite rēķinu centrā parasti tiek glabāti 10 gadus. Ja jums ir nepieciešams arhivēt rēķinus ilgāku laiku, sazinieties ar savu pārdošanas konsultantu.

Kopēt starpliktuvē

1. Klients iesniedz rēķinus digitalizācijai sūtot tos uz “Finbite” norādīto e-pasta adresi. Vienā e-pastā var būt tikai viens PDF rēķins un ar to saistīti pielikumi (pielikumi var būt citā formātā). PDF failā var būt tikai viens rēķins. Maksimālais atļautais viena e-pasta lielums ir 10 MB.
2. Ja klients sūta skenētus rēķinus, skenētajiem failiem jāatbilst tālāk aprakstītajām kvalitātes prasībām. Faili, kas neatbilst šīm prasībām, netiks apstrādāti. Skenēšanas prasības ir šādas:
   • Skenētais fails ir jāsaglabā PDF formātā. No PDF faila jāvar nokopēt datus (nevar skenēt kā attēlu);
   • Ieteicamajam faila lielumam jābūt mazākam par 500 kB;
   • Ieteicamajai skenēšanas izšķirtspējai jābūt 300 dpi (iestatīta skenēšanas programmatūras iestatījumos)
   • Krāsu iestatījumos nepieciešams iestatīt melnbalto grafikas jeb “line art” skenēšanas režīmu.
3. Ja pārsūtāt rēķinus digitalizācijai no citas elektroniskās pastkastes, izmantojot automātiskās pāradresācijas funkciju, e-pasta servera iestatījumos nepieciešams norādīt, lai e-pasta ziņojumi, kas saņemti no finance.info@omniva.ee adreses netiktu pārsūtīti.

Kopēt starpliktuvē

Pēc sistēmas atjaunināšanas, kas norisināsies 24. maijā, lietotājiem ar administratora tiesībām būs iespēja nepieciešamības gadījumā Finbite rēķinu centrā nomainīt sevis pārstāvētā uzņēmuma datus. Lai to izdarītu, nepieciešams pierakstīties sistēmā, izvēlēties uzņēmumu, kuru pārstāvat un tad Vispārīga informācija -> Iestatījumi -> Uzņēmuma iestatījumi.

Šajā skatā ir iespējams nomainīt uzņēmuma datus:

Arī uzņēmuma juridiskā un kontaktadrese var tikt nomainīta:

Visi rediģējamie lauki vienā attēlā:

Papildus šim ir iespējams lietotājiem nomainīt arī savu vārdu un uzvārdu. Šāda nepieciešamība var rasties, piemēram, ja gadījumā izveidojot lietotāja profilu ir pieļauta kāda kļūda teksta ievadē, vai arī laulību gadījumā tiek mainīts lietotāja uzvārds. Lai to izdarītu, lietotājam uzņēmumu navigācijas lauka ir jāizvēlas savs personīgais konts:

Tad jāizvēlas Vispārīga informācija -> Iestatījumi -> Lietotāja iestatījumi un atvērsies skats, kurā ir iespējams nomainīt lietotāja vārdu un uzvārdu.

Lai visas izmaiņas gan uzņēmuma, gan lietotāja datos tiktu piemērotas, nepieciešams nospiezt pogu „Saglabāt“, kura atrodas zem katras datu ievades lauku grupas.

Kopēt starpliktuvē

Finbite rēķinu centrs ir pieejams visu diennakti un ir savietojams ar pārlūkprogrammām Google Crome, Mozilla Firefox un Internet Explorer.

Lai uzzinātu par savietojamības iespējām starp jūsu ERP/grāmatvedības sistēmu un Finbite rēķinu pārvaldības sistēmu, sazinieties ar mums rakstot uz support.lv@finbite.eu

Kopēt starpliktuvē

Lai aktivizētu savienojumu starp sistēmām, vispirms pārliecinieties, vai rēķinu centra iestatījumos ir atļauta piekļuve ERP. Pēc tam nokopējiet datu apmaiņas URL un autentifikācijas kodu no rēķinu sistēmas un ievadiet to ERP/grāmatvedības programmatūrā tam speciāli paredzētā vietā.

Savienojumu ar ERP/grāmatvedības sistēmu iestatījumi ir atrodami sekojot VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA > IESTATĪJUMI > DATU APMAIŅA AR ERP
Savienojumu aktivizē atlasot un saglabājot atzīmi pie “Pieeja ERP ir atļauta”.

Vairumā gadījumu ir nepieciešama papildus tehniskā izstrāde, kas ļauj grāmatvedības programmai veikt datu pieprasījumu no elektronisko rēķinu operatora, tāpēc nepieciešamības gadījumā sazinieties ar savas ERP/grāmatvedības programmas pakalpojumu sniedzēju.

Kopēt starpliktuvē

Šo funkciju varat aktivizēt izvēlnē Iepirkuma rēķinu iestatījumi. Ja laukā ir norādīta kalendārā diena, tiek aktivizēta grāmatvedības perioda funkcija. Ja ienākošā rēķina apmaksas datums ir pirms iestatījumos norādītā datuma, tas IENĀKOŠO rēķinu skatā tiek atzīmēts ar sarkanu. Tikai rēķini, kas nav nosūtīti uz ERP sistēmu tiek atzīmēti ar sarkanu.

Kopēt starpliktuvē

Ja piegādātāja kods ir pievienots / atjaunināts piegādātāju reģistrā (VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA > REĢISTRI > PIEGĀDĀTĀJU/PASŪTĪTĀJU REĢISTRS) pēc tam, kad rēķins no šī piegādātāja ir ienācis sistēmā, piegādātāja kods netiks automātiski piešķirts. Lai to pievienotu, atveriet rēķinu rediģēšanai, izdzēsiet pēdējo uzņēmuma reģistrācijas numura ciparu vai pievienojiet tam atstarpi un, parādoties sistēmas piedāvātai piegādātāju izvēlnei, izvēlieties vajadzīgo. Pēc tam, kad kods tiks atjaunināts, atcerieties saglabāt izmaiņas.

Ja pēc rēķina apstiprināšanas jums ir jārediģē piegādātāja kods, pievienojiet citu verificētāju (rēķina statuss tiks mainīts uz Notiek apstiprināšana, un jūs varēsiet veikt izmaiņas).

Kopēt starpliktuvē

Jūs varat sadalīt rēķinu rindas pēc procentiem vai summas (skaitliski vai vienādās daļās). Blakus rindas vienībai, kuru vēlaties sadalīt, izvēlieties Darbības > Sadalīt rēķina rindu

Atvērtajā logā norādiet, cik daļās vēlaties sadalīt rindu, norādiet sadalīšanas veidu un noklikšķiniet uz SADALĪT (sadalītajām rindām varat pievienot arī kontēšanas informāciju).

Sadalītās rindas nosaukums tiek piešķirts visām sadalītajām rindām. Ja nepieciešams, pēc sadalīšanas varat mainīt rindu nosaukumus, izvēloties Darbības > Labot.

Kopēt starpliktuvē

Saņemts – rēķins ir saņemts sistēmā.

Notiek apstiprināšana – Rēķina apstiprināšanas process ir sākts (ja statuss ir atzīmēts ar sarkanu – apstiprinātājs kavējas ar rēķina apstiprināšanu saskaņā ar apstiprinājuma parametriem, kas iestatīti izvēlnē Iepirkuma rēķinu iestatījumi).

Apstiprināts – rēķins apstiprināts (ja statuss ir atzīmēts ar sarkanu – rēķins ir apstiprināts, bet nav nosūtīts ERP līdz grāmatvedības perioda beigām, ja tāds ir norādīts iestatījumos).

Noraidīts – rēķins tika noraidīts kā nederīgs apstiprināšanas laikā.

Apmaksai – rēķins ir iesniegts apmaksai (statusu var atzīmēt persona ar grāmatveža / biroja darbinieka lomu).

Apmaksāts – rēķins ir atzīmēts kā apmaksāts (statusu var atzīmēt persona ar grāmatveža / biroja darbinieka lomu).

Rēķina dublikāts – rēķins no tā paša piegādātāja ar tādu pašu rēķina numuru un datumu jau eksistē.

Kopēt starpliktuvē

(e) – saņemts elektroniskais rēķins
(@) – digitalizēts rēķins

Kopēt starpliktuvē

Lietotājs nevar rediģēt uzņēmuma datus “Finbite” kontā (nosaukums, uzņēmuma reģistrācijas numurs, adrese). Lai veiktu izmaiņas, nosūtiet pareizos datus uz support.lv@finbite.eu, mēs jūs informēsim, kad informācija tiks atjaunināta.