Kā e-rēķini var palīdzēt ietaupīt laiku un naudu?

23. November 2020

Monika Seimar

Kopīgot rakstu

Rudenī daudzi uzņēmumi ir aizņemti, plānojot nākamā gada budžetu. Plānojot, mēs mēģinām paredzēt, kāds būs 2021. gads, kāda būs COVID-19 ietekme uz ekonomikas izaugsmi vai lejupslīdi utt. Šis gads ir atnesis būtiskas sabiedrības uzvedības modeļa izmaiņas, un tas ir redzams arī profesionālā darba kultūrā.

Viena lieta ir droša: izdzīvos tikai tie, kas spēj pielāgoties strauji mainīgajai situācijai. Tie ir uzņēmumi, kas saprātīgi izmantojuši esošos resursus, vienlaikus esot gatavi pārsteigumiem un nepieciešamībai pāriet uz plānu B. Viens no veidiem, kā samazināt nākamā gada budžeta izmaksas, ir pārcelt sava uzņēmuma rēķinus uz digitālo vidi, kas ļauj ietaupīt ne tikai naudu, bet arī patērēto laiku.

Vai zinājāt, ka viena e-rēķina apstrāde prasa gandrīz 30 minūtes mazāk nekā PDF vai papīra rēķina apstrāde?

Laiks tiek iegūts galvenokārt pateicoties tam, ka grāmatvedis vairs nedarbojas kā datu ievades darbinieks, bet tā vietā savas prasmes un zināšanas var pielietot nozīmīgākiem uzdevumiem. E-rēķini palīdz ievērojami samazināt kļūdas, kas rodas, datus ievadot manuāli, jo tie ir mašīnlasāmi. Vēl viena e-rēķinu priekšrocība kritiskās situācijās ir tā, ka vadītājam ir 24 stundu reāllaika pārskats par uzņēmuma finansiālo situāciju.

Tā kā daudzi cilvēki vairs nepavada birojā astoņas stundas dienā, piecas dienas nedēļā, arvien aktuālāk ir svarīgus dokumentus digitāli arhivēt. Digitālajos arhīvos dokumenti tiek automātiski glabāti desmit gadus, un konkrēta meklēšana ir ātra un vienkārša. Ieviešot digitālo arhīvu, biroja telpas tiek atbrīvotas no papīra arhīviem, kas, savukārt, var radīt iespēju visu biroju pārvietot uz mazākām telpām, tādējādi ietaupot no ikmēneša administratīvajām izmaksām.

Südameapteek aptiekas galvenā grāmatvede Kristina-Majbrit Paju saka, ka elektronisko rēķinu sistēmas izmantošana ir arī videi draudzīgāka kā parasta elektroniska apmaiņa ar PDF rēķiniem. Bez PDF rēķinu drukāšanas un arhivēšanas liela uzmanība jāpievērš datu apjomiem, kas pārvietojas, nosūtot PDF rēķinus, radot paaugstinātu enerģijas patēriņu. “Savienojot grāmatvedības programmatūru ar rēķinu centru, rēķini tiek automātiski pārsūtīti starp sistēmām mašīnlasāmā formā, ļaujot gan datu apjomam, gan to kustībai būt minimālai,” skaidro Paju.

Ja mēs salīdzinām e-izmaksu pārskatu un papīra izmaksu pārskatu, pirmo ir iespējams augšupielādēt platformā pat izmantojot viedtālruni, pārskats tiek saglabāts atbilstoši prasībām un to var jebkurā laikā pavairot. Turklāt E-izmaksu pārskata iesniegšana un apstiprināšana vidēji ir sešas reizes ātrāka.

Arvien pieaugošais attālinātā darba īpatsvars uzņēmumos nosaka, ka drukāti papīra rēķini, kuri ceļo no viena biroja galda uz citu, vairs nav ilgtspējīgs risinājums. Tā vietā, atrodoties ārpus biroja, izmantojiet jebkuru viedierīci, lai elektroniski apstiprinātu nepieciešamos rēķinus. Saite e-pastā, kas automātiski tiks nosūtīta vajadzīgajiem lietotājiem, aizvedīs uz sistēmu, kur ar viena klikšķa palīdzību rēķinu var apstiprināt, noraidīt vai pārvirzīt citam lietotājam. Šāds risinājums ļauj grāmatvedim koncentrēties uz svarīgākiem uzdevumiem.

Vai pāriešana uz e-rēķiniem varētu būt jūsu uzņēmuma solis uz priekšu? Izvēle ir jūsu! Daudziem uzņēmumiem ir iespējams sākt sūtīt un saņemt e-rēķinus dažu dienu laikā.

Lai iegūtu plašāku informāciju, sazinieties ar mūsu konsultanti Latvijā:

Guna Rasa

ILD@omniva.lv

+371 22 091 663

Saistītās ziņas

patterleft

Viedie rēķinu risinājumi sākot no 5 € mēnesī. 3 mēnešus BEZ MAKSAS.

Pievienoties šeit
patterright