Peppol BIS Billing 3.0 Lätis: mida see reaalselt nõuab?

Läti valitsuse 9. detsembri 2025. aasta määrus nr 749 ütleb otse välja, millele Maksuametile ehk VID-ile (Valsts ieņēmumu dienests) saadetava e-arve XML-fail vastama peab: struktuur järgib UBL 2.1 süntaksit ning Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsiooni ehk CIUS-i, inglise keeles Core Invoice Usage Specification. Peppol BIS Billing 3.0 on seega andmevorming, mis kirjeldab, milliseid välju arve sisaldab ja millises struktuuris need paiknevad. See ei ole kohustus saata arvet läbi Peppol võrgustiku: sama määrus lubab partneritel kokkuleppel kasutada ka e-adressi (Läti ametlik e-aadress) või e-posti. G2G, B2G ja G2B segmendis on e-arve andmete edastamine VID-ile kohustuslik alates 1. jaanuarist 2026, B2B üldkohustus algab 1. jaanuaril 2028. OpenPeppol’i uus BIS Billing 3.0 väljalase muutub kohustuslikuks 17. augustil 2026 ja see mõjutab tarkvara ühilduvust, mitte Läti seaduse tähtaega.

Mis vahe on Peppol BIS Billing 3.0-l, EN 16931-l, UBL 2.1-l ja PDF-arvel?

Läti raamatupidamisseadus, Grāmatvedības likums, määratleb struktureeritud e-arve täpselt: see on arve, mis on koostatud, saadetud ja saadud struktureeritud vormingus, mida saab automaatselt töödelda, ning mis vastab Euroopa standardile LVS EN 16931-1:2017. See standard on Euroopa Liidu ühtne e-arve põhielementide semantiline andmemudel. Standard ütleb, millised andmed (müüja, ostja, summad, käibemaks) arvel peavad kajastuma, aga ei fikseeri, mis kujul fail välja peab näema.

UBL 2.1 ehk Universal Business Language on üks võimalik süntaks, tehniline viis, kuidas need andmed XML-failis kirja panna. Peppol BIS Billing 3.0 on omakorda täpsem kasutusprofiil ehk CIUS, mis kitsendab EN 16931 ja UBL 2.1 kombinatsiooni: fikseerib, millised väljad on kohustuslikud, milline on nende järjekord ja milliseid koode tohib kasutada. Läti on seda profiili kasutanud riigihankearvete jaoks juba alates 2019. aasta 18. aprillist, ja uue VID-määruse kaudu kehtib see samamoodi VID-ile saadetavate e-arvete puhul, mis jõustus 13. detsembril 2025.

PDF-arve ei ole struktureeritud e-arve Läti seaduse mõistes, ükskõik kui korrektselt see on koostatud, sest masin ei loe PDF-i sisu automaatselt ja usaldusväärselt, ainult inimene teeb seda. Kui teie ettevõte saadab praegu partnerile PDF-i meilitsi, jääb see kanal enamikus B2B tehingutest lubatuks veel mõneks aastaks, aga see PDF ei täida e-arve regulatsiooni nõudeid.

Kas formaadinõue tähendab, et arve peab liikuma Peppol’i võrgus?

Siin tekib enamik segadust. OpenPeppol klassifitseerib Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsioonina arvetele ja kreeditarvetele, mitte kirjeldusena, kuidas arve peab füüsiliselt liikuma. Läti määrus nr 749 loetleb otse, milliseid edastuskanaleid ettevõte e-arve saatmiseks tohib kasutada: ametlikku e-aadressi, kui konto on aktiveeritud; teenusepakkuja ehk operaatori kanalit; või muud kanalit, sealhulgas otsest süsteemidevahelist integratsiooni või e-posti. Partnerid lepivad kanalis omavahel kokku, ja seadus ei sunni ettevõtet liituma Peppol’i võrgustikuga ega kasutama sertifitseeritud ligipääsupunkti (Access Point, Peppol’i võrgu liitumispunkt).

Peppol’i võrgustik saab kohustuslikuks kanaliks vaid kitsas erandis: kui välisriigis registreeritud või elav tarnija saadab arve otse riigi tsentraalvalitsuse asutusele, kasutab ta piiriülest edastussüsteemi Peppol, mis on Läti määrusesse kirjutatud alates 2022. aasta märtsist. Kõigil muudel juhtudel, ka riigihangetes, piisab, kui arve vastab CIUS-ile ja liigub kokkulepitud kanalis, olgu see e-aadress, operaatori liides või e-post.

Kellele ja millal see Lätis juba kehtib?

Struktureeritud e-arve tuleb Lätis sammhaaval. Alates 2025. aasta 1. jaanuarist peavad kõik Läti riigiasutused ja Lätis registreeritud ettevõtted esitama arveid struktureeritud e-arvena G2G, B2G ja G2B suunal, riigiasutuste omavahelistes, ettevõtte-riigi ja riigi-ettevõtte tehingutes. Kui teie ettevõtte partneriks on eelarveasutus, kellega leping sõlmiti hiljemalt 2024. aasta 31. detsembril, rakendub e-arve nõue sellele lepingule hiljemalt 2026. aasta 1. jaanuarist.

Samas segmendis, G2G, B2G ja G2B, on alates 2026. aasta 1. jaanuarist kohustuslik ka arve andmete edastamine VID-ile. B2B ettevõtete jaoks, kaks Lätis registreeritud äriühingut omavahel, on andmete edastamine seni vabatahtlik, ja see kehtib kuni 2027. aasta 31. detsembrini. Üldine B2B kohustus, mille kohaselt Lätis registreeritud ettevõte peab teisele Lätis registreeritud ettevõttele väljastatava maksmiseks esitatava arve koostama struktureeritud e-arvena ja selle andmed VID-ile üle andma, jõustub 2028. aasta 1. jaanuaril, mitte 2026. aastal, nagu mõnes kokkuvõttes ekslikult kirjas on.

Käibepiiri kohustusele Läti seadus ette ei näe, nõue kehtib põhimõtteliselt kõigile raamatupidamisseaduse subjektidele, sealhulgas ettevõtjana tegutsevatele füüsilistele isikutele ja käibemaksuseaduse subjektidele. Seadus näeb samas ette konkreetsed erandid, näiteks teatud sularahadokumentidele ja mõnes riiklikus infosüsteemis genereeritud arvetele, need on kirjas Grāmatvedības likuma pärast pikas loetelus.

Kuidas arve partnerile jõuab ja kuidas see VID-ile edasi liigub?

Ettevõte ja tema partner valivad ühiselt edastuskanali, e-aadress, teenusepakkuja liides või muu kokkulepitud lahendus. Kui kasutate e-aadressi, käib arve VID-ile edastamine automaatselt: e-aadresside infosüsteem saadab arve XML-i sisaldava sõnumi VID-ile ise, tingimusel et teie ja teenusepakkuja kasutate liidestamiseks ajakohast tarkvaraversiooni. Kui kasutate operaatorit, kes on liidestatud VID API-ga, teeb seda tehnilist edastust operaator.

VID saab andmeid kolmest allikast: e-aadressi portaalist, e-arve teenusepakkujatelt ja maksumaksjatelt endilt. Käsitsi saab VID elektroonilises deklareerimissüsteemis (EDS) üles laadida ainult XML-vormingus faili, mitte PDF-i ega muud lisa; raamatupidamistarkvara, millele on VID e-arve API-ga liides loodud, saab andmed edastada automaatselt. VID soovitab enne saatmist kontrollida, kas XML vastab tehnilistele ja äriloogika nõuetele, kasutades Euroopa Komisjoni e-arve valideerimistööriista.

Ajaline nõue on määruses selgelt kirjas: arve tuleb VID-ile esitada üks kord, hiljemalt viie tööpäeva jooksul selle saatmise päevast. Kui esitamine ebaõnnestub infosüsteemi tõrke tõttu, tuleb sellest VID-i deklareerimissüsteemis teavitada hiljemalt järgmisel tööpäeval ja arve esitada kolme tööpäeva jooksul pärast tõrke kõrvaldamist.

Mida finants- ja IT-meeskond peaks enne 17. augustit 2026 üle kontrollima?

OpenPeppol avaldas järgmise Peppol BIS Billing 3.0 väljalaske 2026. aasta 20. mail, ja see muutub kohustuslikuks 17. augustil 2026. Praegu kehtiv väljalase avaldati 2025. aasta 24. novembril ja jõustus 23. veebruaril 2026. Läti seadused viitavad Peppol BIS Billing 3.0-le üldiselt, ilma konkreetset versiooninumbrit fikseerimata, seega ei too see väljalase kaasa uut Läti õigusakti, kuid see toob kaasa uued valideerimisreeglid, mida arved peavad läbima.

Praktikas tähendab see, et tarkvara või teenusepakkuja, kellega teie ettevõte e-arveid koostab ja saadab, peab olema uued valideerimisreeglid üle kandnud enne 17. augustit 2026, vastasel juhul võivad arved katki minna just siis, kui valideerimine käib range spetsifikatsiooni järgi. Enne tähtaega on mõistlik küsida oma raamatupidamistarkvara pakkujalt või operaatorilt otse, millist Peppol BIS Billing 3.0 versiooni nende süsteem hetkel kasutab ja kas üleminek on plaanis. Samuti tasub testarveid Euroopa Komisjoni valideerimistööriistaga üle kontrollida enne uue versiooni jõustumist, seda tööriista soovitab VID kasutada juba tavapärase e-arve saatmise eel.