Для большинства руководителей правильное ведение бухгалтерского учета – это то, в чем нельзя идти на компромиссы, поскольку даже небольшие ошибки могут привести к неприятным последствиям, от штрафов до ущерба репутации. Хорошо, что многих типичных ошибок в бухгалтерском учете можно избежать, если знать, на что обратить внимание. В этом блоге мы расскажем о пяти самых распространенных ошибках в бухгалтерском учете, которых может избежать любая компания.
В этом артикле:
Наиболее распространенные бухгалтерские ошибки
Ошибки могут возникать по разным причинам, как из-за организации бухгалтерской работы, так и из-за человеческой невнимательности. Важно знать, какие ошибки в бухгалтерском учете встречаются чаще всего и как их можно избежать с помощью продуманных процессов и цифровых решений.
1. Отсутствие постоянного обзора финансового состояния
Постоянный обзор финансовых данных и финансовый анализ на основе потребностей являются ценным инструментом управления, который позволяет лучше понять экономическое положение компании, чтобы принимать разумные и основанные на данных решения, которые становятся все более распространенными в мире бизнеса. Объем данных постоянно растет, и умение делать выводы на их основе позволяет принимать объективные бизнес-решения и тем самым способствовать росту компании.
Финансовый анализ необходим, если вы хотите получить полный обзор экономического положения компании и принимать более сложные бизнес-решения. Это позволяет понять финансовое положение компании в целом, включая бизнес-стратегии, долгосрочные цели и общее экономическое окружение. Например, финансовый анализ используется для определения, будет ли для компании полезно:
- продолжать или прекратить свою основную деятельность (или ее часть);
- производить или закупать дополнительные материалы для изготовления своей продукции;
- приобретать, арендовать или брать в лизинг машины и/или оборудование для производства своих товаров;
- брать банковский кредит для увеличения оборотного капитала;
- принимать решения об инвестиционном или заемном капитале;
- принимать другие решения, которые привели бы к более осознанным выборам в коммерческой деятельности.
В дополнение к тщательным финансовым анализам стоит регулярно составлять отчеты по расчетам, которые дают информацию о состоянии входящих и исходящих счетов. Это поможет быстро получить обзор расходов и имеющихся средств, своевременно заметить неоплаченные или просроченные счета, улучшить управление денежными потоками и обеспечить бесперебойную организацию платежей. Такая информация позволяет быстрее реагировать и держать финансы компании под контролем.
Хотя умение анализировать финансовые данные становится все более важным, оно еще не является обычным явлением в управлении всеми предприятиями. Часто больше внимания уделяется повседневным операциям, таким как выставление счетов и оплата расходов, а содержательный анализ финансовых данных остается на втором плане. Причины, по которым не все компании уделяют достаточно внимания регулярному и систематическому анализу своего финансового положения, могут быть разными: от нехватки времени и навыков до привычки сосредотачиваться на рутинных и обязательных бухгалтерских задачах. Хорошей идеей будет привлечь в свою команду компетентного бухгалтера, который способен видеть как общую картину, так и обращать внимание на детали. Важным конкурентным преимуществом обладают те компании, которые используют интеллектуальные цифровые решения, которые сокращают долю рутинной работы и помогают в выполнении более существенных задач бухгалтерского учета. Например, использование электронных счетов помогает сократить необходимость ввода данных и получить за пару кликов обзорный отчет за выбранный период в удобном формате файла. Это простой способ получить полную картину процесса подтверждения, а также входящих и исходящих счетов, включая электронные счета, а также счета в формате PDF и на бумаге.
2. Проблемы с выставлением счетов или их оплатой
Выставление и оплата счетов должны быть максимально простыми и систематическими, чтобы при составлении счетов и поступлении платежей не возникало ошибок. Без поддержки технических решений могут легко возникнуть ситуации, когда выставление какого-либо счета будет забыто или клиент не произведет оплату по счету. Если возникают проблемы с выставлением счетов или они не оплачиваются в согласованные сроки, это может вызвать ряд проблем в компании.
При выставлении и оплате счетов крайне важна точность. Ошибки в счетах могут привести не только к задержкам в поступлении платежей, но и повлиять на репутацию компании и доверительные отношения с клиентами и партнерами. Кроме того, это означает ненужную трату времени, которую можно было бы избежать, поскольку из-за ошибок и задержек бухгалтер должен выполнять дополнительную работу, искать информацию, отправлять напоминания и т. д.
Если счета отправляются клиентам с опозданием, компания может получить свои деньги с опозданием. Это может привести к ситуации, когда у компании в определенный момент не будет достаточно денег для покрытия своих расходов, например, для выплаты заработной платы или оплаты счетов. Составление и отправка счетов должны быть максимально простыми и быстрыми, чтобы при выставлении счетов не возникало задержек, и они доходили до партнеров своевременно.
Проблемы, связанные с представлением счетов и поступлением платежей, могут затруднить понимание реальной ситуации в бухгалтерском учете. В то же время четкий и понятный обзор финансового положения важен с точки зрения принятия управленческих решений.
Что делать, чтобы не возникло проблем с выставлением счетов и поступлением платежей?
- Сделайте выставление счетов и контроль платежей систематическим. Выставляйте счета сразу после оказания услуг или продажи товаров и регулярно следите за тем, по каким счетам не поступили платежи.
- Используйте программное обеспечение, которое помогает составлять счета и отслеживать их оплату, чтобы сократить количество просроченных платежей и претензий, связанных с неоплаченными счетами.
- Настройте напоминания о неоплаченных счетах.
- Использование услуг оператора электронных счетов делает выставление счетов и отслеживание платежей систематическим и простым, позволяет составлять и отправлять счета сразу после предоставления услуги или передачи товара, а также помогает в режиме реального времени контролировать поступления и настраивать автоматические напоминания о неоплаченных счетах. Таким образом, значительно снижается риск просроченных платежей и задолженности.
3. Отсутствие информации о требованиях по уплате налогов и отчетности
Бухгалтер компании должен досконально знать законы и требования бухгалтерского учета, в том числе действующие налоги и обязательства по отчетности.
В случае неуплаты налогов, задержки с уплатой или ошибок при уплате налогов компании могут быть наложены штрафы, пени или проценты за просрочку. Кроме того, это может нанести ущерб репутации и повлиять на возможности делового партнерства, поскольку оценки налогового поведения видны и другим компаниям. В то же время важно быть в курсе налоговых льгот и освобождений, чтобы из-за незнания не платить слишком много налогов.
При составлении счетов необходимо внимательно следить за правильностью информации, связанной с НДС. Технические решения упрощают эту задачу, позволяя добавлять важные для компании коды НДС, которые при необходимости можно изменить самостоятельно. Помимо НДС, необходимо быть в курсе подоходного и социального налога, акцизов и других налогов. Проблемой, по мнению Министерства финансов, являются различия в данных, заявленных продавцом и покупателем, которые требуют проверки со стороны Налогово-таможенного управления. В 2023 году в результате исправления ошибок в декларациях об обороте было дополнительно начислено 25 миллионов евро НДС. Ошибки возникли в первую очередь из-за ручного ввода данных.
Помимо уплаты налогов, важно знать, какие отчеты и в какие сроки должна представлять компания. Очень важно помнить о своей обязанности своевременно представлять годовой отчет и, в зависимости от формы предпринимательской деятельности и сферы деятельности, налоговые декларации.
Чтобы избежать проблем, связанных с невыполнением налоговых и отчетных требований, необходимо убедиться, что бухгалтер знает, какие налоги и отчеты действуют в сфере деятельности компании. Очень большую помощь оказывают бухгалтерские программы и электронные решения для выставления счетов, которые позволяют автоматизировать бухгалтерские процессы и упростить как налоговый учет, так и отчетность, поскольку данные о сделках являются правильными и автоматически доступны в системе.
4. Отсутствие систематизированного архива первичных документов
Согласно закону о бухгалтерском учете, первичные документы предприятия должны храниться в течение семи лет. Все больше предприятий переходят на безбумажный бухгалтерский учет, и доля бумажных документов в архивах постоянно сокращается. Многие компании используют цифровые или гибридные архивы. В случае цифровых архивов документы хранятся в цифровом формате в бухгалтерской программе, облачном сервисе или специальной системе управления документами.
В связи с архивированием первичных документов могут возникнуть различные проблемы:
- Документы могут быть утеряны, если их хранение не является систематическим и безопасным. Бумажные документы со временем могут поблекнуть или порваться. В худшем случае это может привести к финансовым потерям, если для подтверждения потребуется документ, который невозможно найти в архиве или который был уничтожен.
- Неупорядоченный архив делает работу бухгалтера более трудоемкой, поскольку поиск необходимой информации занимает значительно больше времени.
- Если документы отсутствуют или труднодоступны, руководство не может принимать надежные решения, поскольку у него может не быть точного представления о реальной ситуации.
- Неэффективное управление документами и архивирование могут привести к увеличению количества цифрового мусора, что является нагрузкой как для ИТ-систем, так и для окружающей среды.
Цифровой архив экономит офисное пространство и бумагу, а также позволяет удобно и быстро получать доступ к документам в любое время. Это способствует гибкой организации работы, позволяя работать вне офиса и контролировать финансовые данные независимо от местоположения. В упорядоченном цифровом архиве документы хорошо организованы, поэтому поиск документов занимает меньше времени. Цифровые архивы позволяют безопасно хранить и резервировать данные, предотвращая потерю или повреждение документов. Благодаря услуге цифрового архива бухгалтерские документы компании легко найти, дублировать и безопасно хранить в базе данных.
5. Неиспользование решений по автоматизации бухгалтерского учета
Сфера бухгалтерского учета и финансовых технологий подвержена постоянным обновлениям и технологическим прорывам. Помимо того, что использование решений для автоматизации способствует повышению конкурентоспособности предприятия, следование за технологиями также важно с точки зрения соблюдения правовых требований. 01.07.2025 вступили в силу изменения в закон о бухгалтерском учете, и теперь покупатель имеет право выбирать, в какой форме он хочет получать счет. Если покупатель указал себя в качестве получателя электронных счетов, он имеет право требовать от продавцов выставления электронных счетов. Как предпринимателю, разумно быть в курсе таких тенденций и изменить свою организацию работы, чтобы адаптация к изменениям прошла гладко.
Оцифровка бухгалтерских документов, автоматизация рутинных процессов и использование искусственного интеллекта в анализе данных повышают эффективность и ресурсосбережение организации, а также способствуют устойчивому росту и стратегическому управлению компанией. Во многих случаях используется лишь небольшая часть возможностей технических решений. Помимо умения пользоваться бухгалтерской программой, полезно уметь интегрировать системы и адаптировать технологии к потребностям компании.
При организации бухгалтерского учета стоит максимально использовать возможности программного обеспечения и интерфейсы с различными приложениями.
В прогнозе OSKA на 2024 год в области бухгалтерского учета и бизнес-консалтинга приведены примеры того, как искусственный интеллект и автоматизация могут поддержать работу бухгалтерии:
- анализ больших массивов данных или большого количества текстовой информации,
- поиск связей и закономерностей в информации,
- автоматизация бухгалтерских процессов,
- выявление необычных транзакций,
- выявление ошибок и рисков,
- генерация и интерпретация сценариев, моделирование, прогнозирование,
- оптимизация процессов,
- принятие бизнес-решений и т. д.
В исследовании OSKA приводится ряд примеров решений на основе искусственного интеллекта, которые используются в области бухгалтерского учета: ChatGPT, QuickBooks Assistant, Botkeeper, Receipt Bank, Smacc, KPMG’s Clara, MindBridge Ai Auditor, ACL (Galvanize), DataSnipper, CaseWare IDEA, IBM Watson Analytics, Sisense, ThoughtSpot и др.
Использование электронных счетов является важным шагом в автоматизации и повышении эффективности бухгалтерского учета. Если компания не использует решения для автоматизации бухгалтерского учета, большая часть данных должна вводиться и обрабатываться вручную. Это значительно увеличивает риск ошибок (например, неверные суммы, ошибочные даты или пропущенные записи). Кроме того, больше времени уходит на повторяющиеся операции, такие как составление счетов, отслеживание платежей и подготовка отчетов. При этом остается меньше ресурсов для более содержательной и ценной работы, которая помогает компании расти.
Finbite помогает избежать ошибок в бухгалтерском учете
Благодаря услугам Finbite вы сможете ускорить и упростить бухгалтерские процессы, а также избежать серьезных ошибок в бухгалтерском учете. Услуги включают:
- отправка и прием электронных счетов,
- оцифровка чеков,
- электронные отчеты о расходах,
- проведение электронного круга подтверждения,
- использование цифрового архива,
- отправка автоматических напоминаний,
- составление отчетов о расчетных процессах.
Мы помогаем поддерживать порядок и безопасность счетов. Счета представляются быстро, своевременно и в удобном для клиента формате файла, что снижает количество ошибок и задержек в оплате счетов. Благодаря возможности отслеживать поступления и расходы в режиме реального времени, управление денежными потоками становится прозрачным и позволяет руководителям принимать более точные и обоснованные решения. Это, в свою очередь, способствует лучшему планированию, снижению рисков и общей эффективности финансового управления компанией.
Мы постоянно совершенствуем существующие услуги и создаем новые решения, чтобы с помощью цифровизации и автоматизации поддерживать бухгалтерский учет компании. Нашими будущими решениями в области финансовых технологий пользуются более 4100 довольных клиентов в странах Балтии. Выбор услуг Finbite гибкий и подходит для компаний разного размера и на разных этапах роста. Присоединяйтесь к решению Finbite для электронных счетов и сделайте процессы расчетов быстрыми, удобными и безопасными, а также способствующими росту компании.
