Прекратите собирать бумажные чеки для отчетов о расходах

Если вы совершили расходы, связанные с бизнесом, и хотите составить отчет о расходах, вам необходимо предоставить бухгалтеру чек или квитанцию вместе с отчетом о расходах. Для возмещения расходов представляются различные виды ваучеров, квитанции на оплату такси, квитанции на оплату наличными, чеки на командировочные расходы и т. д. Вместо того чтобы собирать бумажные квитанции, подшивать их к отчетам и относить бухгалтеру в конце отчетного периода, стоит сфотографировать чек сразу после покупки. Так вы будете уверены, что он не потеряется и сохранится в воспроизводимом формате. Особенно удобным решением для этого является приложение Finbite Finance, которое позволяет сфотографировать чек и сразу же отправить его бухгалтеру вместе с формой отчета. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши отчеты будут сданы вовремя, чеки не будут потеряны, а возврат средств будет осуществлен быстрее.

Зарегистрированные и оцифрованные чеки и квитанции доступны в любое время с любого смарт-устройства, хранятся в соответствии с требованиями и могут быть воспроизведены. Это означает, что потерянные чеки и отложенные отчеты о расходах больше не являются головной болью ни для докладчика, ни для бухгалтера. Умная оцифровка также экономит время бухгалтеров, которым не нужно вручную вводить расходные документы в бухгалтерскую программу. Стоит перевести чеки, которые раньше были только на бумаге, в цифровой формат, чтобы бухгалтер мог отправить их на подтверждение руководителю, например, с помощью круга подтверждения.

Оцифровать чеки и квитанции очень просто — человек, предоставивший чек, может сфотографировать его и отправить на оцифровку, либо самостоятельно ввести всю необходимую информацию с фотографии в среде отчета о расходах.

• Один из вариантов — сфотографировать чеки на телефон и отправить их в Finbite для оцифровки. Благодаря сотрудничеству между программой автоматической идентификации и оцифровщиками вся необходимая информация, содержащаяся в чеке, может быть оцифрована и передана в систему в течение максимум одного рабочего дня. После этого подающий может подготовить на основе чека отчет о расходах и передать его бухгалтеру.
• Кроме того, вы можете самостоятельно внести в загруженную фотографию информацию, необходимую для отчета о расходах. На основании этого подающий может сразу же подготовить отчет о расходах и отправить его бухгалтеру.

Работа с бумажными чеками и отчетами о расходах может занять несколько дней. Сначала отчитывающаяся сторона собирает чеки и относит их бухгалтеру, который должен вручную ввести их в систему, при необходимости запросить у других сторон подтверждение возмещения, и только после этого возмещение может быть произведено. Если сделать снимок чека сразу после совершения покупки и загрузить его в среду отчетности по затратам, бухгалтер сразу получит всю необходимую информацию, и ему не придется ждать ее на бумаге или вводить вручную. Кроме того, в среде Finbite отчет может быть отправлен на подтверждение, а затем возмещен. Цифровой отчет о расходах проходит в 6 раз быстрее, чем бумажный чек.