Приближается сезон отпусков, и многие люди будут подолгу отсутствовать на работе. Несмотря на это, бизнес, выставление счетов и платежи не могут прекратиться. Все поступающие счета должны быть авторизованы и оплачены в установленный срок, независимо от праздников, больничных и других непредвиденных обстоятельств. Именно здесь на помощь приходят умные решения для выставления счетов и электронное выставление счетов, позволяющие подтверждать счета за считанные секунды, где бы ни было подключение к Интернету. Это также позволяет любому человеку, находящемуся вне работы или в отпуске, назначить заместителя для подтверждения счетов-фактур.
В этом артикле:
Что такое круг подтверждения?
Счета на покупку и отчеты о расходах отправляются в круг подтверждения, чтобы получить одобрение всех сторон перед оплатой. Благодаря кругу подтверждения все стороны имеют четкое представление о предстоящих расходах. С помощью цифрового круга подтверждения вы можете подтверждать счета-фактуры и отчеты о расходах одним щелчком мыши с любого смарт-устройства — мобильного, планшетного или ПК. Это означает, что бухгалтерам не нужно пересылать PDF-файлы по электронной почте, чтобы подтвердить счета-фактуры, или охотиться по офису за подписями подтверждающих лиц с распечатанными листами бумаги.
С помощью цифрового решения бухгалтер может автоматически отправлять на подтверждение все повторяющиеся счета на покупку, как только они попадают в систему учета, а разовые счета могут быть подтверждены подтверждающими лицами всего несколькими щелчками мыши. Напоминания, связанные с процессом подтверждения, также могут быть автоматизированы, и вы можете выбрать, отправлять ли счет-фактуру на подтверждение всем сразу, или же важен определенный порядок подтверждения. Кроме того, все подтверждающие могут назначить в системе замену на время своего отсутствия на работе, чтобы не задерживать работу бухгалтера в этот период.
Использование «умного» круга подтверждения требует, чтобы все счета на покупку компании поступали в одну среду, независимо от их формата. В цифровой форме электронные счета-фактуры перемещаются между компаниями по регистрационному коду и поступают непосредственно в бухгалтерское программное обеспечение. Счета-фактуры в формате PDF и на бумаге могут быть автоматически оцифрованы, чтобы они также попадали в бухгалтерскую программу без необходимости ввода данных бухгалтером вручную. Удобная платформа управления счетами «все в одном» также предоставляет хорошую возможность автоматизировать процессы подтверждения. Пакет Finbite Standard включает в себя все решения, необходимые для умного управления счетами-фактурами, в том числе функцию круга проверки.
Подтверждение счетов- кому и зачем?
Важно обеспечить общий поток информации и обзор поступающих счетов-фактур, запрашивая одобрения и согласия у сторон, участвующих в выставлении счета-фактуры. Поэтому, если в компании уже созданы различные отделы и в них работает более нескольких сотрудников, целесообразно использовать цифровой круг подтверждения. Дополнительные преимущества этого умного решения особенно высоки, если у компании есть удаленные или гибридные рабочие места. Ведь благодаря электронному кругу вам не нужно находиться в офисе или в сети компании, чтобы дать свое согласие — это можно сделать всего несколькими щелчками мыши с любого подключенного к Интернету смарт-устройства.
Четко определенная политика и процесс подтверждения счетов-фактур обеспечивают уверенность и понимание поступающих счетов-фактур. Например, в системе Finbite можно установить правило, согласно которому все входящие счета должны подтверждаться 2 или более сотрудниками, в зависимости от суммы счета. На практике для крупных счетов-фактур в таком случае подтверждающими могут быть, например, бухгалтер, контактное лицо, указанное в счете-фактуре, и его руководитель. Таким образом, перед оплатой каждый счет будет одобрен ключевыми лицами.
Благодаря нескольким группам глаз повышается вероятность обнаружения неправильного счета, мошенничества или аферы до того, как будет произведена оплата. Например, можно сделать обязательным указание номера договора в счетах-фактурах и установить лимит подтверждения для определенных сотрудников.
Подтверждение отчетов о расходах
Помимо счетов-фактур, вы также можете использовать цифровой круг подтверждения для запроса подтверждения отчетов о расходах. С помощью приложения Finbite Finance вы можете сразу после покупки сформировать отчет о расходах на основе ваучеров на финансовые или транспортные расходы и мгновенно отправить его своему бухгалтеру. Чтобы снизить различные риски, имеет смысл применить аналогичный процесс подтверждения счетов-фактур к отчетам о расходах. Например, руководитель отдела должен подтверждать отчеты о расходах своих подчиненных, прежде чем бухгалтер сделает возврат.
Такой цифровой процесс составления отчетов о расходах более безопасен и почти в 6 раз быстрее, чем сбор бумажных чеков, заполнение форм отчетов и отправка их по электронной почте, так как весь процесс цифровой и бухгалтеру не нужно собирать чеки, вручную вводить их и складывать в полку по мере необходимости.
- Сфотографируйте чек или квитанцию с помощью телефона, используя мобильное приложение Finbite Finance.
- Введите важную информацию на чеке вручную в систему или отправьте его на оцифровку, где информация с фотографии автоматически передается на оцифровку и проверяется оцифровщиками Finbite.
- Затем вы можете сформировать электронный отчет и отправить его своему бухгалтеру всего несколькими щелчками мыши, и ему больше не придется самостоятельно работать с чеками или вводить данные.
- У бухгалтера есть возможность отправить электронный отчет на подтверждение, если расходы требуют, например, одобрения руководителя, или немедленно возместить их.
Подтверждение счетов в период отпусков
Будь то хорошее лето, предпраздничный период или школьные каникулы, на каждом рабочем месте бывают моменты, когда большая часть коллектива находится в отпуске или работает удаленно. В такое время особенно полезен гибкий цифровой круг подтверждения, поскольку подтверждение счетов занимает всего минуту. Если вы хотите полностью отвлечься от работы, вы можете назначить своего заместителя, который будет подтверждать счета и отчеты о расходах вместо вас. Поэтому стоит напомнить сотрудникам о необходимости назначить в биллинговой системе заместителя для подтверждения счетов, чтобы все работало без сбоев, даже когда они находятся в отпуске.
Как добавить заместителя для подтверждения счетов и расходов о расходах?
1) войдите в центр счетов Finbite;
2) перейдите в раздел Общая информация-> Настройки-> Мои права на представительство;
3) выберите компанию (если вы представляете несколько компаний) и «Заменители» справа;
4) в открывшемся окне справа внизу вы найдете кнопку «Добавить»;
5) добавьте имя и период замены и нажмите «Сохранить».
Таким образом, все счета, адресованные сотруднику, уходящему в отпуск, отправляются на подтверждение его заместителю.
В прежние времена в компаниях счета перемещались со стола на стол, и на работе был отдельный человек, который собирал подтверждения для отправки счетов на оплату. В среднем один человек тратит 10 часов в месяц на подтверждение счетов-фактур таким образом, а в компаниях с бумажными счетами-фактурами — до 80 часов, и во многих случаях руководство компании также принимает в этом участие.
При использовании системы цифрового круга подтверждения, счета-фактуры можно подтверждать, не отходя от компьютера или используя смартфон. Например, 3 человека могут подтвердить счет-фактуру менее чем за 1 минуту. В процессе подтверждения к счету можно добавить комментарии, а также вернуть или переслать счет. В самом длинном кругу подтверждения участвовали 38 человек. Можно только представить, сколько времени ушло бы на подтверждение таких счетов-фактур на бумаге или по электронной почте.
