Использование электронных счетов в государственной бухгалтерии — это современное решение, которое помогает оптимизировать финансовые процессы, повысить прозрачность и снизить административную нагрузку.
В этом артикле:
Особенности финансового учета и отчетности в государственном секторе
Количество органов государственного сектора в 2024 году составит 2 334, а количество сотрудников в 2023 году — 137 644. Государственный сектор является крупнейшим сектором (90 %), разделенным на три подсектора: центральное правительство, местные органы власти и фонды социального обеспечения. Остальная часть государственного сектора (10%) включает в себя государственные и негосударственные предприятия, производящие товары и услуги (например, Eesti Energia, Таллиннский порт и т. д.). Помимо государственной службы, к государственному сектору относятся, например, больницы, музеи, концертные залы, театры, научно-исследовательские учреждения, церкви, тюрьмы, суды, ведомства и инспекции, библиотеки, общеобразовательные школы, профессиональные учебные заведения, университеты и т. д. К государственному сектору относятся и другие государственные службы, например, государственное управление.
Организация финансового учета и отчетности в государственном секторе регулируется соответствующим нормативным актом, который является внутренним правилом бухгалтерского учета для государства в целом. Бухгалтерский учет в государственном секторе регулируется Законом о бухгалтерском учете, бухгалтерскими стандартами, изданными Советом по бухгалтерским стандартам, Международными стандартами учета в государственном секторе (IPSAS) и Международными стандартами финансовой отчетности (IFRS).
Бухгалтерский учет в Эстонии ведется по методу начисления, что означает, что экономические операции регистрируются в момент их совершения, а не в момент возникновения денежных потоков. Это позволяет гораздо точнее оценивать реальное экономическое положение государственного сектора. Центр государственных вспомогательных услуг отвечает за государственный бухгалтерский учет и финансовую отчетность, предлагая Счетной комиссии поправки к Руководству по финансовому учету и отчетности государственного сектора; предоставляя предприятиям государственного сектора рекомендации по вопросам бухгалтерского учета; собирая и проверяя точность балансов предприятий государственного сектора; составляя и представляя на основе балансов консолидированные финансовые отчеты государства, местного самоуправления, общего правительства и государственного сектора.
Важным отличием от частного сектора является то, что учет в государственном секторе ориентирован на создание общественной ценности, а не на получение прибыли. Поэтому он анализирует, как государственные расходы соотносятся с конкретной целью и результатом. Это означает, что влияние каждого потраченного евро оценивается не только с точки зрения финансовых показателей, но и с точки зрения воздействия на общество. Кроме того, бухгалтерский учет в государственном секторе включает в себя представление балансовых отчетов до 25 числа каждого месяца, мониторинг бюджета, знание особенностей закупок и т. д.
Цифровые решения сделали финансовый учет и отчетность в государственном секторе Эстонии более эффективными, что позволило повысить качество предоставляемых услуг.
Государственные органы и электронное выставление счетов
В государственном секторе отправка и получение электронных счетов являются обязательными во многих странах, в том числе и в Эстонии.
Почему электронный счет является обязательным для государственных органов?
Мир постепенно переходит от традиционного бумажного документооборота к электронным счетам, и, по прогнозам, к 2028 году рынок электронных счетов будет расти примерно на 23,3% в год.
Электронные счета используются во многих странах. Несмотря на то, что опыт разных стран отличается по степени обязательности использования и методам внедрения, ЕС постепенно работает над гармонизацией, и у нас есть хорошие примеры стран с высоким уровнем использования электронных счетов. Например, в Финляндии, хотя электронное выставление счетов не является обязательным, 90 % компаний и учреждений используют его. Однако австралийское налоговое управление не принимает данные, полученные вручную. На сайте Европейской комиссии обобщен опыт использования электронных счетов в других европейских странах.
Эстония движется в русле глобальной тенденции перехода к электронному счету с целью повышения прозрачности финансового управления и поддержки конкурентоспособности за счет повышения эффективности бизнес-процессов и снижения затрат. Использование выставления э-счетов в Эстонии частично является обязательным, и считается, что э-счета станут предпочтительным способом выставления счетов естественным путем, поскольку э-счета имеют много преимуществ.
Обязательное выставление э-счетов в государственном секторе было постепенным процессом. В 2017 году прием электронных счетов стал обязательным для государственных органов в ситуациях, когда компания частного сектора желает выставить электронный счет. Начиная с 01.07.2019, электронное выставление счетов является обязательным для государственного сектора как для отправки, так и для получения счетов. В результате введения обязательного э-фактурирования для государственных органов в Эстонии уже насчитывается около 15 000 учреждений и компаний, использующих э-счета. Планируется переход на единый европейский стандарт э- счетов и поощрение использования э-счетов. 1 июля 2025 года вступят в силу поправки к Закону о бухгалтерском учете. В результате предприятиям будет проще регистрироваться в коммерческом регистре в качестве получателей электронных счетов, а все предприятия получат право запрашивать электронные счета у своих партнеров. Использование э-счетов будет становиться все более гибким и распространенным в Эстонии и других странах Европы.
Преимущества электронных счетов для государственного учета
Электронные счета — это один из компонентов реальной экономики, который призван принести большую пользу как государственным органам, так и частному бизнесу. Существуют различные виды отчетов, которые необходимо представлять в государственные органы, и цель состоит в том, чтобы упростить их представление. Предполагается, что в будущем, с переходом на новые единые налоговые системы, бухгалтеры смогут отправлять все отчеты из своих бухгалтерских программ в государственные органы, что станет более быстрым и удобным способом отчетности. Государственный сектор также выиграет от этого — предоставляемые данные будут последовательными и точными, а ситуаций, когда необходимо возвращаться в компании для уточнения данных и исправления ошибок, станет меньше. Это поддержит взаимодействие между государственным и частным секторами и сделает обмен данными более быстрым и эффективным, что приведет к повышению качества государственных услуг.
Преимущества электронного выставления счетов для государственного сектора во многом такие же, как и для компаний частного сектора. Помимо экономии времени, денег и охраны окружающей среды, электронное выставление счетов также способствует повышению доверия общества к государственному сектору.
Экономия времени и денег
Электронные счета помогают экономить расходы государственного сектора и время сотрудников. Вводя данные в систему только один раз, электронные счета экономят время, позволяют избежать ошибок, допущенных вручную, и сокращают необходимость исправления ошибок. Благодаря цифровому архиву электронные счета могут быть легко доступны в любое время и в любом месте сотрудникам государственного сектора, имеющим к ним доступ. Исследование, проведенное в 2020 году, показало, что использование решений реальной экономики в Эстонии может сэкономить более 14 миллионов рабочих часов и 200 миллионов евро в год. Один только переход на электронные счета сэкономит эстонским налогоплательщикам более 100 миллионов евро в год.
Развитие инноваций и международного сотрудничества
Внедрение электронных счетов и других цифровых решений в государственном секторе способствует оцифровке рабочих процессов государственных органов, что, в свою очередь, создает более прочную основу для инноваций в других областях. Соответствие единому европейскому стандарту электронного выставления счетов будет способствовать международному сотрудничеству, поскольку сеть PEPPOL позволит государственным органам отправлять и получать электронные счета от своих зарубежных коллег, что сделает сотрудничество более простым и эффективным.
Защита данных и кибербезопасность
Финансовые данные являются конфиденциальными, поэтому важно обеспечить их доступность в соответствии с принципами защиты данных и защиту от кибератак. Государственные органы несут еще большую юридическую и этическую ответственность за защиту данных и кибербезопасность. Электронные счета безопасны, так как информация проходит по защищенным каналам и оставляет за собой следы. Поскольку электронные счета передаются по регистрационному коду, риск подделки счетов также снижается.
Решения, основанные на данных
С помощью электронных счетов можно быстро получить представление о затратах и имеющихся ресурсах, чтобы принимать решения на основе данных, что становится все более распространенным явлением в мире бизнеса и в управлении государственными учреждениями.
Экологическая безопасность и озеленение
Задачи экологизации и использование экологически устойчивых решений приобретают все большее значение. Электронные счета имеют значительные экологические преимущества. Использование электронных счетов снижает потребность в бумаге, печати и почтовой рассылке, а благодаря цифровому архивированию устраняет необходимость в физическом пространстве для хранения архивных документов. Согласно анализу, проведенному швейцарским оператором электронных счетов, электронное выставление счетов сокращает выбросы парниковых газов в среднем на 89 % по сравнению с бумажными счетами и на 33 % по сравнению с PDF-счетами, отправленными по электронной почте.
Поскольку электронные счета используют меньше природных ресурсов и выбрасывают меньше CO², электронные счета являются наиболее экологичным и устойчивым типом счетов.
Надежность и прозрачность
Государственный финансовый учет и отчетность должны быть прозрачными, проверяемыми и отвечать общественным интересам. Электронные счета способны повысить прозрачность и усилить подотчетность общества.
Это необходимо для того, чтобы сохранить доверие общества и избежать конфликта интересов при принятии решений сотрудниками государственных органов. Система электронных счетов сделает бухгалтерский учет в государственном секторе и движение денежных средств более прозрачными, что поможет предотвратить коррупцию. Использование электронных счетов сделает финансовые и бухгалтерские процессы в государственном секторе более понятными, отслеживаемыми и контролируемыми для всех сторон. Использование решений для электронного выставления счетов упрощает внутренний контроль в государственном секторе, позволяя отслеживать деятельность по выставлению электронных счетов, начиная с их подачи и проверки и заканчивая получением платежа. При отправке электронного счета не нужно беспокоиться о том, что счет попадет в спам или останется незамеченным получателем. Передача электронных счетов способствует формированию положительного имиджа государственного органа, поскольку демонстрирует современность, эффективность и стремление к прозрачности.
Как оформить электронный счет в государственном секторе?
Существует множество различных решений для отправки электронных счетов в государственном секторе. Важно тщательно продумать, какие требования предъявляются к решению для выставления счетов сейчас и в будущем. Таким образом, можно найти удобное и устойчивое решение на долгосрочную перспективу.
Услуга оператора электронного счета
Операторы электронных счетов предлагают различные пакеты услуг. Finbite предлагает четыре различных пакета услуг: Lite, Standard и Premium, а также бесплатный пакет Starter. Помимо отправки и получения электронных счетов, вы можете воспользоваться рядом дополнительных услуг, упрощающих ведение бухгалтерского учета: от электронного выставления счетов и оцифровки чеков до электронной подачи документов и цифрового архивирования. Пакет всегда можно изменить по мере изменения потребностей вашего бизнеса.
Отправить электронный счет очень просто. Шаги по отправке электронных счетов с Finbite:
- Выберите подходящий пакет и отправьте запрос на подписку.
- Начните процесс выставления электронного счета, введя необходимую информацию о получателе счета, реквизитах счета и услуге/продукте.
- Выберите канал отправки счета. С помощью PEPPOL можно отправлять э-счета в Эстонию или за границу. Кроме того, вы можете отправить счет из среды Finbite по электронной почте, в виде бумажного счета или через интернет-банк.
- Проверьте электронный счет. Если введенная информация верна, нажмите кнопку «Сохранить и отправить», и электронный счет будет надежно передан в систему получателя.
- Мы составили исчерпывающие инструкции по различным рабочим процессам, проводим обучение, а наша служба поддержки готова предоставить рекомендации по телефону и электронной почте.
Из бухгалтерской программы через интерфейс оператора э-счетов
Самый быстрый способ создать и отправить цифровой электронный счет — использовать бухгалтерское программное обеспечение с интерфейсом оператора электронных счетов. Finbite имеет интерфейсы со всеми наиболее распространенными финансовыми и бухгалтерскими программами.
Точные шаги по отправке электронного счета в государственный сектор зависят от конкретного бухгалтерского программного обеспечения. В большинстве случаев необходимо заключить договор на обслуживание с оператором э-счетов, затем ввести уникальный код в экономическое или бизнес-программное обеспечение и пройти аутентификацию. После этого можно начинать процесс выставления электронных счетов.
Использование Finbite для учета в государственном секторе
Решение Finbite по электронному выставлению счетов способно сделать финансовый учет и отчетность в государственном секторе гораздо более прозрачными, эффективными и безопасными. Помимо электронного выставления счетов, бухгалтерский учет может быть упрощен за счет оцифровки, электронной подачи документов, электронного выставления счетов, электронной отчетности, цифрового архивирования, автоматических напоминаний и многого другого.
Тысячи учреждений и предприятий уже доверяют нам — как крупнейший оператор электронных счетов мы ежемесячно обрабатываем более 2 миллионов счетов по всему миру! Вы тоже хотите упростить свои ежедневные бухгалтерские процессы? Найдите пакет Finbite э-счетов, который подходит именно вам, сэкономьте время и сосредоточьтесь на более значимых и полезных задачах.
