Цифровые решения уже упрощают повседневную работу во многих отраслях, и теперь очередь дошла до бухгалтеров. Мы перешли от бумажных счетов-фактур и фактурных досок к компьютерам и PDF-файлам, отправляемым по электронной почте, а теперь наступила эра электронных э-счетов. Насколько удобно и просто получать электронные счета-фактуры? Как открыть канал электронного выставления счетов для вашего бизнеса? Почему электронные счета-фактуры лучше, чем PDF?
В этом артикле:
- 1. Повышение эффективности за счет автоматизации
- 2. Меньше ошибок и более точные данные
- 3. Более быстрое получение счетов-фактур
- 4. Управление рисками мошенничества
- 5. Вместо того чтобы создавать новую систему, улучшите существующую
- 6. Э- счета повышают конкурентоспособность вашего бизнеса
- 7. Партнеры выражают благодарность
- С чего начать?
Электронный счет-фактура — это машиночитаемый счет, который создается, передается, проверяется и хранится в бухгалтерском или деловом программном обеспечении компании. Электронные счета заменяют традиционные счета-фактуры в формате PDF, поскольку их не нужно отправлять по электронной почте или вводить вручную. Электронные счета за считанные секунды переходят из одного программного обеспечения компании в другое с помощью операторов электронных счетов, что делает процесс выставления счетов более эффективным.
1. Повышение эффективности за счет автоматизации
Обработка счетов-фактур в формате PDF по-прежнему требует ручного ввода данных в учетную систему, что отнимает много времени и приводит к появлению неверных данных. Электронные счета-фактуры автоматически передаются из системы учета в систему получения. Прием электронных счетов означает, что бухгалтеры могут сосредоточиться на более важных задачах и оставить в прошлом утомительный ручной ввод счетов. Это также позволяет автоматизировать дальнейшие этапы управления счетами, такие как проверка и контировка счетов.
2. Меньше ошибок и более точные данные
Вы когда-нибудь сталкивались с тем, сколько путаницы может вызвать неправильно введенный счет-фактура? Получение электронного счета полностью устраняет проблему ручного ввода данных. Все данные в счете перемещаются автоматически, оставляя ошибки в прошлом. Это означает более надежный и точный учет.
3. Более быстрое получение счетов-фактур
Электронные счета-фактуры мгновенно поступают в ваше программное обеспечение или бухгалтерскую систему. Это, в свою очередь, ускоряет весь процесс выставления счетов. Это означает ускорение обработки и оплаты счетов, а также лучший обзор движения денежных средств. Кроме того, партнеры с удовольствием получают платежи в срок или даже раньше.
Например, подавляющее большинство крупных коммунальных и коммуникационных компаний, услугами которых вы пользуетесь, уже перешли на электронное выставление счетов. Это означает, что при открытии канала э-счетов вам больше не нужно вручную вводить, например, многостраничные счета за мобильную связь, поскольку их можно мгновенно найти и обработать в системе e-invoicing.
4. Управление рисками мошенничества
Счета-фактуры в формате PDF могут быть подвержены рискам безопасности, особенно при отправке по электронной почте. Мошенники часто находят способ взломать сервер электронной почты компании и отслеживать переписку между продавцом и покупателем, не подозревая, что в ней участвует третья сторона. Однако, как только переписка достигает точки, подходящей для выставления счета, мошенники берут ее на себя и выставляют счета с поддельными банковскими реквизитами.
Электронные счета перемещаются между системами по регистрационному коду компании, а не по электронной почте. Безопасность также обеспечивается тем, что счета шифруются в сети оператора, а доступ к счетам имеют только пользователи с ограниченными правами. Также можно будет отправлять все счета на покупку в круг подтверждения.
5. Вместо того чтобы создавать новую систему, улучшите существующую
Решения E-invoicing легко интегрируются с бухгалтерским и деловым программным обеспечением. Finbite взаимодействует со всеми наиболее популярными ERP-программами в странах Балтии, обеспечивая быстрое и безопасное подключение и бесперебойную передачу данных. Это означает, что вы можете продолжать использовать свои существующие системы и рабочие процессы при получении электронных счетов-фактур, наслаждаясь преимуществами умных решений. Например, распределение счетов и затрат в электронных счетах можно автоматизировать, поскольку данные являются машиночитаемыми.
6. Э- счета повышают конкурентоспособность вашего бизнеса
Во многих странах, в том числе и в Эстонии, использование э-фактур уже является обязательным для государственных закупок и расчетов с государственными органами. Ожидается, что все компании, предоставляющие услуги государственным органам и государственным предприятиям, будут иметь возможность отправлять и получать э-счета. Электронные счета-фактуры помогут предприятиям повысить свою конкурентоспособность и соответствовать местным нормам.
7. Партнеры выражают благодарность
Если партнеры вашей компании уже имеют возможность выставления электронных счетов-фактур, стоит перейти на двустороннее выставление электронных счетов-фактур вместо счетов-фактур в формате PDF. Это может привести к более гладкому сотрудничеству и укреплению деловых отношений, что выгодно всем сторонам.
С чего начать?
Открыть канал электронного выставления счетов и получать электронные счета от партнера очень просто. Finbite предлагает комплексные решения, отвечающие потребностям предприятий любого размера и на всех этапах развития.
Сначала выберите подходящий вам пакет и отправьте нам запрос. Мы откроем счет для вашей компании, и вы сможете активировать трафик электронных счетов. После этого в течение (7) дней вам необходимо подтвердить выбор оператора в реестре предприятий (https://www.rik.ee/et). Это может легко сделать один из членов совета директоров, войдя в бизнес-реестр и подтвердив своего провайдера на главной странице бизнес-портала.
