Внедрение машиночитаемых счетов, или электронных счетов, меняет организацию процессов выставления счетов в странах Европейского союза. Заменив традиционные счета на электронные, предприятия могут упростить свою работу, избежать ошибок и повысить общую эффективность. Какие пути внедрения электронных счетов выбрали Эстония, Латвия и Литва? Читайте подробнее о международных изменениях в обязательствах по электронному выставлению счетов в странах Балтии и Европы.
В этом артикле:
Что такое э-счет?
Электронный счет — это машиночитаемый документ, который переходит из бухгалтерской программы составителя в программу получателя в электронном виде. Это избавляет от необходимости вручную вводить счет и делает дальнейшие операции автоматическими. В отличие от бумажных счетов или неструктурированных PDF-документов, данные в электронных счетах автоматически передаются в финансовую систему покупателя. Это сокращает ручной ввод данных и ускоряет процесс выставления счетов. Кроме того, электронные счета перемещаются в соответствии с национальными и международными стандартами на основе регистрационного кода компании или уникального идентификационного кода электронного счета, что обеспечивает правильную привязку всех счетов к соответствующим компаниям. В результате предприятия лучше защищены от мошенничества со счетами.
Существует три основных типа электронных счетов — B2B, т. е. электронные счета от бизнеса к бизнесу, B2G, т. е. электронные счета от бизнеса к правительству, и B2C, т. е. счета, отправляемые компанией конечному потребителю (например, электронные счета банку). Регулирование электронных счетов на национальном уровне обычно начинается с изменений для государственного сектора, а затем распространяет требования на частный сектор.
Различные решения для электронного выставления счетов
Решения для выставления электронных счетов разнообразны и отвечают различным потребностям бизнеса. Некоторые решения базируются на облачных технологиях, обеспечивая гибкий доступ к счетам и управление ими из любой точки мира. Другие решения обеспечивают интеграцию с существующими ERP (планирование ресурсов предприятия) и бухгалтерскими системами, гарантируя безошибочный поток данных и сокращая необходимость ручного ввода данных.
Кроме того, некоторые платформы э-счетов предлагают настраиваемые функции, позволяющие предприятиям адаптировать решение к своим конкретным требованиям. Благодаря широкому выбору доступных опций компании любого размера могут найти решение для электронного выставления счетов, которое соответствует их операционным потребностям и бюджетным ограничениям.
Программное обеспечение для автоматизации электронных счетов с возможностью машинного считывания
Для тех, кто хочет оптимизировать процесс выставления счетов, оператор электронных счетов предлагает такие возможности, как машиночитаемые форматы, которые позволяют автоматизировать процесс. Этот тип программного обеспечения может интегрироваться с существующими ERP-системами, автоматизируя создание счетов, значительно сокращая ручные усилия и риск ошибок. Интеграция не является обязательной, и электронные счета можно отправлять непосредственно из самого программного обеспечения для выставления электронных счетов.
Помните, что машиночитаемые форматы гарантируют, что данные счета-фактуры могут быть точно получены и обработаны системой получателя без ручного вмешательства. Такие решения часто поставляются со встроенной проверкой, что позволяет убедиться в том, что счета соответствуют соответствующим стандартам и нормам до их отправки. В результате предприятия получают возможность ускорить обработку счетов, сократить административные расходы и улучшить управление денежными потоками.
Стандарты э-счетов
Поскольку электронный счет — это машиночитаемый документ, он должен отвечать определенным требованиям. Стандартизация позволяет легко и беспрепятственно обмениваться информацией между различными компаниями и информационными системами. Это гарантирует, что независимо от используемого программного обеспечения или поставщика услуг все стороны смогут эффективно взаимодействовать друг с другом.
Европейские стандарты и государственные особенности
Европейский союз разработал общий стандарт электронного выставления счетов, известный как EN 16931, для обеспечения совместимости и облегчения трансграничной торговли между государствами-членами. К 2028 году все предприятия должны быть готовы принимать и выставлять электронные счета для внутрисоюзной торговли. Хотя этот стандарт ЕС обеспечивает общую основу, большинство стран уже разработали свои собственные стандарты и требования. Например, в Эстонии действует официальный стандарт электронного выставления счетов EVS 923:2014. К 2028 году те государства-члены, в которых системы электронного выставления счетов являются обязательными, также должны будут привести свои требования в соответствие с общеевропейским стандартом.
Стандарты э-счетов PEPPOL
Одним из наиболее широко распространенных стандартов является PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL содержит спецификации, позволяющие компаниям отправлять электронные счета по всей территории ЕС через стандартизированную сеть. Это снижает сложность и затраты, связанные с трансграничными сделками, и повышает надежность электронных счетов. Безопасная и совместимая система PEPPOL поддерживает широкий спектр бизнес-процессов, помимо выставления счетов, включая заказ и отправку.
Спецификация Peppol BIS Billing разработана для электронного выставления счетов и полностью соответствует стандарту EN 16931. Принятие PEPPOL во многих странах ЕС привело к созданию более согласованного и эффективного единого цифрового рынка. По мере того, как все больше предприятий и правительств присоединяются к сети PEPPOL, преимущества гармонизированных и стандартизированных электронных транзакций будут только расти.
В настоящее время сеть Peppoli охватывает более 40 стран, включая 32 европейские страны, Канаду, Австралию, Чили, Японию, Мексику, Сингапур, Новую Зеландию и США. Сеть Peppol EU используется для автоматической передачи счетов и данных между странами.
Прием и отправка э-счетов через канал PEPPOL
Отправлять и получать электронные счета через Peppol очень просто. Finbite является сертифицированной точкой доступа Peppol, или оператором электронных счетов, поддерживающим формат электронных счетов Peppol. Finbite гарантирует, что как отправленные, так и полученные на международном уровне счета соответствуют формату счетов Peppol. Интегрировав Finbite с бухгалтерским программным обеспечением вашей компании, вы можете автоматически направлять входящие электронные счета Peppol в ваше программное обеспечение и отправлять электронные счета Peppol на продажу всего несколькими щелчками мыши.
Более подробную информацию об отправке и получении счетов Peppol вы можете получить в нашем Справочном центре поддержки клиентов.
Обязанность э-счетов в Прибалтике
Эстония, Латвия и Литва предприняли шаги по внедрению и расширению использования электронного счета, чтобы сделать процессы между предприятиями более плавными и эффективными. Однако следует отметить, что подход к регулированию внедрения э-счетов в каждой из трех стран различен, поэтому популярность этого формата выставления счетов в разных странах неодинакова.
В Эстонии
В Эстонии электронное выставление счетов получило широкое распространение, поскольку правительство сделало его использование обязательным для сделок в государственном секторе. С 1 июля 2019 года государственный сектор и предприятия государственного сектора обязаны запрашивать у своих партнеров электронные счета. Это означает, что с этого момента в государственный сектор можно будет отправлять только электронные счета.
В мае 2024 года правительство одобрило законопроект о внесении изменений в Закон о бухгалтерском учете Эстонии. Цель поправки состоит в том, чтобы с 2025 года все предприятия, включая частный сектор, получили право запрашивать у своих партнеров электронные счета. Это означает, что с нового года, помимо государственных органов и компаний, все остальные будут иметь право запрашивать для оплаты счета в формате э-счетов. Стоит отметить, что если изменения, вступившие в силу в 2019 году, носили обязательный характер, то с 2025 года речь идет о праве запрашивать у партнеров формат электронного счета. Это означает, что формат счета и условия его представления будут согласовываться между партнерами по сделке — электронные счета могут соответствовать как эстонскому национальному стандарту, так и европейским требованиям Peppol.
Таким образом, новая поправка не накладывает на частный сектор никаких дополнительных обязательств в отношении э-фактурирования. Тем не менее, право запрашивать электронные счета является важным шагом на пути к популяризации этого формата выставления счетов и в частном секторе.
В Латвии
С 1 января 2025 года Латвия также планирует ввести правила, требующие использования электронных счетов для сделок B2G (Business to Government). Другими словами, с 2029 года в Латвии будут введены принципы электронного выставления счетов, аналогичные тем, что применяются в Эстонии, — государственный сектор будет принимать электронные счета. Цель латвийского правительства — стимулировать предприятия к переходу на цифровые решения по выставлению счетов, чтобы сократить объем работы и время на обработку счетов, повысить качество данных и сэкономить деньги налогоплательщиков.
С 1 января 2026 года планируется распространить обязательство э-выставления счетов на латвийские предприятия частного сектора, или сделки B2B (Business-to-Business). Латвийская система э-счетов будет основана на международном стандарте Peppol.
В Литве
Литва также внедрила систему электронных счетов в сфере государственных закупок, чтобы модернизировать финансовые процессы и способствовать созданию более прозрачной бизнес-среды. С 2018 года правительство Литвы установило, что компании, участвующие в государственных закупках, должны предоставлять счета закупочным организациям через реестровую платформу «E. Accounting. Sąskaita». С 2024 года предприятия также будут обязаны подавать электронные счета в государственный сектор Литвы. Это можно сделать через местную платформу SABIS или через упомянутую ранее сеть Peppol, которой пользуются предприятия по всему ЕС. Таким образом, Литва также ввела требование об электронном выставлении счетов для сделок B2G.
Международные э-счета с Finbite
Электронные счета меняют бухгалтерский ландшафт по всей Европе, и решения Finbite могут помочь оптимизировать процессы приема счетов, независимо от их формата. Среда поддерживает как эстонский стандарт электронных счетов, так и международный стандарт Peppol e-invoice. Применяя международно признанное умное решение, вы можете быть уверены, что все отправляемые вами счета соответствуют как национальным, так и международным требованиям. Finbite также предлагает оцифровку входящих счетов, что позволяет стандартизировать все входящие счета в единый формат и автоматизировать их дальнейшее управление. Это приведет к значительной экономии времени и денег.
Отправить свой первый электронный счет очень просто!
- Выберите подходящий вам пакет услуг и создайте учетную запись Finbite.
- С помощью интуитивно понятного интерфейса создайте счет-фактуру, заполнив все необходимые данные.
- Выберите получателя и введите его данные
- Отправьте электронный счет, который будет безопасно передан в систему получателя. Finbite поддерживает эстонский стандарт э-счетов и международный стандарт Peppol.
