Лето закончилось. Отпуска закончились, команды вернулись в офис, а календари заполняются встречами с головокружительной скоростью. Одно ясно: год быстро подходит к концу, и ранее поставленные цели требуют внимания. В сентябре во многих компаниях чувствуется новый импульс: корректируются цели, проекты набирают новый темп, а стратегический фокус становится более четким. Фактически, осень – это время для нового старта в бизнесе, возможность с новым взглядом проанализировать, упорядочить и усовершенствовать планы, чтобы в конце года достичь максимальных результатов.
Но с началом нового сезона и увеличением темпа работы появляется и давление. Сроки приближаются, объем работы увеличивается, и каждая рабочая минута приобретает большую ценность. Таким образом, во многих организациях на повестку дня выходят важные вопросы:
- Как обеспечить, чтобы ваша команда не тратила время на процессы, которые можно ускорить?
- Улучшение и повышение эффективности каких рабочих процессов принесло бы наибольшую пользу в конце года?
Почему осень является стратегически важным временем
Решения, принятые в сентябре, часто определяют, насколько успешно закончится год. Многие сотрудники испытывают увеличение рабочей нагрузки осенью, поскольку помимо достижения целей текущего года необходимо начать думать о новых целях, приоритетах и бюджетах.
На практике это означает, что многие повторяющиеся «обычные» задачи могут вдруг показаться пустой тратой и без того ограниченных временных ресурсов. Например, в начале каждого месяца происходит обычное подтверждение счетов, в котором, как правило, участвуют не только бухгалтеры, но и все руководители компании. В настоящее время их внимание требуют гораздо более важные вопросы, а из-за неудобного процесса подтверждения может задерживаться оплата счетов. Или же ошибочные расчетные и финансовые данные, вызванные ручным вводом, могут повлиять на решения, которые определят дальнейшую судьбу компании.
Поэтому осень – идеальное время для критического пересмотра своих рабочих процессов. Если сейчас оптимизировать некоторые ключевые процессы, то в конце года это может принести значительную экономию времени и ясность в принятии решений на новый год.
Влияние расчетных процессов на эффективность предприятия
Каждая компания уникальна, но одним из наиболее важных рабочих процессов, на который следует обратить внимание осенью, является расчетная документация. Счета проходят через несколько этапов: отправка, прием, ввод, подтверждение, оплата и архивирование. Если каждый шаг занимает много времени при ручной обработке или отсутствует четкое представление о процессе в целом, это может привести к ситуациям, когда важные решения задерживаются, потому что команда тратит много времени на задачи с небольшой добавленной стоимостью или занимается исправлением ошибок.
Эту проблему решают цифровые и автоматизированные процессы управления счетами:
- Оцифровка счетов: счета и чеки, поступившие в формате PDF или на бумаге, автоматически преобразуются в цифровой формат, что позволяет избежать ручного ввода данных и снизить риск ошибок. Машинно-читаемые и обрабатываемые форматы расходных документов также означают, что дальнейшие этапы их обработки могут быть автоматизированы.
- Круг подтверждения: цифровой и автоматизированный круг подтверждения гарантирует, что нужный человек быстро и прозрачно подтвердит счет, независимо от своего местонахождения. Повторяющиеся счета всегда направляются на подтверждение определенным сотрудникам, которые могут проверить, уточнить и подтвердить их в несколько кликов с компьютера или мобильного устройства.
- Отправка и прием электронных счетов: все счета безопасно передаются между бухгалтерскими программами. Знаете ли вы, что с июля все компании могут требовать оплату по электронным счетам? Это значительно ускоряет поступление платежей, ни один счет на покупку не теряется и не остается в почтовом ящике. Кроме того, использование электронных счетов полностью исключает ошибки ввода и неверные данные, вызванные человеческим фактором.
В результате команда может сосредоточиться на более важных задачах, сотрудники видят состояние счетов в режиме реального времени, а решения компании принимаются быстрее и увереннее.
Как начать осенний перезапуск?
- Проанализируйте свои процессы
Критически проанализируйте все рабочие процессы, которые требуют времени и постоянных усилий. Спросите себя: какие действия приводят к задержкам или ошибкам?
- Выберите приоритет
В каждой организации есть несколько процессов, которые можно улучшить, но наилучший результат дает тот, который имеет наибольшее влияние. Расчеты часто являются процессом, который влияет на эффективность всей компании, поскольку с ним связано несколько сторон.
- Найдите решения, которые помогут автоматизировать рабочие процессы
Цифровые и автоматизированные рабочие процессы сокращают объем ручной работы, ускоряют подтверждение и дают всей команде четкое представление о ситуации.
- Отслеживайте результаты и вносите корректировки
Цифровые процессы оставляют после себя данные, которые показывают, проходят ли процессы гладко или требуют доработки. Важно постоянно совершенствоваться, чтобы успех в конце года не зависел от случая.
Почему выбрать Finbite?
Finbite предлагает решения, которые поддерживают рост и развитие компании, делая процессы расчетов эффективными:
Оцифровка счетов – автоматическая оцифровка помогает избежать ручного ввода, снижает риск ошибок и ускоряет обработку счетов.
Представление отчетов о расходах – вместо сбора бумажных чеков сделайте их фотографии с помощью приложения Finbite Finance, составьте отчет за пару минут и загрузите его в среду Finbite для утверждения.
Круг подтверждения – автоматизированный круг подтверждения обеспечивает быстрое и прозрачное подтверждение счетов и отчетов о расходах с любого устройства. Бухгалтеры могут создавать автоматические рабочие процессы для подтверждения повторяющихся счетов, отправки напоминаний и т. д.
Отправка и прием электронных счетов – самый быстрый, удобный и безопасный формат счетов.
Эти инструменты позволяют компании сосредоточиться на стратегии и повысить эффективность в осенний период, а также гарантировать, что сентябрьские решения не приведут к неожиданным препятствиям в будущем.
Заключение
Осень — идеальное время для анализа процессов, упорядочивания рабочих потоков и оптимизации ключевых процессов. Цифровизация и автоматизация расчетов — один из самых практичных шагов, который приносит прямую выгоду: более быстрые решения, меньше ручной работы и более четкий обзор.
Решения, принятые в сентябре, определяют, насколько успешно закончится год. Если вы сейчас выберете один рабочий процесс для оптимизации, это может стать вашей самой большой победой в конце года. Finbite поможет вам сделать этот шаг — от оцифровки счетов до круга подтверждения и управления счетами.
