Поправка к Закону о бухгалтерском учете, которая вступит в силу 1 июля 2025 года, введет важное новшество — компании должны будут предоставлять электронные счета всем клиентам, которые указаны в коммерческом регистре как получатели электронных счетов и требуют предоставления счетов в этом формате. Это касается как частных, так и государственных компаний и является важным шагом на пути к реальной экономике и цифровому выставлению счетов.
Почему меняется закон?
Цель поправки — гармонизировать требования к выставлению счетов между частным и государственным секторами и стимулировать внедрение электронных счетов, обрабатываемых машинным способом. Если раньше выставление электронных счетов было обязательным только для государственных органов и компаний государственного сектора, то теперь все компании, зарегистрированные в качестве получателей электронных счетов, смогут запрашивать электронные счета у своих поставщиков.
Результат:
- Более прозрачные и безопасные расчеты.
- Меньше ручной бухгалтерской работы
- Более быстрый обмен данными и меньший риск ошибок.
Что это значит для предприятия?
Если ваше предприятие включено в реестр получателей электронных счетов, вы имеете право требовать от своих продавцов электронные счета. Другими словами, изменения в законе предполагают, что электронные счета станут форматом по умолчанию, а не PDF. Однако мы также рекомендуем вам отдельно уведомить всех своих партнеров и поставщиков, если вы ожидаете, что они будут получать электронные счета в будущем. Для этого мы создали шаблоны уведомлений, которые вы можете адаптировать под свой бизнес.
Если ваша компания не отмечена в качестве получателя электронного счета, то в отношении счетов ничего не изменится. Тем не менее мы рекомендуем настроить возможность отправки электронных счетов, если у вас есть партнеры, которые их ожидают. Если у вас есть желание самим начать получать электронные счета, это очень просто для пользователей среды Finbite и займет всего несколько минут.
Что это значит для продавца?
Если ваш клиент указан в реестре предприятий как получатель электронного счета, вы можете ожидать от него счет в машиночитаемом формате электронного счета (например, XML). Если ваш клиент сообщает вам, что ожидает получить электронный счет, вы как продавец обязаны предоставить его в этом формате. Однако закон оставляет возможность для заключения различных соглашений о форматах счетов, поэтому целесообразно заранее договориться о формате, в котором будут выставляться счета.
Как узнать, является ли клиент получателем электронного счета?
В реестре электронного бизнеса в блоке общей информации о компании указывается, является ли она получателем электронных счетов или нет. Перед отправкой счета стоит проверить правильность данных клиента. В реестре также указывается, через какого оператора э-счетов компания принимает счета. Поскольку электронные счета перемещаются между различными поставщиками услуг, покупатель и продавец могут использовать разных операторов.
Клиент просит электронный счет — что дальше?
Если до сих пор вы создавали и отправляли счета в формате PDF, стоит знать, что это не электронные счета. Электронный счет — это счет с возможностью машинного редактирования (обычно в формате XML), который перемещается из системы в систему без вмешательства человека. Это означает, что электронные счета нельзя отправлять по электронной почте, а только через операторов электронных счетов. Компания может выбрать интерфейс своего финансового или бухгалтерского программного обеспечения с системой э-счета и отправлять счета из существующей среды или использовать веб-среду оператора для отправки э-счетов. Решения Finbite могут быть сопряжены со всеми основными бухгалтерскими программами в странах Балтии.
- Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, отправка электронного счета очень удобна — вы можете делать это из уже знакомой вам среды. Заключите договор с оператором электронных счетов, активируйте трафик электронных счетов, интегрируйте платформу с вашим программным обеспечением, а затем выберите э-счет в качестве канала передачи при отправке счета.
- Если до сих пор вы создавали счета вручную, например в Excel, вам также потребуется заключить договор с оператором электронных счетов, создать учетную запись и активировать трафик электронных счетов. После этого вы сможете отправлять счета из онлайн-среды оператора. В Finbite этот процесс прост, а наши специалисты по поддержке клиентов готовы помочь. Кроме того, мы создали обширную базу руководств и вспомогательных материалов.
- Платформа Finbite отвечает всем требованиям нового закона и позволяет легко и безопасно отправлять, и получать электронные счета. Помимо эстонского стандарта электронных счетов, мы также поддерживаем формат электронных счетов Peppol, который позволяет вам вести расчеты с международными партнерами. Finbite также помогает автоматизировать некоторые другие процессы управления счетами — оцифровку счетов на покупку в формате PDF, подтверждение, распределение затрат, отчеты о расходах и т. д. Если вы хотите плавно внедрить электронное выставление счетов, обращайтесь за консультацией — мы будем рады помочь.
