Плюсы и минусы э-счетов

Что такое э-счет и как он работает?

Электронный счет — это машиночитаемый счет-фактура, т. е. счет-фактура в формате XML, который создается, передается, проверяется и хранится в электронной среде компании. Электронный счет-фактура имеет такой же вид, как и традиционный бумажный или PDF-счет.

Если необходимо отправить счет за границу, интерфейс PEPPOL можно использовать для перевода электронного счета в местном формате в документ, соответствующий стандарту электронного счета ЕС.

Плюсы э-счетов

Использование системы электронных счетов имеет ряд преимуществ с точки зрения отправителя, получателя и бухгалтера.

Отправитель э-счета

Отправителем электронного счета может быть юридическое лицо, например компания, некоммерческая организация или фонд.

Если счет-фактура представляет собой бумажный или PDF-счет, данные о нем вводятся вручную в офисное или бухгалтерское программное обеспечение. Затем электронный счет отправляется по почте или электронной почте и архивируется в физическом или электронном архиве в соответствии с порядком архивирования, принятым в компании. Эти действия требуют больших затрат на человеческие и временные ресурсы, помещения и материалы. Хотя при выставлении электронных счетов требуется ручной ввод данных, последующая деятельность по отправке, управлению и архивированию электронных счетов автоматизирована.

Э-счета – это удобно и быстро:

• Выставленный электронный счет корректен как для эстонских, так и для международных деловых партнеров.
• Передача э-счетов безопасна, так как информация проходит по защищенным каналам и оставляет следы. Поскольку э-счета передаются по регистрационному коду, риск подделки счетов также снижается.
• При отправке электронного счета не нужно беспокоиться о том, что счет попадет в спам или останется незамеченным получателем.
• Электронный счет немедленно отправляется в финансовое или бухгалтерское программное обеспечение получателя. Получателю счета больше не нужно вводить какие-либо данные, и он может быстро направить электронный счет на оплату. В результате счет часто оплачивается быстрее и в срок, что положительно сказывается на движении денежных средств компании.
• Использование электронных счетов экономически выгоднее, чем использование PDF и бумажных счетов-фактур. Помимо снижения расходов на бумагу, печать и рассылку, можно сэкономить на хранении.
• Управление электронными счетами и их архивирование занимает больше времени и места. Доступ к электронным счетам можно легко получить в режиме онлайн в любое время и в любом месте тем сотрудникам, у которых есть доступ.
• Руководитель компании или ответственный сотрудник может быстро получить представление о расходах и имеющихся средствах, а также легко просмотреть входящие и исходящие счета-фактуры.
• Передача электронных счетов способствует созданию положительного имиджа компании. Более быстрый и удобный процесс выставления счетов улучшает впечатления клиентов и повышает их удовлетворенность.

Многие предприятия уже используют электронное выставление счетов, и оно становится все более популярным. Это не только помогает ускорить и упростить процесс выставления счетов, уменьшить количество человеческих ошибок и повысить безопасность, но и показывает, что компания идет в ногу со временем, помогая создать современный и прогрессивный имидж организации.

В то время как электронное выставление счетов государственным органам является обязательным, многие другие предприятия решили перейти на электронное выставление счетов. По данным исследования, проведенного Министерством экономики и коммуникаций, 79 % опрошенных компаний уже частично или постоянно используют систему электронных счетов, а 43 % компаний поддержали введение обязательной системы электронных счетов в частном секторе.

Также говорилось о возможном изменении законодательства, чтобы сделать электронное выставление счетов обязательным для всех предприятий с 2025 года. В этих условиях вполне вероятно, что рано или поздно вам, как предприятию, придется искать наиболее подходящий способ выставления электронных счетов.

Получатель э-счетов

Электронные счета могут принимать как юридические, так и физические лица. Частные лица могут подписаться на электронный счет в своем собственном интернет-банке. Частные лица часто используют э-счета для оплаты телекоммуникационных, инфраструктурных и коммунальных услуг.

Наибольшую выгоду для бизнеса от использования э-счетов дает обработка счетов на покупку, так как это наиболее трудоемкий процесс. Экономия времени обычно затрагивает нескольких сотрудников, таких как контактное лицо, бухгалтер, руководитель компании.

В случае с бумажными или PDF-счетами процесс принятия счета и передачи его для оплаты происходит медленнее и требует больше внимания и усилий. После получения счета он открывается, проверяется, регистрируется и вводится в офисное или бухгалтерское программное обеспечение, счет оплачивается путем ввода необходимых реквизитов в онлайн-банк и должен быть проверен и подтвержден ответственным лицом перед авторизацией платежа (для этого может потребоваться общение между двумя сторонами). После оплаты счет-фактура архивируется в соответствии с порядком архивирования, принятым в компании.

Когда электронные счета-фактуры приняты, все последующие операции выполняются в электронной среде, и большинство процессов выставления счетов будут полностью автоматизированы.

• Таким образом, самое большое преимущество электронного выставления счетов — это экономия времени сотрудников. С помощью калькулятора Finbite вы можете рассчитать, сколько времени и денег вы сэкономите, если внедрите услугу e-invoicing.
• Поскольку счета-фактуры автоматически вводятся в систему непосредственно из программного обеспечения отправителя, нет необходимости вводить их вручную. Как следствие, уменьшается количество ошибок при вводе.
• Счета не застревают в почтовых ящиках ваших сотрудников, их не нужно никуда пересылать, они не теряются, и вам не нужно беспокоиться о том, что забытый счет-фактура приведет к задолженности.
• Электронные счета безопасны. Поскольку электронные счета передаются по регистрационному коду, снижается риск появления фиктивных поддельных счетов. Безопасность входящих электронных счетов повышается благодаря контуру проверки и другим внутренним процессам.
• Весь процесс управления счетами выполняется в единой среде и в значительной степени автоматизирован — от проверки счетов до их учета и архивирования.
• Электронные счета архивируются в среде, что позволяет экономить время, материальные затраты и место для хранения.
• Доступ к электронным счетам можно получить в любое время и в любом месте, а также быстро получить информацию о выставленных счетах.

Бухгалтер

Бухгалтеры занимаются ведением бухгалтерского учета в организации, подготовкой и ведением финансовой документации, отражением хозяйственных операций в регистрах или бухгалтерских программах, а также все чаще могут предоставлять дополнительные финансовые консультации. Конкретные обязанности зависят от специфики и организации, а также от конкретной должности, будь то бухгалтер (уровень 5), старший бухгалтер (уровень 6) или управленческий бухгалтер (уровень 7). Внедрение электронных счетов будет способствовать изменению роли бухгалтеров в сторону более аналитического подхода.

• Благодаря э-счетам процесс выставления счетов становится проще и понятнее, а счета централизуются в одной системе. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, эффективнее всего будет настроить автоматический интерфейс с оператором э-счетов. Finbite имеет интерфейсы со всеми наиболее распространенными программами в Эстонии, Латвии и Литве.
• Бухгалтеры могут сосредоточиться на более важных задачах, так как нагрузка по вводу данных и управлению счетами снижается.
• Поскольку данные быстрее поступают в информационную систему и доступны уполномоченным лицам в любое время и в любом месте, бухгалтеры, финансовые менеджеры и директора компаний имеют более точное представление о финансовой ситуации. Кроме того, счета, ожидающие подтверждения и еще не подтвержденные, могут быть учтены при планировании денежных потоков. Отчетность помогает лучше понять тенденции развития бизнеса, принимать обоснованные решения и совершенствовать финансовые стратегии.
• Аудиторские проверки сокращают количество запросов к бухгалтерам, поскольку аудиторы имеют удаленный доступ к информационной системе.

Минусы э-счетов

Недостатки внедрения системы электронных счетов связаны в первую очередь с сомнениями и неуверенностью персонала и руководства, которые могут быть уверены в бесперебойной работе технической системы и снижении рисков безопасности при работе с надежным оператором электронных счетов.

Согласно исследованию Министерства экономики и занятости, барьеры на пути внедрения э-счетов включают в себя неуверенность предприятий в техническом функционировании системы, утечку данных и проблемы безопасности, а также недостаток цифровой грамотности среди предприятий. Кроме того, может наблюдаться низкая мотивация к увеличению расходов и недостаточная осведомленность о возможностях и преимуществах электронного выставления счетов.

Поскольку любые изменения требуют готовности, открытого мышления и желания приобрести новые навыки, сотрудники могут не сразу воспринять электронное выставление счетов как преимущество, могут испытывать страх и неуверенность по поводу изменений, а для того, чтобы переход был плавным и легким, необходима дополнительная поддержка и информация.

Однако, выбрав надежного поставщика, компании могут быть уверены, что технические вопросы будут решены быстро и эффективно, безопасность данных гарантирована, а необходимая техническая поддержка всегда доступна в случае возникновения вопросов. Пакеты услуг Finbite включают в себя бесплатный пакет э-счетов для предприятий с небольшим объемом выставления счетов, а также гибкие платные пакеты с различными дополнительными услугами.

Компания Finbite стремится создавать инновационные и надежные решения. Мы постоянно совершенствуем наши услуги и стремимся к удовлетворению потребностей клиентов. Мы разработали исчерпывающие руководства по различным рабочим процессам, организуем учебные курсы, а наша служба поддержки клиентов доступна по телефону и электронной почте.

Как составить э-счет?

С помощью Finbite можно отправлять электронные счета как в Эстонии, так и за ее пределами.

Шаги для выставления э-счетов с помощью Finbite:

1. Убедитесь, что можно отправить клиенту электронный счет-фактуру. Вы можете проверить это в бизнес-реестре.
2. Войдите в систему Finbite. Перейдите в меню «Продажи».
3. Заполните необходимые поля: добавьте получателя счета и информацию о счете, заполните строки счета.
4. Выберите соответствующую информацию о доставке.
5. В PDF-изображении можно проверить правильность данных.
6. Выберите подходящий канал отправки, хотите ли вы отправить счет в виде электронного счета в Эстонию или за границу. Кроме того, по запросу из среды Finbite можно отправлять счета в формате PDF и на бумаге.
7. Затем вы можете нажать на кнопку сохранения и отправки. В нашем блоге вы можете найти полезные статьи и инструкции для начала работы с э-счетами.

• Мы написали о вариантах отправки электронного счета с указанием конкретных шагов, например, как подписаться на услугу постоянного заказа электронного счета в вашем интернет-банке и как отправить электронный счет из Finbite.
• Что касается выставления электронных счетов в квартирных товариществах, мы поделились рекомендациями для пользователей среды Korto, а также другого программного обеспечения.
• Самый быстрый способ создать и отправить цифровой электронный счет- использовать бухгалтерскую программу с интерфейсом Finbite. Если в вашей компании используется бухгалтерское или деловое программное обеспечение и вы хотите иметь автоматический интерфейс с оператором электронных счетов, вы можете прочитать, как настроить интерфейс оператора электронных счетов и как интерфейс электронных счетов Finbite дополняет вашу бухгалтерскую программу. Finbite имеет интерфейсы со всеми наиболее распространенными экономическими и бухгалтерскими программами.

В нашей справочной среде вы можете найти различные инструкции по настройке счета, а также по использованию различных сервисов. Например, мы создали полное руководство по работе со средой Finbite, настройке учетной записи и пользователя.

Finbite делает бухгалтерский учет проще

Finbite предлагает комплексное, универсальное решение для выставления электронных счетов, подходящее как для начинающих малых предприятий, так и для крупных организаций. На выбор предлагается четыре пакета: Starter, Lite, Standard и Premium. В дополнение к гибким и вариативным платным пакетам мы также предлагаем бесплатную опцию отправки и получения электронных счетов (пакет Starter), в рамках которой вы можете отправлять и получать 5 электронных счетов в месяц. Помимо услуги отправки и получения электронных счетов, мы предлагаем ряд дополнительных услуг, которые упростят вашу бухгалтерскую работу:

• Приложение позволяет передавать чеки и отчеты о расходах бухгалтеру в цифровом виде.
• Отправка с помощью электронного отчета о расходах происходит в 6 раз быстрее, чем при отправке бумажного отчета о расходах.
• С помощью круга подтверждения можно быстро, удобно и безопасно подтвердить счета и отчеты о расходах. 
• Цифровое архивирование позволяет экономить офисное пространство и бумагу, а также обеспечивает быстрый и удобный доступ к документам.
• Мы оцифровываем все счета и чеки в формате PDF и на бумаге. Наша система автоматического распознавания счетов и оцифровщики работают с точностью 99 %.
• Можно получить полный обзор процессов выставления счетов за выбранный период времени в соответствующем формате.
• Автоматические напоминания могут использоваться для уведомления клиентов об истекающем сроке действия полиса, неоплаченном счете, продлении договора и т. д.

Учитывая преимущества электронного выставления счетов и постепенный переход предприятий на электронное выставление счетов, стоит найти подходящее решение для вашего бизнеса и начать частичный или полный переход на электронное выставление счетов уже сегодня. Если вы хотите присоединиться к системе электронных счетов Finbite, пожалуйста, выберите соответствующий пакет и отправьте заявку.