Получение и отправка э-счетов

Электронные счета становятся все более распространенными. Компании, использующие решения для электронного выставления счетов, являются инновационными и открытыми к изменениям. Они готовы инвестировать в инновационные технологии и программные решения, ценят постоянное совершенствование и готовы адаптировать свою деятельность к меняющимся условиям рынка, чтобы поддерживать конкурентоспособность бизнеса, добиваться лучших результатов и соответствовать ожиданиям клиентов. Мы рассмотрим преимущества, которые реальная экономика и электронное выставление счетов могут принести предприятиям и организациям. Мы также рассмотрим, как можно начать работу с электронными счетами и какие бесплатные опции доступны.

Электронные счета и реальная экономика

Экономика в реальном времени и электронные счета выгодны всем сторонам: частным лицам, предприятиям и государственным органам. Реальная экономика похожа на цифровую экосистему решений. Внедрение электронных счетов, электронных квитанций и электронных счетов имеет экономические, экологические и другие преимущества, освобождая время для основной деятельности и развития бизнеса. Экономические преимущества реальной экономики во многом зависят от уровня цифровизации бизнеса, поэтому для достижения наилучших результатов необходима стандартизация данных в различных цепочках поставок.

Отчетность, основанная на данных

Отчетность, основанная на данных, позволяет собирать, обрабатывать и представлять данные в автоматизированном режиме, а национальные органы могут повторно использовать уже собранные данные. Цель состоит в том, чтобы информация, необходимая для отчетности, вводилась один раз в программное обеспечение компании. Затем эти данные могут автоматически использоваться и передаваться для выполнения обязательств по отчетности и предоставления необходимой информации национальным органам. Различные национальные органы будут запрашивать у компаний более 400 отчетов, в которых в общей сложности будет более 60 000 полей данных. В рамках проекта «Отчетность 3.0» были стандартизированы 70 отчетов и 3 000 полей данных, что позволило сократить количество полей данных до 81. Поскольку на эти 70 отчетов приходится 80 % потребностей страны в данных, такая стандартизация окажет значительное влияние на административную нагрузку как для предприятий, так и для государственных органов. В результате в обозримом будущем компании смогут составлять 70 отчетов из 81 поля данных (число которых вряд ли значительно уменьшится), поскольку использование компаниями цифровых технологий и программных решений, в том числе э-счетов, растет. Цель состоит в том, чтобы в будущем бухгалтер компании мог отправлять все отчеты из бухгалтерской программы государству. Это сэкономит много времени и, благодаря предоставлению более точных данных, сократит количество ситуаций, когда с компаниями приходится связываться для исправления данных и ошибок.

Электронные квитанции

Электронные квитанции/чеки автоматически и в режиме реального времени перемещаются из кассовой системы продавца через операторов электронных чеков в учетную систему юридического лица или в мобильное приложение физического лица. Помимо информации об электронном счете, электронные чеки также содержат информацию об оплате.

Хотя изображения чеков или оцифрованные бумажные чеки, отображаемые в кассе, не являются электронными чеками, они представляют собой решения, доступные в настоящее время на рынке, которые еще на один шаг приближают нас к внедрению электронных чеков.

Электронные накладные

Использование электронных накладных призвано оцифровать всю информацию, содержащуюся в накладной, используемой при автомобильных перевозках, и сделать ее доступной для сторон в режиме реального времени. Отказ от бумажных накладных и использование электронных накладных не наносит вреда окружающей среде и позволяет ускорить процесс выставления счетов.

Электронные счета

Подача и получение электронных счетов повышает качество данных, а также способствует повышению уровня цифровизации других бизнес-процессов в компаниях. Электронный счет внешне похож на традиционный бумажный или PDF-счет, но представляет собой машиночитаемый (XML-формат) счет, который создается, передается, проверяется и хранится в электронной среде компании.

Электронные счета являются наиболее распространенным решением в реальном секторе экономики, и электронные счета играют самую большую роль в реальном секторе экономики. Ежегодно выставляется около 78 миллионов счетов, и около 10 % действующих предприятий и организаций могут принимать электронные счета. Если бы больше предприятий использовали решения для выставления электронных счетов, это открыло бы новые возможности, ускорило бы процессы выставления счетов, сократило бы расходы, повысило бы эффективность и поддержало бы экологическую устойчивость.

Преимущества выставления электронного счета

Подача и получение электронных счетов имеет ряд преимуществ. Помимо изменений в законодательстве и бухгалтерском учете, переход на электронные счета часто обусловлен тем, что электронные счета предлагают множество преимуществ.

Экономические преимущества электронных счетов

По оценкам, электронное выставление счетов обходится на 60–80% дешевле, но конечная выгода зависит от компании. Финансовая и временная экономия от электронного выставления счетов зависит от объема счетов, сложности и возможностей программного обеспечения.

Экономические преимущества электронного выставления счетов обусловлены несколькими аспектами. Электронное выставление счетов сокращает расходы на бумагу, печать, рассылку и архивирование. Сотрудники тратят меньше времени на рутинный ввод данных и могут сосредоточить высвободившееся время на более значимой и ценной работе. В результате производительность и эффективность персонала повышаются, поскольку у них появляется больше времени для выполнения работы, которая создает большую ценность для бизнеса. Кроме того, электронное выставление счетов помогает ускорить процесс оплаты, поскольку счета приходят без задержек, и покупатель может сразу же направить счет на оплату. В результате счета часто оплачиваются быстрее и в срок, что положительно сказывается на движении денежных средств компании. Кроме того, не нужно тратить время на устранение неполадок или беспокоиться о том, что счет попадет в спам или останется незамеченным получателем, поскольку электронный счет поступает непосредственно в бухгалтерское программное обеспечение. Процент потерянных счетов может достигать 2–3 %, что приводит к задержке платежей, значительным потерям времени и, в худшем случае, к проблемам с управлением денежными потоками. Кроме того, высвободившееся время можно эффективно использовать, создавая возможность для ценных инвестиций и получения еще больших выгод.

Исследование, проведенное в 2020 году, показало, что использование решений реальной экономики может сэкономить в Эстонии более 14 миллионов рабочих часов и 200 миллионов евро в год. Один только переход на электронные счета сэкономил бы эстонским налогоплательщикам более 100 миллионов евро в год. По данным бухгалтерского программного обеспечения Merit, работа бухгалтеров по ручному вводу данных обходится эстонским компаниям примерно в 4 млн евро в месяц, или почти 50 млн евро в год. В совокупности эти исследования наглядно показывают, что внедрение решений для управления в режиме реального времени и э-счета могут значительно сократить временные и финансовые затраты, ежегодно экономя миллионы евро в Эстонии и повышая эффективность бизнеса и национальной экономики.

Электронные счета и ситуация на рынке труда

Автоматизация — одно из решений, которое поможет уменьшить нехватку работников по мере сокращения численности трудоспособного населения. Электронное выставление счетов и другие процессы автоматизации позволяют перейти от рутинных задач к более творческим, стратегическим и с более высокой добавленной стоимостью. Сосредоточение на содержательной работе также, как правило, лучше мотивирует сотрудников и повышает их удовлетворенность, поскольку они чувствуют, что их вклад имеет большую ценность и они могут использовать свои навыки и знания для решения более значимых задач.

Благодаря электронным счетам, электронному кругу подтверждения, электронным квитанциям и цифровым архивам бухгалтеры могут работать более гибко, что позволяет им работать удаленно, поскольку счета и чеки всегда доступны, независимо от времени и места, при наличии интернета. Для многих людей возможность удаленной работы является очень ценной, позволяя улучшить баланс между работой и личной жизнью и сократить время, затрачиваемое на дорогу на работу и обратно.

Бухгалтер — это высокообразованный специалист в данной области, который может внести значительный вклад в развитие компании, если ему не придется выполнять задачи по вводу данных. Ни один бухгалтер не должен бояться, что э-счета или другие решения по автоматизации бухгалтерского учета лишат его работы. Напротив, они дают возможность расти и развиваться в своей роли.

Свобода включения в свою команду знающих и мотивированных бухгалтеров — это ценная и стимулирующая возможность для вашего бизнеса.

Влияние электронных счетов на эффективное сотрудничество с деловыми партнерами

Еще один бизнес отдает предпочтение электронным счетам из-за их скорости, точности, безопасности и удобства. Если компания готова выставлять электронные счета, она демонстрирует гибкость и готовность учитывать предпочтения покупателя, что укрепляет деловые отношения. Использование электронных счетов помогает упростить процессы выставления счетов и способствует созданию профессионального, инновационного и технологичного имиджа в глазах делового партнера.

Изменения в законодательстве также способствуют развитию системы электронных счетов. Поправки к Закону о бухгалтерском учете, которые вступят в силу 1 июля 2025 года, упростят для предприятий возможность регистрации в торговом реестре в качестве получателей электронных счетов и предоставят покупателям право выбора формата, в котором они хотят получать свои счета. Если покупатель указал себя в качестве получателя электронного счета, продавец должен по возможности предпочесть этот формат счета.

Э-счета облегчают международное сотрудничество

Принятие и выставление э-счетов поддержат конкурентоспособность на международном рынке благодаря возможности быстрого и стандартизированного выставления трансграничных счетов-фактур. Это снижает риск ошибок и задержек при обработке счетов, упрощает расчеты с партнерами, экономит время и затраты.

Электронный счет-фактура и ускорение процесса выставления счетов-фактур помогут ускорить всю цепочку поставок, включая доставку товаров. Это важно, поскольку цепочки поставок становятся все более международными, а ожидания клиентов в отношении скорости доставки растут — люди ожидают быстрого и эффективного выполнения заказов. E-invoicing помогает создать профессиональный и надежный имидж, что очень важно для конкуренции на международных рынках. Помимо этих преимуществ, законодательство также поддерживает более широкое использование электронных счетов-фактур для международных сделок. Европейский союз хочет сделать e-invoicing обязательным для трансграничных сделок для своих стран-членов с 2030 года.

С помощью интерфейса Peppol можно будет переводить электронные счета-фактуры в местном формате в документ, соответствующий стандарту электронного счета-фактуры ЕС. Чтобы отправить электронный счет за границу с помощью этого решения, оператор электронных счетов, используемый компанией, должен иметь интерфейс Peppol. Finbite имеет интерфейс Peppol, что позволяет пользователям как бесплатных, так и платных пакетов отправлять электронные счета за границу.

Э-счета как наиболее безопасный способ выставления счетов

Финансовые данные являются конфиденциальными, поэтому важно обеспечить доступ к ним в соответствии с принципами защиты данных и защиту от кибератак.

К сожалению, мошеннические счета могут приводить к финансовым потерям для предприятий, исчисляемым десятками и даже сотнями тысяч. В ноябре прошлого года четыре компании потеряли 300 000 евро в результате мошенничества со счетами. Мошенничество со счетами трудно обнаружить, если счета отправляются вручную и отсутствуют строгие механизмы контроля, поэтому для предотвращения мошенничества стоит внедрить решение для электронного выставления счетов. Использование умных решений для выставления счетов и машиночитаемых электронных счетов может свести к минимуму риск мошенничества:

• электронные счета автоматически перемещаются между системами, а не через серверы электронной почты, как счета в формате PDF;
• при передаче электронного счета остается журнал регистрации;
• электронные счета шифруются в процессе их перемещения по сети операторов, а доступ к счетам ограничивается правами пользователей;
• для отправки электронных счетов компания должна быть зарегистрирована в Бизнес-реестре, а электронные счета отправляются по регистрационному коду;
• безопасность входящих оцифрованных и электронных счетов обеспечивается кругом подтверждения и внутренними процессами и правилами проверки.

Благодаря отсутствию необходимости вводить данные вручную сокращается количество ошибок. Использование электронных счетов способствует прозрачности и надежности благодаря повышению качества счетов и отслеживанию операций. Электронные счета — это наиболее безопасный способ передачи счетов, снижающий риски мошенничества и коррупции, а также проблемы, связанные с ошибками.

Э-счета способствуют принятию решений на основе данных

Принятие разумных решений, основанных на данных, имеет большое значение для эффективности бизнеса. Это означает использование фактов или данных и принятие непредвзятых бизнес-решений на основе полученных результатов. Объем данных постоянно растет, а возможности и навыки их разумного использования совершенствуются. Вероятность того, что компании и организации, принимающие решения на основе данных, будут прибыльными, в 19 раз выше. Данные можно использовать в разных целях:

• совершенствование бизнеса
• оптимизация отношений с клиентами
• поддержка принятия решений
• конкурентное преимущество
• прогнозирование и предвидение
• создание новых возможностей для бизнеса
• более эффективный маркетинг
• управление рисками
• инновации
• устойчивость

Электронное выставление счетов способствует принятию решений на основе данных, предоставляя информацию о расходах, движении денежных средств и финансовом положении компании. Руководитель компании или ответственный сотрудник может быстро получить представление о расходах и доступных средствах, а также легко сформировать обзор входящих и исходящих счетов, а менеджеры компании получают более точное понимание финансовой ситуации. Это поможет лучше понять тенденции развития бизнеса, принимать обоснованные решения, планировать денежные потоки и совершенствовать финансовые стратегии. Э-счет также сыграет важную роль в развитии отчетности, основанной на данных, что, как мы надеемся, еще больше упростит ведение бизнеса компаниями в ближайшем будущем.

Э-счета не наносят вреда окружающей среде

Задачи экологизации и использование экологически устойчивых решений приобретают все большее значение. Электронные счета имеют значительные экологические преимущества. Использование электронных счетов сокращает потребность в бумаге, печати и рассылке, а благодаря цифровому архивированию устраняет необходимость в физическом пространстве для хранения архивных документов. Согласно анализу, проведенному швейцарским оператором электронных счетов, электронное выставление счетов сокращает выбросы парниковых газов в среднем на 89 % по сравнению с бумажными счетами и на 33 % по сравнению с PDF-счетами, отправленными по электронной почте. Поскольку электронные счета используют меньше природных ресурсов и выбрасывают меньше CO², электронные счета являются наиболее экологичным и устойчивым типом счетов.

В будущем мы будем все больше переходить на электронные счета, что сделает бухгалтерский учет более безопасным, экологичным, эффективным и основанным на данных.

Отправка э-счетов

Существуют различные решения для отправки и получения электронных счетов, что позволяет предприятиям выбрать наиболее подходящий вариант в соответствии со своими потребностями. Помимо различных пакетов объемов и дополнительных услуг, при запуске системы электронных счетов можно сначала протестировать бесплатные решения.

Как работает электронное выставление счетов?

Существует несколько способов создания и отправки электронных счетов:

1. В бухгалтерской программе с интерфейсом электронного оператора. Прежде всего, необходимо сопрячь бухгалтерскую программу с решениями Finbite. Для создания интерфейса необходимо скопировать URL и код аутентификации для обмена данными в бухгалтерскую программу. Вы можете узнать у консультанта, где именно находятся эти настройки в вашей бухгалтерской программе.
2. Сформируйте счет вручную в формате Excel и импортируйте его в систему оператора электронного счета. Чтобы импортировать счет вручную, выберите в меню пункт Продажи, а затем Счета из файла.
3. Создайте счет вручную в системе оператора э-счетов.

Создать счет вручную в программе Finbite очень просто. Перед созданием счета необходимо задать настройки по умолчанию, например, установить номер следующего счета, дату его оплаты. Также необходимо добавить банковский счет компании.

При создании электронного счета в Finbite необходимо заполнить необходимую информацию:

1. Войдите в систему Finbite. Перейдите в меню «Продажи».
2. Заполните необходимые поля: добавьте получателя счета и информацию о счете, заполните строки счета.
3. Выберите подходящую информацию о доставке.
4. Вы можете проверить правильность данных в PDF-изображении.
5. Выберите подходящий канал отправки, хотите ли вы отправить счет в виде электронного счета в Эстонию или за границу. Кроме того, по запросу из среды Finbite можно отправлять счета в формате PDF и на бумаге.
6. Затем вы можете нажать на кнопку сохранения и отправки.

Самый быстрый способ создать и отправить цифровой электронный счет — это использовать бухгалтерское программное обеспечение с интерфейсом Finbite. Finbite взаимодействует со всеми основными бухгалтерскими программами и программами для бизнеса.

Куда можно отправлять электронные счета?

С помощью Finbite можно отправлять э-счета как внутри Эстонии, так и за ее пределами. Компании, отправляющие э-счета другим компаниям, могут отправлять э-счета в бухгалтерскую систему (если таковая используется) или в систему оператора э-счетов, используемую получателем счета. Если у компании открыт канал электронного выставления счетов, возможность отправки электронного счета появляется в системе сразу же при создании счета. Компания может отправлять электронные счета своим частным клиентам непосредственно в банк. В случае отправки электронных счетов в банк клиент может удобно оплатить электронный счет прямо из предварительно заполненной платежной формы. Для таких счетов можно настроить прямое дебетование, и сумма будет вычтена из счета сразу или после утверждения одним щелчком мыши.

При отправке электронного счета за границу обратите внимание на то, что, поскольку в разных странах используются разные форматы электронных счетов, можно отправить счет с помощью сети Peppol. Это международная среда обмена электронными документами, одной из функций которой является поддержка и облегчение процесса выставления электронных счетов. Peppol используется во многих европейских странах, и число стран, присоединившихся к сети, постоянно растет. Есть партнеры из многих близлежащих стран, таких как Финляндия и Германия, а также из неевропейских стран, например Австралии и США. Полный список можно найти на сайте Peppol. Finbite имеет интерфейс с Peppol, что позволяет обмениваться электронными счетами с вашими международными деловыми партнерами. Об отправке электронных счетов за границу вы можете прочитать в нашем блоге.

Можно ли отправлять электронные счета бесплатно?

Некоторые операторы электронных счетов предлагают бесплатное выставление счетов, что может быть подходящим и хорошим решением для небольших объемов счетов. С бесплатным пакетом вы обычно можете генерировать и отправлять несколько счетов в месяц. Например, можно подключиться к пакету Starter, который позволяет отправлять и получать до 5 электронных счетов совершенно бесплатно как для государственных, так и для частных учреждений. Для этого необходимо вручную ввести информацию о счетах в систему или импортировать ее. Служба поддержки Finbite готова ответить на любые вопросы, возникающие при отправке и получении электронных счетов, как для бесплатных, так и для платных пакетов.

Кроме того, при определенных условиях возможность выставления электронных счетов бесплатно предоставляется программным обеспечением e-arveldaja, созданным Центром реестров и информационных систем. Первый год действия договора является бесплатным, а в дальнейшем, в зависимости от количества записей, за услугу взимается плата. Для клиентов, которые выставляют счета только государственному сектору, услуга предоставляется бесплатно, в неограниченном количестве и в неограниченные сроки. Несмотря на то, что электронное выставление счетов упрощает работу предприятий, исследование Министерства экономики и коммуникаций выявило ряд областей, требующих улучшения в сфере электронного выставления счетов.

Поскольку бесплатные варианты ограничены по объему и спектру услуг, для многих компаний наиболее подходящим и, в конечном счете, экономящим время и деньги решением является поиск платной услуги. Предприятия, использующие платное программное обеспечение для отправки электронных счетов, платят за услугу, но фиксированные расходы невелики по сравнению с экономией времени. Экономия времени, а значит, и финансов, достигается благодаря тому, что деятельность, связанная с выставлением счетов на покупку и продажу, становится быстрее и проще. Система позволяет легко проверить, был ли счет получен и оплачен. При переходе на электронное выставление счетов важно помнить, что наибольшую финансовую выгоду компания получает от получения электронных счетов. Несколько исследований показывают, что получение электронного счета в среднем на 3-7 евро дешевле для компании, чем использование PDF или бумажного счета. Кроме того, электронное выставление счетов значительно снижает риск стать жертвой мошенничества при выставлении счетов.

Подключение к оператору электронных счетов полезно для всех предприятий, но оно, безусловно, имеет смысл, если у вас большой объем счетов на продажу и покупку и несколько направлений выставления счетов. Например, сделки заключаются между предприятиями (B2B), между предприятиями и потребителями (B2C) и между предприятиями и государством (B2G). Как уже говорилось выше, при работе с государственными органами электронное выставление счетов, безусловно, необходимо. Ситуация изменится с июля, когда все предприятия, принимающие электронные счета, получат право требовать их от своих партнеров, и все должны быть к этому готовы. Поэтому стоит найти бесплатное или платное решение для вашего бизнеса, которое позволит вам создавать и отправлять электронные счета. При этом стоит учитывать как объем выставленных счетов, так и тип бизнеса.

Как я могу начать отправлять электронные счета?

Чтобы начать отправлять и получать электронные счета, вам необходимо подключиться к соответствующей службе оператора электронных счетов.

Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение или бухгалтерскую фирму, лучше всего обратиться к ним. Многие бухгалтерские программы имеют автоматический интерфейс с операторами электронных счетов, поэтому зачастую достаточно просто поставить галочку в системе, чтобы начать отправлять электронные счета. Крупные операторы электронных счетов имеют связи со всеми основными бухгалтерскими программами и поэтому могут перемещать счета между различными системами. Партнеров Finbite можно найти на сайте. Если используемого вами бухгалтерского программного обеспечения или поставщика бухгалтерских услуг нет в списке, вы можете связаться с нами, и мы найдем решение.

Услуга электронных счетов не требует использования бухгалтерского программного обеспечения. К услуге операторов электронных счетов можно подключиться, даже если компания не использует бухгалтерское программное обеспечение. С пакетами и решениями Finbite можно ознакомиться на сайте, а сравнив услуги, входящие в пакеты, вы сможете найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Для начала работы с электронными счетами идеально подходит пакет Starter, позволяющий бесплатно отправить и получить 5 электронных счетов в течение одного месяца. Для этого пакета, пожалуйста, обратите внимание, что для отправки электронного счета вам придется создавать его вручную, так как в нем нет возможности взаимодействия с бухгалтерским программным обеспечением. Если объем выставления электронных счетов в вашей компании растет или счета имеют сложное содержание (например, несколько строк, разные коды товаров и т. д.), стоит выбрать пакет Lite. В этом случае можно сделать простой интерфейс с вашей бухгалтерской программой, в которой создается счет, и оттуда она автоматически передается клиенту. Пакет Standard является наиболее популярным среди клиентов и включает в себя круг подтверждения электронных счетов, оцифровку и выставление электронных счетов. Стоимость пакета «Премиум» зависит от потребностей клиента. В этот пакет также входит возможность приобретения дополнительных модулей, бесплатное первоначальное двухчасовое обучение и персональный менеджер по работе с клиентами.

Вы можете в любой момент изменить свой пакет услуг. Для этого свяжитесь с менеджером по продажам по адресу sales.et@finbite.eu , и специалист по продажам поможет вам внести необходимые изменения. Смена пакета осуществляется совершенно бесплатно и без дополнительной платы. Однако стоит отметить, что пакеты имеют разные функциональные возможности и ежемесячную плату, и при смене пакета сумма, которую вы платите за услуги, изменится.

Отправьте свой следующий электронный счет с помощью Finbite

Зарегистрироваться в Finbite очень просто! Просто укажите свою заинтересованность в подключении, подпишите абонентский договор, и выбранное вами решение и аккаунт Finbite будут активированы. Обычно вы можете начать пользоваться сервисом уже через 24 часа после выбора и отправки заявки. Первый счет будет оплачен после того, как договор будет подписан и вы будете готовы начать пользоваться сервисом. Служба поддержки Finbite готова помочь всем нашим клиентам, независимо от выбранного пакета. Кроме того, мы подготовили руководства для упрощения различных процессов, а также предлагаем возможность принять участие в наших учебных курсах. Также можно записаться на онлайн-встречу, чтобы ознакомиться со средой Finbite и получить ответы на свои вопросы.

Присоединяйтесь к Finbite сегодня и сделайте процессы выставления счетов в вашей компании быстрее, эффективнее и безопаснее!