С 1 июля 2025 года вступят в силу поправки к Закону о бухгалтерском учете, которые дадут компаниям, зарегистрированным в торговом реестре как получатели электронных счетов, право требовать от своих поставщиков предоставления машиночитаемых электронных счетов. Хотя выставление электронных счетов не станет обязательным для всех предприятий, это важный шаг на пути к упрощению управления счетами и оцифровки. В этом руководстве мы поделимся практическими шагами и рекомендациями о том, как модернизировать учетные процессы вашей компании, чтобы быть готовыми к изменениям.
В этом артикле:
Зачем готовиться к переменам?
Хотя электронное выставление счетов не является обязательным для всех, оно может принести много преимуществ вашему бизнесу:
Более прочные деловые отношения — партнеры и клиенты ценят, когда ваши процессы современны и прозрачны. Если у вашего предприятия нет возможности выставления электронных счетов, она может понадобиться вам с июля, если партнеры зарегистрируются для получения электронных счетов. К этому времени желательно иметь надежный и отлаженный процесс.
Международная совместимость — действующий в Эстонии стандарт э-счетов пока не отменяется, но поправка к закону сформулирована таким образом, что э-счет считается правильно оформленным, если он соответствует европейскому стандарту. Однако стороны могут договориться об использовании другого соответствующего стандарта (например, эстонского стандарта электронного счета). Учитывая множество форматов выставления счетов-фактур, в договоре о сотрудничестве целесообразно указать уже формат выставления счета — эстонский, европейский или электронный счет PEPPOL, счет в формате PDF или бумажный счет.
Более быстрый и эффективный процесс выставления счетов — счета автоматически переносятся между учетными системами, что снижает необходимость ручного ввода и риск человеческой ошибки. Хотя к настоящему времени значительная часть предприятий создала возможности для отправки электронных счетов для расчетов с государственным сектором, реальная ценность и экономия электронных счетов заключается в их получении.
5 шагов для приведения вашей отчетности в соответствие с изменениями в законодательстве
Оцените готовность вашего бизнеса
- Зарегистрирована ли ваша компания в качестве получателя электронных счетов?
- Какое программное обеспечение для выставления счетов и учета вы используете?
- Поддерживает ли ваше программное обеспечение получение и отправку машиночитаемых электронных счетов?
Если вы используете какое-либо финансовое или бухгалтерское программное обеспечение, пожалуйста, выберите оператора электронных счетов, который имеет интерфейс с вашей системой. Finbite имеет интерфейсы со всеми наиболее распространенными программами. Если вы уже подключались к системе и открыли канал электронной выписки счетов, то в торговом реестре вашей компании будет установлен флаг получателя электронных счетов. Это означает, что с 1 июля вы сможете запрашивать электронные счета у своих партнеров, и вам больше не придется вручную вводить или оцифровывать счета.
Выберите правильное решение для выставления электронных счетов
Проверьте, позволяет ли ваше текущее бухгалтерское программное обеспечение использовать электронные счета.
Чтобы отправлять и получать электронные счета, вам нужно будет сопрячь ваше существующее решение с одним из операторов электронных счетов. Решения Finbite легко и удобно интегрируются с большинством бухгалтерских и деловых программ в Эстонии.
Убедитесь, что выбранное вами решение для выставления электронных счетов отвечает вашим потребностям, позволяет обмениваться электронными счетами как внутри страны, так и за рубежом, и помогает упростить другие процессы управления счетами.
Операторы электронных счетов работают на основе роуминга, поэтому обмен электронными счетами может осуществляться между сторонами, использующими разных операторов. Для международных электронных счетов это делается через сеть PEPPOL, которая также поддерживается Finbite.
Пересмотрите процессы бухгалтерского учета
- Составьте схему движения счетов по предприятию — как они выписываются, получаются, управляются, авторизуются, передаются для оплаты и архивируются. Получаются ли счета в нескольких разных форматах одновременно? Вводятся ли счета вручную или используется автоматизированное решение для оцифровки? Внедрен ли процесс проверки счетов перед оплатой в целях безопасности или нет?
- Подумайте, как вписать электронное выставление счетов в существующий процесс. Дает ли внедрение электронного выставления счетов возможность сделать весь процесс более быстрым и удобным за счет цифровых кругов проверки, автоматизированных шаблонов счетов и цифровых архивов? Если предположить, что в результате реформы объем электронных счетов увеличится, стоит ли также автоматизировать ввод счетов в формате PDF с помощью оцифровки?
- Создайте процессы для автоматизации обработки электронных счетов и подключите их к существующему программному обеспечению.
Если до сих пор вы получали счета в формате PDF по электронной почте, новое решение позволит вам отправлять как PDF-, так и электронные счета непосредственно в вашу бухгалтерскую программу без необходимости вводить их вручную. Таким образом, управление счетами в формате PDF может быть автоматизировано так же, как и управление электронными счетами.
Обучите свою команду
- Проведите обучение, чтобы убедиться, что все сотрудники, участвующие в отправке и получении счетов, понимают изменения в законодательстве и то, как работает новый процесс и каковы его преимущества.
Finbite предлагает ряд индивидуальных учебных курсов, разработанных с учетом процессов и потребностей вашей компании. Кроме того, для всех пользователей доступны онлайн-тренинги и подробные руководства.
Проинформируйте своих партнеров и клиентов
Если вы зарегистрированы в качестве получателя электронных счетов, сообщите об этом своим партнерам и объясните, как они могут отправлять вам электронные счета. Один из способов — настроить автоматический ответ на сервере электронной почты при получении счета в формате PDF, сообщая, что следующий счет вы ожидаете в виде электронного счета. Мы также привели примеры возможных ответов, которые каждая компания может адаптировать под свои нужды.
Отправьте письмо своим поставщикам и партнерам, чтобы сообщить им, что с 1 июля 2025 года вы предпочитаете получать счета в электронном виде, и поделитесь инструкциями, как их отправлять.
Finbite поможет вам перейти на электронное выставление счетов
Изменения в законодательстве, вступающие в силу 1 июля 2025 года, не заставят предприятия использовать электронные счета, но дадут им право требовать их от поставщиков. Это не означает, что все предприятия полностью перейдут на электронное выставление счетов, но можно ожидать, что электронное выставление счетов и те, кто предпочитает этот формат, будут расти на рынке B2B. Finbite может помочь любому предприятию, желающему перейти на электронное выставление счетов, а также оцифровать и ускорить обработку счетов в формате PDF. Предприятия, которые готовятся к росту э-счетов и предпринимают шаги по оцифровке, экономят время и деньги благодаря более эффективным рабочим процессам, более качественным данным и лучшим отношениям сотрудничества.
Finbite предлагает услуги, которые сделают ваши бухгалтерские процессы быстрее и удобнее:
- Отправка и получение электронных счетов. Помимо электронных счетов, через среду Finbite можно отправлять и получать счета других форматов. Это позволяет выставлять счета из одной среды, используя как PDF, так и электронные счета.
- Оцифровка счетов и чеков в формате PDF позволяет экономить время и избегать ошибок в учете, поскольку отпадает необходимость вручную вводить расходные документы в бухгалтерскую систему. Оцифрованные с помощью автоопределения счета проверяются оцифровщиками Finbite, что позволяет гарантировать 99% качества счетов, отправляемых в учетную систему.
- Вы можете отправить электронный отчет сразу после покупки — сфотографируйте чек и прикрепите его к биллинговой среде вашей компании в качестве отчета о расходах. Нет необходимости собирать бумажные чеки, доставлять их бухгалтеру, сортировать и хранить — весь процесс происходит в цифровом виде. Это означает, что сумма отчета о расходах поступает на банковский счет человека, представившего его, в 6 раз быстрее, чем при использовании бумажной системы.
- С помощью электронного круга подтверждения вы можете подтверждать счета и отчеты о расходах одним нажатием кнопки, причем с любого смарт-устройства. Это гарантирует, что ни один счет, ожидающий подтверждения, не будет потерян или забыт, а бухгалтер будет постоянно контролировать процесс подтверждения.
- Цифровой архив.
Если вам нужна поддержка при внедрении системы э-счетов или вы ищете надежное решение для э-счетов, обращайтесь в Finbite — мы готовы помочь вам на каждом шагу!
