Счета как цифровой мусор – цифровой след в компании

Цифровой мусор так же реален, как и все другие виды отходов, даже если он невидим или существует только в виртуальном мире. Каждый файл требует для хранения физического пространства, то есть сервера, для управления которым требуется энергия, что влияет на экологический след. С другой стороны, цифровой мусор также влияет на уровне отдельных лиц и компаний. Если данных слишком много, и они плохо организованы, это создает путаницу и увеличивает умственную нагрузку.

У всех нас образуется цифровой мусор, но благодаря осознанным поведенческим привычкам мы можем уменьшить его количество и негативное воздействие. В этом посте мы объясним, что такое цифровой мусор, почему он вреден и как он влияет на наш цифровой след. Кроме того, мы дадим рекомендации по уборке цифрового мусора, чтобы добиться упорядоченного цифрового пространства и внести вклад в создание более экологичной среды.

Что такое цифровой мусор?

Цифровой мусор, или цифровой хлам, или цифровые отходы – это данные, которые не имеют добавленной стоимости ни на уровне отдельного человека, ни на уровне организации. Цифровой мусор – это одноразовые, повторяющиеся или просто забытые файлы, приложения и электронные письма, которые загружают устройства и требуют ресурсов для хранения. Таким образом, цифровой мусор — это данные, которые устарели, бесполезны, недоступны, не нужны и нежелательны. Под цифровым мусором понимается:

• ненужная информация,
• ненужные файлы и программы,
• старые данные, мешающие повседневной работе,
• ненужные или повторяющиеся фотографии и видео,
• большое количество данных об использовании веб-браузеров (cookies),
• бесполезные учетные записи,
• ненужная реклама,
• старые сети WiFi.

В бухгалтерском учете цифровым мусором могут быть, например, невыставленные счета, дубликаты файлов или старые документы, которые больше не нужно хранить. К цифровому мусору также могут относиться файлы отчетов, которые были заменены подтвержденными отчетами, или другие рабочие файлы, которые больше не используются и не подлежат хранению. Согласно закону, необходимо хранить окончательные и требуемые первичные бухгалтерские документы. Таким образом, в целом нет необходимости хранить всевозможные временные файлы, черновики, дубликаты или рабочие версии, которые появляются в процессе работы.

Согласно исследованиям, мы тратим на цифровой мусор больше времени и денег, чем предполагается. 90% сохраненных данных остаются неиспользованными уже через три месяца, на каждое электронное письмо уходит в среднем 16 минут ценного времени, а в год на ненужные электронные письма тратится 1646 евро на одного сотрудника и 1143 евро на управление спамом.

Цифровой мусор накапливается незаметно, но постоянно. Проблема обычно возникает только тогда, когда появляются технические сбои или возникают трудности с поиском нужных данных. Цифровой мусор – это не просто личное неудобство, а проблема, влияющая на окружающую среду и работу оборудования. Сектор ИКТ уже сейчас производит более пяти процентов мировых выбросов углерода, и большая часть этого приходится на центры обработки данных, где хранится весь наш цифровой контент. Если ситуация не изменится, в ближайшие годы центры хранения данных могут потреблять до пятой части всей мировой электроэнергии.

Что такое цифровой след?

Цифровой мусор является частью вашего цифрового следа, то есть следа в Интернете. Цифровой след не является автоматически цифровым мусором, но цифровой мусор — это та часть цифрового следа, которая больше не имеет ценности или использования. Например, старые электронные письма, которые не удаляются, являются цифровым мусором, остаются в цифровом следе и потребляют ресурсы. Заброшенные учетные записи могут содержать личную информацию, которая может представлять потенциальную киберугрозу. Чем больше цифрового мусора, тем больше цифровой след.

Цифровой след — это совокупность данных о деятельности человека в цифровой среде. Цифровой след делится на два вида: пассивный и активный цифровой след.

Пассивный цифровой след остается без ведома пользователя (часто с использованием IP-адреса человека) и человек практически не может его контролировать. Несколько примеров:

• Веб-сайт отслеживает, какие страницы вы посещаете и как долго на них находитесь.
• Браузер сохраняет IP-адрес и местоположение.
• Приложения собирают информацию о привычках использования (например, как часто вы открываете приложение).
• Устройство оставляет след через сети WiFi или Bluetooth.
• Поисковые системы, такие как Google, сохраняют информацию о истории поиска.
• Файлы cookie отслеживают, что вы добавили в корзину или просматривали ранее.
• На основе данных из социальных сетей реклама подбирается с учетом ваших лайков, репостов и комментариев.
• Активный цифровой след возникает, когда пользователи публикуют информацию о себе на веб-сайтах или в социальных сетях.

Несколько примеров:

• Посты в социальных сетях, например, добавление фотографии в Facebook или Instagram,
• Написание комментариев под новостными статьями или на форумах,
• Обмен профессиональным опытом в LinkedIn,
• Подписка на новостные рассылки,
• Написание отзывов, например, в Google Reviews.
• Стоит быть осведомленным о своем цифровом следе, чтобы уменьшить возможное негативное влияние.

Важность уборки цифрового мусора

Хотя на первый взгляд цифровой мусор кажется безобидным, он имеет неприятные последствия. Уборка цифрового мусора становится все более важной привычкой как с точки зрения личного благополучия, так и с точки зрения экологии. В наших устройствах, электронной почте и облачных средах незаметно накапливается огромное количество файлов, писем, приложений и учетных записей, которые нам больше не нужны. Цифровой мусор создает энергозатраты на каждом шагу – не только в момент сохранения, но и при поиске, хранении, использовании (например, открытие, обмен, обработка файла).

Цифровой мусор напрямую влияет на работу устройств и систем. Перегруженные компьютеры и телефоны становятся медленными, поиск файлов усложняется, а риск потери важной информации увеличивается. Кроме того, старые и неиспользуемые приложения или учетные записи могут представлять угрозу безопасности, поскольку могут содержать личные данные или быть доступны злоумышленникам. Кроме того, упорядоченное цифровое пространство способствует ясности ума и лучшей концентрации внимания. Так же, как мы чувствуем себя хорошо в чистой среде, удаление цифрового мусора помогает уменьшить информационный шум и сделать повседневную работу более плавной.

Цифровой мусор также влияет на нашу окружающую среду. Все файлы, которые мы сохраняем или делимся – будь то электронные письма, документы или фотографии – хранятся на серверах и в дата-центрах. Эти хранилища данных постоянно потребляют электроэнергию и нуждаются в охлаждении, что, в свою очередь, увеличивает выбросы CO₂. Таким образом, уборка цифрового мусора — это не только полезное дело с личной точки зрения, но и ответственный шаг на пути к улучшению окружающей среды, помогающий уменьшить экологический след.

Уборка цифрового мусора – это простой, но эффективный способ продлить срок службы ваших устройств, повысить безопасность и сохранить окружающую среду. Это сознательная привычка цифровой гигиены, которая поможет вам лучше управлять своим цифровым миром – чище, яснее и более устойчиво.

Уборка цифрового мусора

Для уборки цифрового мусора нет единственно правильного времени, важно найти способ, который подходит именно вам, с учетом вашего графика работы и привычек использования цифровых устройств. Некоторым достаточно пары раз в год, другие предпочитают профилактический подход.

Подобно весенней и осенней уборке дома, уборку цифрового мусора также целесообразно проводить несколько раз в год. В ходе этого процесса можно, например:

• удалить старые файлы и электронные письма,
• отсортировать фотографии и документы,
• удалить неиспользуемые приложения и учетные записи,
• сделать резервную копию важных данных.

Есть люди, которые предпочитают убирать цифровой мусор раз в год в рамках кампании. Это хорошая возможность сделать цифровую гигиену общей привычкой, например, вместе с коллегами. Кампания по уборке цифрового мусора помогает повысить осведомленность и мотивирует навести порядок как в личном, так и в рабочем цифровом пространстве. Например, в Эстонии Telia организует уборку цифрового мусора, а на международном уровне проводится кампания по уборке цифрового мусора в рамках Digital Cleanup Day.

Тем, кто предпочитает постоянный порядок, больше подходит профилактический и основанный на привычках подход. В этом случае полезно приучить себя с самого начала сохранять файлы в нужной папке и удалять ненужные. Также можно сортировать электронные письма сразу по их поступлению. Такой подход помогает избежать накопления цифрового мусора и делает наведение порядка менее трудоемким.

Как уменьшить количество цифрового мусора?

Есть много хороших советов, как уменьшить количество цифрового мусора и навести порядок в компьютере:

• Регулярно сортируйте свои видео и фотографии, оставляя только лучшие кадры.
• Создайте логичную структуру папок для хранения файлов и сразу сохраняйте документы, которые необходимо сохранить, в нужную папку. Удаляйте ненужные файлы, начиная с самых больших. В контексте предприятий разумно использовать облачные решения, чтобы не возникала ситуация, когда каждый сотрудник сохраняет файлы, с которыми работает, на своем компьютере, отправляет их по электронной почте коллеге, который, в свою очередь, сохраняет их на своем компьютере.
• Управляйте своей электронной почтой, удаляя ненужные письма и сортируя сохраняемые письма в соответствующие папки. Откажитесь от подписки на ненужные новостные рассылки и уведомления в социальных сетях.
• Удалите старые учетные записи и почтовые ящики, которые вы больше не используете.
• Удалите программы и приложения, которые вам больше не нужны.
• Просмотрите папку с загруженными файлами на компьютере и телефоне, удалите ненужные файлы, а затем очистите корзину своего устройства.
• Просмотрите файлы, сохраненные на рабочем столе компьютера, и удалите ненужные файлы. Создайте четкую и логичную структуру для хранения документов и сохраните необходимые документы в соответствующих папках.
• Веб-браузеры сохраняют в кэше различную информацию (cookies). Если из-за большого объема сохраненных данных веб-страницы не загружаются должным образом или выглядят странно, может помочь удаление куки-файлов. Избегайте одновременного открытия нескольких окон веб-страниц.
• Избегайте лишних запросов в поисковой системе — если вы знаете веб-адрес, введите его прямо в адресную строку браузера или используйте закладки.
• При сохранении и передаче изображений и видео учитывайте, что они занимают больше места, чем тексты. Поэтому принимайте осознанные решения, отдавайте предпочтение оптимизированным размерам файлов и удаляйте ненужный контент.

В бухгалтерском учете также важно регулярно проводить очистку цифрового мусора, обязательно после окончания учетного периода и окончательного подтверждения данных. Для этого необходимо отсортировать файлы и оставить только подтвержденные и подлежащие архивированию документы. Уже в процессе бухгалтерской работы полезно следовать принципу, что каждый окончательный документ сохраняется в одном месте, а все черновики удаляются.

Очень важно также сознательно подходить к потреблению и предотвращать появление цифрового мусора. Тщательно обдумывайте, какие файлы вы создаете, сохраняете и загружаете на свое устройство.

Счета как цифровой мусор компании

Ежедневная работа компании приводит к появлению огромного количества цифровых данных – счетов, договоров, документов и других файлов. Если их не управлять систематически, со временем накапливается цифровой мусор, который может начать тормозить рабочий процесс, угрожать безопасности данных и неоправданно увеличивать как расходы, так и экологический след.

Например, счета, которые по закону должны храниться в течение семи лет, могут превратиться в цифровой мусор, если они хранятся в нескольких экземплярах в разных местах – в электронной почте, на рабочем столе, в облаке или на бумаге. Лишние копии, неорганизованность и неактуальные файлы затрудняют поиск информации и делают использование данных неэффективным.

Чтобы этого избежать, стоит воспользоваться услугами оператора электронных счетов. Использование электронных счетов сокращает дублирование данных, нагрузку на ИТ-системы и негативное воздействие на окружающую среду. Использование электронных счетов сокращает расходы на бумагу, печать и почтовые отправления. Электронный счет быстро и напрямую поступает в систему получателя, без необходимости (часто многократно) отправлять его в качестве вложения по электронной почте. Поскольку электронные счета передаются в цифровом виде между бухгалтерскими программами, они не накапливаются в почтовом ящике, как счета в формате PDF. Благодаря циклу подтверждения сбор подтверждений становится проще и экологичнее – файл не нужно отправлять несколько раз, поскольку подтверждения можно удобно давать прямо через цифровую среду. Все счета хранятся в одном месте в упорядоченном виде – электронные счета легко найти и безопасно хранить. Благодаря цифровому архиву для архивирования счетов не требуется физическое пространство. Поскольку цифровой архив доступен всем, кому он нужен, не возникает ситуации, когда их загружают, пересылают и т. д.

Согласно анализу швейцарского оператора электронных счетов, при использовании электронных счетов мы сокращаем выбросы парниковых газов в среднем на 89% по сравнению с бумажными счетами и на 33% по сравнению с PDF-счетами, отправляемыми по электронной почте. Поскольку при использовании электронных счетов затрачивается меньше природных ресурсов и выделяется меньше выбросов CO², электронные счета являются наиболее экологичным и устойчивым типом счетов.

Аналогичный принцип действует и в отношении других рабочих файлов. Перед отправкой электронного письма решите, является ли единственной возможностью отправки файла отправка его в качестве вложения или его можно отправить по ссылке? Вместо отправки документов в качестве вложений к электронному письму, файл можно загрузить в среду и отправить ссылку. Кроме того, для организации коммуникации между членами команды можно использовать подходящие платформы для совместной работы, чтобы уменьшить количество цифрового мусора, связанного с перепиской. Стоит также изучить другие возможности оцифровки и умные решения, чтобы сделать рабочие процессы компании максимально эффективными.

Если компания сознательно поддерживает порядок в своих цифровых данных и использует продуманные цифровые решения, легче избежать образования цифрового мусора и способствовать как плавной организации работы, так и экологической сознательности.

Finbite помогает уменьшить количество цифрового мусора

Сократите количество цифрового мусора, связанного со счетами, в вашей компании и начните использовать электронные счета. Отправка и получение электронных счетов, их цифровое подтверждение и хранение в цифровом архиве помогают сократить количество цифрового мусора, ускорить рабочие процессы и сэкономить деньги. Помимо электронных счетов, бухгалтерский учет можно упростить с помощью оцифровки, электронных отчетов о расходах, автоматической отправки напоминаний и других решений.

С помощью умного решения Finbite можно сэкономить деньги и сделать работу компании более эффективной, а также уменьшить количество цифрового мусора и экологический след. Это также демонстрирует внутреннюю организованность и ответственность компании, которые становятся все более важными ценностями в глазах сотрудников, клиентов и партнеров. Сокращение цифрового мусора и осознанное цифровое поведение необходимы для обеспечения устойчивости и успеха в быстро цифровизирующемся мире.