Составление электронного счета – что нужно знать?

Изменения в составлении электронных счетов 2025/26

Составление и отправка электронных счетов становится все более популярным, а их внедрение также способствуют изменения в законодательстве.

01.07.2025 вступили в силу изменения в законе о бухгалтерском учете, и теперь покупатель имеет право выбирать, в какой форме он хочет получать счет. Если покупатель указал себя в качестве получателя электронных счетов, он имеет право требовать от продавцов электронные счета.

Министерство финансов предложило сделать составление и отправку электронных счетов обязательными для всех к 2027 году, но в настоящее время это предложение находится на стадии обсуждения, и более точные решения и детали еще не известны.

Если в будущем возникнет желание перейти на электронные счета, можно своевременно уведомить об этом партнеров. Для этого мы создали шаблоны уведомлений, которые можно адаптировать под нужды вашей компании.

Что такое электронный счет и чем он отличается от счета в формате PDF?

Электронный счет – это машиночитаемый и машинообрабатываемый счет, который соответствует стандарту электронных счетов. Он составляется, подтверждается, отправляется и хранится в электронной среде. Электронный счет не является счетом в формате PDF. Счет в формате PDF составляется в программе управления документами, а затем отправляется на адрес электронной почты партнера. Чтобы данные попали в бухгалтерскую систему партнера, их необходимо ввести вручную.

Управление электронными счетами проще и быстрее. Если электронный счет составляется в бухгалтерском программном обеспечении, из системы выбирается партнер, и информация о счете в течение нескольких секунд поступает непосредственно в его систему на основании регистрационного кода получателя. То есть их не нужно вводить вручную или отправлять отдельно. Получатель видит в бухгалтерской программе или в системе оператора электронных счетов привычный вид в формате pdf. В среде Finbite все счета, поступившие в виде электронных счетов, имеют небольшую букву «е». Если счет поступил в формате pdf, а затем был оцифрован в электронный счет, то в системе рядом с ним будет значок @. Если есть возможность принимать электронные счета, то, например, рядом с способом отправки в системе счетного центра появляется маленькая буква «е».

Приведем некоторые важные различия между электронным счетом и счетом в формате PDF.

• Самое большое отличие заключается в том, что в случае с PDF-счетом его необходимо перепечатать в информационную систему. В случае с электронными счетами этого делать не нужно, поскольку вся информация автоматически перемещается из одной системы в другую.
• Компании, использующие электронные счета, отмечают одно из основных преимуществ: счета не застревают в почтовых ящиках сотрудников, их не нужно никуда пересылать, и они не теряются.
• Многие компании также отмечают, что, поскольку счета больше не нужно вводить вручную, не возникает и связанных с этим ошибок.
• Электронные счета считаются очень безопасными, поскольку они зашифрованы и доступ к ним можно получить, войдя в систему как пользователь. Поскольку электронные счета перемещаются на основе регистрационного кода, риск фиктивных счетов снижается. В случае входящих электронных счетов безопасность повышается за счет круга подтверждения и других внутренних процессов компании. Кроме того, движение электронных счетов остается в журнале. В предыдущем посте в блоге мы освещали тему мошенничества со счетами и объясняли, как использование Finbite в качестве оператора электронных счетов помогает снизить такие риски.
• Счет, отправляемый государственному учреждению, должен соответствовать стандарту электронного счета и может быть отправлен только через оператора электронных счетов. Таким образом, в таких случаях счет в формате PDF не подходит, и возможность составления и отправки электронных счетов становится все более важной.

Составление и управление электронными счетами в одной среде

Все, что связано с составлением и управлением электронными счетами, можно сделать в одной среде, что делает повседневную работу компании проще и прозрачнее. В среде электронных счетов можно:

• составлять и отправлять электронные счета;
• подтверждать счета одним щелчком мыши;
• архивировать счета;
• отслеживать информацию, связанную со счетами, например, оплачены ли они;
• отправлять напоминания о неоплаченных счетах.

Через среду электронных счетов можно передавать все форматы счетов: электронные счета, счета в формате PDF, бумажные счета и автоматические счета непосредственно в банк.

Можно ли отправлять электронные счета бесплатно?

Некоторые операторы электронных счетов предлагают возможность бесплатного составления счетов, что может быть удобным и хорошим решением при небольшом объеме счетов. Бесплатный пакет обычно позволяет составлять и отправлять несколько счетов в месяц. Например, можно подключиться к пакету Finbite Starter, который позволяет отправлять и принимать до 5 электронных счетов совершенно бесплатно. Для этого необходимо вручную ввести информацию о счете в систему или импортировать ее. Служба поддержки Finbite готова помочь как в случае бесплатного, так и платного пакета, если у вас возникнут вопросы по отправке и получению электронных счетов.

Созданная Центром регистров и информационных систем веб-программа для ведения бухгалтерского учета e-arveldaja также предлагает возможность бесплатного составления электронных счетов при определенных условиях. При заключении договора первый год является бесплатным, а затем услуга оплачивается в зависимости от количества записей. Для клиентов, которые составляют счета в e-arveldaja только для государственного сектора, услуга бесплатна, без ограничений по количеству и сроку. Хотя e-arveldaja упрощает работу предпринимателя, в исследовании Министерства экономики и коммуникаций было выявлено несколько направлений для развития e-arveldaja.

Поскольку бесплатные возможности ограничены объемом и выбором услуг, для многих компаний наиболее подходящим и, в итоге, более экономичным решением является поиск платного сервиса. Компании, которые используют платное программное обеспечение для отправки электронных счетов, платят за услугу, но эти постоянные расходы невелики по сравнению с экономией рабочего времени. Экономия времени и, как следствие, денежных средств достигается за счет ускорения и упрощения операций, связанных с покупными и продажными счетами. В системе можно легко проверить, поступил ли счет и оплачен ли он. При переходе на электронные счета важно иметь в виду, что наибольшую финансовую выгоду для компании приносит именно прием электронных счетов. Многие исследования показывают, что получение одного электронного счета обходится компании в среднем на 3–7  евро дешевле, чем использование счетов в формате PDF или на бумаге. Кроме того, с электронными счетами значительно снижается риск стать жертвой мошенничества с фальшивыми счетами.

Подключение к оператору электронных счетов полезно для всех компаний, но особенно целесообразно в случае большого объема счетов на покупку и продажу и расчетов в нескольких направлениях. Например, сделки заключаются между предприятиями (B2B), между предприятием и потребителем (B2C) и между предприятием и государственными учреждениями (B2G). Как уже упоминалось, возможность использования электронных счетов обязательно нужна в случае сотрудничества с учреждениями государственного сектора. Поэтому стоит найти подходящее для вашей компании бесплатное или платное решение, с помощью которого можно составлять и отправлять электронные счета. При принятии решения стоит учитывать как объем счетов, так и виды коммерческой деятельности.

Как происходит составление электронного счета?

Для составления и отправки электронных счетов существует несколько возможностей:

1. В бухгалтерской программе с интерфейсом электронного оператора. Сначала необходимо подключить бухгалтерское программное обеспечение к решениям Finbite. Для создания интерфейса необходимо скопировать URL-адрес для обмена данными и код аутентификации в бухгалтерское программное обеспечение. Где именно находятся такие настройки в бухгалтерском программном обеспечении, можно узнать у своего консультанта по программному обеспечению.
2. Составить счет вручную в формате Excel и импортировать его в систему электронного оператора. Для ручного импорта счета необходимо выбрать в меню «Продажи», а затем «Счета из файла».
3. Составить счет вручную в системе оператора электронных счетов.

Составить счет вручную в программе Finbite очень просто. Перед составлением счета необходимо выполнить настройки по умолчанию, например, указать номер следующего счета, срок оплаты счета. Также необходимо добавить банковский счет компании.

Подробнее об отправке электронных счетов читайте в нашем блоге.

При составлении электронных счетов в системе Finbite необходимо заполнить необходимые данные:

1. Войдите в систему Finbite. Откройте меню «Продажи».
2. Заполните необходимые поля: добавьте получателя счета и информацию о счете, заполните строки счета.
3. Выберите подходящую информацию для отправки.
4. В PDF-файле вы можете проверить правильность данных.
5. Выберите подходящий канал отправки, если вы хотите отправить счет в виде электронного счета в Эстонию или за границу. Кроме того, в среде Finbite можно по желанию отправлять счета в формате PDF и на бумаге.
6. Затем нажмите кнопку «Сохранить и отправить».

Самый быстрый способ составить и отправить цифровой электронный счет — использовать бухгалтерскую программу с интерфейсом Finbite.