Срок оплаты счета – требования и рекомендации

Счет— это официальный документ, в котором указывается, что и кому подлежит оплате. Счет особенно необходима в случаях, когда поставка товара и оплата за него происходят в разное время. Выставляя счет, продавец, по сути, подтверждает покупателю, что он выполнил свои обязательства по сделке, и требует от покупателя оплаты.

В данном случае важную роль играет срок оплаты счета – он указывает дату, к которой счет должен быть оплачен, и помогает обеим сторонам понять, когда наступает срок платежа. Четко определенная дата платежа уменьшает количество недоразумений и обеспечивает более плавное управление денежными потоками, тем самым делая выполнение договорных обязательств предсказуемым и надежным.

В этой статье мы разъясняем требования к срокам оплаты счетов и штрафам за просрочку платежей, а также что делать со счетом, срок оплаты которого истек. Мы также освещаем различные причины, по которым важно, чтобы клиенты оплачивали свои счета вовремя, и даем рекомендации о том, как вы, как компания, можете это стимулировать.

Законодательные требования к срокам оплаты счетов.

В случае оплаты счета банковским переводом, срок оплаты добавляется к счету. В Эстонии срок оплаты обычно указывается в виде даты, в других странах — также в виде количества дней (например, 14 дней). Следует быть внимательным, если ваши деловые партнеры работают за границей. В таком случае стоит изучить условия расчетов в конкретной стране, включая срок оплаты счета и проценты за просрочку платежа. Дополнительную информацию можно найти на сайте Европейского союза или в зарубежных источниках информации.

Cрок оплаты

Естественно, розничные продавцы, как покупатели, предпочитают максимально длительные сроки оплаты, чтобы у них было больше времени на планирование денежных потоков и оплату покупок. В то же время продавцы хотят более коротких сроков оплаты, чтобы как можно быстрее получить деньги за свои услуги или товары и обеспечить стабильный денежный поток и ликвидность. Этот противоречивый интерес может привести к переговорам об условиях оплаты счетов, и важно найти компромисс, который устроит обе стороны.

Сроки оплаты счетов могут варьироваться в зависимости от компании, отрасли и договоренностей между продавцом и покупателем. Если срок оплаты счета приходится на выходной или праздничный день, оплата, как правило, должна быть произведена не позднее следующего рабочего дня.

Хотя срок оплаты в значительной степени зависит от взаимных договоренностей, существуют определенные ограничения на сроки оплаты счета, установленные законодательством. Эти требования разъяснены в § 82 Закона об обязательствах. Если в договоре не оговорен срок оплаты вознаграждения, обязательство по оплате вознаграждения возникает не позднее чем через 30 дней после:

• получение счета должником;
• получение товаров, услуг или иных благ, если время получения счета неясно или счет был отправлен до получения блага;
• с момента получения или проверки товаров, услуг или иных товаров, если это требуется по договору или закону, и счет был выставлен до получения.

Согласно разделу 4 Закона о предотвращении недобросовестной торговой практики, срок оплаты сельскохозяйственной продукции и продуктов питания, превышающий 30 дней, не допускается.

В Эстонии стандартный срок оплаты счетов составляет 7–21 день. Иногда крупные компании, такие как государственные учреждения или международные организации, могут устанавливать более длительные сроки оплаты (обычно до 60 дней).

Просроченные платежи

Если клиент не оплачивает счет в установленный срок, эмитент счета имеет право начислять проценты за просрочку платежа. Начисление процентов за просрочку платежа во многом зависит от восприятия ситуации и может зависеть от важности партнера и его предыдущей платежной дисциплины. Часто достаточно отправить клиенту напоминание, но в ситуации, когда начисление процентов за просрочку платежа необходимо, желательно, чтобы условия начисления процентов были согласованы заранее и отражены в счете.

Процентная ставка за просрочку платежа может определяться либо статьей 113 Закона об обязательствах, либо соглашением (на основании счета, договора). Размер процентов за просрочку платежа, или процентная ставка за просрочку платежа, обычно определяется в процентах от суммы задолженности. В большинстве случаев процентная ставка за просрочку платежа определяется в процентах в год, но по соглашению проценты за просрочку платежа могут также рассчитываться ежемесячно или ежедневно.

Расчет процентов за просрочку платежа может быть сложным. Если в договоре оговорена ставка процентов за просрочку, то она будет действовать на протяжении всего срока действия долга, и расчет будет простым. Однако, если в договоре нет такой договоренности, необходимо использовать установленную законом ставку процентов за просрочку, которая может меняться каждые шесть месяцев. Для более длительного срока действия долга это означает несколько разных ставок процентов за просрочку, что усложняет расчет. Для расчета суммы процентов за просрочку можно использовать калькулятор процентов за просрочку.

Важность своевременной оплаты счетов

Согласно исследованию «Европейский отчет о платежах», каждая эстонская компания в среднем теряет 6000 евро в год из-за просроченных платежей. Также выяснилось, что эстонские компании тратят в среднем 10,5 часов в неделю на управление задолженностью. Взыскание просроченных платежей — трудоемкий и дорогостоящий процесс.

Если клиент не оплачивает счет, это означает потерю дохода для продавца, что может негативно сказаться на бизнесе. Просроченные платежи также могут повлечь за собой дополнительные расходы и увеличить финансовые риски. Для компании важно, чтобы клиенты оплачивали счета вовремя, поскольку это обеспечивает финансовую стабильность и позволяет надежно покрывать такие расходы, как заработная плата и материальные затраты. При своевременной оплате счетов компания продавца может лучше планировать использование средств. 

Работа с неоплаченными счетами — задача весьма трудоемкая, поскольку приходится отслеживать просроченные платежи, рассылать напоминания об оплате, а в худшем случае — требовать начисление процентов за просрочку и разрешать споры.

Но это не единственный негативный аспект, связанный с просроченными счетами. Важно понимать, почему неплатеж клиента по счету также вреден для компании. Помимо неоплаченных товаров или услуг, продавец может понести дополнительные расходы. Если продавец является плательщиком НДС, то НДС также должен быть уплачен по неоплаченным счетам.

В соответствии с § 29¹ Закона о налоге на добавленную стоимость в определенных случаях возможно снижение НДС, однако для этого необходимо предоставить подтверждающие документы, что требует от компании дополнительной работы и может привести к более тщательной проверке со стороны налоговых органов.

Если факт взыскания неоплаченных счетов не доказан и слишком легко оставлен без внимания, налоговый инспектор может сделать вывод о дарении другой компании, что облагается подоходным налогом. Поэтому, если уже возникла ситуация, когда клиент не оплачивает счет, а компания отказывается от взыскания неоплаченного счета, необходимо сохранить на всякий случай все документы, связанные со взысканием – письма, отправленные должнику, обращения к коллекторскому агентству и их ответы, записи в реестре неплатежей и т. д.

Что делать с просроченным счетом?

Многие предприниматели сталкиваются с ситуациями, когда клиент не оплачивает счет. Взыскание неоплаченных счетов может происходить как с частными, так и с корпоративными клиентами. Причины просрочки платежа могут быть различными:

• Счет не дошел до клиента из-за ошибки при вводе адреса получателя.
• Счет потерялась, попала в спам или осталась незамеченной среди других счетов.
• Клиент ошибочно посмотрел на срок оплаты счета и подумал, что у него еще есть время оплатить его.
• У клиента недостаточно средств для оплаты счета. Причиной могут быть, например, задержки платежей со стороны собственных клиентов.
• У клиента есть жалоба на качество, количество или цену товара или услуги.
• Счет дошла до клиента, но не была передана сотруднику, занимающемуся обработкой платежей. Такое может произойти, например, в компаниях, где несколько человек обрабатывают счета, и после проверки их необходимо отправить бухгалтеру для оплаты.
• При оплате счета произошла техническая ошибка.

Если счет просрочен, вам нужно решить, какие шаги предпринять дальше. Во многих компаниях, вероятно, есть хорошо продуманный процесс работы с просроченными счетами.

Первый шаг — проверка данных клиента и квитанций. Таким образом, можно исключить ситуацию, когда произошла ошибка при вводе данных получателя счета, и счет так и не был доставлен. Также следует внимательно проверить, не была ли квитанция внесена в бухгалтерскую программу.

Часто, когда приближается срок оплаты, отправляется напоминание о неоплаченном счете с просьбой оплатить его как можно скорее. Стоит быть последовательным в отправке напоминаний о неоплаченных счетах, потому что, если у клиента не хватает денег и ему приходится выбирать, кому платить, то в первую очередь будут оплачены те, кто наиболее активно занимается взысканием неоплаченных счетов. 

Если клиент не оплачивает счет, несмотря на письмо-напоминание, вы можете попытаться связаться с ним и выяснить причины неоплаты. Если у клиента временно возникли трудности с оплатой, но в остальном он является добросовестным клиентом, с которым вы хотите продолжить сотрудничество, вы можете предложить дополнительное время или график платежей.

Если отправка напоминания о неоплаченном счете не приносит результатов, могут быть применены более строгие меры, включая начисление предусмотренных договором или законом процентов за просрочку платежа. В худших случаях также рассматриваются срочная обработка платежного поручения, привлечение коллекторского агентства, внесение записи в реестр неплательщиков или взыскание долга через суд.

Рекомендации о том, как стимулировать своевременную оплату счетов.

Поскольку отправка и получение напоминаний о неоплаченных счетах сопряжены со значительными финансовыми и временными затратами, стоит сознательно уделять внимание соблюдению всех возможных рекомендаций для предотвращения задержек платежей и неоплаченных счетов.

Перед началом сотрудничества с новым клиентом целесообразно оценить риски и возможные превентивные меры. В зависимости от ситуации, риски можно снизить, заключив с клиентом договор и запросив предоплату. Также важно проверить репутацию делового партнера, чтобы оценить платежеспособность клиента, особенно при крупных суммах. Если у делового партнера были проблемы с платежами, стоит проявить осторожность при сотрудничестве, тщательно оценить риски и, по возможности, предпочесть предоплату по счету.

Стоит убедиться, что счет составлен правильно и понятно. Проверьте, что в счете указаны все необходимые данные, включая срок оплаты, процентную ставку за просрочку платежа и способы оплаты. Клиент должен понимать, когда и как должен быть оплачен счет. Сделайте подготовку и отправку счета максимально простыми и быстрыми для себя, чтобы счет был выставлен вовремя. Это снизит риск того, что счет будет забыт или пропущен.

Проанализируйте процесс оплаты счетов. Желательно максимально упростить оплату счетов и предложить достаточное количество способов оплаты. Было замечено, что использование электронных счетов значительно ускоряет оплату счетов и сокращает количество просроченных платежей.

Вполне вероятно, что в бизнесе вы все еще будете сталкиваться с клиентами, которые не оплачивают свои счета в срок. Поэтому подумайте о необходимости отправлять напоминания о неоплаченных счетах. Для этой цели вы можете использовать образцы писем-напоминаний или, что еще проще, автоматические напоминания! Таким образом, вы сможете сэкономить время, которое в противном случае было бы потрачено на отправку громоздких напоминаний о неоплаченных счетах. Finbite позволяет отправлять напоминания в любом формате из одной среды и информировать клиента о неоплаченном счете и приближающемся сроке. Очень часто причиной просроченных счетов является забывчивость, и письмо-напоминание помогает напомнить вам о неоплаченном счете.

Ведите учет платежей и неоплаты счетов , чтобы оперативно принимать меры и при необходимости отправлять напоминания о неоплаченных счетах.

Finbite ускоряет оплату счетов.

Finbite предлагает решение для электронного выставления счетов, позволяющее выполнять все задачи, связанные с выставлением счетов, в одной среде. Использование электронного выставления счетов помогает ускорить оплату счетов и упростить управление ими. 

• Электронные счета доставляются клиенту за считанные секунды и сразу же отображаются в его бухгалтерской системе. Благодаря электронным счетам исключаются задержки с оплатой из-за потери или игнорирования счета.
• Оплатить электронный счет легко и быстро, и можно использовать все способы оплаты.
• При создании электронного счета вы можете быть уверены, что он содержит все необходимые данные.
• Благодаря решению «круга подтверждений» процесс сбора подтверждений перед оплатой полностью цифровой и быстрый – подтверждение счетов возможно с любого смарт-устройства всего несколькими кликами.
• Кроме того, в электронный счет можно добавить автоматические напоминания, которые будут напоминать клиенту о неоплаченных счетах и ​​сокращать задержки.
• Благодаря подробным отчетам вы можете легко отслеживать, были ли оплачены выставленные счета или нет.

Ускорьте оплату счетов и сэкономьте время — воспользуйтесь решением Finbite для электронного выставления счетов.