Электронные счета используются в Эстонии уже несколько лет, но поправки к Закону о бухгалтерском учете, которые вступят в силу 1 июля 2025 года, вновь вызвали ряд вопросов.
В этом артикле:
Новые законы, как в Эстонии, так и на европейском уровне, будут стимулировать компании к внедрению цифровых решений, переходу от бумажных и PDF-фактур к электронным счетам. Несмотря на то, что э-счета становится нормой, они по-прежнему вызывают вопросы у многих предприятий и бухгалтеров. Поэтому мы ответим на самые распространенные вопросы о том, как именно работает система э-счетов, кто обязан ее использовать и каковы практические преимущества по сравнению с другими форматами.
1. Что такое электронный счет и чем он отличается от счета в формате PDF?
Электронный счет — это структурированный счет в машиночитаемом формате (например, XML), который передается из бухгалтерской программы отправителя непосредственно в программу получателя. Это позволяет автоматически обрабатывать счет в различных системах без необходимости отправлять его по электронной почте или вручную вводить или сканировать. Поскольку электронный счет соответствует стандартной структуре, данные в нем автоматически перемещаются между системами, снижая риск человеческой ошибки и ускоряя поток платежей.
Отправленный по электронной почте счет в формате PDF — это просто виртуальное представление бумажного счета, который не имеет фиксированной стандартной структуры и поэтому не может быть автоматически обработан программным обеспечением. Хотя счет в формате PDF является электронным документом, он требует ручного ввода в учетную систему или использования оптического распознавания символов (OCR).
2. Для кого электронные счета обязательны?
С 2019 года выставление электронных счетов будет обязательным для всех компаний, участвующих в государственных закупках, и для всех компаний, выставляющих счета государственным органам. Это означает, что если ваша компания ведет бизнес с государством или участвует в государственных закупках, то счета должны будут выставляться в форме электронного счета.
До сих пор использование электронных счетов между компаниями частного сектора было добровольным, однако оно становится все более распространенным. Согласно последнему исследованию реальной экономики (RTE), проведенному Министерством экономики и коммуникаций, использование электронных счетов демонстрирует умеренный рост в течение пяти лет, увеличившись с 22 % в 2019 г. до 30 % в 2024 г. Основная причина неполного использования электронных счетов заключается в том, что некоторые компании-партнеры и клиенты не готовы и не могут принимать электронные счета.
Изменение в законе! С помощью поправки к Закону о бухгалтерском учете, которая вступит в силу 1 июля 2025 года, государство надеется способствовать популяризации электронного счета в частном секторе. Если до сих пор обязанность выставлять электронные счета распространялась только на государственные учреждения, то с 1 июля как частные, так и государственные компании получат право выбирать формат счетов, которые они хотят получать от своих поставщиков. Право запрашивать электронные счета у продавцов получат все бухгалтерские организации, внесенные в коммерческий регистр в качестве получателей электронных счетов. Поэтому, если не будет достигнута иная договоренность, продавцы должны будут выставлять им электронные счета.
3. Как отправлять и получать электронные счета?
Электронные счета отправляются и принимаются через операторов, а предлагаемые ими решения могут использоваться автономно или взаимодействовать с существующим бухгалтерским решением.
Для отправки э-счета:
- Выберите подходящего оператора электронных счетов и создайте учетную запись для своей компании.
- Интегрируйте решение для выставления электронных счетов с вашим бухгалтерским программным обеспечением или начните выставлять счета в среде оператора.
- Введите данные о счете и покупателе, в том числе. Укажите регистрационный код покупателя, поскольку именно на его основе происходит движение электронных счетов.
- Отправьте счет из системы, и он в кратчайшие сроки попадет к покупателю.
Для получения электронного счета:
- Выберите подходящего оператора и отметьте компанию в качестве получателя электронного счета в реестре предприятий.
- Сообщите своим партнерам, что вы ожидаете появления электронных счетов в будущем.
- Полученные счета будут отправлены непосредственно в бухгалтерскую программу или среду электронных счетов, и их не нужно будет вводить вручную.
- Проверьте, подтвердите и оплатите счет.
4. Каковы преимущества использования электронного счета?
Использование электронных счетов дает предприятиям ряд важных преимуществ, помогая сделать учет более быстрым, точным и экономически эффективным. Важно отметить, что, хотя возможность отправлять электронные счета помогает повысить конкурентоспособность компании, основные преимущества связаны с получением электронных счетов и оцифровкой счетов на покупку в формате PDF, то есть преобразованием уже полученных счетов в машиночитаемые или электронные.
Повышение эффективности: электронные счета поступают непосредственно из системы к получателю и, следовательно, быстрее доходят до него. Поскольку нет необходимости в ручном вводе данных, это экономит время и повышает производительность труда сотрудников, так как бухгалтерам не приходится набирать данные заново.
Меньше ошибок и более точные данные: благодаря отсутствию необходимости ручного ввода электронных и оцифрованных счетов снижается риск человеческих ошибок. Автоматическая обработка гарантирует точность всех данных и отсутствие необходимости их последующей корректировки.
Более быстрое получение платежей: Автоматическое выставление и оцифровка счетов обеспечивают автоматическую проверку всех счетов и обработку платежей без риска ошибок. Многие компании заметили, что электронные счета приводят к сокращению количества просроченных платежей.
Лучшая прослеживаемость и отчетность: электронные счета содержат подробные структурированные данные, что позволяет улучшить отчетность и мониторинг финансовых процессов. Электронные счета — это первый шаг к решениям реальной экономики. Исследование, проведенное в 2020 году, показало, что использование решений реальной экономики в Эстонии может сэкономить более 14 миллионов рабочих часов в год, что эквивалентно 7 000 рабочих часов в течение полного рабочего дня. Финансовая экономия от использования решений реальной экономики составит до 200 миллионов евро в год.
Безопасность и надежность: электронные счета отправляются по защищенным каналам на основе регистрационного кода, а их содержание зашифровано. Это снижает риск мошенничества и подделки счетов по сравнению со счетами, отправленные на электронную почту. Мошенничество с инвойсами — довольно распространенный вид мошенничества, когда компания получает по электронной почте от партнера поддельный инвойс, отличающийся от настоящего, как правило, только измененными реквизитами банковского счета. Компания неосознанно переводит деньги злоумышленникам, а партнер продолжает ждать перевода. Только в ноябре прошлого года РИА получило уведомление о четырех случаях мошенничества со счетами, общий ущерб от которых составил 300 000 евро.
Возможность автоматизации: э-счет позволяет компаниям интегрироваться со своими финансовыми системами, открывая возможности для автоматизированных рабочих процессов, таких как автоматическое распределение счетов и затрат по повторяющимся счетам, а также оптимизированные цифровые процессы подтверждения.
Экологичность: э-счет помогает сократить потребление бумаги и уменьшить углеродный след, устраняя необходимость в отправке и архивировании физических документов. Согласно одному из исследований, электронное выставление счетов может сократить выбросы парниковых газов в среднем на 89 % по сравнению с бумажными счетами и на 33 % по сравнению со счетами в формате PDF, отправленными по электронной почте. Поскольку электронные счета используют меньше природных ресурсов и выбрасывают меньше CO², электронные счета являются наиболее экологичным и устойчивым типом счетов.
5. Могут ли малые предприятия использовать электронные счета?
Да, все предприятия могут использовать электронные счета. Вопреки распространенному мнению, электронное выставление счетов не требует от компании больших инвестиций. Если малое предприятие хочет отправить счет партнеру, который в реестре предприятий указан как получатель электронного счета, оно может сделать это бесплатно с помощью пакета Finbite Starter, введя информацию о счете вручную. При больших объемах электронных счетов удобнее настроить интерфейс электронного счета с бухгалтерской системой — это можно сделать с помощью пакета Lite, который стоит 10 евро в месяц. Если в пакете Starter можно бесплатно отправлять и получать до 5 электронных счетов, то при больших объемах цена зависит от объема. Служба поддержки Finbite готова помочь пользователям с вопросами об отправке и получении электронных счетов как для бесплатных, так и для платных планов.
