Запрос электронных счетов – право, обязанность или новая норма?

Является ли запрос электронных счетов просто удобством, правом, вытекающим из закона, или признаком того, что цифровая эра наконец-то наступила? С 1 июля 2025 года в Эстонии вступают в силу изменения, которые дают всем предпринимателям право требовать электронные счета. Но что это означает на практике, как это правильно делать и означает ли право требовать обязанность предоставлять электронные счета?

В этой статье мы расскажем, что такое электронный счет, кто имеет право его запрашивать, обязательны ли электронные счета для всех и как компании могут подготовиться к отправке электронных счетов.

Что такое электронный счет и почему он важен?

Электронный счет – это не просто счет, отправленный по электронной почте. Это документ в машиночитаемом формате (XML), который передается напрямую между бухгалтерскими программами. Это означает, что все данные счета, такие как дата, информация о строках счета и сумма НДС, автоматически попадают в бухгалтерскую систему – без ручного ввода и связанных с этим ошибок.

📌 Электронный счет ≠ счет в формате PDF

PDF является цифровым форматом, но он не является машиночитаемым и не поддается машинной обработке. Электронный счет перемещается из системы в систему без промежуточных шагов «Ctrl+C / Ctrl+V». Результатом является более быстрый рабочий процесс, меньше ошибок и прозрачный обмен данными между партнерами.

Кто имеет право запросить электронный счет?

Ранее государственные учреждения уже некоторое время могли требовать электронные счета, поскольку это было их обязанностью, вытекающей из закона. Однако с 1 июля 2025 года вступил в силу новый закон о бухгалтерском учете, и обязанность государственного сектора превратилась в право, которое распространяется на всех субъектов бухгалтерского учета, зарегистрированных в торговом реестре в качестве получателей электронных счетов.

Это означает, что, если ваша компания указала в торговом реестре, что принимает электронные счета, у вас есть законное право требовать, чтобы партнеры предоставляли вам счета в электронном виде. В некоторых случаях это изменение интерпретируется также таким образом, что всем компаниям, которые имеют соответствующую отметку в торговом реестре, должны отправляться только электронные счета.

Важно отметить, что на самом деле это не означает, что все компании должны сразу начать отправлять электронные счета – обязанность возникает только в том случае, если получатель этого требует. Таким образом, право требовать электронный счет принадлежит покупателю, а обязанность отправлять электронный счет возникает у продавца.

Является ли отправка электронных счетов обязательной?

Это один из самых часто задаваемых вопросов. Ответ: пока нет, но направление развития ясно. Отправка электронных счетов является обязательной, если этого требует покупатель. Но после изменения законодательства 1 июля 2025 года ни одна компания (в том числе и государственный сектор) не будет обязана этого требовать. Таким образом, электронные расчеты будут основаны на требовании и будут добровольными, и предполагают, что стороны договорились об этом.

Если ваш партнер зарегистрирован в торговом реестре как получатель электронных счетов, он имеет право требовать, чтобы вы отправляли ему электронные счета. Это большой шаг в направлении того, чтобы электронные счета стали новой нормой. На практике это означает, что компании должны уже сегодня подготовить свое программное обеспечение, процессы и партнеров по сотрудничеству.

Практическое руководство: как запросить электронный счет?

Многие компании не знают, с чего начать. Ниже приводится пошаговое руководство, как сделать это вежливо, профессионально и эффективно.

Начните с разъяснения

Напишите своим партнерам, почему вы хотите получать электронные счета:

• это более безопасно и быстрее;
• уменьшает ручную работу и количество ошибок;
• основано на вступивших в силу изменениях в законодательстве.

При необходимости добавьте ссылку на справочный материал Finbite по вопросам запроса электронных счетов.

Опишите техническую сторону

Уточните, через какого оператора электронных счетов (например, Finbite, Bilnex) вам могут отправлять счета. Отправка электронных счетов в Эстонии работает по принципу роуминга, что означает, что клиенты разных операторов могут обмениваться электронными счетами между собой. Например, Bilnex by Finbite предлагает бесплатную возможность представления как электронных счетов, так и счетов в формате PDF в неограниченном количестве. Указание этого в заявке значительно увеличивает вероятность того, что продавец сможет быстро и удобно составить, и отправить вам электронный счет.

Добавьте требование в договоры

При заключении нового договора о сотрудничестве или обновлении существующего добавьте пункт о том, что все счета будут выставляться в электронном виде в соответствии со стандартом, установленным получателем. Таким образом, требование будет ясным и не возникнет необходимости в последующем обсуждении формата счета.

Автоматизируйте уведомления

Если партнер присылает вам счет в формате PDF, вы можете настроить автоматический ответ:

Здравствуйте!

Спасибо за отправленный PDF-счет! В связи с вступлением в силу 1 июля 2025 года поправки к Закону о бухгалтерском учете просим вас в дальнейшем отправлять нам электронные счета.

Что именно изменилось?

Новое изменение в законодательстве дает всем компаниям право решать, в какой форме они будут принимать счета от других компаний. Это означает, что все компании, которые указаны в торговом реестре как получатели электронных счетов, в дальнейшем могут требовать представления счетов именно в электронном виде. Поскольку электронные счета более удобны и экономичны, чем бумажные или PDF-счета, просим вас в дальнейшем присылать нам машиночитаемые электронные счета.

Что такое электронный счет?

Электронный счет — это документ в формате XML, который передается между программными системами и не требует повторного ввода вручную после создания. Система может считывать информацию со счета, то есть электронный счет является машиночитаемым.

Как вы можете отправить нам электронный счет?

Вы можете отправить нам электронные счета из вашего бухгалтерского программного обеспечения, из центра счетов Finbite или через других операторов электронных счетов.

Использование электронных счетов помогает нам всем сэкономить время, избежать потери счетов и, что наиболее важно, сократить ручную работу, чтобы бухгалтеры могли сосредоточиться на более содержательных задачах.

С наилучшими пожеланиями,

Имя и должность

Помогите партнерам в переходе

Многие небольшие компании еще не знакомы с системами электронного выставления счетов. Предложите им вспомогательные материалы, инструкции или порекомендуйте поставщика услуг, который поможет внедрить это решение.

Почему стоит запросить электронные счета уже сегодня?

Экономическая эффективность: хотя отправка и получение электронных счетов может сопровождаться определенной платой за обслуживание (несколько центов) для некоторых пакетов, их обработка настолько быстра и проста, что в итоге это все равно приносит экономию. Ведь ни один бухгалтер или сотрудник, занимающийся обработкой счетов, не работает бесплатно. Обработка одного электронного счета в среднем обходится на 3 цента дешевле и занимает на 30 минут меньше времени, чем ручной ввод PDF-файла.

Экономия времени: данные автоматически перемещаются из системы отправителя счета в систему получателя, бухгалтер не должен переводить счета. Кроме того, дальнейшие операции можно в значительной степени автоматизировать, чтобы сократить объем повторяющихся ручных операций.

Точность: системы снижают риск человеческих ошибок, возникающих при ручном переписке или копировании данных.

Устойчивость: меньше бумаги, меньше цифрового мусора, больше цифровых данных.

Гарантия будущего: использование электронных счетов становится стандартом во всей Европе, особенно в счетах B2B и B2G.

Руководство для продавца: что делать, если партнер запрашивает электронный счет?

Если покупатель просит выставить электронный счет, не воспринимайте это как обременительное требование. Это признак того, что ваша компания движется вместе с рынком к новой норме. Закон дает партнеру право, а вам — возможность сделать свой рабочий процесс более быстрым и профессиональным.

Будьте отзывчивы и найдите подходящее программное обеспечение

С 1 июля 2025 года все поставщики бухгалтерского учета, которые указаны в торговом реестре как получатели электронных счетов, получат право требовать электронные счета. Если партнер ссылается на это право, его требование является полностью обоснованным, и вы должны иметь возможность отправлять электронные счета. На самом деле это не так сложно и дорого, как может показаться на первый взгляд.

Например, в среде Bilnex by Finbite вы можете бесплатно отправлять неограниченное количество электронных счетов и счетов в формате PDF. Регистрация и создание учетной записи занимают всего несколько минут, а составление счетов очень упрощено. Введите данные клиента – при вводе имени клиента среда автоматически заполнит большинство полей данных за вас. Кроме того, вы увидите, принимает ли ваш клиент электронные счета или вам нужно отправить PDF-файл.  Добавьте описания услуг/продуктов, количества и цены – Bilnex автоматически рассчитает все суммы и налоги за вас. Нажмите «Отправить» и готово!

Если вы хотите интегрировать решение для электронных счетов в существующую бухгалтерскую систему, Finbite также предлагает подходящие пакеты. Бухгалтерские решения Finbite можно интегрировать со всеми бухгалтерскими и экономическими программами Эстонии.

Проинформируйте свою команду и обновите процесс расчетов

Если в компании есть несколько человек, которые выставляют счета, то:

• обновите инструкции по выставлению счетов и ознакомьтесь с новой средой для представления счетов;
• добавьте примечание, что клиент желает получать электронные счета;
• при необходимости создайте в системе автоматическое правило, которое будет направлять счета соответствующего клиента в виде электронных счетов;
• согласуйте с клиентом формат счета в договоре или до начала оказания услуги.

Это позволит избежать путаницы и двойных счетов.

Рассматривайте этот процесс как инвестицию в хорошие отношения с клиентами и в будущее

Когда партнер просит выставить электронный счет, может показаться, что это «еще одно требование». На самом деле это возможность сделать процесс выставления счетов более прозрачным и автоматизированным.

Как продавец вы получаете:

• быстрее получаете деньги (счет сразу поступает в систему партнера);
• сокращаете ручную работу в своей бухгалтерии;
• демонстрируете себя как надежный и современный партнер.

Если вы получаете все больше запросов на электронные счета, создайте четкий процесс отправки электронных счетов и информирования партнеров о возможности работы с электронными счетами. Это даст партнерам четкий сигнал о том, что ваша компания готова к работе в цифровом формате.

Электронные счета пришли, чтобы остаться

Запрос электронных счетов больше не является просто тенденцией, а реальной нормой ведения бизнеса, к которой движется вся Европа.

С лета 2025 года все эстонские компании, зарегистрированные в качестве получателей электронных счетов, получат право требовать электронные счета. Это создаст честную, эффективную и прозрачную среду для всех – как для крупных, так и для малых предприятий.

Если до сих пор электронные счета казались сложными, то на самом деле это всего лишь один шаг к автоматизации и более умному ведению бизнеса. Чем раньше вы начнете, тем плавнее пройдет переход.