Отзывы и предложения клиентов выявили ряд проблем, которые мы решили устранить. Взгляните и попробуйте найти совет, который подойдет именно вам.
В этом артикле:
- Руководства и учебники
- Шаблоны учета и шаблоны подтверждения
- Круг подтверждения
- Как использовать лимиты в кругу подтверждения, чтобы бухгалтер всегда был последним подтверждающим?
- Как добавить более 5 человек в круг подтверждения?
- Почему счета нельзя подтвердить прямо из уведомления по электронной почте, а нужно перейти по ссылке и войти в систему?
- Почему больше нельзя подтвердить счет по той же ссылке, что и в электронном письме?
- Счета на покупку
- Оцифровка
- Заказ электронных счетов
- Отчеты о расходах
Руководства и учебники
Где найти руководства и обучающие видео, которые помогут вам использовать среду Finbite.
Если вы хотите найти руководства и обучающие видео по работе со средой Finbite, то вот ресурсы, которые вам нужны:
- Все учебники по среде Finbite сгруппированы на сайте help.finbite.eu. В среде Finbite в правом верхнем углу страницы всегда есть ссылка «Помощь», которая направляет вас на страницу с учебниками.
- Инструктивные видеоролики и записи обучения находятся здесь: help.finbite.eu/collections/6731661-training.
- Если у вас возникнут вопросы, вы всегда можете обратиться в службу поддержки клиентов Finbite: finbite.eu/contact/.
- Если вы хотите получить индивидуальный тренинг для своей команды, вы можете заказать его здесь: finbite.eu/training-calendar/.
- Если руководство отсутствует или нуждается в дополнении, пожалуйста, сообщите об этом в службу поддержки клиентов Finbite.
Шаблоны учета и шаблоны подтверждения
Как создавать и редактировать различные шаблоны?
Был задан ряд вопросов о создании шаблонов. Среда Finbite предлагает широкий выбор шаблонов для обеспечения максимальной гибкости при автоматизации расчетов. Чтобы найти решение, которое лучше всего подходит для ваших бизнес-процессов, мы рекомендуем вам обратиться к руководствам по шаблонам.
Как настроить автоматическое выставление счетов?
Шаблоны назначения счета можно использовать для прикрепления постоянного назначения счета к счету. Шаблоны назначений счетов можно создать, только назначив счет конкретному счету, выбрав Действия -> Сохранить шаблон в конце строки счета после добавления счета и котировки в счета (Действия — Котировка). Это означает, что в будущем предопределенные счета и котировки будут автоматически добавляться в строки входящих счетов на покупку. При назначении счета его можно сохранить как шаблон и выбрать шаблон назначения счета на основе поставщика или на основе отдела. Кроме того, с помощью шаблона можно определить распределение строк счета.
Как автоматизировать проверку счетов и отчетов о расходах?
Автоматизация процесса плавки колец возможна, начиная с пакета Standard, в котором можно создать различные шаблоны для автоматизации процессов плавки.
Как настроить круг автоматического подтверждения для счетов без номера?
Если вы отправляете конкретный счет на подтверждение и хотите сохранить шаблон подтверждения, вы можете выбрать шаблон подтверждения на основе поставщика, отдела. Шаблон на основе поставщика связан с конкретным поставщиком, поэтому его можно применять при получении счета от того же поставщика. Шаблоны подтверждения на основе отделов можно вручную применять к счетам от любого поставщика.
Круг подтверждения
Как использовать лимиты в кругу подтверждения, чтобы бухгалтер всегда был последним подтверждающим?
Благодаря недавнему обновлению теперь стало проще использовать лимиты в кругу подтверждения. Теперь вы можете назначить обязательных подтверждающих, которые должны всегда подтверждать счет, независимо от лимитов предыдущих подтверждающих. Например, если бухгалтер должен проверять и подтверждать счета, вы можете назначить его обязательным подтверждающим и гарантировать, что он всегда будет участвовать в процессе.
Как добавить более 5 человек в круг подтверждения?
При создании круга в него можно добавить более 5 человек. При запуске круга подтверждения все 5 строк должны быть заполнены именами подтвердивших, а затем система автоматически добавит следующие 5 строк. Также можно выставлять счета другим людям, пока идет круг подтверждения. При заполнении одного поля реферала система автоматически добавит дополнительные поля для следующего подтверждающего и так далее.
Почему счета нельзя подтвердить прямо из уведомления по электронной почте, а нужно перейти по ссылке и войти в систему?
Фактически, в настройках счета можно определить, какие опции доступны сотрудникам компании для подтверждения счетов. Как проверка прямой ссылки, так и вход в систему — это настройки безопасности, которые каждая компания может реализовать в соответствии со своими потребностями.
Если настройка «Запретить прямое подтверждение счетов по электронной почте» не активна, в уведомление об подтверждении будет добавлена кнопка, позволяющая подтвердить счет без предварительного открытия ссылки.
Если активна настройка «Требовать аутентификацию для подтверждения ссылки», то при переходе по ссылке необходимо будет также войти в среду.
Почему больше нельзя подтвердить счет по той же ссылке, что и в электронном письме?
В целях безопасности ссылка на подтверждение в уведомлении по электронной почте истекает сразу после подтверждения. Это гарантирует, что доступ к счетам будут иметь только лица, уполномоченные представлять вас в данный момент. Несмотря на истечение срока действия ссылки на подтверждение, все пользователи смогут позже войти в среду Finbite и просмотреть свои подтвержденные счета.
Счета на покупку
Как найти счета старше 365 дней в списке счетов на покупку?
Если вы хотите найти счета, которым более 365 дней, воспользуйтесь детальным поиском и функцией календаря. Например, вы можете найти все счета за прошлый год, даже если в новом году уже май.
Как отличить счета, отправленные в круг подтверждения, от еще не отправленных?
В списке счетов можно отфильтровать счета по их статусу, в том числе по тому, находится ли счет в статусе на подтверждении, подтвержден или получен.
Кроме того, дата всех полученных счетов выделяется жирным шрифтом. После того как счет будет отправлен на подтверждение, шрифт даты изменится на обычный.
Если можно, то как изменить счета на покупку в формате э-счет?
Поскольку электронные счета шифруются при передаче между системами, они не подлежат изменению. Предполагается, что заказчик представляет счет с правильными данными. Если необходимо изменить, например, коды НДС или IBAN, это возможно. Коды НДС можно изменить на дополнительных строках. IBAN можно изменить, если у компании есть соответствующий поставщик в реестре поставщиков. Если электронный счет сильно испорчен, его следует вернуть отправителю. Это можно удобно сделать в разделе «Действия с инвойсами».
Как связать заказ на поставку со счетом?
Заказ на поставку можно связать со счетом с помощью поля «Номер заказа на поставку», после чего эта информация будет отправлена в вашу ERP. Затем счет и заказ на покупку будут связаны на стороне ERP, и счет будет учтен.
Оцифровка
Почему в оцифрованных счетах-фактурах иногда неправильно указываются коды НДС?
Если возникли проблемы с кодами НДС, первое, что нужно сделать, — проверить регистр НДС вашей компании. Согласно этому реестру, присвоенным в нем кодам и их приоритетам, в процессе оцифровки к вашим счетам будут добавлены соответствующие коды НДС с приоритетом 1. Однако стоит помнить, что оцифровка счетов — это услуга идентификации данных. Это означает, что ни автоматизированное программное обеспечение, ни оцифровщики не будут присваивать счетам коды или артикулы, характерные для конкретной компании.
В случае оцифрованных счетов будет ли название заказчика взято из логотипа на счете?
При оцифровке счетов название поставщика не берется из логотипа на счете. В случае получения счетов от эстонских, латвийских и литовских заказчиков делается запрос в местную базу данных на основе регистрационного кода заказчика, и всегда вводится юридическое название компании.
Если компания получает счета от внешних поставщиков, где единственным упоминанием компании является логотип производителя, это особые случаи, которые всегда проверяются вручную оцифровщиками. Таким образом, иногда бывает так, что название внешнего поставщика не берется ниоткуда, кроме логотипа. Чтобы избежать подобных ситуаций, очень важно, чтобы в среде Finbite был создан реестр поставщиков с правильными данными.
Заказ электронных счетов
Как просмотреть электронные счета в порядке возрастания даты?
Чтобы лучше понять, кто недавно заказывал электронный счет в вашей компании, вы можете использовать фильтр по дате.
Отчеты о расходах
Как сотрудники могут загружать свои отчеты о расходах в среду для возмещения расходов?
Сотрудники смогут использовать мобильное приложение Finbite Finance, которое позволяет быстро и легко предоставлять документы о расходах. С помощью мобильного приложения можно сфотографировать чек сразу после покупки и ввести его в центр счетов компании в качестве отчета о расходах. Больше нет необходимости собирать бумажные чеки для отчетов о расходах, доставлять их бухгалтеру, сортировать и хранить, поскольку весь процесс переведен в цифровой формат.
Приложение доступно всем клиентам, начиная с пакета Standard. Пользователи, которые только вводят документы о расходах и готовят отчеты о расходах (роль: отчетное лицо) в среде Finbite, являются бесплатными для компании. Приложение Finbite Finance доступно как в AppStore, так и в магазине Google Play.
