Klientide tagasisidest ja ettepanekutest on ilmnenud mitmeid küsimusi, millele oleme leidnud lahendused. Vaata, äkki leiad ka mõne enda jaoks kasuliku nipi.
Selles artiklis:
- Juhendid ja õpetused
- Konteerimis- ja kinnitamismallid
- Kinnitusring
- Kuidas kinnitusringis limiite kasutada nii, et raamatupidaja oleks alati viimane kinnitaja?
- Kuidas lisada kinnitusringi rohkem kui 5 inimest?
- Miks ei saa arveid kinnitada otse e-kirja teavitusest, vaid peab lingile klikkama ja sisse logima?
- Miks ei saa arvele peale kinnituse andmist enam sama lingi kaudu ligi, mis meilis olemas?
- Ostuarved
- Digiteerimine
- E-arve tellimused
- Kuluaruanded
Juhendid ja õpetused
Kust leida juhendeid ja õpetlikke videoid, mis oleks abiks Finbite keskkonna kasutamisel?
Kui soovite leida juhendeid ja õpetlikke videoid Finbite keskkonna kasutamiseks, siis siin on vajalikud allikad:
- Kõik Finbite keskkonda puudutavad juhendid on koondatud aadressile help.finbite.eu. Finbite keskkonnas on alati lehe üleval paremas nurgas viide ,,Abiinfo’’, mis suunab juhendite lehele.
- Õpetlikud videod ja koolituste lindistused on siin: help.finbite.eu/collections/6731661-koolitused.
- Küsimuste korral saate alati pöörduda Finbite klienditoe poole: finbite.eu/kontakt/.
- Kui soovite oma meeskonnale personaalset koolitust, saab selle tellida siit: finbite.eu/koolituskalender/.
Kui mõni juhend puudub või vajab täiendamist, andke sellest kindlasti teada Finbite klienditoele.
Konteerimis- ja kinnitamismallid
Kuidas luua ja muuta erinevaid malle?
Mallida tegemise kohta oli mitmeid küsimusi. Finbite keskkonnas on palju erinevaid mallide loomise võimalusi, et tagada maksimaalne paindlikus arvelduse automatiseerimisel. Selleks, et leida ettevõtte protsessidega kõige paremini ühilduv lahendus, soovitame tutvuda mallidega seotud juhenditega.
Kuidas seadistada arvele automaatsed püsikonteeringud?
Konteerimismallide abil saab arvele panna külge püsikonteeringu. Konteerimismalle saab luua ainult konkreetset arvet konteerides, kui pärast konto ja dimensiooni lisamist arveridadele (Tegevused – Konteering) valida Arveridade lõpust Tegevused -> Salvesta mall. See tähendab, et tulevikus lisatakse sisse tulnud arve ridadele automaatselt etteantud kontod ja dimensioonid. Konteeringut tehes saab selle malliks salvestada ja valida hankijapõhise või valdkonnapõhise konteerimismalli vahel. Lisaks saab ka arvete ridade jaotuse malli abil kindlaks määrata.
Kuidas arvete ja kuluaruannete kinnitamist automatiseerida?
Kinnitusringe saab automatiseerida alates Standard paketist, kus saab erinevaid malle luua, et kinnitusprotsessid oleksid automaatsed.
Kuidas seadistada automaatne kinnitusring viitenumbrita arvetele?
Kui olete konkreetset arvet kinnitusringile saatmas ja soovite salvestada kinnitamismalli, on võimalik valida hankijapõhise, konteeringupõhise või valdkonnapõhise kinnitamismalli vahel. Hankijapõhine mall on seotud konkreetse hankijaga, nii et seda malli saab rakendada, kui samalt hankijalt saadud arvele. Valdkonnapõhiseid kinnitamismismalle saab käsitsi kohaldada mis tahes tarnijalt saadud arvete suhtes.
Kinnitusring
Kuidas kinnitusringis limiite kasutada nii, et raamatupidaja oleks alati viimane kinnitaja?
Tänu värskele uuendusele on kinnitusringis limiitide kasutamine nüüd mugavam. Edaspidi saab määrata kohustuslikud kinnitajad, kes peavad alati arve kinnitama, olenemata eelnevate kinnitajate limiitidest. Näiteks kui raamatupidaja peab arved läbi vaatama ja kinnitama, saate määrata ta kohustuslikuks kinnitajaks ning tagada, et ta on alati protsessi kaasatud.
Kuidas lisada kinnitusringi rohkem kui 5 inimest?
Kinnitusringi saab lisada rohkem kui 5 inimest juba kinnitusringi luues. Kinnitusringi alustades tuleb täita kõik 5 rida kinnitajate nimedega ning seejärel lisab süsteem automaatselt juurde järgmised 5 rida. Poolelioleva kinnitusringi ajal on võimalik arvet suunata ka rohkematele inimestele. Täites ära ühe suunamise välja, lisab süsteem automaatselt juurde välja ka järgmise kinnitaja jaoks jne.
Miks ei saa arveid kinnitada otse e-kirja teavitusest, vaid peab lingile klikkama ja sisse logima?
Tegelikult on võimalik ostuarve seadetes määrata, millised võimalused on ettevõtte töötajatel arvete kinnitamiseks. Nii otse lingist kinnitamine kui ka sisse logimine on turvaseaded, mida iga ettevõte saab rakendada vastavalt oma soovidele.
Kui seadistus ,,Keela arvete kohene kinnitamine e-mailist’’ ei ole aktiivne, siis lisatakse kinnitamise teavitusele ka nupp, mille kaudu saab arvet kinnitada linki eelnevalt avamata.
Kui seadistus ,,Nõua autentimist lingist kinnitamisel’’ on aktiivne, siis peab lingile klikkides ka keskkonda sisse logima.
Miks ei saa arvele peale kinnituse andmist enam sama lingi kaudu ligi, mis meilis olemas?
E-maili teavituses olev kinnituse andmise link aegub kohe pärast kinnituse andmist turvalisuse kaalutlustel. See tagab, et arvetele on ligipääs ainult sel hetkel esindusõigusi omavatel isikutel. Vaatamata sellele, et kinnituse link aegub, on kõigil kasutajatel võimalus ka hiljem Finbite keskkonda sisse logida ja enda poolt kinnitatud arveid vaadata.
Ostuarved
Kuidas leida ostuarvete nimekirjast arveid, mis on vanemad kui 365 päeva?
Kui soovid leida arveid, mis on saabunud rohkem kui 365 päeva, siis tuleb selleks kasutada detailset otsingut ja sealset kalendri funktsiooni. Nii on võimalik leida näiteks kõik eelmise aasta ostuarved ka siis, kui käes on juba uue aasta mai.
Kuidas eristada ostuarvete nimekirjas kinnitusringile saadetud ja veel saatmata arveid?
Ostuarvete nimekirjas saab arveid filtreerida nende oleku järgi – sealhulgas selle alusel, kas arve on kinnitamisel, kinnitatud või saabunud olekus.
Lisaks on kõigi saabunud olekus ostuarvete kuupäev tähistatud boldiga. Kui arve on kinnitamisele saadetud, muutub kuupäeva kirjastiil tavapäraseks.
Kas ja kuidas saab e-arve formaadis ostuarveid muuta?
Kuna e-arve liiguvad krüpteeritud kujul süsteemide vahel, siis ei olegi need muutmiseks mõeldud. Kehtib eeldus, et hankija esitab õigete andmetega arva. Kui on vaja muuta näiteks käibemaksu koode või IBANit, siis see on võimalik. KM koode saab muuta arve kanderidadel. IBANit saab muuta kui ettevõttel on hankijate registris vastav hankija olemas. Kui e-arve on väga vigane, siis tuleks see tagastada saatjale. Seda saab mugavalt teha arve tegevuste alt.
Kuidas siduda ostutellimust arvega?
Ostutellimust on võimalik siduda arvega ostutellimuse numbri lahtri kaudu ning seejärel jõuab see info teie ERPi. Ostuarve ja -tellimuse sidumine toimub seejärel ERPi poole peal ning arve saab tellimused järgi konteeritud.
Digiteerimine
Miks digiteeritud arvetel on käibemaksu koodid mõnikord vigased?
Kui käibemaksu koodidega esineb probleeme, siis tuleks esimese asjana üle vaadata oma ettevõtte käibemaksukoodide register. Vastavalt antud registrile, seal määratud koodidele ja nende prioriteetidele lisatakse teie arvetele digiteerimise käigus vastavad käibemaksu koodid, mis on prioriteediga 1. Siiski tasub ka meeles pidada, et arvete digiteerimine on andmetuvastuse teenus. See tähendab, et automaatne tarkvara ega digiteerijad ei määra arvetele ettevõttespetsiifilisi koode ega artikleid.
Kas digiteeritud arvete puhul võetakse hankija nimi arvel olevalt logolt?
Ostuarveid digiteerides ei võeta hankija nime arvel olevalt logolt. Eesti, Läti ja Leedu hankijatelt saabunud arvete puhul tehakse hankija registrikoodi põhjal päring kohalikku andmebaasi ja selle alusel sisestatakse alati ettevõtte juriidiline nimi.
Kui ettevõte võtab vastu välishankijatelt arveid, kus ainuke viide ettevõttele on selle esitaja logo, siis need on erijuhtumid, mis vaadatakse digiteerijate poolt alati käsitsi üle. Seega võib vahel harva juhtuda, et välishankija nime ei ole võtta kusagilt mujalt kui logolt. Selliste olukordade vältimiseks on väga oluline, et oleksite seadistanud Finbite keskkonnas korrektsete andmetega Hankijate registri.
E-arve tellimused
Kuidas vaadata e-arvete tellimusi kuupäevalises järjestuses?
Selleks, et paremini aru saada, kes on ettevõttelt hiljuti e-arve tellinud, on võimalik kasutada kuupäeva filtrit.
Kuluaruanded
Kuidas saaksid töötajad ise oma kuludokumente kuluhüvitiste jaoks keskkonda ülesse laadida?
Töötajad saavad kasutada Finbite Finance mobiilirakendust, mis võimaldab lihtsalt ja kiiresti kuludokumente esitada. Mobiilirakendusega saab tšekist kohe pärast ostu pildi teha ning selle kuluaruandena ettevõtte arvelduskeskkonda sisestada. Enam ei ole vaja kuluaruannete jaoks paberist kviitungeid koguda, raamatupidajale toimetada, sorteerida ja hoiustada, sest kogu protsess on digitaalne.
Rakendust saavad kasutada kõik kliendid alates Standard paketist. Kasutajad, kes sisestavad Finbite keskkonda ainult kuludokumente ja koostavad kuluaruandeid (roll: aruandev isik), on ettevõtte jaoks tasuta. Finbite Finance äpp on saadaval nii AppStore’is kui Google Play poes.
