![](https://finbite.eu/ru/wp-content/uploads/sites/5/2024/06/tsekid-ru.png)
Ввод данных из счетов-фактур и чеков в систему, может быть, одной из самых трудоемких задач в работе бухгалтера. Благодаря умным решениям для выставления счетов и возможностям оцифровки, задачи, связанные со счетами и чеками, позволяют сэкономить время, избежать ошибок и упростить работу бухгалтера.
В этом артикле:
Требования к бумажным счетам, чекам и квитанциям
Счета-фактуры, чеки и платежные квитанции — это важные бухгалтерские документы, отражающие покупку и продажу товаров и подчиняющиеся требованиям законодательства. Счет-фактура — это документ, предъявляемый продавцом покупателю товаров или услуг, в котором указаны сумма, срок оплаты и условия платежа. Чек или квитанция — это документ о покупке, обычно выдаваемый кассиром, который подтверждает оплату товаров или услуг наличными или картой. Они могут использоваться для различных расходов, таких как покупка инструментов, бизнес-ланчей, квитанции на такси и других деловых расходов.
Согласно статье 7 Закона о бухгалтерском учете и статье 37 Закона о налоге на добавленную стоимость, счет-фактура является обязательным документом:
- Дата выставления счета-фактуры.
- Описание предмета экономической операции, например продажа конкретного товара или оказание услуги.
- Показатели, например, количество товаров или услуг, цена за единицу и сумма.
- Название документа и уникальный номер счета-фактуры.
- Название, регистрационный код и адрес продавца.
- Если покупателем услуги или товара является юридическое лицо, название и адрес покупателя также должны быть указаны в счете-фактуре.
- Если покупатель услуги или товара является налогооблагаемым лицом для целей НДС, в счете-фактуре также должен быть указан идентификационный номер покупателя.
- Если составитель счета-фактуры является лицом, облагаемым НДС, то указывается идентификационный номер продавца; сумма без учета НДС, т. е. облагаемая сумма; НДС и сумма НДС к уплате.
- Кроме того, статья 37(8) Закона об НДС устанавливает конкретные случаи, когда в счетах-фактурах должна быть указана дополнительная информация.
Согласно § 37 Закона об НДС, упрощенный счет-фактура может быть выставлен в определенных случаях: сумма в счете-фактуре не превышает 160 евро без учета НДС и счет-фактура предназначен для поставки услуг пассажирского транспорта или счет-фактура с печатью для парковочного автомата, автоматического терминала оплаты на АЗС или аналогичного оборудования.
В случае упрощенного счета-фактуры в нем должна быть указана как минимум следующая информация:
- дата выставления счета-фактуры;
- дата выставления счета-фактуры, наименование и регистрационный номер налогооблагаемого лица;
- наименование налогооблагаемого лица, номер НДС, идентификационный номер налогооблагаемого лица, наименование налогооблагаемого лица и описание товаров или услуг;
- налогооблагаемая сумма;
- сумма НДС к уплате.
О требованиях к счетам-фактурам мы подробно писали в предыдущей статье блога.
Электронные чеки в сравнении с бумажными и электронными чеками
В зависимости от организации бухгалтерского учета в компании могут использоваться бумажные чеки, электронные чеки, а также электронные чеки или электронные квитанции.
Преимущества и недостатки бумажных чеков
Бумажные чеки печатаются на бумаге и являются самым распространенным видом расходных документов.
Преимущества:
- Нет
Недостатки:
- Чеки могут исчезнуть или повредиться (выцвести, порваться, испачкаться, помяться).
- Чеки хранятся в бумажных архивах. Помимо того, что это занимает много места и времени, в будущем трудно найти необходимые документы.
- Ввод данных отнимает много времени, и передача документов для оплаты занимает больше времени.
- Бухгалтеру приходится вручную вводить данные, что может привести к ошибкам и опечаткам.
- Сбор, систематизация и доставка документов бухгалтеру требуют ненужных дополнительных усилий и отнимают драгоценное рабочее время.
- Печать чеков оказывает влияние на окружающую среду: при производстве бумаги используются природные ресурсы и образуются отходы.
Преимущества и недостатки электронных чеков
В некоторых торговых точках может быть предусмотрена возможность отправки чека на адрес электронной почты, например, в ситуациях, когда заключен договор «бизнес-потребитель». В зависимости от условий договора счет будет отправлен на адрес электронной почты сразу после покупки или будет выставлен сводный счет за операции, совершенные за определенный период.
Преимущества:
- Отправляя расходный документ на адрес электронной почты, можно не беспокоиться о том, что чек станет неразборчивым, и снизить вероятность его потери.
- Документы хранятся в цифровом архиве.
Недостатки:
- Ввод данных в бухгалтерскую систему отнимает много времени, а на передачу документов для оплаты требуется время.
- Электронные чеки могут быть отправлены на неправильный адрес электронной почты или попасть в спам. В таких случаях требуется время на поиск и связь с продавцом, чтобы разрешить ситуацию.
- Бухгалтеру приходится вручную вводить данные, что может привести к ошибкам и опечаткам.
- Объемные файлы PDF и изображений занимают много места на серверах компании. Особенно если в целях безопасности существует круг подтверждения, а большие файлы данных отправляются друг другу для проверки по электронной почте. Поскольку электронные счета-фактуры не всегда удаляются через 7 лет, «углеродный след» архива может незаметно вырасти до неожиданных размеров.
Преимущества и недостатки электронных квитанций
Электронный чек — это структурированный, стандартизированный, машиночитаемый документ, содержащий информацию о платеже в дополнение к информации об электронном счете. Процессы, связанные с электронными чеками, развиваются, и в будущем чек может перейти из кассового аппарата непосредственно в бухгалтерскую систему в момент оплаты. Текущие решения предлагают выдавать бумажный чек или чек в формате PDF после покупки старым способом и оцифровывать его в электронный чек.
При внедрении электронных квитанций будет подписан договор с поставщиком услуг, и программное решение позволит легко оцифровать чеки и квитанции по хозяйственным и командировочным расходам. Finbite — один из поставщиков услуг, предлагающих оцифровку чеков с помощью мобильного приложения Finbite Finance или онлайн-среды Finbite.
Недостатки:
- Для некоторых небольших компаний платная услуга может оказаться недостатком. Однако, если чеки необходимо предоставлять время от времени, учет рабочего времени может повысить эффективность бизнеса и сэкономить расходы за счет отработанных часов.
Преимущества:
- Изображенные и введенные в систему чеки хранятся надлежащим образом и могут быть воспроизведены в любое время, если возникнет такая необходимость.
- Это экономит время вам и бухгалтеру, поскольку вам не нужно вручную вводить расходные документы в бухгалтерскую программу. После того как чеки получены в цифровом формате, можно использовать другие вспомогательные услуги, такие как электронная отчетность и электронная подача документов.
- Время сотрудника, понесшего расходы, также экономится, поскольку благодаря оцифровке чеков электронная отчетность становится в 6 раз быстрее, чем бумажная или электронная.
- После того как чеки сфотографированы, нет необходимости хранить бумажные чеки, сортировать их, архивировать между файлами и т. д. Это безбумажное решение устраняет необходимость в физических чеках, делая рабочий процесс компании экологически чистым.
- Использование электронных чеков более безопасно. При использовании бумажных квитанций необходимо следить за тем, чтобы они не потерялись и не противоречили принципам защиты данных. Сделав фотографию чека с помощью мобильного приложения, можно быть уверенным, что потерянный чек не вызовет беспокойства у бухгалтера и сотрудника, понесшего расходы.
Поэтому использование электронных чеков — наиболее эффективный, экологичный и экономящий время способ сделать это.
Несмотря на то, что электронные чеки имеют ряд очевидных преимуществ и число их пользователей постоянно растет, существует ряд причин, по которым многие предприятия до сих пор не пользуются специализированными услугами по обработке чеков:
- Людям бывает трудно изменить традиционные способы ведения дел и перейти на новые технологии. Некоторые компании или частные лица могут предпочесть продолжать использовать бумажные документы, потому что они знакомы и привыкли к ним.
- Существует недостаточная осведомленность о том, что создана удобная и простая технология для захвата и оцифровки чеков.
- Руководство может не уделять достаточного внимания преимуществам безбумажной бухгалтерии и тому, как она может им помочь.
- В бухгалтерию будет поступать небольшое количество бумажных чеков, и время, затрачиваемое на их обработку, будет достаточно коротким, чтобы не побудить их искать альтернативы.
Однако осведомленность и интерес к электронным квитанциям растет с каждым годом, и их использование становится все более распространенным в бизнесе. Есть понимание, что помимо того, что использование таких решений для выставления счетов делает работу более эффективной, простой и точной, они помогают создать репутацию ответственного и инновационного бизнеса.
Возможность оцифровки чеков в Finbite
С помощью Finbite вы можете мгновенно перевести финансовые чеки и отчеты о расходах вашей компании в цифровой счет-фактуру, сэкономив время вам и вашему бухгалтеру. Услуга по оцифровке чеков и представлению отчетов о расходах в онлайн-среде Finbite доступна на всех платных пакетах, а приложение Finbite — для пользователей пакетов Standard и Premium. Это означает, что компании, которым не нужны все наши услуги и которые выбрали пакет Finbite Lite, также могут протестировать их.
Как добавить ваучер из приложения Finbite для отчета о расходах?
Добавление чеков легко и быстро:
- Откройте мобильное приложение Finbite Finance, войдите в систему и выберите свою компанию. Имя пользователя и пароль можно создать в нашей среде перед первым использованием.
- В мобильном приложении выберите «Добавить квитанцию», затем выберите «Сфотографировать» или «Добавить из галереи». Сделайте фотографию так, чтобы вся информация на чеке была хорошо видна, идентифицируема и находилась в фокусе.
- Далее вы можете выбрать между услугами Finbite по оцифровке и ручным вводом информации.
- Если вы выберете услугу оцифровки Finbite, чек появится в разделе «В обработке» менее чем через 24 часа после отправки на оцифровку, если полученное изображение будет качественным и разборчивым. Затем отправитель может подготовить отчет о расходах на основе квитанции и отправить его бухгалтеру. Если вы хотите ввести квитанцию вручную, заполните поля и сохраните, после чего квитанция сразу же появится в разделе «На рассмотрении» в заполненном виде.
- После того как чек будет оцифрован или введен вручную в мобильное приложение Finbite, вы можете приступить к созданию отчета о расходах.
Как можно сфотографировать чеки?
Хотя фотосъемка чеков проста и не требует особых навыков, мы можем дать вам несколько рекомендаций, которых следует придерживаться для лучшей фотосъемки чеков:
- Выберите хорошо освещенное место для фотографирования.
- Положите чек на ровную поверхность.
- Убедитесь, что камера сфокусирована на чеке.
- Чтобы избежать смазывания изображения, следите за тем, чтобы рука, держащая камеру, была неподвижна.
- Используйте камеру с достаточно высоким разрешением, чтобы детали изображения были хорошо видны.
- При съемке оставляйте достаточно места вокруг чека. Это позволит избежать излишнего фонового шума и сохранить в кадре все важные детали чека.
- Убедитесь, что на чеке нет теней или отражений.
- Проверьте результат после того, как чек сфотографирован, и убедитесь, что все необходимые детали хорошо видны.
Всегда есть возможность сделать повторную фотографию, если результат не соответствует ожиданиям.
Сколько времени занимает оцифровка чека?
Оцифровка чеков осуществляется в сотрудничестве между программным обеспечением для автоматической идентификации и оцифровщиками, что позволяет достичь точности 99 %. Отправка чека на оцифровку занимает всего несколько секунд. Необходимая информация, содержащаяся в чеке, поступает в систему в цифровом виде в течение максимум одного рабочего дня, но обычно гораздо быстрее.
Процесс оцифровки чеков прост:
- Каждой компании будет присвоен уникальный адрес электронной почты, на который бухгалтер и, при желании, его партнеры смогут отправлять PDF-файлы всех счетов-фактур, подлежащих оцифровке.
- Также можно выбрать, будут ли оцифрованы все строки счета-фактуры или процесс будет осуществляться по одной строке.
- Затем информация о счете-фактуре передается в блок оцифровки с помощью системы автоматического распознавания данных, а дигитайзеры Finbite проверяют отсутствие ошибок в автоматическом вводе данных.
- Оцифрованные и проверенные счета-фактуры обычно публикуются в системе в течение одного рабочего дня.
Круг подтверждения, цифровой архив и другие решения для чеков
Помимо оцифровки чеков, Finbite предлагает решения, упрощающие деятельность, связанную с чеками.
- С услугой электронной отчетности подача отчета о расходах происходит в 6 раз быстрее, чем при подаче бумажного отчета о расходах.
- Услуга электронного круга подтверждения позволяет быстро, удобно и безопасно подтверждать счета-фактуры и отчеты о расходах.
- Цифровое архивирование позволяет экономить офисное пространство и бумагу, а также обеспечивает быстрый и удобный доступ к документам.
Помимо оцифровки чеков, электронного выставления счетов, электронной отчетности, электронной подачи документов и цифрового архивирования, бухгалтерский учет можно упростить с помощью электронного выставления счетов, автоматических напоминаний, отчетов о процессе выставления счетов и многого другого. На выбор предлагаются четыре пакета: Starter, Lite, Standard и Premium.
Finbite OÜ — ведущая балтийская компания в области технологий электронного выставления счетов, которая занимается разработкой будущих fintech-решений. Мы постоянно расширяем спектр наших услуг и улучшаем функциональность существующих сервисов. Умные решения по выставлению счетов и дополнительные услуги — это будущее бухгалтерии и важный инструмент для поддержки роста бизнеса. Перевод всех счетов-фактур в единый формат позволяет сэкономить драгоценное время и деньги на последующих процессах, а сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах вместо ввода данных.
Мы предлагаем вам забронировать онлайн-встречу, чтобы узнать больше о среде Finbite и получить ответы на свои вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете ознакомиться с часто задаваемыми вопросами в нашей справочной области или связаться с нашей службой поддержки.