Чеки — требования и возможности

Ввод данных из счетов-фактур и чеков в систему, может быть, одной из самых трудоемких задач в работе бухгалтера. Благодаря умным решениям для выставления счетов и возможностям оцифровки, задачи, связанные со счетами и чеками, позволяют сэкономить время, избежать ошибок и упростить работу бухгалтера.

Требования к бумажным счетам, чекам и квитанциям

Счета-фактуры, чеки и платежные квитанции — это важные бухгалтерские документы, отражающие покупку и продажу товаров и подчиняющиеся требованиям законодательства. Счет-фактура — это документ, предъявляемый продавцом покупателю товаров или услуг, в котором указаны сумма, срок оплаты и условия платежа. Чек или квитанция — это документ о покупке, обычно выдаваемый кассиром, который подтверждает оплату товаров или услуг наличными или картой. Они могут использоваться для различных расходов, таких как покупка инструментов, бизнес-ланчей, квитанции на такси и других деловых расходов.

Согласно статье 7 Закона о бухгалтерском учете и статье 37 Закона о налоге на добавленную стоимость, счет-фактура является обязательным документом:

1. Дата выставления счета-фактуры.
2. Описание предмета экономической операции, например продажа конкретного товара или оказание услуги.
3. Показатели, например, количество товаров или услуг, цена за единицу и сумма.
4. Название документа и уникальный номер счета-фактуры.
5. Название, регистрационный код и адрес продавца.
6. Если покупателем услуги или товара является юридическое лицо, название и адрес покупателя также должны быть указаны в счете-фактуре.
7. Если покупатель услуги или товара является налогооблагаемым лицом для целей НДС, в счете-фактуре также должен быть указан идентификационный номер покупателя.
8. Если составитель счета-фактуры является лицом, облагаемым НДС, то указывается идентификационный номер продавца; сумма без учета НДС, т. е. облагаемая сумма; НДС и сумма НДС к уплате.
9. Кроме того, статья 37(8) Закона об НДС устанавливает конкретные случаи, когда в счетах-фактурах должна быть указана дополнительная информация.

Согласно § 37 Закона об НДС, упрощенный счет-фактура может быть выставлен в определенных случаях: сумма в счете-фактуре не превышает 160 евро без учета НДС и счет-фактура предназначен для поставки услуг пассажирского транспорта или счет-фактура с печатью для парковочного автомата, автоматического терминала оплаты на АЗС или аналогичного оборудования.

В случае упрощенного счета-фактуры в нем должна быть указана как минимум следующая информация:

• дата выставления счета-фактуры;
• дата выставления счета-фактуры, наименование и регистрационный номер налогооблагаемого лица;
• наименование налогооблагаемого лица, номер НДС, идентификационный номер налогооблагаемого лица, наименование налогооблагаемого лица и описание товаров или услуг;
• налогооблагаемая сумма;
• сумма НДС к уплате.

О требованиях к счетам-фактурам мы подробно писали в предыдущей статье блога.

Электронные чеки в сравнении с бумажными и электронными чеками

В зависимости от организации бухгалтерского учета в компании могут использоваться бумажные чеки, электронные чеки, а также электронные чеки или электронные квитанции.

Преимущества и недостатки бумажных чеков

Бумажные чеки печатаются на бумаге и являются самым распространенным видом расходных документов.

Преимущества:

• Нет

Недостатки:

• Чеки могут исчезнуть или повредиться (выцвести, порваться, испачкаться, помяться).
• Чеки хранятся в бумажных архивах. Помимо того, что это занимает много места и времени, в будущем трудно найти необходимые документы.
• Ввод данных отнимает много времени, и передача документов для оплаты занимает больше времени.
• Бухгалтеру приходится вручную вводить данные, что может привести к ошибкам и опечаткам.
• Сбор, систематизация и доставка документов бухгалтеру требуют ненужных дополнительных усилий и отнимают драгоценное рабочее время.
• Печать чеков оказывает влияние на окружающую среду: при производстве бумаги используются природные ресурсы и образуются отходы.

Преимущества и недостатки электронных чеков

В некоторых торговых точках может быть предусмотрена возможность отправки чека на адрес электронной почты, например, в ситуациях, когда заключен договор «бизнес-потребитель». В зависимости от условий договора счет будет отправлен на адрес электронной почты сразу после покупки или будет выставлен сводный счет за операции, совершенные за определенный период.

Преимущества:

• Отправляя расходный документ на адрес электронной почты, можно не беспокоиться о том, что чек станет неразборчивым, и снизить вероятность его потери.
• Документы хранятся в цифровом архиве.

Недостатки:

• Ввод данных в бухгалтерскую систему отнимает много времени, а на передачу документов для оплаты требуется время.
• Электронные чеки могут быть отправлены на неправильный адрес электронной почты или попасть в спам. В таких случаях требуется время на поиск и связь с продавцом, чтобы разрешить ситуацию.
• Бухгалтеру приходится вручную вводить данные, что может привести к ошибкам и опечаткам.
• Объемные файлы PDF и изображений занимают много места на серверах компании. Особенно если в целях безопасности существует круг подтверждения, а большие файлы данных отправляются друг другу для проверки по электронной почте. Поскольку электронные счета-фактуры не всегда удаляются через 7 лет, «углеродный след» архива может незаметно вырасти до неожиданных размеров.

Преимущества и недостатки электронных квитанций

Электронный чек — это структурированный, стандартизированный, машиночитаемый документ, содержащий информацию о платеже в дополнение к информации об электронном счете. Процессы, связанные с электронными чеками, развиваются, и в будущем чек может перейти из кассового аппарата непосредственно в бухгалтерскую систему в момент оплаты. Текущие решения предлагают выдавать бумажный чек или чек в формате PDF после покупки старым способом и оцифровывать его в электронный чек.

При внедрении электронных квитанций будет подписан договор с поставщиком услуг, и программное решение позволит легко оцифровать чеки и квитанции по хозяйственным и командировочным расходам. Finbite — один из поставщиков услуг, предлагающих оцифровку чеков с помощью мобильного приложения Finbite Finance или онлайн-среды Finbite.

Недостатки:

• Для некоторых небольших компаний платная услуга может оказаться недостатком. Однако, если чеки необходимо предоставлять время от времени, учет рабочего времени может повысить эффективность бизнеса и сэкономить расходы за счет отработанных часов.

Преимущества:

• Изображенные и введенные в систему чеки хранятся надлежащим образом и могут быть воспроизведены в любое время, если возникнет такая необходимость.
• Это экономит время вам и бухгалтеру, поскольку вам не нужно вручную вводить расходные документы в бухгалтерскую программу. После того как чеки получены в цифровом формате, можно использовать другие вспомогательные услуги, такие как электронная отчетность и электронная подача документов.
• Время сотрудника, понесшего расходы, также экономится, поскольку благодаря оцифровке чеков электронная отчетность становится в 6 раз быстрее, чем бумажная или электронная.
• После того как чеки сфотографированы, нет необходимости хранить бумажные чеки, сортировать их, архивировать между файлами и т. д. Это безбумажное решение устраняет необходимость в физических чеках, делая рабочий процесс компании экологически чистым.
• Использование электронных чеков более безопасно. При использовании бумажных квитанций необходимо следить за тем, чтобы они не потерялись и не противоречили принципам защиты данных. Сделав фотографию чека с помощью мобильного приложения, можно быть уверенным, что потерянный чек не вызовет беспокойства у бухгалтера и сотрудника, понесшего расходы.

Поэтому использование электронных чеков — наиболее эффективный, экологичный и экономящий время способ сделать это.

Несмотря на то, что электронные чеки имеют ряд очевидных преимуществ и число их пользователей постоянно растет, существует ряд причин, по которым многие предприятия до сих пор не пользуются специализированными услугами по обработке чеков:

• Людям бывает трудно изменить традиционные способы ведения дел и перейти на новые технологии. Некоторые компании или частные лица могут предпочесть продолжать использовать бумажные документы, потому что они знакомы и привыкли к ним.
• Существует недостаточная осведомленность о том, что создана удобная и простая технология для захвата и оцифровки чеков.
• Руководство может не уделять достаточного внимания преимуществам безбумажной бухгалтерии и тому, как она может им помочь.
• В бухгалтерию будет поступать небольшое количество бумажных чеков, и время, затрачиваемое на их обработку, будет достаточно коротким, чтобы не побудить их искать альтернативы.

Однако осведомленность и интерес к электронным квитанциям растет с каждым годом, и их использование становится все более распространенным в бизнесе. Есть понимание, что помимо того, что использование таких решений для выставления счетов делает работу более эффективной, простой и точной, они помогают создать репутацию ответственного и инновационного бизнеса.

Возможность оцифровки чеков в Finbite

С помощью Finbite вы можете мгновенно перевести финансовые чеки и отчеты о расходах вашей компании в цифровой счет-фактуру, сэкономив время вам и вашему бухгалтеру. Услуга по оцифровке чеков и представлению отчетов о расходах в онлайн-среде Finbite доступна на всех платных пакетах, а приложение Finbite — для пользователей пакетов Standard и Premium. Это означает, что компании, которым не нужны все наши услуги и которые выбрали пакет Finbite Lite, также могут протестировать их.

Как добавить ваучер из приложения Finbite для отчета о расходах?

Добавление чеков легко и быстро:

1. Откройте мобильное приложение Finbite Finance, войдите в систему и выберите свою компанию. Имя пользователя и пароль можно создать в нашей среде перед первым использованием.
2. В мобильном приложении выберите «Добавить квитанцию», затем выберите «Сфотографировать» или «Добавить из галереи». Сделайте фотографию так, чтобы вся информация на чеке была хорошо видна, идентифицируема и находилась в фокусе.
3. Далее вы можете выбрать между услугами Finbite по оцифровке и ручным вводом информации.
4. Если вы выберете услугу оцифровки Finbite, чек появится в разделе «В обработке» менее чем через 24 часа после отправки на оцифровку, если полученное изображение будет качественным и разборчивым. Затем отправитель может подготовить отчет о расходах на основе квитанции и отправить его бухгалтеру. Если вы хотите ввести квитанцию вручную, заполните поля и сохраните, после чего квитанция сразу же появится в разделе «На рассмотрении» в заполненном виде.
5. После того как чек будет оцифрован или введен вручную в мобильное приложение Finbite, вы можете приступить к созданию отчета о расходах.

Как можно сфотографировать чеки?

Хотя фотосъемка чеков проста и не требует особых навыков, мы можем дать вам несколько рекомендаций, которых следует придерживаться для лучшей фотосъемки чеков:

1. Выберите хорошо освещенное место для фотографирования.
2. Положите чек на ровную поверхность.
3. Убедитесь, что камера сфокусирована на чеке.
4. Чтобы избежать смазывания изображения, следите за тем, чтобы рука, держащая камеру, была неподвижна.
5. Используйте камеру с достаточно высоким разрешением, чтобы детали изображения были хорошо видны.
6. При съемке оставляйте достаточно места вокруг чека. Это позволит избежать излишнего фонового шума и сохранить в кадре все важные детали чека.
7. Убедитесь, что на чеке нет теней или отражений.
8. Проверьте результат после того, как чек сфотографирован, и убедитесь, что все необходимые детали хорошо видны.

Всегда есть возможность сделать повторную фотографию, если результат не соответствует ожиданиям.

Сколько времени занимает оцифровка чека?

Оцифровка чеков осуществляется в сотрудничестве между программным обеспечением для автоматической идентификации и оцифровщиками, что позволяет достичь точности 99 %. Отправка чека на оцифровку занимает всего несколько секунд. Необходимая информация, содержащаяся в чеке, поступает в систему в цифровом виде в течение максимум одного рабочего дня, но обычно гораздо быстрее.

Процесс оцифровки чеков прост:

• Каждой компании будет присвоен уникальный адрес электронной почты, на который бухгалтер и, при желании, его партнеры смогут отправлять PDF-файлы всех счетов-фактур, подлежащих оцифровке.
• Также можно выбрать, будут ли оцифрованы все строки счета-фактуры или процесс будет осуществляться по одной строке.
• Затем информация о счете-фактуре передается в блок оцифровки с помощью системы автоматического распознавания данных, а дигитайзеры Finbite проверяют отсутствие ошибок в автоматическом вводе данных.
• Оцифрованные и проверенные счета-фактуры обычно публикуются в системе в течение одного рабочего дня.

Круг подтверждения, цифровой архив и другие решения для чеков

Помимо оцифровки чеков, Finbite предлагает решения, упрощающие деятельность, связанную с чеками.

• С услугой электронной отчетности подача отчета о расходах происходит в 6 раз быстрее, чем при подаче бумажного отчета о расходах.
• Услуга электронного круга подтверждения позволяет быстро, удобно и безопасно подтверждать счета-фактуры и отчеты о расходах. 
• Цифровое архивирование позволяет экономить офисное пространство и бумагу, а также обеспечивает быстрый и удобный доступ к документам.

Помимо оцифровки чеков, электронного выставления счетов, электронной отчетности, электронной подачи документов и цифрового архивирования, бухгалтерский учет можно упростить с помощью электронного выставления счетов, автоматических напоминаний, отчетов о процессе выставления счетов и многого другого. На выбор предлагаются четыре пакета: Starter, Lite, Standard и Premium.

Finbite OÜ — ведущая балтийская компания в области технологий электронного выставления счетов, которая занимается разработкой будущих fintech-решений. Мы постоянно расширяем спектр наших услуг и улучшаем функциональность существующих сервисов. Умные решения по выставлению счетов и дополнительные услуги — это будущее бухгалтерии и важный инструмент для поддержки роста бизнеса. Перевод всех счетов-фактур в единый формат позволяет сэкономить драгоценное время и деньги на последующих процессах, а сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах вместо ввода данных.

Мы предлагаем вам забронировать онлайн-встречу, чтобы узнать больше о среде Finbite и получить ответы на свои вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете ознакомиться с часто задаваемыми вопросами в нашей справочной области или связаться с нашей службой поддержки.