Tšekid – nõuded ja võimalused

Arvetelt ja tšekkidelt andmete süsteemi sisestamine võib olla üks ajamahukamaid ülesandeid raamatupidaja töös. Tänu nutikatele arvelahendustele ja digiteerimisvõimalustele on arvete ja tšekkidega on arvete ja tšekkidega seotud ülesannetes võimalik säästa aega, vältida vigu ja lihtsustada raamatupidaja tööd. 

Nõuded paberarvetele, tšekkidele, kviitungitele

Arved, tšekid ja maksekviitungid on olulised raamatupidamise algdokumendid, mis kajastavad ostu- ja müügitehingut ja millele kehtivad seadusest tulenevad nõuded. Arve on müüja poolt ostjale esitatav dokument kauba või teenuse maksumuse, tasumise tähtaja ja tingimuste kohta. Tšekk ja kviitung on üldjuhul kassast antavad ostudokumendid, mis tõendavad kauba või teenuse eest tasumist sularahas või kaardimaksega. Tegemist võib olla erinevate kulutustega, nt töövahendite soetamise, ärilõunate, taksokviitungitega ja muude ettevõtlusega seotud kulutustega.

Raamatupidamisseaduse § 7 ja käibemaksuseaduse § 37 alusel on arve kohustuslikud rekvisiidid:

1. Arve esitamise kuupäev. 
2. Majandustehingu sisu kirjeldus, nt konkreetse toote müük või teenuse osutamine.
3. Arvnäitajad, nt kauba kogus või teenuse maht, ühiku hind ja summa. 
4. Dokumendi nimetus ja arve unikaalne number. 
5. Müüja nimi, registrikood ja aadress.
6. Kui teenuse või toote ostja on juriidiline isik, siis tuleb arvel kajastada ka ostja nimi ja aadress.
7. Kui teenuse või toote ostja on käibemaksukohustuslane, siis tuleb arvel kajastada ka ostja maksukohustuslasena registreerimise numbri.
8. Kui müügiarve väljastaja on käibemaksukohustuslane, siis müüja käibemaksukohustuslasena registreerimise number; summa ilma käibemaksuta ehk maksustatav summa; käibemaks ning tasumisele kuuluv käibemaksusumma.

Lisaks on käibemaksuseaduse § 37 lg 8 toodud erijuhtumeid, mille puhul tuleb arvetele lisada täiendavaid andmeid.

Käibemaksuseaduse § 37 järgi võib teatud juhtudel esitada lihtsustatud müügiarve: arvel olev summa ei ületa 160 eurot ilma käibemaksuta ning tegemist on reisijateveo teenuse osutamisega või parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali ja muude samalaadsete aparaatide väljatrükitava arvega.

Lihtsustatud arve korral märgitakse arvele vähemalt järgmised andmed:

• arve väljastamise kuupäev;
• maksukohustuslase nimi ja registreerimise number;
• kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
• maksustatav summa;
• tasumisele kuuluv käibemaksusumma.

Ostuarvete nõuetest oleme põhjalikult kirjutanud oma varasemas blogipostituses.

E-tšekid vs pabertšekid ja elektroonilised tšekid 

Sõltuvalt ettevõtte raamatupidamise korraldusest võivad kasutusel olla pabertšekid, elektroonilised tšekid ning e-tšekid ehk e-kviitungid. 

Pabertšekkide eelised ja puudused

Pabertšekid prinditakse paberil ja see on kõige kauem kasutusel olnud kuludokumendi liik.

Eelised:

• Puuduvad.

Puudused:

• Tšekid võivad ära kaduda või saada kahjustada (tuhmuda, rebeneda, määrduda, kortsuda).
• Tšekid säilitatakse paberarhiivis. Lisaks sellele, et see on ruumi- ja ajamahukam, on tulevikus vajalikke dokumente keeruline üles leida. 
• Andmete sisestamine on ajamahukas ning dokumentide maksmisele edastamine võtab kauem aega.
• Raamatupidaja peab andmed käsitsi sisestama ja sellega võivad kaasneda eksimused ja näpuvead.
• Paberite kogumine, organiseerimine ja raamatupidajani toimetamine nõuab asjatut lisapingutust ja röövib väärtuslikku tööaega.
• Tšekkide trükkimine avaldab mõju keskkonnale: paberi valmistamisel kasutatakse looduslikke ressursse ning tekib jäätmeid.

Elektrooniliste tšekkide eelised ja puudused

Mõnes müügikohas võidakse pakkuda võimalust saata tšekk e-posti aadressile, nt olukordades, kus on sõlmitud ärikliendi leping. Sõltuvalt lepingutingimustest saadetakse e-postile arve kohe pärast ostu või väljastatakse koondarve teatud perioodi jooksul tehtud tehingute eest. 

Eelised:

• Tänu sellele, et kuludokument saadetakse e-posti aadressile, ei pea kartma, et tšekk muutuks loetamatuks, ja väheneb võimalus, et tšekk läheb kaduma. 
• Dokumendid arhiveeritakse digiarhiivis.

Puudused: 

• Andmete sisestamine raamatupidamissüsteemi on ajamahukas ning dokumentide maksmisele edastamine võtab aega. 
• Elektrooniliste tšekkide puhul võib ette tulla, et need saadetakse ekslikult valele e-posti aadressile või satuvad rämpsposti. Sellisel juhul kulub aega otsimisele ja väljastajaga suhtlemisele, et olukord lahendada.
• Raamatupidaja peab andmed käsitsi sisestama ja sellega võivad kaasneda eksimused ja näpuvead.
• Mahukad pdf- ja pildifailid võtavad ettevõtte serverites palju ruumi. Eriti kui turvalisuse eesmärkidel on kasutusel ka kinnitusring ja mahukaid andmefaile saadetakse üksteisele kinnitamiseks meili teel. Kuna elektroonilisi arveid ei kustutata alati 7 aasta möödudes, siis märkamatult võib kasvada arhiivi süsinikujalajälg ootamatult suureks.

E-kviitungite eelised ja puudused

E-kviitung on struktureeritud, standardiseeritud masinloetav dokument, mis sisaldab lisaks e-arve infole ka makseinfot. E-kviitungitega seotud protsessid on arenemas ja tulevikus võiks kviitung liikuda maksmise hetkel kassast otse raamatupidamissüsteemi. Praegused lahendused pakuvad seda, et paber- või pdf-tšekk väljastatakse pärast ostu ikkagi n-ö vanaviisi ning meie digiteerime selle e-kviitungiks. 

E-kviitungite kasutuselevõtu korral sõlmitakse leping teenusepakkujaga ning edaspidi on võimalik tarkvaralahenduse abil lihtsa vaevaga digiteerida majandus- ja lähetuskulude tšekid ning kviitungid. Finbite on üks teenusepakkujatest, kelle teenusevalikus on tšekkide digiteerimine Finbite Finance mobiilirakenduse abil või Finbite’i veebikeskkonnas.

Puudused: 

• Mõne väiksema ettevõtte jaoks võib olla puuduseks tasuline teenus. Kui aga tšekkide esitamist tuleb ette aeg-ajalt, siis tänu ajakokkuhoiule saab suurendada ettevõtte töö efektiivsust ja säästa töötundide kaudu kulusid.

Eelised:

• Pildistatud ja süsteemi sisestatud tšekid säilitatakse nõuetekohaselt ning neid on igal hetkel võimalik taasesitada, kui selleks vajadus peaks tekkima. 
• See võimaldab kokku hoida enda ja raamatupidaja aega, sest ei pea kuludokumente raamatupidamisprogrammi käsitsi sisestama. Kui tšekid on digikujul, saab kasutada ka teisi toetavaid teenuseid, nt e-kuluaruande esitamine ja e-kinnitusring.
• Aega hoiab kokku ka kulutuse teinud töötaja, sest tänu tšekkide digiteerimisele on e-kuluaruande esitamine 6 korda kiirem kui paberkandjal või elektroonilise kuluaruande esitamine.
• Pärast tšekkide pildistamist puudub vajadus pabertšekke alles hoida, sorteerida, mapi vahel arhiveerida jne. Selline paberivabam lahendus kaotab vajaduse füüsiliste kviitungite järele, muutes ettevõtte töökorralduse keskkonnasõbralikuks.
• E-kviitungite kasutamine on turvalisem. Paberkandjal tšekkide puhul tuleb veenduda, et need ei kaoks ja et ei tekiks vastuolu andmekaitse põhimõtetega. Mobiilirakenduse abil tšekkide pildistamise tulemusena võib olla kindel, et kadunud tšekk ei põhjusta muret raamatupidajale ja kulutuse teinud töötajale. 

Seega on e-kviitungide kasutamine teiste võimaluste kõrval kõige efektiivsem ja keskkonna- ja ajasäästlikum viis. 

Kuigi e-kviitungidel on mitmeid selgeid eeliseid ja kasutajate hulk aina suureneb, on mitmeid põhjuseid, miks veel paljud ettevõtted ei kasuta tšekkide menetlemiseks spetsiaalseid teenuseid:

• Inimestel võib olla raskusi traditsiooniliste viiside muutmise ja uute tehnoloogiate vastuvõtmisega. Mõned ettevõtted või üksikisikud võivad eelistada jätkata paberil dokumentide kasutamist, sest see on nende jaoks harjumuspärane ja tuttav.
• Puudub teadlikkus, et on loodud mugav ja lihtne tehnoloogia tšekkide pildistamiseks ja digiteerimiseks.
• Ettevõtte juhtkond ei pruugi pöörata piisavalt tähelepanu paberivaba raamatupidamise eelistele ega mõista, kuidas see võiks nende jaoks kasulik olla.
• Raamatupidamisele esitamiseks tekib üksikuid pabertšekke ning nende menetlemisele kuluv aeg on piisavalt väike, et ei ajenda otsima alternatiivseid võimalusi.

Siiski suureneb iga aastaga teadlikkus ja huvi e-kviitungite vastu ning nende kasutamine muutub ettevõtetes aina tavalisemaks. Mõistetakse, et lisaks töö efektiivsemaks, lihtsamaks ja täpsemaks muutumisele aitab selliste arvelahenduste kasutamine kujundada vastutustundliku ja uuendusmeelse ettevõtte maine.

Tšekkide digiteerimise võimalus Finbite’is

Finbite’i teenuse abil saab ettevõtte majandus- ja lähetuskulude tšekke hetkega viia digikujule ning hoida sellega kokku nii enda kui ka raamatupidaja aega. Tšekkide digiteerimise ja Finbite’i veebikeskkonnas kuluaruannete esitamise teenus on kättesaadav kõikides tasulistes pakettides ning Finbite’i äpi kasutamise võimalus on Standard ja Premiumi paketi kasutajatele. Seega katsetamise võimalusi on ka neil ettevõtetel, kes ei vaja kõiki meie teenuseid ja on valinud Finbite Lite paketi.

Kuidas lisada kviitungit Finbite’i kuluaruannete äpist? 

Kviitungi lisamine on lihtne ja kiire:

1. Avage Finbite Finance mobiilirakendus, logige sisse ja valige ettevõte. Kasutajatunnuse ja parooli saab enne esmakordset kasutamist luua meie keskkonnas.
2. Valige mobiilirakenduses “Lisa kviitung” ning seejärel “Pildista” või “Lisa galeriist”. Tehke foto nii, et kogu tšekil olev informatsioon oleks ilusti nähtav, selgelt tuvastatav ja fookuses. 
3. Järgmiseks saab valida Finbite digiteerimisteenuse või info käsitsi sisestamise vahel.
4. Kui valida Finbite digiteerimise, ilmub see “Ootel kviitungid” alla 24 h jooksul peale selle digiteerimisse saatmist, kui tehtud pilt on kvaliteetne ja loetav. Seejärel saab esitaja tšeki alusel kuluaruande koostada ja raamatupidajale esitada. Soovides kviitungit käsitsi sisestada, täitke väljad ning salvestage, misjärel ilmub kviitung kohe “Ootel kviitungid” alla valmis kujul.
5. Kui ostukviitung on digiteerinud või käsitsi sisestatud Finbite’i mobiilirakendusse, saab alustada kuluaruande loomist.

Kuidas võiks tšekke pildistada?

Kuigi tšekkide pildistamine on lihtne ega vaja erioskusi, saame anda mõned soovitused, mida järgides saavutate tšekkide pildistamisel parema tulemuse:

1. Valige pildistamiseks hästi valgustatud ala.
2. Asetage tšekk tasasele pinnale.
3. Kontrollige, et kaamera fookus oleks tšekil. 
4. Vältimaks pildi uduseks muutumist, veenduge, et kaamerat hoidev käsi oleks stabiilselt. 
5. Kasutage kaamerat, millel on piisavalt suur resolutsioon, et pildi detailid oleksid selgelt näha.
6. Jätke pildistamisel tšeki ümber piisavalt tühja ruumi. See tagab, et poleks liigset taustamüra ning kõik tšeki olulised detailid jäävad kaadrisse.
7. Veenduge, et tšekile ei langeks varje ja peegeldusi.
8. Pärast tšeki pildistamist kontrollige tulemust ja veenduge, et kõik vajalikud detailid oleksid selgelt nähtavad.

Alati on võimalus ka pilt uuesti teha, kui tšeki pildistamise tulemus pole ootuspärane.

Kui kaua võtab tšeki digiteerimine aega?

Tšekid digiteeritakse automaattuvastuse tarkvara ja digiteerijate koostöös – tänu sellele saavutatakse 99% täpsus. Tšeki digiteerimisele saatmine võtab aega vaid mõne sekundi. Tšekil kajastatud vajalik informatsioon jõuab digikujul süsteemi maksimaalselt ühe tööpäeva jooksul, kuid tavaliselt oluliselt kiiremini.

Tšekkide digiteerimise protsess on lihtne:

• Igale ettevõttele antakse unikaalne e-maili aadress, kuhu raamatupidaja ja soovi korral ka koostööpartnerid saavad saata kõik digiteerimist vajavate arvete PDF-failid. 
• Võimalik on ka valida, kas arvelt digiteeritakse kõik read või toimub protsess koondrea põhiselt.
• Seejärel viib automaatne andmetuvastussüsteem arvel oleva info digikujule ning Finbite digiteerijad kontrollivad üle, ega automaatsel sisestusel pole tekkinud vigu. 
• Digiteeritud ja kontrollitud arved avaldatakse süsteemis tavaliselt ühe tööpäeva jooksul.

Kinnitusring, digiarhiiv jm tšekkidega seotud lahendused 

Lisaks tšekkide digiteerimisele on Finbite’is lahendusi, mis lihtsustavad tšekkide seotud tegevusi.

• E-kuluaruande teenuse abil on kuluaruande esitamine on 6 korda kiirem kui paberil kuluaruande esitamine.
• E-kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt.  
• Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele.

Lisaks tšekkide digiteerimisele, e-kuluaruannetele, e-kinnitusringile ja digiarhiivile saab raamatupidamist lihtsustada e-arvete lahenduse, automaatsete meeldetuletuste saatmise, arveldusprotsessidest aruandluse  jm lahenduste abil. Valida on võimalik nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. 

Finbite OÜ on Baltikumi juhtiv e-arvetehnoloogia ettevõte, mis tegeleb fintech tulevikulahenduste arendamisega. Meie teenustevalik laieneb pidevalt ning lisaks täiustame olemasolevate teenuste funktsioone. Nutikad arvelahendused ja lisateenused on raamatupidamise tulevik ning oluline vahend ettevõtete kasvu toetamisel. Digiteerides kõik arved ühte formaati, on võimalik järgnevate protsesside arvelt kokku hoida väärtuslikku aega ja raha ning töötajad saavad andmesisestuse asemel keskenduda suuremat väärtust loovatele ülesannetele.
Pakume võimalust broneerida aeg veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele. Täiendavate küsimuste korral on võimalik tutvuda korduma kippuvate küsimustega meie abikeskkonnas või pöörduda ka meie klienditoe poole.