Mis on e-arve ja kuidas see töötab?

Mis on e-arve?

E-arve on masintöödeldav ja loetav arve, mis koostatakse, edastatakse, kinnitatakse ja säilitatakse ettevõtte raamatupidamis- või majandustarkvaras. E-arved asendavad traditsioonilisi paberarveid ja pdf-arveid, sest neid ei ole vaja edastada posti ega meili teel. E-arved liiguvad e-arveoperaatorite vahendusel ühe ettevõtte majandustarkvarast teise omasse vaid sekunditega ja muudavad seeläbi arveldusprotsessi tõhusamaks ning keskkonnasõbralikumaks.

Standardile vastava e-arve formaat ja rekvisiidid

Eestis kasutatavad e-arved vastavad Eesti e-arve standardile. Lisaks Eesti e-arve standardile võib erinevates riikides olla kasutusel oma e-arvete standard ning rahvusvaheliselt kasutatakse PEPPOL-liidest. PEPPOL-liidese abil on võimalik tõlkida kohalikus formaadis e-arve Euroopa Liidu e-arve standardile vastavaks dokumendiks.

E-arve on masintöödeldav ehk xml-formaadis (extensible markup language) ja liigub infosüsteemide vahel.

E-arve on välimuse poolest samasugune nagu traditsiooniline paber- või pdf-arve. E-arvel olevatele rekvisiitidele kehtivad samad nõuded nagu teiste arve tüüpide puhul. Olulisemad e-arve rekvisiidid:

• Arve esitamise kuupäev. 
• Osapoolte kontaktandmed (nimi, registreerimisnumber, võimalusel kontaktandmed ja aadress, pangakonto andmed).
• Majandustehingu sisu kirjeldus, nt konkreetse toote müük või teenuse osutamine.
• Arvnäitajad, nt kauba kogus või teenuse maht, ühiku hind ja summa. Kui rakendatakse soodustust, siis esitatakse arvel ka allahindlus.
• Dokumendi nimetus ja arve number. 
• Muu arve üldinfo (viitenumber, arve tüüp, maksetähtaeg, viivise protsent).
• Kui teenuse või toote ostja on käibemaksukohustuslane, siis tuleb arvel kajastada ka ostja maksukohustuslasena registreerimise numbri.

Kasutades e-arve operaatori teenust, saab kindel olla, et e-arvel on kõik vajalikud andmed olemas ja et see vastab hetkel kehtivatele nõuetele. Arvete rekvisiitidest ja nõuetest oleme kirjutanud pikemalt varasemas blogipostituses.

E-arvete koostamine ja saatmine

Kuigi arve koostamise võimalusi on erinevaid, siis e-arve saatmine eeldab alati e-arve operaatori teenuse kasutamist. E-arve tegemiseks on mitu võimalust:

• E-arve operaatori kaudu: koostades arve käsitsi Exceli formaadis ja importides selle e-arve operaatori süsteemi või koostades arve käsitsi e-arve operaatori süsteemis.
• Raamatupidamisprogrammis koos e-operaatori liidestusega. See on kiireim viis digitaalse e-arve koostamiseks ja saatmiseks. Erinevate raamatupidamisprogrammide ja e-arve operaatorite liidestuste võimaluste kohta võib lugeda meie blogist.

E-arveid peavad esitama avaliku sektori asutused, kuid see võimalus on tegelikult kõigil ettevõtetel, nt erineva suurusega äriettevõtetel, mittetulundusühingutel, sh heategevusorganisatsioonidel, korteriühistutel jne. Oluline on leida enda asutusele sobivaim võimalus. Selleks tuleb arvestada eeldatavat e-arvete mahtu, kasutusel oleva majandustarkvara eripärasid ning vajadust täiendavata arvelahenduste kasutuselevõtuks, mis aitavad raamatupidamist automatiseerida ja hõlbustada. 

E-arvete kasutusvõimalused Eestis ja välismaal

E-arveid on võimalik saata nii Eesti-siseselt kui ka välismaale. Ettevõtetel on selleks kolm võimalust:

• e-arve operaatori liidestuse abil raamatupidamissüsteemi (kui see on kasutusel);
• arve saaja poolt kasutatavasse e-arve operaatori süsteemi (Äriregistrist on võimalik kontrollida, kas on võimalik e-arvet saata ning mis e-arve operaatoriga on liidestus loodud);
• otse panka (eraklientide e-arvete puhul), mis tasutakse automaatselt või pärast ühe klikiga kinnitamist.

Raamatupidamissüsteemi ja e-arve operaatori süsteemi saatmine toimub registrikoodi (eesti-siseselt) või Peppol-ID kaudu.

Arve saatmine välismaale võib esialgu tunduda keeruline ja ajamahukas, sest tuleb olla teadlik konkreetse riigi nõuetest ja regulatsioonidest. Finbite’i abil on rahvusvaheliste äripartneritega arvete edastamine aga väga lihtne tänu Peppol’i võrgustikule. Selleks on vaja teada vaid arve saaja Peppol-ID koodi. Peppol on kasutusel paljudes Euroopa riikides ning võrgustikuga liitunud riikide arv suureneb pidevalt. Võrgustikuga liitunud partnereid on paljudest lähedal asuvatest riikidest, nagu näiteks Soome ja Saksamaa, aga ka väljaspool Euroopat asuvatest riikidest, nagu Austraalia ja USA. Täielikku nimekirja saab näha Peppol’i koduleheküljelt.

Millal on e-arvete saatmine kohustuslik?

Alates 1. juulist 2019 saab avaliku sektori asutustele arveid saata vaid e-arvetena. See tähendab, et ka eraettevõtted, kelle partnerite seas on riigiasutused, peavad neilt vastu võtma ja neile esitama e-arveid. 

Avaliku sektori asutusi on 31.12.22 seisuga 2426. Sinna kuuluva lisaks avalikule teenistusele näiteks haiglad, muuseumid, kontsertasutused, teatrid, teadus- ja arendusasutused, kirikud, vanglad, kohtud, ametid ja inspektsioonid, raamatukogud, üldhariduskoolid, kutseõppeasutused, ülikoolid jne.

Kuigi e-arvete kasutamine on kohustuslik vaid avaliku sektori asutustele, on väga paljud ettevõtted ja teised asutused otsustanud võtta kasutusele e-arvete lahenduse. 2021. aastal läbiviidud uuringu tulemusel on kõigi väljastatavate arvete mahus e-arvete osakaal hinnanguliselt 45% (sh pankadesse saadetavad e-arve maksekorraldusi, mille maht on iga aastaga suurenenud).

Räägitud on ka võimalikust seadusemuudatusest, millega muutuks 2025. aastast alates e-arvete kasutamine kohustuslikuks kõigile ettevõtetele. Neid asjaolusid arvestades on üsna tõenäoline, et ettevõtjana tuleb varem või hiljem leida endale sobivaim e-arve esitamise viis.

E-arve püsimakse kui lihtsaim viis regulaarsete arvete tasumiseks

Regulaarsete arvete korral on kõige mugavam tellida teenusepakkuja e-arved internetipanka ehk kasutada e-arve püsimakse teenust (kuni 2014. aastani oli kasutusel otsekorralduse teenus). E-arve panka tellimise avalduse esitab üldjuhul ostja, kokkuleppel arve väljastajaga. E-arveid saab tellida ettevõttelt, mis pakub e-arve väljastamise võimalust (nt sideettevõtted, korteriühistud, kommunaalteenuseid pakkuvad asutused).

Pank koostab e-arve alusel eeltäidetud maksekorralduse, mida maksja saab üle vaadata ja kinnitada maksmiseks. See võimaldab eeltäidetud e-arve eest tasuda ühe kinnitava klikiga. Soovi korral on võimalik sõlmida e-arve püsimakse leping. Sellisel juhul tasutakse e-arve automaatselt määratud ajal. E-arve maksmise aeg võib olla e-arve saabumise päev, maksetähtaeg või muu päev, mille saab ise määrata. Oluline on maksepäeva määramisel arvestada, et sellel päeval oleks vajaolev summa arvel olemas. E-arve püsimakse lepingut on hiljem võimalik ka muuta või lõpetada e-arve tellimine panka.

Pank hoiab e-arveid alles piiratud aja jooksul ja pärast seda need kustutatakse pangasüsteemist. Kui on soov või vajaduse oma e-arveid kauem säilitada, saab need internetipangast oma arvutisse salvestada.

Kuidas e-arveid panka tellida? 

Mugavaim viis e-arvete panka tellimiseks on seda teha internetipangas. Selleks tuleb logida internetipanka ning leida üles e-arve tellimise koht.

• SEB internetipangas avage jaotis „Maksed“, seejärel „E-arved“. Siis saate esitada uue e-arve taotluse.
• Swedpanga internetipangas valige “Igapäevapangandus”, seejärel “E-arve ja püsimakse” ja “Tellin e-arve”.
• LHV internetipangas valige jaotis “Igapäevapangandus”, seejärel “E-arved” ja “Telli uus”.
• Luminori internetipangas avage “Autopiloot”, seejärel “E-arved” ja “Telli uus e-arve”.
• COOP internetipangas valige “Maksed”, seejärel “E-arved” ja “Telli uus e-arve”.

E-arve tellimiseks otsige ettevõte nime või registreerimiskoodi järgi. Seejärel saab täita vajalikud andmed, nt teenuse tunnus (viitenumber) ja maksja kontaktandmed. Konkreetsed juhised erinevad sõltuvalt pangast ning küsimuste tekkimisel saab pöörduda panga konsultandi poole. 

Samuti on võimalik e-arveid panka tellida olenevalt olukorrast kas teenusepakkuja või e-arve operaatori juurest. Finbite on üks e-arve operaatoritest, kelle kaudu on võimalik tellida e-arveid panka.

Tasuta e-arvete saatmise võimalused

Mõned e-arve operaatorid pakuvad tasuta arvete koostamise võimalust, mis võib olla sobiv ja hea lahendus väikese arvete mahu korral (mõned arved kuus). Näiteks on võimalik liituda Finbite Starter paketiga, mis võimaldab süsteemist välja saata ja vastu võtta kuni 5 e-arvet täiesti tasuta. Arvete mahu suurenemisel on võimalik leida sobiv tasuline pakett: Lite, Standard või Premium.

Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK) loodud e-arveldaja pakub samuti teatud tingimustel tasuta e-arve koostamise võimalust. Lepingu sõlmimisel on esimene aasta tasuta ning seejärel on kannete arvust sõltuvalt teenus tasuline. Klientidele, kes koostavad e-arveldajas arveid ainult avalikule sektorile, on teenus tasuta, piiramatus koguses ja tähtajatult. Kuigi e-arveldaja lihtsustab ettevõtja tööd, siis Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi uuringus toodi siiski välja mitmeid e-arveldaja arengukohti.

Kuna tasuta võimalused on piiratud mahu ja teenuste valikuga, siis on paljude ettevõtete jaoks sobivaim ja kokkuvõttes aja- ja rahasäästlikum lahendus leida tasuline teenus. Isegi kui ettevõtted maksavad e-arve operaatori teenuse eest, on see püsikulu on väike, võrreldes tööaja kokkuhoiuga.

Paberivaba raamatupidamise ja e-arvete eelised

Paberivaba ehk digitaalne raamatupidamine on lähenemine, kus loobutakse traditsioonilisest paberil põhinevast dokumentide säilitamise ja pdf-dokumentidelt käsitsi andmete sisestamise süsteemist ning eelistatakse kasutada digitaalseid masinloetavaid dokumente (ostu- ja müügiarved, kuludokumendid, lepingud, aruanded jne).

Paberivaba raamatupidamisel on mitmeid eeliseid:

• Tänu väiksemale paberi jm kontoritarvete kasutusele on positiivne mõju meie keskkonnale. Tähelepanu tasub pöörata ka digiprügile. Näiteks pdf-arvete jalajälg keskkonnale on märgatavalt suurem kui e-arvete puhul.
• Digitaliseerimise ja automatiseerimise abil on võimalik vähendada vigu.
• Dokumentide käsitlemine ja arhiveerimine säästab aega tehnilistest tegevusest ning raamatupidaja või ettevõtte juht saab panustada sisulisele tööle. 
• Andmete digitaalsel kujul säilitamine on turvalisem kui paberkandjal säilitamine. Paberdokumendid võivad tuhmuda, kaduda või muul moel kahjustada saada.
• Paberivaba raamatupidamise puhul on digitaalsed dokumendid ja andmed kergesti kättesaadavad igal ajal ja igal pool, mis suurendab juurdepääsu kiirust ja paindlikkust.

Digitaalne raamatupidamine lihtsustab toimetulekut erinevates olukordades, nt kui tehakse kaugtööd või töötaja on haiguse või puhkuse tõttu töölt eemal. Paberivaba raamatupidamine võimaldab ettevõtetel olla paindlikumad ja suurendada tööjõu tõhusust ka mainitud olukordades.

E-arvete kasutamine on üks viis, et liikuda paberivaba raamatupidamise suunas.

E-arvetel on palju eeliseid nii saajate kui saatjate vaatenurgast:

• E-arve liigub kiiresti saajani ning see toetab arve õigeaegset ja kiiret tasumist.
• Arve koostamine, saatmine ja vastuvõtmine on mugav ja lihtne ning kõik arvetega seotud toiminguid saab teha ühes keskkonnas.
• Väljastatud arve on korrektne nii Eesti kui rahvusvahelistele äripartneritele saatmiseks.
• Arve edastamine on turvaline, kuna info liigub mööda turvatud kanaleid ja maha jääb logi-jälg, e-arved liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid.
• Arved ei kao ära ning ei pea kartma, et unustatud arve tõttu tekib maksuvõlg.
• Võimalik on saada kiiresti ülevaate kohustustest ja olemasolevatest vahenditest.
• E-andmevahetuse abil liigub info automaatselt ja tekib vähem hooletusvigu.

Paberivabas raamatupidamises on abi erinevate tarkvarade kasutamisest. Lisaks e-arvetele saab raamatupidamist lihtsustada digiteerimise, e-kinnitusringi, e-kuluaruannete, digiarhiivi, automaatsete meeldetuletuste saatmise jm lahenduste abil.  

Seega on suund paberivaba raamatupidamise suunas igati õigustatud ning oluline võimalus aja-, raha- ja keskkonnasäästlikkuseks.

Saadame esimese e-arve koos

E-arve saatmine on lihtne ja kiire. Kirjeldame e-arve koostamise ja saatmise samme e-arve operaatori Finbite’i näitel:

1. Logige Finbite’i keskkonda. Avage menüüst müük. 
2. Täitke vajalikud väljad: lisage arve saaja ja arve info, täitke arveread.
3. Valige sobilik saatmisinfo.
4. Pdf-kuvas saate kontrollida andmete korrektsust.
5. Valige sobiv saatmiskanal, kas soovite saata arve e-arvena Eestisse või välismaale. Lisaks saab Finbite’i keskkonnast esitada soovi korral pdf- ja paberarveid.
6. Seejärel saate vajutada nupule salvesta ja saada.

Et meie teenuse kasutamine oleks võimalikult lihtne ja sujuv, pakume mitmekülgset tuge. Meie toekeskkonnast võib leida erinevaid juhiseid nii konto seadistamise kui ka erinevate teenuste kasutamise kohta. Näiteks oleme loonud Finbite’i keskkonda ning konto ja kasutajate seadistamise kohta põhjaliku juhise.

Pakume ka võimalust osaleda meie koolitustel. Korraldame nii personaalseid süvakoolitusi kui ka uutele kasutajatele mõeldud koolitusi. Lisaks on täiendavate küsimuste korral võimalik pöörduda klienditoe poole.