E-arvete liidesed programmidele – Merit Aktiva, Directo, Erply jt

E-arved ja raamatupidamisprogrammid

Paljudel raamatupidamis- ja majandustarkvaradel on olemas automaatsed liidestused erinevate e-arve operaatoritega. Finbite’il on liidestused kõigi enim levinud tarkvaradega Eestis, Lätis ja Leedus. Täpse partnerite nimekirjaga on võimalik tutvuda meie kodulehel. 

Tänu sellele on e-arvete ja teiste digitaalsete arvelahenduste kasutusele võtmine väga mugav. Liidestuse loomine on lihtne ja turvaline ning võimaldab tarkvarade vahel andmeid saata ja vastu võtta kiirel ja usaldusväärsel viisil. Nii on võimalik vältida korduvaid tegevusi ning aja raiskamist.

Siinse postituse eesmärk on tutvustada erinevate raamatupidamisprogrammide võimalusi liidestuse loomiseks e-arve operaatoritega. Üldjuhul on koostatud liidestuse loomiseks juhised, aga kui mingil põhjusel see ebaõnnestub, siis on alati võimalik pöörduda ka otse majandustarkvara või e-arve operaatori poole.

Sobivaima majandustarkvara ja/või e-arve operaatori valikul on mõistlik tutvuda lisaks teenustasule ka teenuse sisuga, et saaksite kindel olla, kas see vastab ootustele. Näiteks Finbite’i teenuse kasutamise mõned eelised:

• Igas formaadis arved on mugavalt igal pool kättesaadavad (k.a  e-arved);
• e-arve liigub kiiresti saajani;
• arve koostamine, saatmine ja vastuvõtmine on mugav ja lihtne ning kõik arvetega seotud toiminguid saab teha ühes keskkonnas;
• väljastatud arve on korrektne nii Eesti kui rahvusvahelistele äripartneritele saatmiseks;
• arve edastamine on turvaline;
• lisaks arvelahendustele pakume muid igapäevatööd lihtsustavaid lahendusi, mis täiendavad ERP’i poolt pakutavaid funktsioone (tšekkide ja kuluaruannete digitaalne esitamine, kinnitusringi teenus, digitaliseerimine ja digiarhiiv, märgukirjade ja meeldetuletuste saatmine) ning meie teenustevalik laieneb pidevalt ning täiustame olemasolevate teenuste funktsioone.

Kuidas luua liidestus e-arve operaatoriga?

Liidese loomise tingimused võivad erineda, sõltuvalt majandus- või äritarkvarast ning e-operaatorist. Enamasti tuleb siiski sõlmida e-arve operaatoriga teenusleping ning majandus- või äritarkvarasse sisestada unikaalne kood ja teha autentimine. 

1. Valige sobivaim e-arve operaator ning sõlmige teenuseleping.
2. Seejärel saate ligipääsu e-arve operaatori iseteeninduse keskkonda, kus on leitav unikaalne kood.

Finbite’i puhul on autentimiskood leitav arvekeskusest. Selleks lubage ERP-i juurdepääs: “Üldinfo” -> “Seaded” -> “Andmevahetus ERP-ga”. Märgistage kastike “ERP-i juurdepääs lubatud” ning vajutage “Salvesta”. Seejärel genereeritakse unikaalne autentimiskood, mille saab sisestada raamatupidamisprogrammi.

3. Seejärel tehke vajalikud seadistused oma raamatupidamisprogrammis.

Lisaks e-arvete saatmisele on soovituslik hakata ka ise e-arveid vastu võtma. Sellega pääsete rutiinsest ja aeganõudvast ostuarvete sisestamisest.

Mida on vaja teha, et saaks vastu võtta e-arveid?

Ostuarvete vastuvõtmiseks tuleb e-arve operaatori info kinnitada äriregistri ettevõtjaportaalis. Kui teenusepakkujaga on e-arve operaatori teenuseleping sõlmitud, edastab teenusepakkuja selle info e-äriregistrisse. Selleks:

1. sisenege äriregistrisse;
2. valige “Minu töölaud”;
3. klikkige “Muudan andmeid”;
4. liikuge avanenud lehel alla ja leidke “E-arve vastuvõtmise teenuse pakkujad”;
5. vajutage nupule “Kinnita teenusepakkuja”.

Finbite’i teenuseid kasutades tuleks enne äriregistris info kinnitamist teha arvekeskuses muudatus seadistuses. Valige menüüst “Üldinfo” ->”Arve seaded” ->”Ostuarve seaded” ning eemaldage märge seadistuse „Ei soovi ostuarveid e-teeninduses vastu võtta“ juurest ning salvestage. Peale seda on vajalik äriregistris kinnitada seitsme päeva jooksul oma e-arve operaatori valik.

Kui teenusepakkuja on portaalis kinnitatud, kuvatakse järgnevast päevast alates äriregistri andmetes info, et juriidiline isik võtab e-arveid vastu konkreetse teenusepakkuja.

Merit Aktiva e-arved

Merit Aktiva (merit.ee) on veebipõhine majandustarkvara, mida saavad kasutada nii ettevõtjad kui ka raamatupidajad. Merit Aktiva pakettide täpsem teenustevalik ja hind on leitav koduleheküljelt. Ühe teenusena on Merit Aktivas võimalik e-arveid saata ja vastu võtta.

Ühe teenusena on Merit Aktivas võimalik e-arveid saata ja vastu võtta. Lisaks teenustasudele soovitame mõelda, mis teenuseid täpsemalt vajate. Merit Aktiva pakub küll oma kasutajatele võimalust e-arveid saata ja vastu võtta teiste Merit Aktiva kasutajatega, aga see ei pruugi sageli mainitud piirangu tõttu olla sobiv lahendus. Sellisel juhul on Merit Aktiva klientidel võimalus liituda e-arve operaatori teenusega, mis võimaldab e-arveid saata ja vastu võtta paindlikel tingimustel. Igapäevatööd lihtsustavaid lahendusi võib olla teisigi. Näiteks Finbite’i teenuste hulgas on lisaks e-arvete saatmisele ja vastuvõtmisele ka arvete digiteerimise ja kinnitusringi teenus.

Aktiveerimiseks saab seadistused teha Merit Aktivas, leides menüüst “Seadistused” -> “Ettevõtte andmed” -> “E-arvete jm integratsioonide seadistus”. Olenevalt teenusepakkujast on aktiveerimise protsessis mõni erisus. Merit Aktiva e-arve teenuse saab aktiveerida ettevõtte allkirjaõiguslik isik (vajalik autentimine). Finbite’i teenuse saab aktiveerida ettevõtte allkirjaõiguslik isik (vajalik autentimine ja teenuslepingu sõlmimine) ning pärast lepingu sõlmimist tuleb Finbite’i autentimiskood sisestada Merit Aktivasse.

Merit Aktiva e-arvete seadistamise juhendi leiab Meriti tarkvara kodulehelt juhendite alt. 

Standard Books’i e-arved

Standard Books’i äritarkvaras (excellent.ee) on 30 moodulit, mis toetavad ettevõtete igapäevast äritegevust (sh raamatupidamine ja e-arved, müügihaldus, hooldusteenindus, logistika, kinnisvarahaldus, kliendihaldus, tootmine). Standard Books’is on ühe teenusena võimalik saata ja vastu võtta e-arveid.

Standard Books’is Finbite e-arve teenuse seadistamiseks on sammud järgmised:

1. Avage autentimiskoodi sisestamiseks e-arve konto moodul: “Üldine” -> “Seadistused” -> “E-teenuste seadistused” -> vaheleht „E-arve teenused“.
2. “E-arve konto“ lahtrisse sisestage oma e-arve operaatori unikaalne kood (Finbite’i puhul autentimiskood, Unifiedpost’ii ja Banqup’i puhul kasutajatunnus ja salasõna, Envoice’i puhul API-võti, Billberry puhul kanali-ID ja API-võti) ning vajutage “Salvesta”. Seejärel lehekülg sulgub.
3. Avage uuesti sama moodul ja aktiveerige e-arvete saatmine. Selleks valige vahelehel „E-arve teenused“ nupp “Aktiveeri / Muuda”.
4. Seejärel avaneb uus aken, kus on toodud operaatorite valik. Märkige e-arvete saatmine ja vastuvõtmine ning Finbite’iga teenust kasutades on valikus ka kuluaruannete vastuvõtmine. Valige e-arve operaator, kellega on sõlmitud teenuseleping. Kontrollige, kas Teie valitud e-arve operaator pakub soovitud teenuseid. Vajutage nupule „Muuda“.

Standard Books’i tarkvarast e-arvete saatmiseks sobiva e-operaatori valikul tasub tähelepanu pöörata, milliseid teenuseid erinevad teenusepakkujad pakuvad, et võiksite kindel olla, kas pakutav teenus vastab ettevõtte vajadustele. Kui e-arveid on võimalik saata kuue teenusepakkuja kaudu (Finbite, Envoice, Unifiedpost, Billberry, Costpocket, Banqup), siis e-arvete vastuvõtmine on võimalik viie teenusepakkuja kaudu (Finbite, Envoice, Unifiedpost, Billberry, Banqup). Kuluaruannete vastuvõtmine on võimalik ainult Finbite’i kaudu. Teenuse hind sõltub valitud e-operaatori paketist ja selle kuutasust. 

E-arvetega seotud juhendid on leitavad Standard Books’i kasutajatoe alt. E-arve teenuse seadistamise kohta on koostatud põhjalik juhend.

Erply e-arved

Erply Books (erplybooks.com) on raamatupidamistarkvara, mille teenused sobivad nii erinevas suuruses ettevõtetele kui ka raamatupidajatele, kes pakuvad samaaegselt teenust mitmele firmale. Erply paindlike funktsioonide nimekirjast saab leida enda tööks vajalikud.

E-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks on võimalik teha liidestus e-arve operaatoritega Finbite, Unifiedpost ja E-arveldaja.

1. Avage moodul “Sätted” -> “Integratsioonid” -> valitud teenusepakkuja. 
2. Määrake valikud ning salvestage. Näiteks Finbite’iga liidestamisel tuleb lisada autentimiskood, artikkel ja märkida, kas on soov automaatselt sünkroniseerida.

Erply Books’i liidestamisel Finbite’iga saab järgida juhendit.

Directo e-arved

Directo (directo.ee) on äritarkvara.

Directo tarkvarast on võimalik e-arveid saata ja vastu võtta koostöös Finbite’i, Telema, Unifiedpost’i, Envoice’i ja E-arveldajaga. Analüüsige, mis teenuseid ettevõttes vajatakse ja milline e-arve operaator pakub neid. E-arveldaja kaudu pole võimalik e-arveid edastada pankadesse ning kuigi edastatakse nii e-arve kui ka PDF-arved, siis edastamata jäävad arvele lisatud manuseid.

Operaatoriti esineb liidestuse loomisel erisusi.

Directo ja e-arveldaja liidestamiseks tuleb aktiveerida seadistus:

“Süsteemi seadistused” > “Transport” > “RIK e-arvete liidestus”.

Finbite’i liidestamiseks:

1. Avage Directo üldised seadistused: “Seadistused” > “Süsteemiseadistused”.
2. Müügireskontro seadistuste grupi alt on leitavad „EAK link e-arvete jaoks“ ja „EAK turvakood e-arvete jaoks“ ning täitke need väljad.

Directo ja Finbite’i liidestuse täpsem juhend koos e-arvete saatmise ja importimise juhistega on leitav kodulehel.

Smart Accounts, Simplbooks, Hansaworld, Noom, Korto ja 150+ liidestust

Lisaks eelnevalt kirjeldatud majandus- ja äritarkvarade võimalustele on loodud veel palju erinevaid tarkvarasid, mis pakuvad e-arve operaatoriga liidestuse võimalusi.

Smart Accounts (smartaccounts.eu) pakub raamatupidamistarkvara lahendust nii ettevõtjatele, raamatupidamisbüroodele kui ka e-poodidele. Liideste juhised on koondatud abimaterjalide leheküljele, mh on koostatud Finbite’iga liidestuse juhend.

Simplbooks (simplbooks.ee) on raamatupidamisprogramm väikeettevõtetele. E-arve saatmise ja vastuvõtmise liidestuse juhend on leitav Simplbooks’i abikeskkonnast.

Hansaworld (hansaworld.com) on rahvusvaheline äritarkvara ning selle juhendid on leitavad abikeskuse leheküljelt.

Noom (astrobaltics.eu) pakub Cloudics haldus- ja makselahendust ning NOOM majandustarkvara. E-arve lahenduse juhendist saab täpsemad liidestuse juhised.

Korto (korto.ee) on veebirakendus, mis pakub erinevaid teenuseid korteriühistustele. Korto abikeskkonnast saab juhiseid ja selgitusi teenuste kasutamise ja seadistamise kohta.

Need on mõned tuntumad tarkvarad koos liidestuse juhenditega. Finbite’il on üle 150 liidestuse üle Baltikumi. Täpsem nimekiri meie partneritest on leitav koduleheküljel. Kui ettevõtte kasutatav majandustarkvara pole veel partnerite hulgas, on võimalik pöörduda meie poole, et saaksime leida sobiva lahenduse.

Kuidas Finbite raamatupidamisprogramme täiendab?

Majandus- ja äritarkvarades on erinevad võimalused ja tingimused, aga ilma e-arve operaatori liidestuseta on sellistes tarkvarades e-arve saatmise võimalused piiratud. E-arve saatmine võib olla võimalik näiteks sama majandustarkvara kasutavale ettevõttele, aga enamasti on e-arveid vaja saata ja vastu võtta mitmesugustelt ettevõtetelt, kes kasutavad erinevaid majandustarkvarasid. Samuti kaasneb e-arve operaatori liidestusega mitmeid võimalusi. Näiteks saab ka vastu võtta e-arveid ja on võimalik väljastada arveid erinevates arveformaatides üle maailma. E-arve saatmine ja vastuvõtmine on mugav, lihtne ja turvaline. See liigub sekunditega saajani ja on kohe kättesaadav raamatupidamistarkvaras.

Finbite’i lahendusega e-arve koostamine sobib erineva suurusega ettevõtetele. Valida on võimalik nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. Pakettides sisalduvaid teenuseid võrreldes võite leida enda vajadustele sobivaima. Lisaks e-arve lahendustele saab Finbite’i nutikate lahenduste abil toetada ettevõtte igapäevatööd veel mitmel moel. Tasub olla teadlik kõigi e-arve operaatori teenustevalikust, mis toetavad ettevõtte igapäevatööd ja võivad mõjutada e-arve operaatori valiku tegemisel.

• Rakenduse abil on võimalik esitada tšekid ja kuluaruanded raamatupidajale digitaalselt. 
• Kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt. Kinnitusring annab võimaluse kontrollida ka tagasiulatuvalt, kes ja millal on arve kinnitanud. Arvepettuste riski aitab vähendada võimalus määrata töötajatele kinnitatava summa limiit või kohustus lisada arvele lepingu number.
• Digitaliseerime kõik PDF- ja paberarved ning tšekid. Automaatse arvetuvastuse süsteemi ja digiteerijate töö tulemuseks on 99% täpsus.
• Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele.
• Võimalik on saada valitud ajaperioodi kohta põhjalik ülevaade arveldusprotsessidest sobivas failiformaadis. 
• Võimalik on automatiseerida märgukirjade ja meeldetuletuste saatmist ja haldust.
• Peagi pakume ka paindlikke makselahendusi, et muuta enda ettevõtte rahavood järelmaksu, krediidiliini ja osamaksete abil paindlikumaks.

Meie teenustevalik laieneb pidevalt ning lisaks täiustame olemasolevate teenuste funktsioone. Nutikad arvelahendused on raamatupidamise tulevik ja oluline vahend ettevõtete kasvu toetamisel. Pakume võimalust broneerida aeg veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele. Täiendavate küsimuste korral on võimalik tutvuda korduma kippuvate küsimustega meie abikeskkonnas või pöörduda ka meie klienditoe poole.