E-arve koostamine ja saatmine – kõik, mida pead teadma

Mis on e-arve ja kuidas see erineb pdf-arvest?

E-arve on masintöödeldav ja -loetav arve, mis vastab e-arvete standardile. See koostatakse, kinnitatakse, saadetakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. E-arve ei ole pdf-arve. Pdf-arve koostatakse dokumendihaldusprogrammis ning saadetakse seejärel koostööpartneri e-posti aadressile. Selleks, et andmed jõuaksid partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see käsitsi sisestada.

E-arve haldamine on lihtsam ja kiirem. Kui e-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse süsteemist koostööpartner ning arve info liigub mõne sekundiga saaja registrikoodi alusel otse tema süsteemi. Ehk neid ei pea käsitsi ümber sisestama ega eraldi kirja saatma. Saaja näeb raamatupidamisprogrammis või e-arve operaatori süsteemis arvest ka harjumuspärast pdf-formaadis kuva. Finbite’i keskkonnas on kõigi e-arvena saabunud arvete juures ka väike e-täht. Kui arve saabus pdf-ina ja seejärel digiteeriti e-arveks, siis on süsteemis selle juures @-märk. Kui on olemas võimekus e-arveid vastu võtta, tekib näiteks arvekeskuse süsteemi saatmisviisi juurde väike e-täht. 

Toome välja mõned olulisemad erinevused e-arve ja pdf-arve vahel.

• Kõige suurem erinevus seisneb selles, et pdf-arve puhul tuleb arve infosüsteemi ümber trükkida. E-arvete puhul seda teha ei ole vaja, kuna kogu info liigub automaatselt ühest süsteemist teise. 
• E-arveid kasutavad ettevõtted toovad ühe põhilise eelisena välja, et arved ei jää töötajate meilidesse kinni, neid ei pea ka kuskile edastama ning need ei lähe kaduma.
• Paljud ettevõtted toovad välja ka selle, et kuna arveid ei pea enam käsitsi sisestama, siis ei teki ka sellest tulenevalt vigu. 
• E-arveid peetakse väga turvalisteks, kuna need on krüpteeritud ja neile pääseb ligi süsteemi kasutajana sisse logides. Et e-arved liiguvad registrikoodi alusel, siis väheneb fiktiivsete valearvete risk. Sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid. Samuti jääb e-arve liikumisest maha logi-jälg. Oleme varasemas blogipostituses kajastanud arvepettuste teemat ning selgitanud, kuidas Finbite’i kui e-arveoperaatori kasutamine aitab selliseid riske maandada.
• Avaliku sektori asutusele saadetav arve peab vastama e-arve standardile ning see on võimalik edastada ainult e-arve operaatori kaudu. Seega sellistel juhtudel ei ole pdf-arve sobilik ning e-arve koostamise ja saatmise võimalus muutub aina olulisemaks.

Kuidas käib e-arve koostamine ja saatmine?

E-arvete koostamiseks ja saatmiseks on mitu võimalust:

1. Raamatupidamisprogrammis koos e-operaatori liidestusega. Esmalt tuleb liidestada oma raamatupidamistarkvara Finbite’i lahendustega. Liidese loomiseks tuleb raamatupidamistarkvarasse kopeerida andmevahetuse URL ning autentimiskood. Seda, kus täpselt sellised seadistused raamatupidamistarkvaras asuvad, saab küsida oma tarkvara konsultandilt. 
2. Koostada arve käsitsi Exceli formaadis ja importida see e-arve operaatori süsteemi. Arve käsitsi importimiseks tuleb valida menüüst müük ja seejärel arved failist. 
3. Koostada arve käsitsi e-arve operaatori süsteemis.

Arve käsitsi koostamine Finbite’i tarkvaras on väga lihtne. Enne müügiarve koostamist on vaja teha vaikimisi seadistused, nt määrata järgmise arve number, arve maksetähtaeg. Samuti tuleb lisada ettevõtte pangakonto.

E-arvete koostamisel Finbite’i süsteemis tuleb täita vajalikud andmed:

1. Logige Finbite’i keskkonda. Avage menüüst müük. 
2. Täitke vajalikud väljad: lisage arve saaja ja arve info, täitke arveread.
3. Valige sobilik saatmisinfo.
4. Pdf-kuvas saate kontrollida andmete korrektsust.
5. Valige sobiv saatmiskanal, kas soovite saata arve e-arvena Eestisse või välismaale. Lisaks saab Finbite’i keskkonnast esitada soovi korral pdf- ja paberarveid.
6. Seejärel saate vajutada nupule salvesta ja saada.

Kiireim viis digitaalse e-arve koostamiseks ja saatmiseks on kasutada raamatupidamisprogrammi koos Finbite’i liidestusega. 

Kuhu saab e-arveid saata?

Finbite’i abil on e-arveid võimalik saata nii Eesti-siseselt kui ka välismaale. Ettevõtted, kes saadavad e-arveid teistele ettevõtetele, saavad e-arved saata raamatupidamissüsteemi (kui see on kasutusel) või arve saaja poolt kasutatavasse e-arve operaatori süsteemi. Äriregistrist on võimalik kontrollida, kas kliendile on võimalik e-arvet saata ning mis e-arve operaatoriga on liidestus loodud. Ettevõte saab saata oma eraklientide e-arveid otse panka. Panka saadetavate e-arvete puhul saab klient tasuda e-arve mugavalt otse eeltäidetud maksevormilt. Sellistele arvetele saab seadistada otsekorralduse ning summa läheb kohe arvelt maha või pärast ühe klikiga kinnitamist. 

E-arve saatmisel välismaale tuleb arvestada sellega, et kuna riigid kasutavad erinevaid e-arvete formaate, siis on võimalik arveid saata Peppol’i võrgustiku abil. See on rahvusvaheline elektrooniliste dokumentide vahetamise keskkond, mille üks funktsioone on toetada ja hõlbustada e-arveldust. Peppol on on kasutusel paljudes Euroopa riikides ning võrgustikuga liitunud riikide arv suureneb pidevalt. Võrgustikuga liitunud partnereid on paljudest lähedal asuvatest riikidest, nagu näiteks Soome ja Saksamaa, aga ka väljaspool Euroopat asuvatest riikidest, nagu Austraalia ja USA. Täielikku nimekirja saab näha Peppol’i koduleheküljelt. Finbite’il on Peppol’i liidestus olemas, seega on võimalus vahetada e-arveid oma rahvusvaheliste äripartneritega. Välismaale e-arvete saatmise kohta on võimalik lugeda meie blogist.

Kas e-arveid saab saata tasuta?

Mõned e-arve operaatorid pakuvad tasuta arvete koostamise võimalust, mis võib olla sobiv ja hea lahendus väikese arvete mahu korral. Tasuta paketiga saab tavaliselt koostada ja saata mõned arved kuus. Näiteks on võimalik liituda Finbite Starter paketiga, mis võimaldab süsteemist välja saata ja vastu võtta kuni 5 e-arvet täiesti tasuta. Selleks tuleb sisestada arve info süsteemi käsitsi või importida. Finbite’i klienditugi on abiks nii tasuta kui tasuliste pakettide puhul, kui tekib e-arvete saatmisel ja vastuvõtmisel küsimusi.

Registrite ja Infosüsteemide Keskuse loodud veebipõhine raamatupidamistarkvara e-arveldaja pakub samuti teatud tingimustel tasuta e-arve koostamise võimalust. Lepingu sõlmimisel on esimene aasta tasuta ning seejärel on kannete arvust sõltuvalt teenus tasuline. Klientidele, kes koostavad e-arveldajas arveid ainult avalikule sektorile, on teenus tasuta, piiramatus koguses ja tähtajatult. Kuigi e-arveldaja lihtsustab ettevõtja tööd, siis Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi uuringus toodi siiski välja mitmeid e-arveldaja arengukohti.

Kuna tasuta võimalused on piiratud mahu ja teenuste valikuga, siis on paljude ettevõtete jaoks sobivaim ja kokkuvõttes aja- ja rahasäästlikum lahendus leida tasuline teenus. Ettevõtetel, kes kasutavad e-arve saatmiseks tasulist tarkvara, maksavad küll teenuse eest, kuid see püsikulu on väike, võrreldes tööaja kokkuhoiuga. Ajakokkuhoid ja sellest ka rahaline kokkuhoid on saavutatav, sest ostu- ja müügiarvetega seotud tegevused on kiiremad ja lihtsamad. Süsteemist on võimalik kergesti kontrollida, kas arve on laekunud ja kas selle eest on tasutud. E-arvetele üle minnes on oluline silmas pidada, et rahaliselt suurim võit tuleb ettevõtte jaoks just e-arvete vastu võtmisest. Mitmed uuringud näitavad, et ühe e-arve saamine on ettevõttele keskmiselt 3-7 eurot soodsam kui pdf- või paberarve kasutamisel. Lisaks sellele väheneb e-arvetega märkimisväärselt risk sattuda libaarvete ohvriks.

E-arve operaatoriga liitumine on abiks kõigile ettevõtetele, aga kindlasti on see mõistlik juhul, kui ostu- ja müügiarveid on suuremas mahus ning arveldust on mitmes suunas. Näiteks tehakse tehinguid ettevõtete vahel (B2B), ettevõtte ja tarbija vahel (B2C) ning ettevõtte ja valitsusasutuste vahel (B2G). Nagu mainitud, on e-arve võimalus vajalik kindlasti siis, kui tehakse koostööd avaliku sektori asutustega. Seega tasub leida enda ettevõtte jaoks sobiv tasuta või tasuline lahendus, mille abil on võimalik e-arveid koostada ja saata. Otsustamisel tasub arvestada nii arvete mahuga kui ka äritegevuse tüüpidega.

Kuidas saan e-arveid saatma hakata? 

Kui kasutad mõnda raamatupidamistarkvara või raamatupidamisbüroo teenuseid, siis on kõige targem nendega ühendust võtta. Paljudel raamatupidamistarkvaradel on automaatne liidestus e-arve operaatoritega, seega sageli piisab süsteemis vaid ühe linnukese tegemisest, et e-arveid saatma hakata. Suuremad e-arve operaatorid on teinud ühendused kõikide suuremate raamatupidamistarkvaradega ja tänu sellele saavad nad arveid liigutada erinevate süsteemide vahel. Finbite’i partnerid on leitavad koduleheküljelt. Kui kasutatav raamatupidamistarkvara või raamatupidamisbüroo teenusepakkuja puudub nimekirjast, võib meiega ühendust võtta ja leiame lahenduse. E-arvete teenuse eelduseks ei ole raamatupidamistarkvara kasutamine. E-arve operaatorite teenusega saab liituda ka siis, kui ettevõte ei kasuta ühtegi raamatupidamistarkvara. 

Finbite’i pakettide ja lahendustega saab tutvuda koduleheküljel ja pakettides sisalduvaid teenuseid võrreldes võite leida enda vajadustele sobivaima. E-arveldamisega alustamiseks sobib ideaalselt Finbite Starter pakett, millega saad ühes kuus tasuta saata ja vastu võtta 5 e-arvet. Selle paketi puhul tuleb arvestada, et e-arve saatmiseks tuleb see käsitsi koostada, sest raamatupidamistarkvaraga liidestamise võimalus puudub. Kui ettevõtte e-arvete maht hakkab kasvama või arved on keerulise sisuga (näiteks on arvel mitu rida, erinevad kaubakoodid jne), siis tasub kasutusele võtta Lite pakett. Sel juhul on võimalik teha lihtne liidestus oma raamatupidamistarkavaraga, kus arve koostatakse, ning see liigub sealt juba automaatselt kliendile edasi. Standard pakett on klientide seas kõige populaarsem ning selles paketis on teenuste hulgas lisaks veel e-kinnitusring, digiteerimine ja e-arvete konteerimine. Premium paketi hind kujuneb kliendi vajadustest sõltuvalt. Selles paketis on lisaks olemas lisamoodulite võimalus, tasuta esmane 2 tunni pikkune koolitus ning personaalne kliendihaldur.

Kodulehel võib liitumissoovist julgesti märku anda, sest püsivaid kohustusi sellega ei kaasne. Pärast liitumissoovi vormi täitmist võtab müügijuht ühendust ja küsib täiendavat informatsiooni, et valmistada ette liitumisleping. Seejärel aktiveeritakse valitud lahendus ja Finbite’i konto. Tavaliselt on võimalik teenust hakata kasutama 24 tunni jooksul pärast valiku tegemist ja päringu saatmist. Esimese arve eest tasutakse siis, kui leping on sõlmitud ning on valmisolek hakata teenust kasutama. Paketti on võimalik vahetada igal hetkel. Selleks tuleb võtta ühendust müügijuhiga aadressil sales.et@finbite.eu ning ta aitab vastavad muudatused sisse viia. Paketi vahetus on täiesti tasuta ning sellega ei kaasne täiendavat kulu. Tasub siiski tähele panna, et pakettidel on erinevad funktsionaalsused ja kuutasud ning paketi vahetusega muutub teenuste eest tasutav summa.

Finbite’i kasutamine on lihtne ning küsimuste korral tasub julgelt pöörduda meie klienditoe poole. Lisaks oleme koostanud juhiseid erinevate protsesside sujuvamaks kasutamiseks. Pakume ka võimalust osaleda meie koolitustel. Personaalne süvakoolitus on ettevõtte vajadustest lähtuv koolitus ning mõeldud neile, kes on Finbite’i mõnda aega juba kasutanud ning soovivad üle vaadata seadistused, et kogu automaatika toimiks nii, nagu planeeritud. Uutele kasutajatele mõeldud koolitusel vaatame üle kõige olulisemad seadistused, et oleks võimalik alustada Finbite’i lahenduse kasutamisega.

Lisainfo saamiseks on võimalik pöörduda klienditoe poole. Samuti võib broneerida aja veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele.