E-arve koostamine – mida pead teadma?

Mis on e-arve ja kuidas see erineb pdf-arvest?

E-arve on masintöödeldav ja -loetav arve, mis vastab e-arvete standardile. See koostatakse, kinnitatakse, saadetakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. E-arve ei ole pdf-arve. Pdf-arve koostatakse dokumendihaldusprogrammis ning saadetakse seejärel koostööpartneri e-posti aadressile. Selleks, et andmed jõuaksid partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see käsitsi sisestada.

E-arve haldamine on lihtsam ja kiirem. Kui e-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse süsteemist koostööpartner ning arve info liigub mõne sekundiga saaja registrikoodi alusel otse tema süsteemi. Ehk neid ei pea käsitsi ümber sisestama ega eraldi kirja saatma. Saaja näeb raamatupidamisprogrammis või e-arve operaatori süsteemis arvest ka harjumuspärast pdf-formaadis kuva. Finbite’i keskkonnas on kõigi e-arvena saabunud arvete juures ka väike e-täht. Kui arve saabus pdf-ina ja seejärel digiteeriti e-arveks, siis on süsteemis selle juures @-märk. Kui on olemas võimekus e-arveid vastu võtta, tekib näiteks arvekeskuse süsteemi saatmisviisi juurde väike e-täht. 

Toome välja mõned olulisemad erinevused e-arve ja pdf-arve vahel.

• Kõige suurem erinevus seisneb selles, et pdf-arve puhul tuleb arve infosüsteemi ümber trükkida. E-arvete puhul seda teha ei ole vaja, kuna kogu info liigub automaatselt ühest süsteemist teise. 
• E-arveid kasutavad ettevõtted toovad ühe põhilise eelisena välja, et arved ei jää töötajate meilidesse kinni, neid ei pea ka kuskile edastama ning need ei lähe kaduma.
• Paljud ettevõtted toovad välja ka selle, et kuna arveid ei pea enam käsitsi sisestama, siis ei teki ka sellest tulenevalt vigu. 
• E-arveid peetakse väga turvalisteks, kuna need on krüpteeritud ja neile pääseb ligi süsteemi kasutajana sisse logides. Et e-arved liiguvad registrikoodi alusel, siis väheneb fiktiivsete valearvete risk. Sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid. Samuti jääb e-arve liikumisest maha logi-jälg. Oleme varasemas blogipostituses kajastanud arvepettuste teemat ning selgitanud, kuidas Finbite’i kui e-arveoperaatori kasutamine aitab selliseid riske maandada.
• Avaliku sektori asutusele saadetav arve peab vastama e-arve standardile ning see on võimalik edastada ainult e-arve operaatori kaudu. Seega sellistel juhtudel ei ole pdf-arve sobilik ning e-arve koostamise ja saatmise võimalus muutub aina olulisemaks.

Kas e-arveid saab saata tasuta?

Mõned e-arve operaatorid pakuvad tasuta arvete koostamise võimalust, mis võib olla sobiv ja hea lahendus väikese arvete mahu korral. Tasuta paketiga saab tavaliselt koostada ja saata mõned arved kuus. Näiteks on võimalik liituda Finbite Starter paketiga, mis võimaldab süsteemist välja saata ja vastu võtta kuni 5 e-arvet täiesti tasuta. Selleks tuleb sisestada arve info süsteemi käsitsi või importida. Finbite’i klienditugi on abiks nii tasuta kui tasuliste pakettide puhul, kui tekib e-arvete saatmisel ja vastuvõtmisel küsimusi.

Registrite ja Infosüsteemide Keskuse loodud veebipõhine raamatupidamistarkvara e-arveldaja pakub samuti teatud tingimustel tasuta e-arve koostamise võimalust. Lepingu sõlmimisel on esimene aasta tasuta ning seejärel on kannete arvust sõltuvalt teenus tasuline. Klientidele, kes koostavad e-arveldajas arveid ainult avalikule sektorile, on teenus tasuta, piiramatus koguses ja tähtajatult. Kuigi e-arveldaja lihtsustab ettevõtja tööd, siis Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi uuringus toodi siiski välja mitmeid e-arveldaja arengukohti.

Kuna tasuta võimalused on piiratud mahu ja teenuste valikuga, siis on paljude ettevõtete jaoks sobivaim ja kokkuvõttes aja- ja rahasäästlikum lahendus leida tasuline teenus. Ettevõtetel, kes kasutavad e-arve saatmiseks tasulist tarkvara, maksavad küll teenuse eest, kuid see püsikulu on väike, võrreldes tööaja kokkuhoiuga. Ajakokkuhoid ja sellest ka rahaline kokkuhoid on saavutatav, sest ostu- ja müügiarvetega seotud tegevused on kiiremad ja lihtsamad. Süsteemist on võimalik kergesti kontrollida, kas arve on laekunud ja kas selle eest on tasutud. E-arvetele üle minnes on oluline silmas pidada, et rahaliselt suurim võit tuleb ettevõtte jaoks just e-arvete vastu võtmisest. Mitmed uuringud näitavad, et ühe e-arve saamine on ettevõttele keskmiselt 3-7 eurot soodsam kui pdf- või paberarve kasutamisel. Lisaks sellele väheneb e-arvetega märkimisväärselt risk sattuda libaarvete ohvriks.

E-arve operaatoriga liitumine on abiks kõigile ettevõtetele, aga kindlasti on see mõistlik juhul, kui ostu- ja müügiarveid on suuremas mahus ning arveldust on mitmes suunas. Näiteks tehakse tehinguid ettevõtete vahel (B2B), ettevõtte ja tarbija vahel (B2C) ning ettevõtte ja valitsusasutuste vahel (B2G). Nagu mainitud, on e-arve võimalus vajalik kindlasti siis, kui tehakse koostööd avaliku sektori asutustega. Seega tasub leida enda ettevõtte jaoks sobiv tasuta või tasuline lahendus, mille abil on võimalik e-arveid koostada ja saata. Otsustamisel tasub arvestada nii arvete mahuga kui ka äritegevuse tüüpidega.

Kuidas käib e-arve koostamine?

E-arvete koostamiseks ja saatmiseks on mitu võimalust:

1. Raamatupidamisprogrammis koos e-operaatori liidestusega. Esmalt tuleb liidestada oma raamatupidamistarkvara Finbite’i lahendustega. Liidese loomiseks tuleb raamatupidamistarkvarasse kopeerida andmevahetuse URL ning autentimiskood. Seda, kus täpselt sellised seadistused raamatupidamistarkvaras asuvad, saab küsida oma tarkvara konsultandilt. 
2. Koostada arve käsitsi Exceli formaadis ja importida see e-arve operaatori süsteemi. Arve käsitsi importimiseks tuleb valida menüüst müük ja seejärel arved failist. 
3. Koostada arve käsitsi e-arve operaatori süsteemis.

Arve käsitsi koostamine Finbite’i tarkvaras on väga lihtne. Enne müügiarve koostamist on vaja teha vaikimisi seadistused, nt määrata järgmise arve number, arve maksetähtaeg. Samuti tuleb lisada ettevõtte pangakonto.

Loe e-arve saatmise kohta lähemalt meie blogipostitusest.

E-arvete koostamisel Finbite’i süsteemis tuleb täita vajalikud andmed:

1. Logige Finbite’i keskkonda. Avage menüüst müük. 
2. Täitke vajalikud väljad: lisage arve saaja ja arve info, täitke arveread.
3. Valige sobilik saatmisinfo.
4. Pdf-kuvas saate kontrollida andmete korrektsust.
5. Valige sobiv saatmiskanal, kas soovite saata arve e-arvena Eestisse või välismaale. Lisaks saab Finbite’i keskkonnast esitada soovi korral pdf- ja paberarveid.
6. Seejärel saate vajutada nupule salvesta ja saada.

Kiireim viis digitaalse e-arve koostamiseks ja saatmiseks on kasutada raamatupidamisprogrammi koos Finbite’i liidestusega.