Finbite pakub nutikaid arvelahendusi ning tänu liidestustele on võimalik automatiseerida suur hulk arvetega seotud tegevustest raamatupidamistarkavarades. Siinses postituses jagame soovitusi, kuidas valida raamatupidamisprogrammi nii väikeettevõtete kui suuremate ettevõtete puhul.
Selles artiklis
Raamatupidamistarkvara kui ettevõtja abiline
Majandus- ja raamatupidamistarkvara on ettevõtjate jaoks hindamatu abivahend, pakkudes mitmeid olulisi eeliseid. Olgu tegemist mikroettevõtte, väikeettevõtte või suurettevõttega, alles alustava ettevõtte või juba tegutseva ettevõttega – see nutikas tööriist aitab automatiseerida raamatupidamisprotsesse, muutes need täpsemaks ja efektiivsemaks.
Majandustarkvara võimaldab kiiresti ja lihtsasti hallata finantsandmeid, genereerida arveid ja jälgida kulusid, vabastades väärtuslikku aega, mille ettevõtja saab suunata strateegilistele ülesannetele. Enamasti on raamatupidamisprogrammid pilvepõhised, võimaldades reaalajas ligipääsu andmetele ja aruannetele. Selle tulemusena on raamatupidamises võimalik teha teadlikumaid otsuseid ja planeerida tegevusi efektiivsemalt. Täpsemad raamatupidamisprogrammi või majandustarkvara funktsioonid sõltuvad programmist ja selle teenusevalikust.
Arvestades raamatupidamisprogrammi võimalusi, toetab see nii mikroettevõtte, väikeettevõtte kui suurema ettevõtte kasvu ja jätkusuutlikkust, muutes igapäevase finantsjuhtimise lihtsamaks ja täpsemaks.
Raamatupidamisprogrammide hinnad 2024
Raamatupidamisprogrammide ja majandustarkvarade hinnad sõltuvad mitmest tegurist, nt tarkvara funktsioonide valikust, kasutajate arvust, lisamoodulitest ja integreerimise võimalustest. Samuti võivad raamatupidamistarkvarade hindasid mõjutada lisateenuste vajadus, sh hooldus- ja tugiteenuste ning tarkvara uuenduste hinnapoliitika.
Raamatupidamisprogrammi Merit Aktiva pakettide kuutasud on vahemikus 19-49 €/kuus ja palgaarvestuse tarkvara Merit Palk kuutasu võib klientidele olla tasuta või 6-11 €/kuus. Erply Books pakettide kuutasud on 18 ja 50 €. SimplBooks pakettide hinnad on vahemikus 9.9-39 €/kuus. SmartAccounts raamatupidamisprogrammi kuutasu on 25 € või vastavalt mahule või kokkuleppele. E-arveldaja kasutamine on esimesel aastal tasuta, seejärel on kuutasu vastavalt mahule 5 €/aastas või 5-9 €/kuus (lisandub km).
Lisaks on raamatupidamismooduliga majandus- või äritarkvarasid, mis pakuvad lisafunktsioone. Majandustarkvara Directo kuutasu algab 199 eurost ning sõltuvalt paketist saab kasutada erinevaid funktsionaalsusi raamatupidamisest kuni laoarvestuseni. Äritarkvara Standard Books pakettide hinnad on 39 või 129 € või vastavalt kokkuleppele. Lisaks raamatupidamismoodulile on veel mitmeid äritegevust toetavaid mooduleid, nt müügihaldus, hooldusteenindus, logistika, kinnisvarahaldus, kliendihaldus, tootmine. Majandustarkvarasid Joosep ja Taavi on võimalik välja osta või kasutada kuutasulise paketi võimalust. Kuutasu eelistamisel on Joosepi majandustarkvara hind al 18 €/kuu ja Taavi kuutasu kujuneb valitud moodulitest ja soovitud teenustest.
Seega varieeruvad raamatupidamisprogrammide hinnad ja teenusevalik suuresti. Raamatupidamisprogrammi valimisel mõelge, mis funktsioone te vajate, ning leidke enda jaoks optimaalse hinna-kvaliteedi tasemega tarkvara. Võimalusel katsetage raamatupidamisprogrammi tasuta prooviperioodi jooksul, et veenduda selle ootuspärases funktsionaalsuses. Raamatupidamisprogrammi tasuta prooviperiood on võimalik näiteks Merit Aktival(6 kuud), e-arveldajal (esimene aasta) ning SimplBooks’il ja Erply Books’il (30 päeva). Tasuta demo versiooni katsetamist pakub Standard Books.
Soovitused tarkvara ja lahenduste valimisel
Raamatupidamistarkvara valimisel uurige lisaks hinnakirjale ka liidestuste võimalusi erinevate ametiasutuste ja tarkvaradega ning vaadake üle täpsem teenusevalik, sh millised on digiarhiivi võimalused, laoarvestus jm olulised funktsioonid. Samuti veenduge, et abimaterjalid ja kasutajatugi oleks kättesaadav, kui peaks tekkima küsimusi või tehnilisi tõrkeid.
1. Liidestused teiste programmide ja EMTA’ga
Liidestuste kasutamine lihtsustab andmeedastust ja muudab selle efektiivsemaks. Raamatupidamisprogrammide valimisel uurige, mis tingimustel ja millised liidestused on võimalikud. Olenevalt ettevõtte vajadusest ja kasutusel olevast raamatupidamisprogrammist saab automatiseerimise eesmärgil kasutada mitmeid liidestusi:
- ametiasutustega, nt Maksu- ja Tolliamet ja Statistikaamet,
- pankadega,
- e-arve operaatoritega, et edastada ja vastu võtta e-arveid,
- e-kaubanduse puhul ka e-poodidega.
Maksu- ja Tolliametile saavad ettevõtjad otseX-tee liidestusega esitada käibedeklaratsiooni (KMD), tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni (TSD) ning töötamise registri (TÖR) andmeid.
Käibedeklaratsiooni kohustuse korral peab ettevõte selle esitama iga kuu 20. kuupäevaks. Seda on kõige mugavam saata Maksu- ja Tolliametile X-tee kaudu ettevõtte raamatupidamistarkvarast. Majandustarkvarad, millel on KMD esitamiseks X-tee liides Maksu- ja Tolliametiga on:
- Microsoft Dynamics Axapta
- SimplBooks
- Directo
- StandardBooks
- 1S Raamatupidamine Eestis
- Joosep
- Taavi Majandustarkvara
- Merit Tarkvara
- Xolo Majandustarkvara
- E-arveldaja
2. E-poe liidestamine raamatupidamise ja laoga
Kui e-poe müügimahud on suured, siis on võimalik säästa palju aega, kasutades e-poe tarkvara koos raamatupidamisprogrammi liidestusega. E-poe liidestamine raamatupidamisprogrammiga säästab aega ja vähendab vigade riski, automatiseerides müügiandmete, maksete ja varude haldamise.
Eesti E-Kaubanduse Liidu andmetel kasutatakse kõige rohkem e-poe tarkvaradest WooCommerce’i lahendust (67%). WooCommerce’i e-poe lahendust saab liidestada mitme raamatupidamis- või majandustarkvaraga, näiteks SimplBooks, SmartAccounts, Erply, Standard Books tarkvaradega.
3. Automaatsed arvelahendused
Raamatupidamisprogrammi valimisel soovitame uurida, millised on automaatsete arvelahenduste võimalused. Mõned raamatupidamisprogrammid pakuvad e-arvete saatmist ja vastuvõtmist teatud pakettide puhul tasuta, mõnel juhul aga võib e-arvete saatmine olla tasuline. Uurida tasub, millised e-arve operaatori liidestusvõimalused konkreetse raamatupidamistarkvara puhul on võimalikud. E-arvete tarkvara ühendamine ettevõtte raamatupidamistarkvaraga on kõige efektiivsem, mugavam ja kiirem viis e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks. Finbite’il on olemas liidestus kõigi enimlevinud raamatupidamistarkvaradega.
Pöörake tähelepanu ka e-arvete lahenduse kasutusmugavusele. Finbite on loonud lisaks e-arve keskkonnale ka mobiilirakenduse Finbite Finance, mille abil saab tšekist kohe pärast ostu pildi teha ning selle kuluaruandena ettevõtte arvelduskeskkonda sisestada.
Kui kasutusel on selline majandustarkvara, millel puudub liidestus soovitud e-arve operaatoriga, siis on võimalik liituda e-arve operaatori lahendusega eraldi.
Arvelahenduse teenusepakkujate täpne teenusevalik varieerub veidi, seega tasub valiku tegemisel mõelda, mis lisateenused võiksid teie ettevõtte puhul olla vajalikud ja uurida, milline e-arve teenusepakkuja pakub sobivaid teenuseid mõistliku tasu eest.
- E-arvete saatmine ja vastuvõtmine nii Eestis kui välismaal
- Arvete arhiveerimine turvalises ja lihtsasti ligipääsetavas digiarhiivis
- Tšekkide ja arvete digiteerimine
- Kuluaruannete koostamine ja esitamine
- Aruannete koostamine
- Maksete jälgimine
- Arvete kontrollimisele ja kinnitamisele suunamine
Lisateenuste kasutamine muudab e-arvete töötlemise terviklikuks ja efektiivsemaks, toetades ettevõtte finantsprotsesside automatiseerimist ja täpsust. Finbite’i arvelahenduse abil saate saata ja vastu võtta e-arveid nii Eestis kui välismaal, digiteerime kõik arved ja tšekid, arved on säilitatud digiarhiivis. Lisaks pakume ka mugavat ja kiiret võimalust esitada e-kuluaruandeid, suunata arved kinnitusringile ja saata klientidele meeldetuletusi. Arendame pidevalt oma teenuseid, et muuta olemasolevad teenused veelgi mugavamaks ja luua uusi finantsprotsesse lihtsustavaid teenuseid juurde.
4. Digitaalne paberimajandus ja arhiiv
Enamik dokumente jõuab kohale või luuakse juba digitaalselt, mistõttu on e-raamatupidamine ning digiarhiveerimine loogiline ja loomulik viis dokumentide säilitamiseks. Digiteerimisel ja digiarhiivi kasutamisel on mitmeid eeliseid, nt:
- Digiarhiveerimine on ideaalne lahendus kaugtöö võimalusega organisatsioonidele, kuna see võimaldab kasutajatel töötada kõikjalt. Digiarhiivile saab ligi igal ajal ja igalt poolt vaid mõne klikiga, mis parandab töövoogu ja aitab säästa aega. Võimalik on ka saada kiiresti ülevaateid, et teha teadlikke ja andmepõhiseid otsuseid.
- Võimalus kulude kokkuhoiuks, sest väheneb vajadus arhiiviruumide, paberite, printerite, toonerite jms järele.
- Digiarhiivid pakuvad turvalist võimalust dokumentide säilitamiseks, vähendades riski, et paberarhivaalid kaovad või saavad kahjustada.
- Lihtsamini skaleeritav, võimaldades lisada juurdepääsuõigusega töötajaid ning arhiivi mahtu tõsta andmemahtude suurenemisel.
Raamatupidamis- ja majandustarkvarades on tõenäoliselt võimalik säilitada dokumente digitaalselt. Kui plaanite kasutada digiarhiivi, siis raamatupidamistarkvara valimisel uurige digiarhiivi võimalust ning veenduge selle turvalisuses ja kasutusmugavuses. Samamoodi on tähtis, et organisatsiooni siseselt oleks töökorralduses arvestatud turvariskide ja muude probleemide ennetamisega.
Teenusepakkuja valimisel tasub veenduda digiarhiivi turvalisuses ja kasutusmugavuses:
- Veenduge, et juurdepääs digiarhiivile on kontrollitud ja võimaldatud vaid volitatud töötajatele. Rakendage turvalisi autentimismeetodeid, et ainult õigustatud kasutajad saaksid süsteemi sisse logida. Eriti oluline on see tundlike andmete puhul. Koolitage ka oma töötajaid turvalisuse parimate praktikaid ja teadlikkuse tõstmise osas, et vältida inimlike eksimuste kaudu tekkivaid ohte.
- Veenduge, et kasutatakse krüpteerimist nii andmete salvestamisel kui ka edastamisel, et kaitsta teavet volitamata juurdepääsu eest.
- Kontrollige, kas arved ja dokumendid on dubleeritud ehk olemas on turvaliselt hoitud varukoopiad. Kui dokumendid pole dubleeritud, siis tasub uurida, kas neid on lihtsasti võimalik alla laadida ja säilitada mõnes enda süsteemis. Samuti võib olla hea teada kogemata kustutatud dokumentide taastamise võimalusi.
- Uurige, milline on digiarhiivi süsteem ja kui lihtne on sellest dokumente üles leida. Võimalusel vältida hübriidarhiive ehk samaaegselt paber- ja digiarhiivi kasutamist, sest see võib dokumentide leidmise muuta keerulisemaks.
- Uurige, kas ja kui sageli uuendatakse digiarhiivi jm tarkvara süsteemi. Uuendamine aitab hoida tarkvara ajakohastatuna, et kaitsta neid turvariskide ja muude võimalike ohtude eest (andmete lekkimine, dokumentide kustutamine jne).
- Küsige, kas on võimalik jälgida logisid ja analüüsida neid regulaarsete turvaprobleemide ja kahtlaste tegevuste avastamiseks.
- Veenduge, et digiarhiiv oleks kooskõlas andmekaitse põhimõtetega.
Lisaks tasub teada, et kui raamatupidamistarkvaral on liidestus e-arve operaatoriga, mis pakub digiarhiivi lahendust, siis see võib pakkuda täiendavat väärtust ja mugavust arvete haldamisel. Näiteks Finbite’i teenusevalikus on digiarhiiv, dokumendid on dubleeritud ja dokumendid lihtsasti leitavad. Lisaks on arve edastamine turvaline, sest e-arved on krüpteeritud. Need liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid. Samuti jääb e-arve liikumisest maha logi-jälg.
5. Majandustarkvara ja ladu
Kui Teie ettevõtte jaoks on oluline laoseisu ja tellimuste haldamine, siis tasub uurida majandustarkvarad koos laohalduse mooduliga. Tänu laohalduse moodulile on lihtsam saada ülevaade laovarude seisust ja muuta tellimuse ja laovarude haldus efektiivsemaks, vähendades käsitsi tehtavaid vigu ja kiirendades laohaldust. Laonduse moodul on olemas näiteks majandustarkvaras Joosep, äritarkvarades Directo ja Standard Books. Tutvuge erinevate võimalustega ja vajadusel küsige lisainfot, et mõista iga majandus- ja äritarkvara funktsioone ja võimalusi laondusega seoses.
6. Kuupõhine vs kandepõhine vs ühekordne hind
Võrrelge, kas Teie ettevõttele sobib raamatupidamisprogrammi puhul paremini kuupõhine või kandepõhine hind, et leida soodsaim lahendus. Mõned majandus- ja raamatupidamistarkvarad pakuvad ka võimalust osta ühekordse tasuna tarkvara litsents.
Tasumine vastavalt raamatupidamisprogrammi kannete mahule ja kasutatud teenustele sobib hästi alustavatele väikeettevõtjatele, kelle maht ja lisateenuste vajadus on väike. Mahupõhine tasumine on võimalik nt raamatupidamisprogrammides Smart Accounts. Raamatupidamistarkvara Erply Books pakub võimalust komplekteerida ise paketi vastavalt soovitud teenustele. Kuupõhine raamatupidamisprogrammi pakett sobib neile, kelle kannete maht on stabiilne.
Veenduge, mis on raamatupidamistarkvara paketis hinnas ja mis teenuste eest lisandub tasu, et teha ettevõtte jaoks sobivaim valik.
7. Kasutajatugi ja abimaterjalid
Raamatupidamisprogrammi valimisel tasub uurida, kas on loodud arusaadavaid abimaterjale ja kui kättesaadav on kasutajatugi. Abimaterjalidest on abi nii raamatupidamisprogrammi kasutuselevõtmisel ja keskkonnaga tutvumisel, aga ka edaspidi, kui tekib tehnilisi küsimusi. Väga oluline on ka efektiivne ja kättesaadav kasutajatugi, aidates vältida tehnilistest tõrgetest ja küsimustest tekkinud töökatkestusi ja parandades raamatupidamistarkvara kasutuskogemust. Tänu abimaterjalidele ja kasutajatoele on tõenäoline, et saate maksimaalselt ära kasutada tarkvara võimalusi vastavalt oma vajadustele.
Finbite muudab raamatupidamise lihtsamaks
Valides raamatupidamistarkvara alustavale ettevõtjale, mikroettevõttele, väikefirmale või juba tegutsevale suuremale ettevõttele, tasub teha piisav eeltöö ja leida vajalike funktsioonidega raamatupidamistarkvara. Üheks funktsiooniks, mis on vajalik igas suuruses ettevõte, on e-arvete tegemine programmis. Selleks on oluline, et raamatupidamisprogrammil oleks liidestus e-arve operaatoriga. 2024. aasta mais kiitis valitsus heaks seaduseelnõu, millega muudetakse Eesti raamatupidamise seadust. Selle tulemusena on 2025. aastast alates kõigil ettevõtetel õigus nõuda partneritelt e-arveid.
Finbite’i abil on võimalik digiteerida kõik PDF-arved ehk muuta need e-arveteks. Tänu sellele jõuab info automaatselt raamatupidamissüsteemi ühe tööpäeva jooksul, aidates kokku hoida iga arve pealt 30 minutit väärtuslikku tööaega ja ligi 3 €.
E-arve operaatori Finbite’i teenusevalikus on nii tasuta pakette alustavatele väikeettevõtetele kui ka erineva lisateenuste valikuga pakette, mille seast on võimalik leida sobiva hinna ja mahuga pakett nii mikroettevõtetel kui suurtel ettevõtetel. Finbite’il on üle 150 liidestuse üle Baltikumi. Täpsem nimekiri meie partneritest on leitav koduleheküljel. Kui ettevõtte kasutatav majandustarkvara pole veel partnerite hulgas, on võimalik pöörduda meie poole, et saaksime leida sobiva lahenduse.
