Parimad arvete blanketid ja näidised (2023)

Arve on oluline dokument, millel võib olla mõju mainekujundusele ja maksete tegemise kiirusele, seega tasub arvete koostamisel olla teadlik nõuetest ja toetavatest võimalustest. Arve koostamiseks on erinevaid võimalusi, mida oleme kajastanud ka oma varasemas blogipostituses. Levinumad abivahendid arvete koostamisel on:

1. kontoritarkvarad;
2. veebirakendused;
3. raamatupidamistarkvarad;
4. e-arve operaatorid.

Ise arvete koostamisel on eeliseid ja puuduseid, millega arvestada. Soovitusi arvesse võttes on võimalik protsessi muuta lihtsamaks ja kiiremaks.

Ise arvete koostamise plussid ja miinused

Kui ettevõtte arvete maht on väike ning arvete koostamiseks on piisavalt aega ja huvi, siis on võimalik arveid ise koostada. 

Mis on käsitsi arvete koostamise plussid?

• Arve koostamine võib olla odavam, kuna seda saab teha spetsiaalse tarkvara või tasulise lisateenuse abita. 
• Käsitsi koostamisel saab arve kujundada meelepäraselt ja saavutada isikupärane kujundus ja väljanägemine.
• Käsitsi arvete koostamine võib olla hea võimalus oma oskuste täiendamiseks. Et arve oleks professionaalne ja nõuetele vastav, on vaja omandada raamatupidamise baasteadmised.
• Käsitsi arve saatmine e-posti teel annab võimaluse vahetuks kontaktiks kliendiga.

Mis on käsitsi arvete koostamise miinused?

• Inimlike eksimuste tõttu võivad arvele tekkida kirjavead ning vead kontaktandmetes, summades, maksetähtaegades või mujal. See võib mõjutada klientide rahulolu ja ettevõtte mainet ja arve tasumine võib segaduse tõttu viibida.
• Arvete haldamine on ajamahukam.
• Arvete haldamine eeldab rohkem kontori- ja/või digiruumi.
• Arvete kontrolli, võlgnevuste, aruandluse ja finantsanalüüsi võimalused on keerulisemad ja ajamahukamad. See võib takistada ettevõttel saada täielikku ülevaadet oma finantsolukorrast või on ülevaate saamine aeganõudev protsess. 
• Arvete koostamise, saatmise, arhiveerimise protsess võib olla ebamugav. 
• Käsitsi koostatud arvet ei saa saata avalikule sektorile ja selle halduses olevatele asutustele, sest neile saadetud arve peab peab vastama e-arve standardile.
• See on vähem turvalisem viis arve edastamiseks. Soovitame turvariski mõistmiseks ja maandamiseks arve koostamise ja edastamise protsess läbi mõelda ning leida selleks piisavalt turvaline viis. Petturid oskavad väga hästi järele teha ettevõtete poolt saadetavaid PDF-arveid. Näiteks RIA juunikuu ülevaates on toodud näide, kus autode müügiga tegelev ettevõte langes arvepettuse ehk BEC-skeemi ohvriks. Ettevõtte suhtles kirja teel enda koostööpartneriga ning ühel hetkel võtsid kurjategijad kirjavahetuse üle. Eesti ettevõte sai äripartneri kompromiteeritud meilikontolt võltsitud arve ning tasus selle. Hiljem selgus, et makse oli tehtud petiste kontole. Sel korral oli kahjusumma ligi 30 000 eurot ning suure tõenäosega seda tagasi ei saada.
• Lisaks arvepettuste vältimisele tuleb veenduda, et ei rikuta andmekaitse põhimõtteid. Koguda võib ainult neid andmeid, mida on vaja arve koostamiseks ja maksudokumentatsiooniks, ning andmete hoiustamiseks tuleb leida turvaline viis. Arve saatmisel veenduge kindlasti, et arve saaja e-posti aadress oleks korrektne ja arve koos andmetega ei jõuaks kogemata kolmandate isikuteni.

Iga ettevõte saab analüüsida mainitud aspekte oma ettevõtte vaates ning hinnata arveldusmahtu, ajakulu ja turvariske, et otsustada, kas käsitsi arvete koostamine on nende jaoks sobiv lahendus.

Milline on hea arve blankett?

Sobiva arve blanketi kujundamisel või näidiste hulgast valimisel on erinevaid tegureid, millega tasub arvestada. Selge ja korrektne arve toetab õigeaegset arve tasumist ja professionaalse maine kujunemist.

Väga oluline on veenduda, et arve blanketil oleksid olemas kohustuslikud rekvisiidid. Oleme oma blogis varem kajastanud seda teemat ning toonud välja peamised seadusest tulenevad nõuded arvetele. Käsitsi arveid koostades tuleb erilist tähelepanu pöörata korrektsusele, sest vigade tõenäosus on suurem ning see võib kahjustada mainet, mõjutada kliendi rahulolu või põhjustada arve eest tasumisel viivitust. 

Arve kujundamisel on soovituslik arvestada ettevõtte isikupära ja kuvandiga. Kui ettevõttel on veebileht või visiitkaardid juba loodud, saab oma arve kujundada nii, et see oleks fondi ja värvivaliku osas vastavuses olemasolevate turundusmaterjalidega. Kui ettevõttel veel puudub brändi värvipalett, võib valida neutraalseid ja professionaalseid värve arve blanketi kujunduses, sest tavaliselt eelistatakse lihtsat ja selget stiili ning neutraalset kujundust. Arvele võiks lisada ettevõtte logo – selle kasutamine erinevatel ärilistel dokumentidel aitab luua märgatavust, suurendab brändi äratundmist ja mõjub professionaalsena. Isikupärane kujundus on eriti oluline teatud valdkondades, nt disainiga seotud erialadel.

Arve kujundamisel on oluline silmas pidada, et see peaks olema selge ja kliendil peaks olema kerge leida kogu info, mida on vaja makse tegemiseks. Tasub pöörata tähelepanu, et struktuur, värvilahendus, font jm kujunduse komponendid toetaksid loetavust ja aitaksid saavutada selge üldmulje. Valitud font peaks olema selgelt loetav, näiteks Arial, Times New Roman või Calibri.

Kiri peaks olema piisavalt suur, et teksti oleks võimalik lihtne lugeda ka väiksemalt ekraanilt või prinditud kujul paberilt.

Seega tasub hea arve blanketi koostamisel pöörata piisavat tähelepanu nii arve sisule kui ka kujundusele, mis eeldab nii täpsust kui ka häid valdkondlikke teadmisi.

Kuidas ise arvet koostada doc-, xls- ja pdf-vormingus?

Käsitsi arve koostamine on võimalik nii kontoritarkvaras (nt MS Wordis või MS Excelis) kui ka veebirakenduses. Esimesel juhul saab kasutada põhjana müügiarve blanketti, mida on võimalik kohandada enda ettevõttele sobivaks. Veebirakenduse puhul sisestatakse tavaliselt andmed brauseris ja seejärel laaditakse alla pdf-arve.

MS Wordis ja MS Excelis saab ise luua sobiva kujundusega dokumendi või kasutada programmi enda arve blanketti ehk arvemalli. Soovides ise arve blanketti kujundada, on tegutsemise sammud järgmised:

1. Looge uus dokumendipõhi ja salvestage see arvutisse süsteemi järgi, mis toetab hilisemat aruandluse etappi. 
2. Kujundage arve vastavalt oma ettevõtte stiilile. Arvele on võimalik lisada logo, kuid jälgige, et lisatud logo jm disainielemendid ei teeks faili liiga mahukaks. 
3. Sisestage arve andmed: kuupäev, arve number, kliendi ja ettevõtte andmed ning muud üksikasjad. Kontrollige, et arvel oleksid esitatud kõik nõutud andmed ja veenduge, et sisestamisel poleks tekkinud vigu.
4. Lisage kaupade/teenuste üksikasjad, kogused ja hinnad, maksud ja arvutage summa. Võimalusel võib valemeid kasutades teha seda automaatselt. 
5. Salvestage arve sobivas vormingus, eelistatult PDF-failina, ja saatke see klientidele. Saatmisel arvestage küberturvalisuse ja andmekaitse aspektiga, ehkki arvestage ka sellega, et käsitsi arveid koostades ja saates pole võimalik riske täielikult maandada.

Soovides kasutada MS Exceli või MS Wordi arve blanketti ehk arvemalli, saab valida sobivaima arve blanketi menüü File jaotisest. Seejärel on võimalik sisestada vajalikud andmed ning salvestada dokument pdf-vormingus.

Kui ei ole soovi ise kujundada arvet ja programmi arvemallidest ei leidu sobivat, on võimalik internetist leida palju erinevaid arve näidiseid, mille seast võib endale meelepärase leida.

Parimad arvete blanketid ja näidised 

Seega saab arve blanketi kujundada ise või kasutada programmist leitavaid arvemalle või internetist leitavaid arve näidiseid. Tänu sellele on arvete koostamine kiirem ja lihtsam, sest arve põhi on kujundatud ja paljud väljad on eelnevalt täidetud. Arvete ühtne kujundus jätab professionaalse mulje ning aitab selgemalt eristada olulist teavet. 

Milliseid tasuta arve blankette saab kasutada?

Toome mõned näited tasuta arve blankettidest.

Blanketid.ee on tasuta veebirakendus, mille abil on võimalik luua erinevaid pdf-vormingus dokumente: arveid, tulumaksuvaba miinimumi avaldusi, puhkuseavaldusi ning sõiduki ostu- ja müügiavaldusi. Arve blanketi kasutamiseks tuleb täita vajalikud andmete väljad, vaadata andmed üle eelvaates ning vajutada seejärel “lae alla”.

Finants- ja õigusuudiste veebi RUP Eesti OÜ veebilehel on koostatud väga palju erinevaid dokumentide näidiseid. Nende hulgas on võimalik alla laadida näidised tšeki, arve ja saateleht-arve kohta.

Kuigi on võimalik koostada käsitsi arveid ning kasutada arve blankettide näidiseid, on sellel lahendusel eelnevalt mainitud puudused. Käsitsi koostatud ja saadetud arvete ajamahukuse, keerulisema halduse ja aruandluse ning tõenäolisemate arvele tekkivate eksimuste kõrval on üks olulisemaid puuduseid turvarisk.

Finbite kui mugavaim lahendus arvete koostamiseks veebis

Kuigi arvete koostamine näidise abil ja seejärel kliendile edastamine võib pealtnäha tunduda lihtne ja väikse ajakuluga tegevus, siis sõltuvalt ettevõtte suurusest ja tööülesannete jaotusest võib see olla ootamatult ajamahukas. Paljud ettevõtted on peale tavapärast arvete mahtu, arveldamisega seotud ajakulu ja turvalisusega seotud aspekte analüüsides otsustanud loobuda käsitsi arvete saatmisest ja leidnud selleks toetava digilahenduse. Kuna meie kaudu on võimalik koostada ja saata ka paber- ja PDF-arveid, siis on see sobilik lahendus ka nendele ettevõtetele, kes peavad näiteks oma eraklientidest tarbijatele mingil põhjusel veel paberarveid saatma. Iga aastaga on suurenenud nende ettevõtete hulk, kes otsustavad e-operaatori teenuse kasuks.

Finbite’i kui e-arve operaatori teenuse kasutamise eelised:

• Tegemist on veebipõhise lahendusega ehk info on olenemata asukohast alati kättesaadav.
• E-arve liigub sekunditega saajani ja on kohe kättesaadav raamatupidamistarkvaras.
• Arve saatmine ja vastuvõtmine on mugav. Kuigi arve liigub e-arvena, on sellega alati kaasas ka PDF-i kuva ehk siis koostaja ja saatja jaoks on see tuttav visuaal alati kättesaadav. Käsitsi süsteemis koostatud arvete ja Excelist imporditud arvete puhul saab ettevõte lisada arvele ka oma logo. Kui Finbite on liidestatud majandustarkvaraga, siis on e-arve PDF-kuva samasugune nagu teistel majandustarkvarast või raamatupidamisest välja saadetud arvetel.
• Arve koostamine on lihtne ning kõik arvetega seotud toimingud saavad tehtud ühes keskkonnas. Meie veebilehelt leitavalt müügiarve koostamise videojuhisest võib protsessist saada kiirelt ülevaate. 
• Väljastatud arve on korrektne ning sellel on olemas nõutud rekvisiidid nii Eesti kui rahvusvahelistele äripartneritele saatmiseks.
• Arve edastamine on turvaline, sest e-arved on krüpteeritud. Need liiguvad registrikoodi alusel ning sissetulevate e-arvete puhul suurendab turvalisust kinnitusring ja muud ettevõttesisesed protsessid. Samuti jääb e-arve liikumisest maha logi-jälg.
• Meie teenustevalik laieneb pidevalt ning täiustame pidevalt olemasolevate teenuste funktsioone.

Finbite’i tasuta ja tasulised arveldus- ja lisateenused

Finbite’i teenustevalikus on arvelahendused, arvelduse automatiseerimise ja haldusega seotud protsessid ning lisateenused. 

Finbite’i lahendusega e-arve koostamine sobib erineva suurusega ettevõtetele. Valida on võimalik nelja paketi vahel: Starter, Lite, Standard ja Premium. E-arveldamisega alustamiseks sobib ideaalselt Finbite Starter pakett, millega saab ühes kuus tasuta saata ja vastu võtta 5 e-arvet. Selle paketi puhul tuleb arvestada, et e-arve saatmiseks tuleb see käsitsi koostada, sest raamatupidamistarkvaraga liidestamise võimalus puudub. Kui ettevõtte e-arvete maht hakkab kasvama või arved on keerulise sisuga (näiteks on arvel mitu rida, erinevad kaubakoodid jne), siis tasub liituda tasulise paketiga. 

Pakettides sisalduvaid teenuseid võrreldes võite leida enda vajadustele sobivaima. Lisaks e-arve lahendustele saab Finbite’i nutikate lahenduste abil toetada ettevõtte igapäevatööd veel mitmel moel.

• Rakenduse abil on võimalik esitada tšekid ja kuluaruanded raamatupidajale digitaalselt. 
• Kinnitusringi abil on võimalik ostuarveid ja kuluaruandeid kinnitada kiiresti, mugavalt ja turvaliselt. Kinnitusring annab võimaluse kontrollida ka tagasiulatuvalt, kes ja millal on arve kinnitanud. Arvepettuste riski aitab vähendada võimalus määrata töötajatele kinnitatava summa limiit või kohustus lisada arvele lepingu number.
• Digitaliseerime kõik PDF- ja paberarved ning tšekid. Automaatse arvetuvastuse süsteemi ja digiteerijate töö tulemuseks on 99% täpsus.
• Digiarhiiv säästab kontoripinda ja paberit ning võimaldab mugavalt ja kiirelt pääseda ligi dokumentidele.
• Võimalik on saada valitud ajaperioodi kohta põhjalik ülevaade arveldusprotsessidest sobivas failiformaadis. 
• Võimalik on automatiseerida märgukirjade ja meeldetuletuste saatmist ja haldust.
• Peagi pakume ka paindlikke makselahendusi, et muuta enda ettevõtte rahavood järelmaksu, krediidiliini ja osamaksete abil paindlikumaks.

E-operaatori teenuse kasutamine muutub aina tavalisemaks ning üha rohkem hakatakse eelistama e-arveid. Nutikad arvelahendused on raamatupidamise tulevik ja ettevõtete kasvu võti. 

Pakume võimalust broneerida aeg veebikohtumiseks, et tutvuda Finbite’i keskkonnaga ja saada vastused oma küsimustele. Täiendavate küsimuste korral on võimalik pöörduda ka meie klienditoe poole. Finbite’i klienditugi on abiks nii tasuta kui tasuliste pakettide puhul, kui tekib e-arvete saatmisel ja vastuvõtmisel küsimusi.