Tasuta e-arvete saatmine on lihtne, kui valida oma vajadustele sobiv lahendus ja järgida paari põhilist sammu müügiarve koostamisel.
Selles artiklis
Miks on e-arveid vaja?
E-arved on osa reaalajamajandusest ehk digitaalsest ökosüsteemist, kus tehingud eri osapoolte vahel toimuvad reaalajas või minimaalse viitega. E-arvete kasutamine muutub aina paindlikumaks ja tavalisemaks nii Eestis kui ka mujal Euroopas. Üha enam riike liigub samm-sammult kohustusliku e-arveldamise suunas, et muuta arvete saatmine ja vastuvõtmine efektiivsemaks. Alates 2019. aastast on Eestis kehtinud üldine e-arvete esitamise kohustus, kui ostjaks on avaliku sektori asutus. 2025. aasta 1. juulil jõustuvad raamatupidamisseaduse muudatused. Selle tulemusena lihtsustuvad ettevõtjate võimalused end äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreerida ning kõigil ettevõtetel on õigus nõuda partneritelt e-arveid.
Lisaks seadusandluse ja raamatupidamisega seotud arengule on e-arvete kasutuselevõtu motivatsiooniks väga sageli asjaolu, et e-arvete kasutamisel on väga palju eeliseid. E-arve edastamine on kõige turvalisem viis arve edastamiseks, vähendades pettuste ja korruptsiooniga seotud riske. Kuna andmeid ei pea käsitsi sisestama, väheneb vigade arv. Tänu paremale arvete kvaliteedile ja tehingute jälgitavusele toetab e-arvete kasutamine läbipaistvust ja usaldusväärsust. Ettevõtetel vähenevad kulud paberi ja posti peale ning säästetakse väärtuslikku aega tänu automaatsele andmevahetusele. Makseprotsess kiireneb, sest arved jõuavad kohale viivitusteta. Aja- ja ruumisäästlikum digiarhiiv võimaldab paremat ülevaadet ja teadlike otsuste tegemist. Lisaks on e-arved keskkonnasõbralikud, kuna väheneb paberi tarbimine.
Tulevikus liigume üha enam e-arveldamise poole, muutes raamatupidamise turvalisemaks, efektiivsemaks ja andmepõhisemaks.
Millal kaaluda tasuta e-arvete saatmist?
Tasuta e-arvete saatmise võimalus võib sobida hästi alustavale või väiksema arvete mahuga ettevõtjale, kelle igakuine arvete maht jääb tasuta paketi piiridesse. See lahendus on suurepärane valik ka neile, kes soovivad enne tasulise teenuse tellimist e-arveldamist proovida. E-arvete saatmisele üleminek on oluline samm ettevõtte arengus ning tõuke e-arve proovimisele võivad anda erinevad olukorrad:
- Ettevõtte asutamisel on soov kohe alguses luua efektiivne raamatupidamissüsteem.
- Raamatupidaja soovitab kasutada e-arveid.
- Praegune arvete koostamine võtab liiga palju aega ja tähelepanu ning on soov leida tõhusam viis arvete edastamiseks.
- Arvete koostamisel on tekkinud vigu ning soovitakse automaatset lahendust.
- Klient on palunud hakata saatma e-arveid.
- Soov on teha koostööd mõne riigiasutusega.
- Soov on katsetada tasuta e-arve lahendusi enne tasulise paketiga liitumist jne.
Tasuta e-arve koostamise võimalused
E-arve koostamiseks pakuvad tasuta lahendusi mõned raamatupidamisprogrammid ja e-arve operaatorid.
Raamatupidamisprogrammide puhul võib e-arve saatmine olla paketi tellijatele tasuta, kuid see sõltub konkreetsest pakkujast ja valitud paketist. See on hea võimalus ettevõtete jaoks, kes nagunii kasutavad raamatupidamisprogrammi ja kes lihtsa seadistuse abil saavad tasuta võimaluse e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks.
Tasuta e-arve koostamiseks ja saatmiseks ei pea tingimata kasutama raamatupidamisprogrammi. Mõned e-arve operaatorid pakuvad tasuta paketti, millega saab tavaliselt saata mõned e-arved kuus. Samas tuleb arvestada tasuta e-arvete saatmise lahenduse piirangutega – tavaliselt need võimaldavad piiratud arvu e-arveid kuus ning lisafunktsioonid on tasulised.
Näiteks on võimalik liituda Finbite Starter paketiga, mis võimaldab süsteemist välja saata ja vastu võtta kuni 5 e-arvet täiesti tasuta nii Eesti-siseselt kui ka rahvusvaheliselt. Finbite’i klienditugi on abiks nii tasuta kui tasuliste pakettide puhul, kui tekib e-arvete saatmisel ja vastuvõtmisel küsimusi. Kui ettevõtte vajadused muutuvad, saab tasuta paketi asemel valida tasulise paketi.
Tasuta e-arve saatmine Finbite’i keskkonnas
Tasuta e-arve saatmiseks Finbite’is tuleks esimese sammuna saata Starter paketiga liitumise soov. Selleks tuleb saata vajalikud andmed: ettevõtte nimi, registrinumber ning kontaktisiku nimi, seos ettevõttega ja e-posti aadress.
Logi sisse
Logige Finbite’i keskkonda, kasutades selleks enda jaoks sobivat viisi (ID-kaardiga, Smart-ID-ga, Mobiil-ID-ga, salasõnaga, SSO-ga). Enne e-arve saatmist, veenduge, et üldandmed oleksid korrektsed ja olemas oleks pangakonto andmed. Selleks valige üldinfo alt “arve seaded” ja siis “müügiarve seaded” ning seejärel lisage pangakonto andmed. Lisaks on võimalik müügiarve seadete alt:
- lisada arvele logo,
- märkida aktiivseks arvepõhise viitenumbri kasutamine,
- sisestada vaikimisi viivise määr, maksetähtaja,
- lisada järgmise arve numbri,
- koostada kaasteksti e-posti teel arve saatmisel,
- lisada arvele reklaamteksti,
- märkida, kui soovite e-arve tagastamist e-teenindusse,
- sisestada kontaktandmed, kuhu saabub teavitus ebaõnnestunud e-arve saatmise kohta,
- valida pdf-arve malli,
- määrata müügiarvete saatmise kanalid.
Peale selle on võimalik mugavalt otsida vajalikku müügiarvet erinevatel alustel, importida müügiarveid ning jälgida, kuidas on raamatupidamistarkvarast e-arved liikunud. Rohkem soovitusi on toodud uutele kasutajatele mõeldud veebikoolitusel.
Täida e-arve väljad
Avage menüüst “müük” ja “uus müügiarve”. Seejärel täitke vajalikud väljad, lisades arve saaja andmed ja arve info, sh arve number ja kuupäev, pdf-arve keel. Täitke ka arveread, märkides toote/teenuse info.
Vali sobiv saatmiskanal
Valige sobiv saatmiskanal, kas soovite saata arve e-arvena Eestisse või PEPPOL-i abil välismaale. Lisaks saab Finbite’i keskkonnast saata arve e-posti teel, paberarvena, internetipanka või bill.me kaudu. Vaikimisi on seadistatud e-arve ja e-posti teel saatmiskanalid ning teiste eelistuste puhul tuleks need aktiveerida müügiarve seadetes. Paberarve saatmisviis on võimalik kohe, kuid pangakanali aktiveerimine võtab aega 2 tööpäeva alates pärast kinnitava teate saamist. PEPPOL-i kasutamiseks tuleb see aktiveerida nii arve saatmis– kui vastuvõtmiskanalina. Kui kasutate Starter paketi tasuta e-arve saatmise võimalust, siis PEPPOL-i aktiveerimiseks tuleb kirjutada oma soovist e-posti aadressile support@finbite.eu ja Teile aktiveeritakse peppoli edastus.
Lisada saab ka müügiarve kommentaari, aga see on mõeldud arvekeskuse siseseks kasutamiseks.
Kontrolli e-arve üle
Kui arve salvestatakse, tekib võimalus see üle vaadata pdf-kuvas, et kontrollida sisestatud andmete korrektsust.
Salvesta ja saada tasuta e-arve
Kui sisestatud andmed on korrektsed, võib vajutada “salvesta ja saada”. Seejärel näete lehe ülaosas rohelist kinnitust “arve on saadetud” ning see on nähtav müügiarvete all.
Tasuta e-arve saatmine raamatupidamisprogrammides
Kiireim viis digitaalse e-arve koostamiseks ja saatmiseks on kasutada raamatupidamisprogrammi koos e-arve operaatori liidestusega. Finbite’il on liidestused kõigi enim levinud tarkvaradega Eestis, Lätis ja Leedus. Täpse partnerite nimekirjaga on võimalik tutvuda meie kodulehel. Kui olete veel raamatupidamisprogrammi valimas, tasub oma ootused ja vajadused läbi mõelda.
Sammud raamatupidamisprogrammi liidestamiseks e-arve operaatoriga sõltuvad konkreetsest majandus- või äritarkvarast ning e-operaatorist. Enamasti tuleb sõlmida e-arve operaatoriga teenusleping ning seejärel sisestada majandus- või äritarkvarasse unikaalne kood ja teha autentimine. Raamatupidamisprogrammi ja Finbite’i liidestamiseks tuleb üldinfo seadetes märkida linnuke “Andmevahetus ERP-ga” lahtrisse ning kopeerida autentimiskood raamatupidamisprogrammi.
Olenevalt teenusepakkujast ja valitud paketist, võib e-arve saatmine olla paketi tellijatele tasuta.
E-arve saatmine E-arveldajas
E-arve saatmiseks logige E-arveldaja keskkonda ning järgige müügiarve lisamise juhendit. Selleks valige programmi menüüst “Arveldamine” ning seejärel “Müügiarved” ja “Lisa müügiarve”. Täitke vajalik info, sh üldandmed, kliendi andmed ja toote/teenuse info. Pärast nõutud lahtrite täitmist vajutage „Salvesta“ või „Salvesta ja kinnita“ .
E-arveldaja kasutamine on esimesel aastal tasuta, seejärel on kuutasu vastavalt mahule 5 €/aastas või 5-9 €/kuus (lisandub km). E-arveldaja teenus jääb tasuta kasutamiseks neile ettevõtetele, kes kasutavad e-arveldajat ainult riigiasutustele e-arvete saatmiseks.
E-arve saatmine Merit Aktivas
E-arve saatmiseks logige Merit Aktiva keskkonda ning järgige müügiarve väljastamise juhendit:
- Vali menüüst “müük” → “müügiarved” ja seejärel “uus müügiarve”.
- Lisa arvele klient ja kliendi juriidilised andmed tulevad otse Äriregistrist. Vaja on sisestada kliendi kontaktandmed ja soovi korral lisadetailid.
- Vaata üle arve maksetähtaeg.
- Lisa arverea andmed, sh teenuse/toote kirjeldus, kogus ja hind.
- Valige sobiv arve saatmise viis. Lisaks e-arvele on võimalik arve saata e-posti teel või laadida alla pdf-arve ja saata see oma e-posti kaudu.
Tasuta e-arvete saatmine on võimalik Merit tarkvara kasutajate vaheliste e-arvete puhul. Teistel juhtudel, kui on vaja kasutada e-arve operaatori teenuseid, lisandub e-arve saatmise eest lisatasu.
E-arve saatmine Standard Books’is
E-arve saatmiseks logige Standard Booksi keskkonda ning järgige müügiarve saatmise juhendit. Esmalt valige müügiarvete moodulist “registrid” ja seejärel “arved”.
Võimalik on sisestada uus arve või valida juba varem sisestatud arve, mille sarnast uut arvet on soov koostada, ning klõpsata “koopia”. Arvele tuleb sisestada kuupäev, artikli kood, kliendi kood, tasumistingimused jne.
E-arve saatmist alustatakse müügiarve kinnitamisega. E-arvete seadistamise ja kasutamise kohta on loodud juhend.
E-arve saatmine Erply Books’is
E-arve saatmiseks logige Erply Books’i keskkonda ning järgige müügiarve saatmise juhendit:
- Müügiarve koostamiseks valige ülamenüüst “Müük” ja seejärel “Müügiarved” ning vajutage alamenüüst “+” nuppu.
- Täitke vajalikud arveread, kliendi kontaktandmed ja salvestage.
- Kui arve on salvestatud, on võimalus see PDF-failina alla laadida või e-posti teel saata. E-arve saatmiseks vajutage nupule “E-arve” ja laadige alla XML fail, mida on võimalus saata edasi klientidele. E-arve saatmise võimalus on ka e-mailile saates – selleks tuleb teha linnuke “Lisa e-arve” lahtrisse.
Tasuta e-arvete saatmine Erply Books’is on nii keskmise kui ka suure paketi tellijatele.
E-arve saatmine Directos
E-arve saatmiseks logige Directo keskkonda ning järgi e-arve saatmise juhendit. Selleks tuleb täita vajalikud arveread ning märkida, millisel viisil soovite kliendile arve edastada (netipank, tavapost, e-mail või e-arve). Seejärel tekib võimalus vajutada “Saada e-arve” ning mõne minu jooksul peaks tulema kinnitus e-arve edastamise kohta.
Directo paketi tellijate jaoks on e-arvete saatmine tasuta.
E-arve saatmine teiste majandustarkvaradega
Lisaks eelnevalt toodud majandus- ja äritarkvaradele on veel erinevaid tarkvarasid, mis pakuvad tasulisi ja tasuta e-arvete saatmise võimalusi, nt Smart Accounts, SimplBooks, Hansaworld, Noom, Korto jne. Finbite’il on üle 150 liidestuse üle Baltikumi. Kui ettevõtte kasutatav majandustarkvara pole veel Finbite’i partnerite hulgas, on võimalik pöörduda meie poole, et saaksime leida sobiva lahenduse.
Saada oma esimene e-arve koos Finbite’iga
Finbite’i e-arve lahendus toetab kaasaskäimist raamatupidamisvaldkonna arenguga, pakkudes lisaks tasulisele arvelahendusele ka tasuta võimalust e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks ning muutes tänu sellele teenuse kättesaadavaks väga paljudele ettevõtjatele.
Kas soovite muuta oma ettevõtte finantsprotsessid efektiivsemaks ja kiiremaks? Alustada võib tasuta e-arvete saatmisest Finbite Starter paketiga. Kui ettevõtte e-arvete maht hakkab kasvama, e-arved on keerulise sisuga, eelistatakse liidestust raamatupidamisprogrammiga või soovitakse kasutada lisafunktsioone – nt e-kuluaruanded, e-kinnitusring, digiteerimine ja arhiveerimine, e-arvete konteerimine – tasub kaaluda tasulisi pakette. Valige sobiv e-arve pakett ning lisaküsimuste tekkimisel pöörduge meie klienditoe poole.
