Arvete automatiseerimisest räägitakse tavaliselt funktsioonide keeles: e-arved, kinnitusringid, konteerimismallid, liidestused. Ettevõtte jaoks on aga olulisem küsimus, mis päriselt muutub, kui need kõik on kasutusel.
Seda teavad kõige paremini need, kes Finbite’iga iga päev töötavad. Meie klientide seas on kaubandus-, tootmis-, IT-ettevõtteid ja palju teisi. Igaksühel neist oma protsessid ja harjumusted. Kui panime kõrvuti, mida nad Finbite’i kohta räägivad, joonistus välja viis võitu, mis korduvad valdkonnast ja ettevõtte suurusest sõltumata. Kõik tsitaadid pärinevad meie klientide tagasisidest, mida saad tervikuna lugeda lehelt Partnerid ja kliendid.
Selles artiklis:
1. Vähem käsitööd, rohkem aega põhitööle
Raamatupidaja ei ole tulnud tööle selleks, et arvete andmeid ühest kohast teise ümber trükkida. Ometi kulub just sellele paljudes ettevõtetes suur osa päevast. Iga arve tuleb avada, andmed sisestada, kontrollida ja edasi saata, ning see kõik kordub kuust kuusse.
Ühe ostuarve käsitsi menetlemine võtab keskmiselt 30 minutit ja maksab 3 eurot. Esmapilgul tundub see väike summa. Kui aga ettevõtte kasvades suureneb ka arvete maht, on vaja oma protsesse automatiseerida.
Finbite võtab selle rutiini enda peale. Loop Holdingu kogemuses tähendab see, et meeskond töötab tõhusamalt ja „rohkem aega jääb põhitööle“. Sama märkab CH Konsultatsioonid, kelle sõnul väheneb käsitöö oluliselt ja igapäevased protsessid muutuvad sujuvamaks.
2. Kinnitusring, mis ei jää kellegi postkasti
Ostuarve teekond algab tihti kellegi postkastist, kui see kohale jõuab. Seejärel peab keegi selle üle vaatama, sisestama ja heaks kiitma. Ja just see viimane samm venib paljudes ettevõtetes kõige pikemaks. Arve seisab kellegi mailboxis, kinnitaja on koolitusel või keegi ei mäleta enam, kelle laual see parasjagu on.
Finbite’is leiab arve ise tee õigete inimesteni automaatselt. Kinnitaja näeb kinnituse ootel olevaid arveid ja pärast heakskiitu liigub arve otse raamatupidamisse. Meeldetuletusi saata ega arvet käsitsi edasi suunata ei pea keegi, selleks saab raamatupidaja seadistada ettevõtte protsessidele vastavad reeglid.
twoday jaoks on see Finbite’i kõige väärtuslikum osa. Nende sõnul saab vastutavate töötajate kinnitused lihtsalt kokku koguda ning kinnitatud arved liiguvad „sujuvalt edasi raamatupidamistarkvarasse“. CH Konsultatsioonid tõstab omakorda esile paindlikkuse – kinnitusringe ja konteerimismalle saab seadistada nii, nagu ettevõtte enda protsess nõuab.
3. E-arved, mis lihtsalt töötavad
Mõnikord on parim tagasiside see, et teenusest polegi midagi erilist rääkida. Arved lähevad välja ja tulevad sisse, päevast päeva ja aastast aastasse, ilma et keegi peaks selle pärast muretsema.
Finbite on Eesti turul olnud üle kümne aasta ja alustas Omniva e-arvekeskusena. Selle aja jooksul on stabiilsusest saanud teenuse kõige väärtuslikum omadus. A Le Coq on e-arvete teenust kasutanud aastaid ja kirjeldab seda kui lahendust, mis töötab „stabiilselt ja probleemideta“. Magnumi kogemus on sama.
Hea e-arveldus ei aita seejuures ainult arve saatjat. FEB märgib, et sujuv e-arvete saatmine ja vastuvõtmine säästab aega nii nende enda meeskonnal kui ka koostööpartneritel. Kui arve jõuab õigesse kohta õiges vormis, võidavad sellest mõlemad pooled.
4. Selge ülevaade ja vähem vigu
Kui arved liiguvad e-mailide ja failidena on raske öelda, milline arve kus on. Kas arve läks juba välja? Kas klient on selle kätte saanud? Kas keegi on selle juba kinnitanud? Iga selline küsimus tähendab kirja partnerile või kolleegile ja ootamist.
Finbite’is on iga arve teekond näha algusest lõpuni. Bauhofis muutus pärast kasutuselevõttu müügiarvete edastamine kiiremaks, turvalisemaks ja paremini jälgitavaks, ning ülevaade arvete staatusest paranes nende sõnul „märgatavalt“. Kui kõik info on ühes kohas, ei pea enam küsima, vaid saab lihtsalt vaadata.
Teine pool samast loost on vead. Mida vähem tuleb andmeid käsitsi sisestada, seda vähem on kohti, kus mõni summa või kontonumber valesti minna saab. Hortulus toob selle välja ühe suurima võiduna: arved liiguvad kiiremini, käsitöö väheneb ja vigu tuleb harvem ette.
5. Pangad ja majandustarkvara ühes voos
Arvete automatiseerimine töötab päriselt alles siis, kui see ei ole eraldi ”saar”. Arved peavad jõudma sinna, kuhu klient neid ootab. Ja makseinfo sinna, kus raha liigub.
Finbite ühendub ettevõtte olemasolevate süsteemidega, nii et raamatupidamine saab jätkata harjumuspärases tarkvaras. Samuti on võimalik saata e-arveid otse pankadesse üle Baltikumi. Telset näebki suurima väärtusena seda, et arveid saab edastada „korraga kõikidesse pankadesse“. CH Konsultatsioonid hindab omakorda liidestusvõimalusi paljude majandustarkvaradega.
Mis neid võite ühendab?
Kui klientide tagasisidet kõrvuti lugeda, ei räägi keegi tehnoloogiast tehnoloogia pärast. Räägitakse ajast, mis üle jääb. Arvetest, mis kuhugi kinni ei jää. Ja sellest, et asjad lihtsalt töötavad. Ning hinnatakse ka koostööd: Magnumi sõnul oleme Finbite’is alati valmis pakkuma just neile sobivaid lahendusi.
Kui tahad teada, kui palju aega ja raha võiks sinu ettevõttes iga arve pealt kokku hoida, broneeri lühike tutvustus. Vaatame koos üle, kuidas arved teil praegu liiguvad, ja arvutame välja, mida 30 minutit ja 3 eurot arve kohta teie arvete mahu juures tähendab.
