Läti B2B e-arved 2028: VID API on üks tee, mitte kohustus

Ei. Segadus tuleneb sellest, et kaks erinevat kohustust visatakse tihti kokku. Alates 1. jaanuarist 2028 peab Läti registreeritud ettevõte, kes esitab teisele ettevõttele tasumiseks kuuluva arve, vormistada see struktureeritud e-arvena ning selle andmed üle anda Valsts ieņēmumu dienestile (VID) ehk Läti Maksu- ja Tolliametile. Kohustus tuleneb Grāmatvedības likumist (raamatupidamisseadusest), mille algne tähtaeg lükati 2026. aastalt 2028. aastasse. Kuid otseühendus VID API-ga (rakendusliidesega, mis lubab kahel tarkvarasüsteemil andmeid automaatselt vahetada) on vaid üks kolmest lubatud kanalist, mille näeb ette Ministru kabineti 9. detsembri 2025 määrus nr 749. Kõrvuti sellega on lubatud ka e-adress ja operaatori kanal. Ajavahemik 2026–2027 on praktikas vabatahtlik testimisaken, mitte veel kohustuse jõustumine.

Kas 2028. aastal peab iga e-arve minema VID API kaudu?

Siin on koht, kus enamik segadust tekib. Seadus paneb kaks kohustust korraga: ettevõte peab arve vormistada struktureeritud e-arvena ja peab selle andmed VID-ile edastama. Kumbki nõue ei ütle, kuidas see andmeliikumine tehniliselt käib. Selle lahendamine on jäetud MK määruse nr 749 hooleks. Seal on kirjas kolm lubatud teed, ja otsest API-ühendust vajab tegelikult vähemus ettevõtetest, sest e-adress ja operaatori kanal teevad seda tööd nende eest automaatselt.

Keda kohustus alates 1. jaanuarist 2028 puudutab?

Kohustus laieneb kõigile Grāmatvedības likumis nimetatud subjektidele: Läti registreeritud äriühingutele, välisriigi ettevõtte Läti filiaalidele ja mitteresidendi püsivale tegevuskohale, samuti füüsilistele isikutele, kes tegelevad majandustegevusega. Käibe, arve summa või käibemaksukohustuslase staatuse künnist seadus ei sea, nii et kohustus kehtib ühemeheettevõttele ja suurkontsernile ühtviisi.

Kohustus on väljastaja-poolne: teie ettevõte peab teisele Läti ettevõttele minevat arvet vormistada struktureeritud kujul ja selle andmed VID-ile üle andma, sõltumata sellest, kas arve saaja on selleks veel valmis. Erandid on kitsad: need puudutavad sertifitseeritud kassaaparatuuriga dokumenteeritud tehinguid, Rahvatervishoiu Talituse ja Riikliku Tööhõiveameti süsteemides genereeritud arveid ning määratud julgeoleku- ja õiguskaitseasutusi.

Kas arve saajale ja VID-ile andmed peavad liikuma sama teed?

Siin on teine punkt, mida tasub eraldi hoida. Kanal, mille kaudu arve jõuab kaubanduspartnerini, ja kanal, mille kaudu andmed jõuavad VID-ini, ei pea olema sama. MK määrus nr 749 lubab partneritel leppida kokku ühes või mitmes tarnekanalis: ametlik e-adress, operaatori kanal või muu kokkulepitud kanal, näiteks süsteemidevaheline integratsioon või e-post.

VID-ile andmete esitamiseks on kolm konkreetset teed: ametlik e-adress, mille infosüsteem saadab e-arve sõnumi VID-ile automaatselt; operaatori kanal, mis on integreeritud VID süsteemi API-ga; või VID enda EDS API (Elektroniskā deklarēšanas sistēma ehk Läti e-deklareerimise süsteemi liides) või failide üleslaadimise funktsioon. Kui kasutate e-adressi või operaatorit, ei pea teie enda süsteem API-ga üldse suhtlema, sest vahendaja teeb selle töö ära. VID kinnitab oma korduma kippuvate küsimuste vastuses, et raamatupidamistarkvarast on samuti võimalik XML-vormingus e-arve fail otse VID-ile üle kanda – see on kolmas variant kahe esimese kõrval, mitte ainuvõimalik tee.

Mida eeldab E-Invoice API V2 otseliides?

Kui otsustate otseliidese kasuks, näiteks kuna arvete mahud on suured ja soovite protsessi täielikult automatiseerida, kasutab VID selleks E-Invoice API V2 teenust. Enne kui arendajad saavad tööle hakata, tuleb läbida mitu sammu:

• genereerida arve, mis vastab struktureeritud e-arve XML-vormingule;
• leppida kaubanduspartneriga kokku kanal, mille kaudu arve tema kätte jõuab ja mis võib erineda VID-i andmeedastuse teest;
• luua EDS-is API sertifikaat või API atslēga (API võti) koos Dokumentu API (dokumentide API) õigusega;
• liidestada raamatupidamis- või majandustarkvara VID API-ga, kasutades OpenAPI 3.0 ja Swaggeri komponente; seda teeb tavaliselt tarkvara arendaja, mitte raamatupidaja;
• saata VID-ile arve koopia ettenähtud kanali kaudu ja logida saatmise tulemus, et hilisema vaidluse korral oleks tõendatav, millal ja kuidas arve esitati.

Üks detail, mida arendajad kergesti unustavad: API võti kehtib maksimaalselt 90 päeva, pärast mida tuleb see uuesti genereerida. Ühe e-arve maksimaalne lubatud suurus on 20 MB.

Mis on struktureeritud e-arve tehniline miinimum: XML, UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0?

Struktureeritud e-arve pole PDF, ehkki need võivad visuaalselt sarnased välja näha. Seaduse mõistes on struktureeritud e-arve selline, mille masin suudab automaatselt lugeda ja töödelda. Selle failivorming on XML (Extensible Markup Language ehk laiendatav märgistuskeel), mis vastab standardile LVS EN 16931-1:2017 ja tehnilisele spetsifikatsioonile LVS CEN/TS 16931-2:2017. VID võtab andmed vastu kujul, mille XML-struktuur järgib UBL 2.1 (Universal Business Language) ja PEPPOL BIS Billing 3.0 sisukasutusspetsifikatsiooni (CIUS ehk Core Invoice Usage Specification). Peppol’i võrgustiku kasutamine ise ei ole kohustuslik. Kohustuslik on, et failistruktuur vastaks samale spetsifikatsioonile, mida Peppol kasutab. Kui saadate partnerile praegu PDF-arve, ei muutu see 2028. aastal automaatselt nõuetele vastavaks. Vajalik on eraldi XML-fail, mis vastab andmemudelile, isegi kui inimloetav PDF käib sellega kaasas.

Kas VID e-arve esitamine toimub reaalajas?

E-arve tuleb VID-ile esitada üks kord, hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast selle saatmise päeva. See on tagantjärele esitamine, mitte reaalajas aruandlus.

Kui ettevõtte või operaatori infosüsteemis tekib tõrge, tuleb sellest EDS-is teavitada hiljemalt järgmisel tööpäeval pärast tähtaja saabumist, ja arve esitada kolme tööpäeva jooksul pärast tõrke kõrvaldamist. Kui viivitus tuleneb muust põhjusest, tuleb see samuti EDS-is teatavaks tehta ning arve esitada 30 kalendripäeva jooksul põhjuse tuvastamisest.

Sanktsioon, mis kehtib tõendavate dokumentide vormistamise, registreerimise või kasutamise nõuete rikkumise eest, on hoiatus või rahatrahv kuni 86 trahviühikuni. Eraldi API-põhist trahvi seadus ette ei näe.

Mida teha enne 31. detsembrit 2027?

Ajavahemik 1. jaanuarist 2026 kuni 31. detsembrini 2027 on ette nähtud vabatahtlikuks testimiseks. MK määrus nr 749 lubab mittebudžetiettevõtetel VID-ile andmeid esitada juba nüüd, ilma et sellest tekiks kohustust. Seda aega on mõistlik ära kasutada:

• kontrollige XML-vormingus arveid Euroopa Komisjoni e-arve valideerimistööriistaga, enne kui need VID-ile saadate;
• testige valitud edastusteed (e-adress, operaator või otseliides) päris tehingutega, mitte ainult näidisandmetega;
• määrake EDS-is õigused töötajatele, kes hakkavad e-arveid esitama või tõrkeid haldama;
• kirjeldage ette, kuidas käitute süsteemitõrke korral, et viie tööpäeva reegel ei tuleks üllatusena;
• ajakohastage klientide põhiandmed ja arvevoo protsessid, sest 2028. aastal peab igal Läti ärikliendil olema struktureeritud e-arve valmis, mitte alles arendamisel.