VID e-arvete kohustus 2026: kellele ja millal see kehtib

Läti maksuamet VID nõuab struktureeritud e-arvete andmete esitamist kohustuslikult alates 1. jaanuarist 2026 G2G, B2G ja G2B tehingutes. See tähendab arveldusi riigiasutuste omavahel, ettevõtete ja riigiasutuste vahel ning riigiasutuste ja ettevõtete vahel. Tavaline ettevõtete vaheline B2B-arve jääb samal ajal vabatahtlikuks kuni 2028. aasta 1. jaanuarini. Kohustus ei sõltu käibest ega arve summast: Raamatupidamisseaduse üleminekusätted määravad seda tehingu ja partneri tüübi järgi, mitte rahasumma järgi.

Kas 2026. aasta kohustus puudutab just teie ettevõtet?

Kohustus laieneb kõigile Lätis registreeritud ettevõtetele, füüsilistele isikutele, kes tegelevad majandustegevusega, ning teistele Raamatupidamisseaduse ja käibemaksuseaduse subjektidele. See ei piirdu käibemaksukohustuslastega. Kui väljastate arve riigiasutusele, eelarveasutusele või muule avaliku sektori üksusele, peab see olema e-arve ja selle andmed peavad VID-ile jõudma. See osa kohustusest ei ole uus: G2G/B2G/G2B e-arvete väljastamine muutus kohustuslikuks 1. jaanuaril 2025, kuid enne 2024. aasta 31. detsembrit sõlmitud lepingute puhul kehtis üleminekuaeg kuni 2026. aasta algusesse. Seega, kui teie klient on avaliku sektori asutus, kehtib täismahus kohustus juba praegu, olenemata lepingu vanusest.

Mida VID e-arvena tegelikult vastu võtab?

Struktureeritud elektrooniline arve on Raamatupidamisseaduse mõistes arve, mis on koostatud, saadetud ja vastu võetud masinloetavas vormingus ning vastab Euroopa standardile LVS EN 16931-1:2017. Praktikas tähendab see XML-faili ehk masinloetavat andmevormingut, mis peab järgima Läti riiklikku struktuuri ning ühilduma UBL 2.1 ja PEPPOL BIS Billing 3.0 spetsifikatsiooniga. PEPPOL on Euroopa e-arvete edastusvõrgustiku standard, UBL 2.1 on selle aluseks olev rahvusvaheline arve andmestruktuur. PDF-fail, ükskõik kui korrektne see visuaalselt näeb välja, sellele nõudele ei vasta: VID ei loe seda struktureeritud arveks. Samuti ei säilita VID arvele lisatud manuseid: süsteemi jõuab ja jääb ainult XML-fail ise, nii et kõik olulised andmed (kogused, hinnad, maksetingimused) peavad olema arve struktuuris, mitte kaasnevas dokumendis.

Kuidas jõuavad andmed VID-ini ja kumb tee on käsitsi tehtav?

Andmed jõuavad VID-ni kolmel viisil, ja vahe seisneb selles, kes teeb töö automaatselt.

• e-adrese: Läti riikliku portaali Latvija.gov.lv digitaalse saatmiskanali kaudu edastatud arve andmed liiguvad VID-ile automaatselt, teie ei pea midagi täiendavalt esitama.
• Operaator: kui kasutate e-arvete teenusepakkujat, jõuavad andmed VID-ile automaatselt ainult siis, kui operaatori edastuskanal on integreeritud VID API-ga (API on rakendusliides, mis lubab tarkvaral otse VID süsteemiga andmeid vahetada). Kui pakkuja seda integratsiooni ei toeta, jääb esitamiskohustus teie õlule.
• Muu kanal: kui pooled kasutavad e-posti, otsest süsteemidevahelist vahetust või muud kokkulepitud viisi, tuleb XML-fail VID-ile käsitsi esitada EDS-i kaudu üleslaadimisega või EDS API abil.

Kõigil kolmel juhul peab arve alusdokument ise vastama samale struktureeritud XML vormingule. Kanal muudab vaid selle, kes andmed VID-ile toimetab.

Kuidas esitada e-arve EDS-i kaudu?

EDS ehk Elektroonilise Deklareerimise Süsteem on VID-i veebikeskkond, kuhu logite sisse turvalise autentimisega. Üleslaadimisfunktsiooni näeb ainult volitatud isik, ettevõtte ametiisik või VID-is registreeritud kehtiva volitusega esindaja, nagu kirjeldab VID-i juhend EDS-is esitamise kohta. Sammud on lihtsad:

1. Logige sisse EDS-i ja avage jaotis „E-rēķini”.
2. Laadige üles XML-fail (drag-and-drop töötab samuti), ühe arve maksimaalne suurus on 20 MB.
3. Süsteem kontrollib faili automaatselt PEPPOL, XML, XSD ja Schematron vastavuse ning viiruste suhtes.
4. Kontrollige staatust: kui üleslaadimine õnnestub, on arve VID-i registris; kui see ebaõnnestub, näete tagasilükkamise põhjust.

Sama tulemuse saab ka ilma käsitsi sisselogimiseta, kui raamatupidamistarkvara on liidestatud VID EDS API-ga. Selleks tuleb EDS-i jaotises „Iestatījumi / API atslēgas” luua API sertifikaat või -võti õigusega „Dokumentu API”.

Millised on esitamise tähtajad ja mis juhtub vigade korral?

E-arve tuleb VID-ile esitada üks kord, hiljemalt viie tööpäeva jooksul arve saatmise päevast, ning kui arve on juba jõudnud VID-ile ühe kanali kaudu, näiteks e-adrese vahendusel, ei tohi sama arvet enam teise kanali kaudu uuesti esitada. See tähtaeg ja topeltesituse keeld tulenevad Ministrite Kabineti 2025. aasta 9. detsembri määruse nr 749 14. punktist. Kui EDS lükkab üleslaaditud faili tagasi, sest see ei läbi PEPPOL, XML, XSD või Schematron kontrolli, tuleb viga parandada ja fail uuesti esitada samas jaotises. Tagasilükatud arve ei loe esitatuks enne, kui parandatud versioon on vastu võetud.

Mis muutub 2028. aastal ja mida saab kasutada juba täna?

Tavaline ettevõtete vaheline B2B-arve muutub e-arveks ja selle VID-ile esitamine kohustuslikuks 1. jaanuarist 2028. Kuni selle ajani, 2026. aasta algusest 2027. aasta lõpuni, on B2B andmete esitamine VID-ile vabatahtlik. Ettevõtted, kes juba praegu üle minevad, saavad süsteemi harjutada ilma sundtähtajata. Üks konkreetne põhjus varem alustada: alates 25. maist 2026 laadib EDS saabunud e-arvete andmed automaatselt käibedeklaratsiooni lisa PVN 1 I ja III osasse. Eeltäitmine on valikuline: ettevõtted, kelle raamatupidamistarkvara on juba liidestatud, jätkavad deklareerimist samamoodi nagu varem. Neile, kes täidavad käibedeklaratsiooni käsitsi, kaob aga suur osa andmete ümbertippimisest.