VID e-rēķinu pienākums 2026: kam un kad tas jāievēro?

VID (Valsts ieņēmumu dienests) no 2026. gada 1. janvāra pieprasa strukturētu e-rēķinu datu iesniegšanu obligātā kārtā G2G, B2G un G2B darījumos. Tas nozīmē norēķinus starp valsts iestādēm, starp uzņēmumiem un valsts iestādēm, kā arī starp valsts iestādēm un uzņēmumiem. Parasts B2B e-rēķins starp uzņēmumiem pagaidām paliek brīvprātīgs līdz 2028. gada 1. janvārim. Pienākums nav saistīts ar apgrozījumu vai rēķina summu: Grāmatvedības likuma pārejas noteikumi to nosaka pēc darījuma un partnera tipa, nevis pēc naudas summas.

Vai 2026. gada pienākums attiecas tieši uz jūsu uzņēmumu?

Pienākums attiecas uz visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību, un citiem Grāmatvedības likuma un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem. Tas nav ierobežots tikai ar PVN maksātājiem. Ja izrakstāt rēķinu valsts iestādei, budžeta iestādei vai citai publiskā sektora struktūrai, tam jābūt e-rēķinam, un tā dati jānonāk VID. Šī pienākuma daļa nav jauna: G2G/B2G/G2B e-rēķinu izrakstīšana kļuva obligāta 2025. gada 1. janvārī, bet līgumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, bija spēkā pārejas periods līdz 2026. gada sākumam. Tātad, ja jūsu klients ir publiskā sektora iestāde, pienākums jau darbojas pilnā apjomā, neatkarīgi no līguma vecuma.

Ko VID faktiski uzskata par e-rēķinu?

Strukturēts elektronisks rēķins Grāmatvedības likuma izpratnē ir rēķins, kas ir sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā formātā un atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017. Praktiski tas nozīmē XML-failu, proti, datu formātu, kuru var automātiski nolasīt programmatūra, un kuram jāatbilst Latvijas valsts noteiktajai struktūrai, kā arī jābūt savietojamam ar UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikāciju. PEPPOL ir Eiropas e-rēķinu apmaiņas tīkla standarts, savukārt UBL 2.1 ir tā pamatā esošā starptautiskā rēķina datu struktūra. PDF-fails, lai cik korekti tas izskatītos vizuāli, šai prasībai neatbilst. VID to nepieņem kā strukturētu rēķinu. VID arī neuzglabā rēķinam pievienotos pielikumus: sistēmā nonāk un paliek tikai XML-fails, tāpēc visiem būtiskiem datiem (daudzumiem, cenām, apmaksas nosacījumiem) jābūt pašā rēķina struktūrā, ne pavaddokumentā.

Kā dati nonāk VID un kurš ceļš jāveic pašiem?

Dati VID var nonākt trīs veidos, un atšķirība ir tajā, kurš to izdara automātiski.

• e-adrese: rēķina dati, kas nosūtīti caur Latvija.gov.lv digitālo saziņas kanālu, VID nonāk automātiski, un jums nekas papildus nav jāiesniedz.
• Operators: ja izmantojat e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju, dati VID nonāk automātiski tikai tad, ja operatora nosūtīšanas kanāls ir integrēts ar VID API (API, proti, lietojumprogrammu saskarne, ļauj programmatūrai tieši apmainīties ar datiem ar VID sistēmu). Ja pakalpojuma sniedzējs šo integrāciju nenodrošina, iesniegšanas pienākums paliek uz jums.
• Cits kanāls: ja puses izmanto e-pastu, tiešu apmaiņu starp sistēmām vai citu savstarpēji saskaņotu veidu, XML-fails VID jāiesniedz pašiem, augšupielādējot EDS vai izmantojot EDS API.

Visos trīs gadījumos rēķina pamatdokumentam pašam jāatbilst tai pašai strukturētajai XML formātai. Kanāls tikai maina to, kurš dati nogādā VID.

Kā iesniegt e-rēķinu ar EDS?

EDS, proti, Elektroniskās deklarēšanas sistēma, ir VID tiešsaistes vide, kurā pieslēdzaties ar drošu autentifikāciju. Augšupielādes funkciju redz tikai pilnvarota persona, uzņēmuma amatpersona vai VID reģistrēts pārstāvis ar derīgu pilnvarojumu, kā norāda VID vadlīnijas par iesniegšanu EDS. Soļi ir vienkārši:

1. Pieslēdzieties EDS un atveriet sadaļu „E-rēķini“.
2. Augšupielādējiet XML-failu (darbojas arī ievelkot ar peli); viena rēķina maksimālais izmērs ir 20 MB.
3. Sistēma automātiski pārbauda failu pēc PEPPOL, XML, XSD un Schematron atbilstības, kā arī vīrusu klātbūtnes.
4. Pārbaudiet statusu: ja augšupielāde izdevusies, rēķins ir VID reģistrā; ja tā neizdevusies, redzēsiet noraidījuma iemeslu.

To pašu rezultātu var sasniegt bez manuālas pieslēgšanās, ja grāmatvedības programmatūra ir savienota ar VID EDS API. Tam EDS sadaļā „Iestatījumi / API atslēgas“ jāizveido API sertifikāts vai atslēga ar tiesībām „Dokumentu API“.

Kādi ir iesniegšanas termiņi un kas notiek kļūdu gadījumā?

E-rēķins VID jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darba dienu laikā no rēķina nosūtīšanas dienas, un, ja rēķins VID jau nonācis pa vienu kanālu, piemēram, ar e-adreses starpniecību, to nedrīkst otrreiz iesniegt pa citu kanālu. Šis termiņš un dubultas iesniegšanas aizliegums izriet no Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumu Nr. 749 14. punkta. Ja EDS augšupielādēto failu noraida, jo tas neizturē PEPPOL, XML, XSD vai Schematron pārbaudi, kļūda ir jālabo un failu jāiesniedz atkārtoti tajā pašā sadaļā. Noraidīts rēķins netiek uzskatīts par iesniegtu, kamēr labotā versija nav pieņemta.

Kas mainās 2028. gadā, un ko var izmantot jau šodien?

Parasts uzņēmumu starpā izrakstīts B2B rēķins kļūst par e-rēķinu, un tā iesniegšana VID kļūst obligāta no 2028. gada 1. janvāra. Līdz tam, sākot no 2026. gada un līdz 2027. gada beigām, B2B datu iesniegšana VID ir brīvprātīga. Uzņēmumi, kas jau tagad pāriet uz šo kārtību, var apgūt sistēmu bez piespiedu termiņa spiediena. Viens konkrēts iemesls sākt agrāk: sākot no 2026. gada 25. maija, EDS automātiski ievieto saņemto e-rēķinu datus PVN deklarācijas pielikuma PVN 1 I un III daļā. Priekšaizpilde ir izvēles iespēja: uzņēmumi, kuru grāmatvedības programmatūra jau ir integrēta, deklarēšanu turpina tāpat kā līdz šim. Bet tiem, kas PVN deklarāciju aizpilda manuāli, lielā mērā izzūd datu pārrakstīšanas darbs.