Peppol BIS Billing 3.0 Latvijā: kas tas reāli nozīmē?

Latvijas valdības 2025. gada 9. decembra Noteikumi Nr. 749 tiešā tekstā nosaka, kādam jābūt XML failam (strukturētam datu failam, kuru var automātiski nolasīt programma), ko uzņēmums nosūta Valsts ieņēmumu dienestam, proti, VID-am: struktūrai jāatbilst UBL 2.1 sintaksei un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai, kas pazīstama arī kā CIUS, angliski Core Invoice Usage Specification, kas latviski nozīmē pamatrēķina lietošanas specifikāciju. Peppol BIS Billing 3.0 tātad ir datu formāts, kas nosaka, kādi lauki rēķinā jābūt un kādā secībā tie sakārtoti. Tas nav pienākums rēķinu sūtīt tieši caur Peppol tīklu. Tas pats noteikums atļauj partneriem vienoties arī par e-adresi (Latvijas oficiālo elektronisko adresācijas sistēmu) vai e-pastu kā piegādes kanālu.

G2G, B2G un G2B segmentā, proti, starp valsts iestādēm, starp uzņēmumu un valsti, un starp valsti un uzņēmumu, e-rēķina datu nodošana VID-am ir obligāta no 2026. gada 1. janvāra, bet vispārējais B2B pienākums sākas 2028. gada 1. janvārī. Savukārt OpenPeppol jaunais BIS Billing 3.0 izlaidums kļūst obligāts 2026. gada 17. augustā un ietekmē programmatūras savietojamību, nevis Latvijas likuma termiņu.

Kāda ir atšķirība starp Peppol BIS Billing 3.0, EN 16931, UBL 2.1 un PDF rēķinu?

Latvijas Grāmatvedības likums strukturēta e-rēķina jēdzienu definē precīzi: tas ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā, mašīnlasāmā formātā, ko var apstrādāt automātiski, un kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017. Šis standarts ir ES vienotais e-rēķina pamatelementu semantiskais datu modelis. Tas nosaka, kādiem datiem (pārdevējs, pircējs, summas, PVN) rēķinā jābūt, bet neregulē faila formu.

UBL 2.1, proti, Universal Business Language, ir viena no iespējamām sintaksēm, tas ir, tehnisks veids, kā šos datus ierakstīt XML failā. Peppol BIS Billing 3.0 savukārt ir precīzāks lietošanas profils, kas sašaurina EN 16931 un UBL 2.1 kombināciju: nosaka, kuri lauki ir obligāti, kāda ir to secība un kādus kodus drīkst lietot. Latvija šo profilu publiskā iepirkuma rēķiniem lieto jau no 2019. gada 18. aprīļa, un ar jauno VID noteikumu tas tagad attiecas arī uz VID-am sūtāmajiem e-rēķiniem, kas stājās spēkā 2025. gada 13. decembrī.

PDF rēķins Latvijas likuma izpratnē nav strukturēts e-rēķins, lai cik korekti tas būtu sagatavots, jo tā saturu automātiski un droši nolasa tikai cilvēks, nevis programma. Ja jūsu uzņēmums šobrīd sūta partnerim PDF pa e-pastu, šis kanāls vairumam B2B darījumu paliks pieļaujams vēl vairākus gadus, tomēr tas neizpilda e-rēķina regulējuma prasības.

Vai formāta prasība nozīmē, ka rēķinam jāceļo Peppol tīklā?

Tieši šeit rodas vislielākā neskaidrība. OpenPeppol Peppol BIS Billing 3.0 klasificē kā specifikāciju rēķiniem un kredītrēķiniem, nevis kā aprakstu, kā rēķinam fiziski jāceļo. Latvijas Noteikumi Nr. 749 tiešā tekstā uzskaita, kādus nosūtīšanas kanālus uzņēmums e-rēķina sūtīšanai drīkst izmantot: oficiālo e-adresi, ja konts ir aktivizēts; pakalpojumu sniedzēja, proti, operatora, kanālu; vai citu kanālu, tostarp tiešu sistēmu savstarpēju integrāciju vai e-pastu. Partneri par kanālu vienojas paši, un likums neuzliek pienākumu pievienoties Peppol tīklam vai lietot sertificētu piekļuves punktu (Access Point, Peppol tīkla pievienošanās punktu).

Peppol tīkls kļūst par obligātu kanālu vienīgi vienā šaurā izņēmumā: ja ārvalstīs reģistrēts vai dzīvojošs piegādātājs rēķinu sūta tieši valsts centrālās pārvaldes iestādei, viņš lieto pārrobežu nodošanas sistēmu Peppol, kas Latvijas noteikumos iekļauta no 2022. gada marta. Visos citos gadījumos, arī publiskajos iepirkumos, pietiek, ka rēķins atbilst CIUS un ceļo saskaņotā kanālā, vai tas ir e-adrese, operatora saskarne vai e-pasts.

Kam un kad tas Latvijā jau ir spēkā?

Strukturētais e-rēķins Latvijā ienāk pakāpeniski. No 2025. gada 1. janvāra visām Latvijas valsts iestādēm un Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem jāizraksta rēķini strukturēta e-rēķina veidā G2G, B2G un G2B virzienā. Ja uzņēmuma partneris ir budžeta iestāde, ar kuru līgums noslēgts ne vēlāk kā 2024. gada 31. decembrī, e-rēķina prasība šim līgumam piemērojama vēlākais no 2026. gada 1. janvāra.

Tajā pašā segmentā, G2G, B2G un G2B, no 2026. gada 1. janvāra obligāta ir arī rēķina datu nodošana VID-am. B2B uzņēmumiem, proti, diviem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem savā starpā, datu nodošana pagaidām ir brīvprātīga, un tā tāda paliks līdz 2027. gada 31. decembrim. Vispārējais B2B pienākums, saskaņā ar kuru Latvijā reģistrētam uzņēmumam citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam izrakstāms apmaksai paredzēts rēķins jāsagatavo kā strukturēts e-rēķins un tā dati jānodod VID-am, stājas spēkā 2028. gada 1. janvārī. Tas nav 2026. gadā, kā dažkārt nepareizi minēts kopsavilkumos.

Apgrozījuma slieksni Latvijas likums šai prasībai neparedz. Tā principā attiecas uz visiem Grāmatvedības likuma subjektiem, tostarp fiziskām personām, kas darbojas kā komersanti, un PVN maksātājiem. Tomēr likums paredz konkrētus izņēmumus, piemēram, dažiem kases dokumentiem un rēķiniem, kas radīti atsevišķās valsts informācijas sistēmās, un tie uzskaitīti Grāmatvedības likuma tālākā, plašā sarakstā.

Kā rēķins nonāk pie partnera un kā tas tālāk nonāk VID-am?

Uzņēmums un tā partneris kopīgi izvēlas nosūtīšanas kanālu: e-adresi, pakalpojumu sniedzēja saskarni vai citu saskaņotu risinājumu. Ja lietojat e-adresi, nodošana VID-am notiek automātiski: e-adreses informācijas sistēma pati nosūta ziņojumu ar rēķina XML VID-am, ar nosacījumu, ka jūs un pakalpojumu sniedzējs lietojat aktuālu programmatūras versiju integrācijai. Ja lietojat operatoru, kas savienots ar VID API, proti, programmu saskarni, kura ļauj sistēmām savā starpā automātiski apmainīties datiem, šo tehnisko nodošanu veic operators.

VID datus saņem no trim avotiem: e-adreses portāla, e-rēķinu operatoriem un pašiem nodokļu maksātājiem. Manuāli VID elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) var augšupielādēt tikai XML formāta failu, ne PDF, ne citu pielikumu; grāmatvedības programmatūra, kurai izveidota saskarne ar VID e-rēķina API, datus var nodot automātiski. VID iesaka pirms nosūtīšanas pārbaudīt, vai XML atbilst tehniskajām un biznesa loģikas prasībām, izmantojot Eiropas Komisijas e-rēķina validācijas rīku.

Termiņš noteikumos formulēts skaidri: rēķins VID-am iesniedzams vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā no tā nosūtīšanas dienas. Ja iesniegšana neizdodas informācijas sistēmas kļūmes dēļ, par to jāpaziņo VID deklarēšanas sistēmā ne vēlāk kā nākamajā darbdienā, un rēķins jāiesniedz triju darbdienu laikā pēc kļūmes novēršanas.

Ko finanšu un IT komandai jāpārbauda pirms 2026. gada 17. augusta?

OpenPeppol nākamo Peppol BIS Billing 3.0 izlaidumu publicēja 2026. gada 20. maijā, un tas kļūst obligāts 2026. gada 17. augustā. Pašlaik spēkā esošais izlaidums tika publicēts 2025. gada 24. novembrī un stājās spēkā 2026. gada 23. februārī. Latvijas likumi uz Peppol BIS Billing 3.0 atsaucas vispārīgi, nefiksējot konkrētu versijas numuru, tāpēc šis izlaidums pats par sevi jaunu Latvijas tiesību aktu nerada. Tomēr tas ievieš jaunus validācijas noteikumus, kuriem rēķiniem jāatbilst.

Praktiski tas nozīmē, ka programmatūrai vai pakalpojumu sniedzējam, ar kura palīdzību uzņēmums e-rēķinus sagatavo un sūta, jaunie validācijas noteikumi jāpārceļ jau pirms 2026. gada 17. augusta. Citādi rēķini var sabrukt tieši tad, kad validācija sāk darboties pēc stingrākas specifikācijas. Pirms termiņa ir vērts pajautāt savam grāmatvedības programmatūras pakalpojumu sniedzējam vai operatoram tieši, kuru Peppol BIS Billing 3.0 versiju šobrīd lieto viņu sistēma un vai pāreja ir plānota. Tāpat vērts testa rēķinus pārbaudīt ar Eiropas Komisijas validācijas rīku jau pirms jaunās versijas spēkā stāšanās. Šo rīku ieteic lietot arī VID vēl standarta e-rēķinu sūtīšanas gaitā.