Apstipriniet rēķinus ar vienu klikšķi

Apstiprināšanas ciklam tiek nosūtīti rēķini un izdevumu atskaites, lai saņemtu visu pušu apstiprinājumu pirms maksājuma veikšanas. Pateicoties apstiprināšanas ciklam, visām iesaistītajām pusēm ir skaidrs priekšstats par izdevumiem. Pateicoties vairāku acu kontrolei, ir arī lielāka iespējamība, ka krāpšana ar rēķinu vai maldināšana tiks konstatēta pirms maksājuma veikšanas. Rēķinu saskaņošana jeb apstiprināšana visiem ir vienkārša un ātra – to var izdarīt tikai ar vienu pogu no jebkuras viedierīces. 

Ir uzņēmumi, kuros rēķini tiek izdrukāti un to apstiprināšanai nepieciešams pilnvarotas personas paraksts. Šāda procesa uzturēšana ir laikietilpīga un izšķiež nelietderīgi daudz papīra. Mazliet efektīvāks risinājums ir apstiprinājuma pieprasīšana e-pastā, rēķinu sūtot starp vairākām personām kā pielikumu. Tomēr tas rada situāciju, ka pielikumi pazūd un r rēķini pārāk ilgi gaida apstiprinājumu. Turklāt grāmatveža administratīvais darba apjoms ir liels, jo laiks tiek tērēts e-pastu apmaiņai, atgādinājumiem utt.

Efektīvākais risinājums rēķinu apstiprināšanai ir viedais apstiprināšanas cikls, kurā grāmatvedis var automatizēt apstiprināšanas procesu un tā pārvaldību. Piemēram, regulāru rēķinu gadījumā tie automātiski tiek vienmēr nosūtīti saskaņošanai vieniem un tiem pašiem cilvēkiem vienādā secībā. Attiecībā uz unikāliem rēķiniem saskaņošanas cikla izveide ir vienkārša un aizņem tikai dažas sekundes. Var iestatīt arī automātiskos atgādinājumus un izvēlēties, vai nosūtīt rēķinu visiem apstiprināšanai vienlaicīgi, vai arī ir svarīga noteikta apstiprināšanas secība. Tāpat visi apstiprinātāji, atrodoties prombūtnē, sistēmā var nozīmēt aizstājēju, lai šajā laika posmā netiktu kavēts grāmatveža darbs.

Tā kā digitālais apstiprināšanas cikls nodrošina, ka rēķinus pirms apmaksas pārskata vairāki acu pāri, tiek būtiski samazināts risks kļūt par krāpniecības ar rēķiniem upuriem. Lai uzlabotu drošību un mazinātu krāpniecības ar rēķiniem risku, uzņēmumiem ieteicams izstrādāt savām vajadzībām atbilstošu rēķinu apstiprināšanas procesu. Ir vērts pārdomāt, cik personām ir jāapstiprina katrs rēķins, vai tas ir saistīts ar rēķina apjomu, un vai vajadzētu noteikt apstiprināšanas limitus konkrētiem darbiniekiem. Tomēr ir vērts atcerēties, ka ar katru jaunu procesu nebūtu jāsaistās lielam darba apjomam. Šādus procesus var ērti automatizēt, izmantojot viedā apstiprināšanas cikla risinājumu, kas nodrošina vienkāršu un ātru apstiprināšanas procesa vadību, pārvaldību un arī apstiprinājuma sniegšanu. 

Izmantojot viedo e-apstiprināšanas ciklu, var apstiprināt visus rēķinus, kas saņemti e-rēķina formā vai sistēmā ievadīti ar digitalizāciju. Atkārtotu rēķinu gadījumā ir iespējams izveidot automātisku procesu, kas ievērojami samazina grāmatveža darba apjomu, arī unikālu rēķinu gadījumā apstiprināšanas cikla pārvaldība ir padarīta vienkārša un ērta. Turklāt apstiprināšanas ciklā var nosūtīt arī izdevumu atskaites.