Sąskaitų faktūrų patvirtinimas vienu spustelėjimu

Pirkimo sąskaitos faktūros ir išlaidų ataskaitos siunčiamos patvirtinimui, kad prieš atliekant mokėjimą būtų gautas visų šalių patvirtinimas. Patvirtinimo ciklo dėka visos šalys turi aiškią išlaidų apžvalgą. Dėl kelių porų akių principo taip pat yra didesnė tikimybė aptikti neteisingą sąskaitą faktūrą ar sukčiavimą prieš apmokėjimą. Sąskaitos faktūros derinimas ar patvirtinimas paprastas ir greitas kiekvienam – tai galima padaryti vos vienu mygtuko paspaudimu iš bet kurio išmaniojo įrenginio.

Yra keletas būdų, kaip patvirtinti sąskaitas faktūras. Kai kuriose įmonėse sąskaitos faktūros yra spausdinamos ir pasirašomos ranka. Tokio proceso priežiūra užima daug laiko ir be reikalo eikvojama daug popieriaus. Šiek tiek efektyvesnis sprendimas – prašyti patvirtinimo el. paštu, kur sąskaita siunčiama keliems asmenims kaip priedas. Tačiau tai sukuria situaciją, kai prarandami priedai, o sąskaitos faktūros laukia nepagrįstai ilgai po laiškų krūva. Taip pat didelis buhalterio administracinis krūvis, nes laikas skiriamas komunikacijai el. paštu, priminimams ir pan.

Efektyviausias sąskaitų faktūrų tvirtinimo sprendimas – išmanusis tvirtinimo ciklas, kuriame buhalteris gali automatizuoti tvirtinimo procesą ir jo valdymą. Pavyzdžiui, pasikartojančios sąskaitos faktūros automatiškai visada siunčiamos tiems patiems žmonėms ta pačia tvarka. Unikalių sąskaitų faktūrų tvirtinimas yra paprastas ir užtrunka vos kelias akimirkas. Taip pat galite nustatyti automatinius priminimus ir pasirinkti, ar sąskaitą faktūrą siųsti visiems patvirtinti vienu metu, ar svarbi tam tikra patvirtinimo tvarka ar patvirtinimo ribos. Taip pat visi tvirtintojai, būdami išvykę iš darbo vietos, sistemoje gali paskirti pavaduotoją, kad buhalterio darbas šiuo laikotarpiu neužstrigtų.

Kadangi skaitmeninis patvirtinimo ciklas užtikrina, kad sąskaitą faktūrą prieš apmokėjimą peržiūrėtų kelios poros akių, rizika tapti sąskaitų faktūrų apgaulės auka žymiai sumažėja. Siekiant padidinti saugumą ir sumažinti sąskaitų faktūrų sukčiavimo riziką, įmonėms rekomenduojama sukurti jų poreikius atitinkantį sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesą. Vertėtų pagalvoti, kiek žmonių turi patvirtinti kiekvieną sąskaitą, ar tai susiję su sąskaitos suma ir ar verta nustatyti patvirtinimo limitus tam tikriems darbuotojams. Kartu verta atsiminti, kad kiekvienas naujas procesas nebūtinai turi būti lydimas didelio darbo. Tokius procesus galima patogiai automatizuoti naudojant išmanųjį patvirtinimo ciklo sprendimą, kuris leidžia lengvai ir greitai valdyti sąskaitų srautą bei jas patvirtinti.

Išmaniojo e-patvirtinimo ciklo pagalba galima patvirtinti visas pirkimo sąskaitas. Pasikartojančių sąskaitų faktūrų atveju galima nustatyti automatinį procesą, kuris ženkliai sumažina buhalterio darbo krūvį, o esant netipinėms sąskaitoms faktūroms, tvirtinimo ciklo valdymas žingsnis po žingsnio tampa paprastas ir patogus. Be to, išlaidų ataskaitas taip pat galima siųsti patvirtinimui.