Archyvuokite dokumentus saugioje duomenų bazėje, o ne biure

Skaitmeninis archyvas – tai saugi skaitmeninė aplinka įmonei svarbiems dokumentams ir sąskaitoms saugoti. Pasirinkti įmonės atstovai turi patogią prieigą prie archyvo bet kuriuo metu ir bet kur, tereikia interneto ryšio. Be to, visi dokumentai yra tinkamai saugomi tiksliai tiek laiko, kiek įmonė mano esant reikalinga. Tai reiškia, kad, pavyzdžiui, audito atveju auditoriams nereikia valandų valandas knaisiotis po biuro spinteles ir aplankus, bet galite jiems suteikti laikiną prieiga prie aktualios dokumentacijos.

Dokumentai saugomi tiksliai tiek laiko, kiek įmonė mano esant reikalinga. Pagal įstatymus saugojimo trukmė paprastai yra 10 metų. Per ilgametę „Finbite“ patirtį yra pasitaikę ir situacijų, kai dokumentai saugomi ir ilgiau. Taigi kiekvienai įmonei randame tinkamą sprendimą.

Įmonės įgalioti darbuotojai turi prieigą prie skaitmeninio archyvo. Prieiga gali būti pakeista, pašalinta arba pridėta bet kuriuo metu pagal poreikį. Audito ar finansinių mrtų uždarymo atveju galite suteikti laikiną prieigą atsakingiems darbuotojams.

Naudodamiesi patogia paieškos funkcija, skaitmeniniame archyve vos keliais paspaudimais galite rasti kelių metų senumo sąskaitas faktūras pagal įmonės pavadinimą, laikotarpį, sumą, sąskaitą faktūrą patvirtinusį asmenį ar kitus rodiklius. Skaitmeninis archyvas yra geresnis sprendimas nei nei naršyti tarp begalės skaitmeninių aplankų su daugybe PDF sąskaitų faktūrų ar popierinių dokumentų segtuvų. Skaitmeninins archyvas atlaisvins erdvę biure.