Nebereikia rinkti popierinių kvitų – pateikite juos buhalteriams naudodami Finbite mobiliąją programėlę

Jei patiriate su verslu susijusias išlaidas ar dažnai vykstate į komandiruotes, buhalteriui kartu su išlaidų ataskaita turi būti pateikiami čekiai arba kvitai. Kompensavimui pateikiami įvairūs mokėjimo kvitai, taksi kvitai, grynųjų pinigų mokėjimą įrodantys kvitai, su kelionės išlaidomis susiję čekiai ir kt. Užuot rinkę popierinius čekius,galite iškart po pirkimo čekį nufotografuoti ir persiųsti jį skaitmenizuoti. Tokiu būdu būsite tikri, kad čekiai nebus pamesti, o patirtos išlaidos kompensuotos. Ypač patogus sprendimas tam yra Finbite Finance programėlė, kuria galite nufotografuoti čekį ir pridėję jį į ataskaitą iškart nusiųsti buhalterei. Taip užtikrinama, kad ataskaitos pateikiamos laiku, čekiai nepametami, o pinigai grąžinimi greičiau.

Atsiųsti ir suskaitmeninti čekiai bei kvitai pasiekiami bet kuriuo metu iš bet kurio išmaniojo įrenginio, saugomi pagal reikalavimus ir gali būti atsekami. Tai reiškia, kad pamesti čekiai ir pavėluotos išlaidų ataskaitos nebėra galvos skausmas ataskaitų teikėjams ir buhalteriams. Išmanusis skaitmenizavimas padeda sutaupyti ir buhalterio, kuriam nereikia rankiniu būdu suvesti išlaidų dokumentų į apskaitos programą, laiką. Čekius, kurie anksčiau buvo tik popieriniai, vertėtų konvertuoti į skaitmeninį formatą, taip buhalteris patvirtinimo ciklo metu gali juos išsiųsti patvirtinti ir vadovui.

Čekius ir kvitus suskaitmeninti paprasta – pateikėjas gali nufotografuoti kvitą ir išsiųsti skaitmeninimui arba pats suvesti visą reikiamą informaciją iš nuotraukos.

• Viena iš galimybių – čekius nufotografuoti telefonu ir nusiųsti į „Finbite“ skaitmeninimui. OCR pagalba visa reikalinga informacija konvertuojama į skaitmeninį formatą. Tada pateikėjas, apjungdamas čekius, gali parengti išlaidų ataskaitą ir persiųsti ją buhalteriui.
• Kitas variantas – patiems į sistemą įvesti informaciją, kuri reikalinga išlaidų ataskaitai pateikti. Tuo remdamasis pateikėjas gali iš karto pats parengti išlaidų ataskaitą ir išsiųsti ją buhalteriui.

Popierinių čekių ir išlaidų ataskaitų tvarkymas gali užtrukti kelias dienas. Pirmiausia ataskaitos pateikėjas surenka kvitus ir nuneša buhalteriui, kuris turi juos rankiniu būdu suvesti į sistemą, prireikus paprašyti kitų šalių patvirtinimo dėl pinigų grąžinimo ir tik tada galima grąžinti pinigus. Nufotografavęs kvitą iš karto po pirkimo ir įkėlęs į Finbite išlaidų ataskaitai parengti, buhalteris iš karto turi visą reikiamą informaciją ir nereikia jos įvesti rankiniu būdu. Be to, Finbite aplinkoje ataskaitą galima išsiųsti patvirtinimui. Skaitmeninės išlaidų ataskaita – net 6 kartus greičiau, palyginti su popieriniu čekiu pateikimu.