Nešvaistykite savo brangaus laiko rankiniam duomenų įvedimui – sutelkite dėmesį į svarbesnius dalykus!

Skaitmenizavimas, t. y. čekių, kvitų ir sąskaitų faktūrų konvertavimas į elektroninės sąskaitos formatą, yra automatinis procesas.

Kiekvienai įmonei suteikiamas unikalus el. pašto adresas, kuriuo galima siųsti visus PDF failus, kuriuos reikia skaitmenizuoti. Įmonė gali pasirinkti, ar sąskaitas skaitmenizavimui siunčia pats buhalteris, ar elektroninio pašto adresu dalinamasi ir su partneriais, kurie gali išsiųsti pateikimas PDF sąskaitas skaitmenizavimui. Tada automatinė duomenų atpažinimo sistema OCR atpažįsta informaciją sąskaitoje, o „Finbite“ patikrina, ar automatiniame įraše nėra klaidų. Toks žmogaus ir roboto bendradarbiavimas užtikrina geriausią skaitmenizavimo kokybę rinkoje. „Finbite“ garantuoja 99% tikslumą. Suskaitmenintos ir patikrintos sąskaitos faktūros skelbiamos sistemoje ne ilgiau kaip per vieną darbo dieną. Skaitmenizavimo paslaugos vartotojai taip pat gali pasirinkti, ar sąskaitoje faktūroje visos eilutės yra suskaitmenintos , ar procesas vyksta konsoliduotos (suminės) eilutės pagrindu.

Robotų (OCR) skaitmenizavimas šiais laikais yra labiau paplitęs, nes robotai ir dirbtinis intelektas gali apdoroti didelius duomenų kiekius greičiau ir efektyviau nei žmonės. Todėl robotų pagalba skaitmeninimas yra greitesnis nei žmogaus rankinis duomenų įvedimas. Tačiau čia verta paminėti, kad robotai gali padaryti klaidų, kurių žmonės nedarytų, ir atvirkščiai. Todėl racionaliausia naudoti dviejų etapų skaitmeninimą, kai robotas suskaitmenina sąskaitą faktūrą naudodamas automatinį atpažinimą, o tada žmogus patikrina, ar viskas buvo padaryta teisingai.

Sąskaitų ir čekių skaitmeninimas leidžia automatizuoti daugiausiai laiko reikalaujančią buhalterio darbo dalį – rankiniu būdu įvedamą informaciją į apskaitos programinę įrangą. Skaitmeninimo dėka visos sąskaitos konvertuojamos į skaitmeninę formą, t.y. PDF sąskaitos konvertuojamos į elektronines sąskaitas, o informacija automatiškai pasiekia apskaitos sistemą. Tokiu būdu galima sutaupyti 30 minučių brangaus darbo laiko ir beveik 3 € su kiekviena sąskaita. Tai taip pat sumažina klaidų, atsirandančių įvedant duomenis rankiniu būdu, skaičių. Kadangi skaitmeninimo metu sąskaita tampa mašininiu būdu nuskaitoma, įmonė gali naudoti ir kitus išmaniuosius sąskaitų faktūrų valdymo įrankius, tokius kaip el. patvirtinimo ciklas ar skaitmeninis archyvas.