2028. gada 1. janvāris nav tikai kārtējais grāmatvedības datums
No 2028. gada 1. janvāra Latvijā reģistrētam uzņēmumam pārdošanas rēķins, kas adresēts citam Latvijas uzņēmumam, būs jānoformē kā strukturēts e-rēķins un tā dati jānodod Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Divi pienākumi vienā rēķinā: mašīnlasāms rēķins aiziet partnerim, bet kopija nonāk nodokļu administrācijā. Pirms tam, 2026. un 2027. gadā, datu nodošana VID ir brīvprātīga. Tieši šo logu ir vērts izmantot.
Šajā rakstā:
Pienākumu nosaka Grāmatvedības likums, kura grozījumi, pieņemti 2025. gada 5. jūnijā un spēkā no 2025. gada 12. jūnija, atlika privātā sektora B2B pienākuma sākumu. Sākotnējais termiņš bija 2026. gada 1. janvāris; tagad tas ir 2028. gada 1. janvāris. Atšķirība ir būtiska: atlikšana deva uzņēmumiem divus papildu gadus, taču neatcēla pašu pienākumu.
Tieši šeit rodas visizplatītākā neskaidrība. Latvijas e-rēķinu sistēma nesākas 2028. gadā. Tā jau darbojas, tikai ar citām pusēm. 2028. gads ir datums, kad aplis sasniedz privāto uzņēmumu savstarpējos rēķinus. Kas jauc kopā „e-rēķini jau ir obligāti“ un „mūs tas vēl neskar“, kļūdās abos virzienos.
Kurus rēķinus pienākums vispār skar?
Darījuma veids, nevis uzņēmuma lielums
Pienākums ir saistīts ar darījuma veidu, nevis uzņēmuma lielumu. Grāmatvedības likumā nav ne apgrozījuma, ne PVN maksātāja reģistrācijas sliekšņa. Tas, vai rēķinam jābūt strukturētam e-rēķinam, atkarīgs no tā, kas ir darījuma puses. Likuma subjektu lokā ietilpst kapitālsabiedrības, kooperatīvās sabiedrības, ārvalstu komersantu filiāles un pastāvīgās pārstāvniecības, biedrības un nodibinājumi, individuālie komersanti, kā arī fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību.
Noteicošais ir tas, ka abas darījuma puses ir Latvijā reģistrēti likuma subjekti. Tas nozīmē, ka lielākā daļa parasto darījumu rēķinu no viena Latvijas uzņēmuma citam nonāk pienākuma tvērumā neatkarīgi no tā, vai runa ir par divu darbinieku sabiedrību ar ierobežotu atbildību vai lielu koncernu.
Rēķini, kas jau ir e-rēķini
Daļa rēķinu jau sen ir e-rēķini. No 2025. gada 1. janvāra valsts iestādēm, proti, budžeta iestādēm, adresētie rēķini jānoformē kā e-rēķini; tas ir B2G, G2G un G2B segments. Ja līgums ar budžeta iestādi bija noslēgts pirms 2024. gada 31. decembra, pārejas noteikumi ļāva pienākumu piemērot vēlākais no 2026. gada 1. janvāra. No 2026. gada 1. janvāra, kā skaidro VID, šo pašu segmentu e-rēķinu datu nodošana nodokļu administrācijai ir obligāta.
Privāto uzņēmumu savstarpējie norēķini, proti, B2B, pievienojas 2028. gada 1. janvārī. Uzņēmējs jau tagad var brīvprātīgi nodot B2B e-rēķinu datus VID: Ministru kabineta noteikumi Nr. 749 šo iespēju atvēra no 2026. gada 1. janvāra.
Kas paliek ārpus tvēruma
Privātpersonai (B2C) izrakstītie rēķini pienākumā neietilpst, tāpat automātiski nerodas pienākums pret ārvalstu partneri. Kā norāda Eiropas Komisijas pārskats, Latvijā B2C pienākuma nav. Ārvalstī reģistrētam uzņēmumam strukturētu e-rēķinu var sagatavot, ja puses tā vienojas, taču tas nav prasīts.
Kāpēc tas nav ViDA termiņš
No šejienes izriet otra bieža nesaprašanās. Latvijas 2028. gada datums ir iekšzemes regulējums, nevis ES ViDA direktīvas (2025/516) termiņš. ViDA tika pieņemta 2025. gada 11. martā, un tās pārrobežu B2B digitālās PVN atskaites prasības sāks piemērot tikai no 2030. gada 1. jūlija. Divas dažādas lietas, divi dažādi datumi.
Ko nozīmē strukturēts formāts un kāpēc PDF neder?
Mašīnlasāms rēķins, nevis PDF
E-pastā atsūtīts PDF nav e-rēķins, pat ja tas ir glīts un satur visus pareizos ciparus. Likums definē strukturētu e-rēķinu kā rēķinu, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā formātā, ko var automātiski apstrādāt elektroniski, un kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017. Atslēgas vārds ir mašīnlasāms: dati pārvietojas no vienas grāmatvedības programmas tieši citā, nevienam manuāli nepārrakstot ciparus.
Vienkārši to salīdzināt ar attēlu un tabulu. PDF ir kā rēķina fotogrāfija: cilvēks to izlasa ar acīm, bet programma redz vienīgi attēlu. XML ir pati tabula, kur katrs lauks, vai tas būtu piegādātājs, summa, PVN likme vai apmaksas termiņš, mašīnai ir atsevišķi lasāms un apstrādājams. Tieši šo atšķirību 2028. gada prasība skar.
XML, PEPPOL BIS un UBL prasības
Praksē tas nozīmē XML failu (Extensible Markup Language, proti, strukturēts datu formāts). VID precizē, ka faila XML struktūrai jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai (starptautisks e-rēķinu noteikumu kopums). Noteikumi Nr. 749 piebilst, ka VID pieņem un uzglabā e-rēķinus bez pielikumiem un to struktūrai jāatbilst UBL 2.1 (universāls XML bāzēts dokumentu formāts) un PEPPOL BIS Billing 3.0 prasībām.
Pārbaude pirms nosūtīšanas
Pirms nosūtīšanas XML ir vērts pārbaudīt. VID iesaka izmantot Eiropas Komisijas e-rēķinu pārbaudes rīku, lai pārliecinātos, vai fails atbilst gan tehniskajām, gan satura prasībām: datu struktūrai, obligātajiem laukiem un aprēķinu pareizībai. VID lapā par to ir atsevišķs ceļvedis ar padomiem, kā ātri atrast kļūdas.
Vai visam jānotiek caur Peppol?
Kanāla izvēli nosaka puses
Izplatīts maldīgs uzskats ir tāds, ka visam jānotiek caur Peppol. Tā nav. Noteikumi Nr. 749 ļauj pusēm izvēlēties piegādes kanālu: oficiālo elektronisko adresi (e-adrese), operatora kanālu vai citu kanālu, tostarp sistēmu savstarpēju savienojumu vai e-pastu. Puses savā starpā vienojas, kuru kanālu vai kanālus izmantot.
Būtiska nianse: kanāla izvēle nemaina formāta prasību. Arī tad, ja rēķins aiziet partnerim ar e-pastu, pielikumā jābūt strukturētam XML rēķinam, nevis PDF. Vienošanās attiecas uz ceļu, nevis saturu.
Nodošana partnerim un iesniegšana VID ir divas lietas
Un šeit jātur atsevišķi divas darbības, ko viegli sajaukt: rēķina nodošana saņēmējam un rēķina datu iesniegšana VID. Pirmā ir komerciāla darbība starp partneriem; otrā ir pienākums nodokļu administrācijas priekšā. Viens un tas pats rēķins iziet abas, taču tie ir dažādi procesi ar dažādiem termiņiem.
Kā un kad nodokļu administrācija saņem rēķina kopiju?
Piecu darba dienu termiņš un iesniegšanas kanāli
E-rēķina dati VID jāiesniedz vienreiz, vēlākais piecu darba dienu laikā no rēķina nosūtīšanas dienas. Noteikumu Nr. 749 14. punkts šo termiņu nosaka nepārprotami.
Iesniegšanai ir vairāki ceļi. VID skaidro, ka dati nokļūst nodokļu administrācijā caur e-adresi, caur e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju, proti, operatoru, vai tieši, uzņēmumam pašam iesniedzot. Noteikumi precizē trīs kanālus: oficiālā e-adrese; operatora kanāls, kas savienots ar VID sistēmas API (lietojumprogrammas saskarni); un VID elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) API vai faila augšupielāde.
EDS augšupielādes tehniskie ierobežojumi
Kas failu augšupielādē manuāli EDS, tam jārēķinās ar tehniskiem ierobežojumiem. VID EDS ceļvedis, kas pievienots 2026. gada 23. martā, paredz, ka augšupielādējamajam failam jābūt XML formātā atbilstoši PEPPOL BIS 3.0 un ka viena e-rēķina maksimālais izmērs ir 20 MB.
Ja sistēma pieviļ
Sistēma var pievilt, un tam ir savi noteikumi. Ja uzņēmuma vai operatora informācijas sistēmas kļūme traucē savlaicīgu iesniegšanu, saskaņā ar noteikumiem par to jāziņo VID EDS vēlākais nākamajā darba dienā pēc termiņa beigām un rēķins jāiesniedz trīs darba dienu laikā pēc kļūmes novēršanas. Ja kavējums neizriet no sistēmas kļūmes, EDS jānorāda iemesls un periods, bet neiesniegtie e-rēķini jāiesniedz 30 kalendāro dienu laikā no iemesla konstatēšanas.
Ko izdarīt līdz 2027. gada beigām?
Brīvprātīgais periods 2026.–2027. gadā ir domāts tam, lai 2028. gada janvārī nerastos manuāla ņemšanās. Saprātīga secība izskatās šādi:
- Kartējiet rēķinu plūsmas. Pārskatiet, kam uzņēmums izraksta B2B rēķinus un kuros segmentos: cik rēķinu aiziet Latvijas privātajiem uzņēmumiem, cik budžeta iestādēm, cik privātpersonām un uz ārvalstīm. Tā noskaidrosies, cik lielu daļu rēķinu 2028. gads patiešām skar.
- Sakārtojiet klientu un preču datus. Strukturēts rēķins prasa korektus rekvizītus: reģistrācijas numurus, PVN numurus, mērvienības, cenas, nodokļu likmes. Mašīnlasāms rēķins nepiedod paviršus datus tā, kā to dara PDF.
- Izvēlieties piegādes kanālu un vienojieties ar partneriem. Izvēle starp e-adresi, operatoru un sistēmu savienojumu atkarīga no rēķinu apjoma un no tā, ko izmanto partneri.
- Notestējiet XML. Sagatavojiet strukturētu e-rēķinu un izlaidiet to caur pārbaudes rīku, lai redzētu, vai obligātie lauki un aprēķini ir kārtībā.
- Izmēģiniet iesniegšanu VID jau brīvprātīgi. 2026. un 2027. gads ir tieši tam. Labāk atklāt kļūmes tad, kad kavējumam nav seku.
- Vienojieties par atbildību ar grāmatvedi un IT partneri. Kas sagatavo, kas iesniedz VID, kas seko līdzi piecu darba dienu termiņam un kas rīkojas kļūmes gadījumā: šīm lomām jābūt skaidrām pirms 2028. gada 1. janvāra, nevis pēc.
Kas šos soļus paveic līdz 2027. gada beigām, 2028. gada janvāri sagaidīs kā parastu darba dienu, nevis kā termiņu, uz kuru jāsteidzas.
Millal jõustub Läti B2B e-arvete kohustus?
Alates 1. jaanuarist 2028 peavad kõik Läti ettevõtetevahelised B2B-arved olema struktureeritud e-arved ja nende andmed tuleb edastada Läti maksuametile (VID).
Kas PDF-arve sobib e-arvete nõude täitmiseks?
Ei. PDF ei ole masinloetav ega vasta struktureeritud e-arve nõuetele. Arve peab olema XML-formaadis, mis vastab PEPPOL BIS Billing 3.0 standardile ja Euroopa standardile LVS EN 16931-1:2017.
Kas kõik e-arved peavad liikuma PEPPOLi kaudu?
Ei. Pooled võivad kokku leppida mis tahes edastuskanalis – e-post, operaator, otseühendus. Oluline on, et arve ise oleks struktureeritud XML-vormingus, mitte et see liiguks kindlat teed pidi.
Mis vahe on Läti B2B kohustusel ja ELi ViDA direktiivil?
Läti 2028. aasta nõue on riigisisene regulatsioon. ELi ViDA direktiivi (2025/516) piiriülese B2B digitaalse käibemaksuaruandluse nõuded hakkavad kehtima alles alates 1. juulist 2030. Need on kaks erinevat tähtaega.
