Как отправлять э-счета в банк?

Многие предприятия, а также жилищные ассоциации, например, часто сталкиваются с проблемой обеспечения быстрой и своевременной оплаты счетов. Одним из способов решения этой задачи является переход на электронное выставление счетов, которое экономит время как плательщика, так и выставляющего счет. Помимо электронных счетов для бизнеса (B2B), все большую популярность приобретают электронные счета для частных лиц и потребителей (B2C), которые отправляются в онлайн-банк для оплаты. Таким образом, значительная часть счетов за коммунальные услуги от поставщиков услуг или жилищных ассоциаций отправляется напрямую в банки. Получатели могут оплатить электронные счета в банке на основании предварительно заполненной платежной формы или с помощью автоматического постоянного платежа.

Почему имеет смысл отправлять электронный счет-фактуру в банк?

Прежде чем мы погрузимся в детали, давайте вкратце рассмотрим преимущества решений для выставления электронных счетов-фактур для жилищных товариществ.

1. Быстрая и безопасная доставка счетов-фактур. Электронные счета-фактуры отправляются, принимаются и обрабатываются в электронном виде. В отличие от бумажных счетов, пришедших по почте, или PDF-файлов, отправленных по электронной почте, вы можете быть уверены, что электронный счет от вашей ассоциации кондоминиумов не останется неоплаченным, не затеряется и не будет замечен среди других электронных писем.
2. Быстрая оплата: электронный счет, поданный товариществом, мгновенно поступает в онлайн-банк и оплачивается одним нажатием кнопки или даже автоматически, если член правления подписал с банком постоянное поручение на оплату электронного счета. Переход на электронное выставление счетов не требует от всех членов правления использования решений интернет-банка — необходимо только постоянное поручение. Постоянное поручение на выставление электронного счета или предварительно заполненная платежная форма обеспечивают сокращение цикла выставления счетов для товарищества и снижают риск человеческой ошибки. Больше нет необходимости копировать или вручную вводить информацию из счета-фактуры при осуществлении платежа.
3. Экологичность: безбумажные электронные счета полностью заменяют бумажные счета с большим экологическим следом и громоздкие счета в формате PDF, отправляемые по электронной почте.

Варианты выставления электронных счетов для кооперативов и заключение договоров

Жилищные товарищества могут отправлять электронные счета-фактуры в банк разными способами, и для этого необходимо заключать договоры и соглашения с различными сторонами. Например, Finbite имеет интерфейс со средой Korto, что делает управление товариществу гораздо более удобным для бухгалтера, членов и руководителя.

Отправка электронных счетов-фактур с помощью программного обеспечения для бизнеса или поставщика услуг управления:

Если ваше квартирное товарищество хочет начать использовать или уже использует финансовое программное обеспечение или услуги по управлению, отправка электронного счета в банк будет простой и удобной.

Если товарищество использует Korto, счет Finbite может быть создан автоматически в среде Korto, и товарищество может быть настроено на получение и отправку электронных счетов-фактур. Korto (korto.ee) предлагает ряд услуг для жилищных товариществ, включая полный сервис удаленной бухгалтерии. Справочная среда Korto содержит инструкции и пояснения по использованию и настройке услуг. Все клиенты Korto могут бесплатно пользоваться решениями Finbite для выставления счетов.

Если квартирное товарищество использует другое экономическое или бухгалтерское программное обеспечение для управления своими счетами, существует также возможность автоматического интерфейса с решением Finbite для выставления электронных счетов. Полный обзор ERP-программ с возможностью выставления счетов-фактур можно найти здесь.

Использование оператора электронных счетов-фактур

Товарищества собственников жилья являются частными юридическими лицами, а это значит, что они могут пользоваться услугами оператора электронных счетов-фактур, как и любая другая компания. Заключение договора с оператором электронных счетов-фактур не обязывает квартирное товарищество использовать бухгалтерское программное обеспечение или решение Korto. Если в будущем возникнет необходимость в использовании конкретного бухгалтерского программного обеспечения, всегда есть возможность интеграции программного обеспечения оператора электронных счетов с бухгалтерским программным обеспечением. В среде Finbite электронные счета-фактуры могут также генерироваться вручную и отправляться в интернет-банки квартирным товариществам с помощью пакета Lite, стоимость которого составляет 8 евро в месяц.

Для открытия банковского канала необязательно заключать договор с банком об электронном выставлении счетов, но это дает членам правления возможность заказывать и отменять электронные счета через банковский канал и подписываться на отчеты по постоянным договорам об электронном выставлении счетов. Инструкции по активации канала счетов-фактур и заключению договора Swedbank об э-выставлении счетов-фактур см. в среде поддержки клиентов Finbite.

Важно тщательно продумать различные варианты и выбрать тот, который лучше всего соответствует потребностям квартирного товарищества. Перед подписанием контракта рекомендуется внимательно изучить все условия и положения и при необходимости обратиться за профессиональной консультацией. Специалисты компании Finbite будут рады проконсультировать вас по всем аспектам электронного выставления счетов, умного выставления счетов и автоматизации бухгалтерского учета. Свяжитесь с ними по электронной почте sales.et@finbite.eu или закажите бесплатную 30-минутную консультацию.

С чего начать, если квартирное товарищество хочет выставлять электронные счета?

1. Выберите правильное решение для выставления электронных счетов. Первым шагом в процессе выставления электронных счетов является выбор правильного программного обеспечения или платформы. В настоящее время, помимо операторов электронных счетов, банки и бухгалтерские программы также имеют возможность генерировать и отправлять электронные счета-фактуры.
2. Проинформируйте членов правления об изменениях. Сообщите всем жильцам, что теперь у них есть возможность подписаться на оплату своих коммунальных счетов непосредственно в онлайн-банке э-счетов. Обязательно предоставьте членам правления полную информацию о том, как выставить электронный счет в банке и какие варианты оплаты существуют. Хотя некоторые члены, безусловно, предпочитают постоянную оплату через электронный счет, для других удобнее просто подтвердить предварительно заполненную форму оплаты на основании счета в интернет-банке.
3. Сформируйте и отправьте электронный счет-фактуру: используйте программное обеспечение или платформу по вашему выбору, чтобы сформировать электронный счет-фактуру в соответствии с потребностями вашего квартирного товарищества.

Как получатель счета может заказать электронный счет в банке?

Электронный счет можно заказать в компании, которая предлагает такое решение для выставления счетов. Помимо счетов за коммунальные услуги, выставляемых квартирными товариществами, электронные счета можно запросить и у ряда других компаний. В основном это компании, которые ежемесячно выставляют счета своим клиентам за услуги, которыми они пользуются, — будь то мобильная телефония, доступ в Интернет, вода, электричество и т. д. Они также могут выставлять счета за другие услуги. Большинство крупных компаний имеют возможность выставлять электронные счета, которые клиенты могут оплачивать по требованию в соответствии с договором постоянного заказа.

1. В первую очередь необходимо выяснить у поставщика услуг, есть ли у него возможность отправлять электронные счета в интернет-банк.
2. Прикажите поставщику услуг отправить электронный счет в банк либо в банковской среде, либо через систему самообслуживания поставщика услуг.
3. Подпишите договор об электронном счете и, при желании, подключите услугу постоянного поручения в системе самообслуживания или в отделении банка.

Заключение

Внедрение системы электронных счетов-фактур в ваше квартирное товарищество — разумное решение, которое поможет сэкономить время, деньги и ускорить платежи. Следуя приведенным выше шагам и советам, вы сможете легко и эффективно начать отправлять электронные счета-фактуры, делая ежедневное управление счетами более плавным и быстрым.