Paljud ettevõtted ja ka näiteks korteriühistud seisavad sageli silmitsi väljakutsetega, kuidas tagada arvete kiire ning õigeaegne tasumine. Üks võimalus selleks on üleminek e-arvetele, mis aitab säästa nii arve väljastaja kui ka tasuja aega. Lisaks ettevõtete vahelistele (B2B) e-arvetele on populaarsust kogumas ka eratarbijale saadetavad (B2C) e-arved, mis jõuavad tasumiseks internetipanka. Nii liigub otse pankadesse suur osa kommunaalarveid, mida esitavad teenuse osutajad või ka korteriühistud. Arve saajad saavad pangas e-arve tasuda eeltäidetud maksevormi alusel või tehakse automaatne püsimakse.
Selles artiklis
Miks e-arve panka saatmine on mõistlik?
Enne kui sukeldume üksikasjadesse, vaatame kiiresti, millist kasu toovad korteriühistutele e-arve panka saatmise lahendused.
- Kiire ja kindel arve kohale jõudmine: E-arved saadetakse, võetakse vastu ja töödeldakse elektrooniliselt. Erinevalt postkasti poetatud paberarvetest või meili teel saadetud PDF-idest, võib kindel olla, et e-arve korteriühistult ei jää tasumata, lähe kaotsi ega pole teiste e-kirjade vahel märkamatuks jäänud.
- Kiire tasumine: Ühistu poolt esitatud e-arve jõuab internetipanka hetkega ning selle tasumine toimub vaid ühe nupuvajutusega või koguni automaatselt, kui liige on sõlminud pangas e-arve püsimakse lepingu. E-arvetele üleminek ei eelda seda, et kõik ühistu liikmed kasutavad internetipanga lahendusi – piisab ainult püsimakse korraldusest. E-arve püsimakse lahendus või eeltäidetud maksevorm tagab korteriühistule lühema arvete menetlemise tsükli ning väheneb inimlike eksimuste oht. Enam ei ole vaja makse tegemisel arvelt infot kopeerida ega käsitsi sisestada.
- Keskkonnasõbralikkus: Paberivabad e-arved asendavad täielikult nii suure keskkonnajalajäljega paberarveid kui ka mahukaid PDF-arveid, mida edastatakse e-kirja teel.
E-arvetele ülemineku võimalused ühistutele ja lepingute sõlmimine
Korteriühistutel on mitmeid võimalusi e-arve panka saatmiseks ning see võib hõlmata lepinguid ja kokkuleppeid erinevate osapooltega. Näiteks on Finbite’il liides Korto keskkonnaga, mis muudab korteriühistu tegevuse korraldamise oluliselt mugavamaks nii raamatupidaja, liikmete kui ka halduri jaoks.
Majandustarkvara või haldusteenuse pakkuja kaudu e-arvete saatmine:
Kui korteriühistu soovib kasutama hakata või juba kasutab mõnda majandustarkvara või haldusteenust, siis on e-arve panka saatmine lihtne ja mugav.
- Kui korteriühistu kasutab Korto lahendust, siis saab Finbite konto luua sealses keskkonnas automaatselt ja seadistada korteriühistu e-arvete vastuvõtmise ning saatmise. Korto (korto.ee) pakub erinevaid teenuseid korteriühistustele, sealhulgas kaugraamatupidamise täisteenust. Korto abikeskkonnast saab juhiseid ja selgitusi teenuste kasutamise ja seadistamise kohta. Kõik Korto kliendid saavad Finbite arvelahendusi kasutada ilma kuutasuta.
- Kui korteriühistu kasutab raamatupidamise haldamiseks mõnda muud majandus- või raamatupidamistarkvara, siis on samuti võimalus automaatseks liidestuseks Finbite e-arve lahendusega. Põhjaliku ülevaate ERP tarkvaradest, millel on e-arve saatmise võimekus, leiad siit.
E-arve operaatori kasutamine
Korteriühistud on eraõiguslikud juriidilised isikud mistõttu on neil võimalik kasutada e-arvete esitamiseks e-arve operaatorite teenuseid nagu kõigil teistel ettevõtetel. E-arve operaatoriga lepingu sõlmimine ei eelda, et korteriühistu kasutab raamatupidamistarkvara või Korto lahendust. Kui tulevikus peaks tekkima vajadus hakata kasutama konkreetset majandustarkvara on alati võimalus e-arve operaatori tarkvara liidestada majandustarkvaraga. Finbite keskkonnas saab korteriühistu e-arveid ka käsitsi koostada ja internetipankadesse saata kasutades Lite paketti, mille kuutasu on 8 eurot.
Pangakanali avamiseks ei pea sõlmima pangaga e-arvete edastamise lepingut, kuid see annab ühistu liikmetele võimaluse tellida ja tühistada panga kanali kaudu e-arveid ning võimaluse tellida e-arve püsimakse lepingute aruandeid. Vaata juhendeid müügiarvete kanalite aktiveerimise ja Swedbanki e-arvete lepingu sõlmimise kohta Finbite klienditoe keskkonnast.
Oluline on hoolikalt läbi mõelda erinevad võimalused ning valida see, mis sobib kõige paremini korteriühistu vajadustega. Enne lepingu sõlmimist on soovitatav põhjalikult läbi vaadata kõik tingimused ja küsida vajadusel nõu spetsialistidelt. Finbite’I asjatundlikud spetsialistid annavad hea meelega nõu kõigis küsimustes, mis on seotud korteriühistus e-arvete kasutusele võtu või nutikate arvelahenduste ja raamatupidamise automatiseerimisega. Võta nendega ühendust e-kirja teel aadressil sales.et@finbite.eu või broneeri tasuta 30 minutiline konsultatsioon.
Millest alustada, kui korteriühistu soovib väljastada e-arved?
- Valige sobiv e-arvete edastamise lahendus. Esimene samm e-arvete kasutuselevõtmisel on valida sobiv tarkvara või platvorm. Tänapäeval on lisaks e-arve operaatoritele ka pankadel ja raamatupidamistarkvaradel võimalus e-arvete genereerimiseks ja saatmiseks.
- Informeerige muudatuses ühistu liikmeid. Teavitage kõiki elanikke, et nüüd on neil võimalus tellida oma kommunaalarved tasumiseks otse e-arvena internetipanka. Kindlasti tasub anda liikmetele küllaldaselt teavet, kuidas e-arve panka tellida ja millised on võimalused nende tasumiseks. Kui osad liikmed eelistavad kindlasti e-arve püsimakse lahendust, siis teiste jaoks muudab arve tasumise mugavamaks see, kui internetipangas saab lihtsalt kinnitada arvel põhineva eeltäidetud maksevormi.
- Koostage ja saatke välja e-arve: Kasutage valitud tarkvara või platvormi, et koostada e-arve vastavalt korteriühistu vajadustele.
Kuidas saab arve saaja e-arve panka tellida?
E-arve saab tellida ettevõttelt, kes pakub arvete esitamisel antud lahendust. Lisaks korteriühistu poolt esitatavatele kommunaalarvetele saab e-arveid küsida ka paljudelt teistelt ettevõtetelt. Enamasti on tegu firmadega, kes esitavad klientidele igakuiselt arveid kasutatud teenuste eest – olgu selleks siis mobiiliside, internetiühendus, vesi, elekter vms. Valdaval osal suurettevõtetest on võimekus esitada e-arveid, mida kliendid saavad soovikorral püsimakse lepingu alusel tasuda.
- Esmalt uuri teenuse pakkuja käest, kas neil on võimalus e-arveid internetipanka saata.
- Tellige teenuse osutajalt e-arve panka edastamine kas panga keskkonnas või teenuse osutaja iseteeninduses.
- Sõlmige e-arve leping ja aktiveerige soovi korral ka püsimakse teenus oma panga iseteeninduses või kontoris.
Kokkuvõte
Korteriühistus e-arvete kasutuselevõtt on tark otsus, mis võimaldab säästa aega, raha ja kiirendada maksete laekumist. Järgides ülaltoodud samme ja näpunäiteid, saab lihtsalt ja tõhusalt hakata e-arveid saatma, muutes igapäevase arvete halduse sujuvamaks ja kiiremaks.
