Преимущества и лучшие инструменты для оцифровки документов

Оцифровка документов — это естественное направление развития, которое сегодня предлагает компаниям возможности для инноваций, экономии ресурсов и повышения эффективности. Мы рассмотрим многочисленные преимущества оцифровки документов и изучим различные инструменты, которые делают этот процесс более плавным и эффективным.

Преимущества оцифровки для бухгалтерского учета

В «Обзоре навыков, необходимых для цифрового и экологичного поворота», подготовленном компанией OSKA, говорится, что в долгосрочной перспективе потребность в знаниях и навыках экологичного и устойчивого управления быстро растет во всех секторах экономики. Результаты в области бухгалтерского учета подтверждают, что благодаря автоматизации ввода данных в работе бухгалтеров все большее внимание уделяется дальнейшему анализу содержания, визуализации, объяснению и адаптации данных в зависимости от группы пользователей. Согласно анализу «OSKA «, основными цифровыми навыками в области бухгалтерского учета являются:

• навыки цифровой бухгалтерии, включая использование бухгалтерского и делового программного обеспечения и операторов э-счетов;
• знание национальных электронных сред, например, э-налоговой управы, э-услуг Больничной кассы Эстонии, e-STAT Статистического управления Эстонии, э-регистра бизнеса;
• навыки управленческого учета и бизнес-аналитики, включая навыки «умного заказчика» для систем IKT;
• навыки статистики и анализа данных, а также использования сред анализа и визуализации данных;
• навыки анализа больших данных и добычи данных, технология блокчейн;
• знания и навыки в области кибербезопасности, информационной безопасности и защиты данных.

Это подчеркивает важность для современных бухгалтеров постоянно обновлять свои знания и навыки в области оцифровки и автоматизации. Это необходимо для того, чтобы справляться с постоянно меняющейся бизнес-средой и повышать эффективность своей работы.

Таким образом, бухгалтерам и специалистам по вводу данных необходимо постоянно повышать свою квалификацию и быть в курсе различных решений по оцифровке и автоматизации. В бухгалтерском учете оцифровке (т. е. переводу данных в цифровую форму) поддается широкий спектр документов, таких как счета-фактуры на покупку и продажу, документы и отчеты о затратах, отчеты, договоры и т. д. Все полученные и оцифрованные электронные счета-фактуры отображаются в бухгалтерском программном обеспечении компании или в среде Finbite без необходимости ввода бухгалтером информации, указанной в счете-фактуре. Это означает, что все счета-фактуры, независимо от их исходного формата, мгновенно доступны в одной среде. Умное решение «все в одном» также позволяет автоматизировать последующие административные действия, такие как процесс подтверждения или учет счетов-фактур и распределение затрат.

Преимущества оцифровки для бухгалтерского учета значительны и разнообразны:

• Роль бухгалтера как сотрудника по вводу данных сократится, и у него появится больше времени на более существенную и сложную работу, что позволит ему сосредоточиться на улучшении финансового положения компании в будущем.
• Финансовые данные доступны в режиме реального времени, где бы вы ни находились. Это особенно важно для быстрого принятия решений и в ситуациях, требующих гибкости. Цифровая бухгалтерия позволяет легко справляться с различными ситуациями, например, с удаленной работой или отсутствием сотрудника по болезни или в отпуске. Оцифровка позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одними и теми же документами, улучшая командную работу и оптимизируя рабочие процессы.
• Повышение точности данных — автоматизированная обработка данных снижает необходимость ручного ввода данных и риск ошибок.
• Сокращая объем бумажной работы и необходимость ручной обработки, оцифровка помогает снизить операционные расходы компании, включая расходы на бумагу, чернила и архивное пространство. Благодаря экономии времени мы можем сэкономить значительную сумму денег и времени — различные исследования показали, что в среднем компания экономит 3 евро и 30 минут на каждом счете-фактуре, используя цифровые счета-фактуры. Воспользуйтесь калькулятором, чтобы рассчитать, сколько времени и денег вы можете сэкономить с помощью электронного выставления счетов.
• Благодаря сокращению использования бумаги и других офисных принадлежностей это положительно сказывается на состоянии окружающей среды. Стоит также обратить внимание на цифровые отходы. Например, экологический след PDF-фактур значительно больше, чем у электронных счетов-фактур.
• Хранение данных в цифровом виде более безопасно, чем на бумаге. Бумажные документы могут выцвести, потеряться или повредиться.
• Передача счетов-фактур безопасна, поскольку информация проходит по защищенным каналам и оставляет логический след, электронные счета-фактуры передаются по регистрационному коду, а входящие электронные счета-фактуры защищены кругом подтверждения и другими внутренними процессами.
• Получение информации о процессах расчетов и отчетности стало быстрее и проще. Отчетность поможет вам лучше понять тенденции развития бизнеса, принимать обоснованные решения и совершенствовать финансовые стратегии.
• Оцифровка позволяет компаниям предлагать клиентам и партнерам более быстрый и точный процесс выставления счетов (выставление счетов и обработка платежей), что улучшает общее качество обслуживания клиентов.

Оцифровка бухгалтерских документов — это перспективная инвестиция, повышающая эффективность процессов и снижающая затраты, а также способствующая устойчивому росту бизнеса и стратегическому управлению им. Оцифровка выгодна для компаний любого размера и различных форм хозяйствования, будь то крупная бухгалтерская компания с ограниченной ответственностью или микропредприятие.

Решения, облегчающие процесс оцифровки

Для облегчения процесса оцифровки существует целый ряд технологических решений и программного обеспечения, которые помогают компаниям перейти от бумажной документации к цифровому управлению. Благодаря программным решениям для оцифровки бухгалтеры могут работать более эффективно, точно и быстро. Они также устраняют необходимость рутинного ввода данных и позволяют им сосредоточиться на более важных и продуктивных задачах.

Когда данные оцифрованы, то есть находятся в машиночитаемом виде, с ними легче работать — подтверждать счета-фактуры и автоматизировать этот процесс, автоматически присваивать счетам-фактурам пункты затрат и т. д. Таким образом, бухгалтеру проще следить за данными. Вот несколько примеров программных решений, которые облегчают оцифровку, обработку и хранение цифровых данных.

• Автоматизация выставления электронных счетов и платежей — решения для выставления электронных счетов позволяют создавать, передавать, проверять и хранить электронные счета-фактуры с помощью программного обеспечения оператора электронных счетов-фактур. Компания Finbite — опытный международный оператор электронных счетов с большим стажем работы. Помимо отправки и получения электронных счетов, Finbite предлагает ряд других решений, упрощающих процесс выставления счетов.
• Программная оцифровка бумажных документов, PDF-файлов и захваченных документов, а также решения для их автоматизации, например решения для оцифровки расходных документов и подготовки отчетов о расходах. Спектр услуг Finbite включает оцифровку счетов-фактур и услуги по составлению электронных отчетов.
• Программное обеспечение для бухгалтерии, например, Merit, Erply Books и т. д. Finbite имеет интерфейсы со всеми наиболее распространенными программами в Эстонии, Латвии и Литве.
• Облачные сервисы хранения данных (например, Google Drive, Dropbox или Microsoft OneDrive) — это доступные цифровые хранилища для документов и данных. Однако удобнее и эффективнее всего, если цифровой архив размещен в бухгалтерском программном обеспечении компании. Клиенты Finbite могут воспользоваться нашим сервисом цифрового архива, где хранить данные легко, удобно и безопасно.
• Nuppud -> AppStore  Google Paly

Как выбрать лучшие решения для оцифровки и автоматизации?

Организация бухгалтерского учета в каждой компании может быть разной, поэтому при поиске наиболее подходящих решений важно придерживаться стратегического и взвешенного подхода, чтобы убедиться, что решения по оцифровке соответствуют уникальным потребностям и целям вашей компании. Вот несколько общих рекомендаций, которых следует придерживаться:

• Прежде чем искать решения, определите основные задачи и цели оцифровки бухгалтерского учета в вашей компании. Это поможет вам сосредоточиться на ключевых областях и выбрать решения, которые будут соответствовать этим целям.
• Изучите различные варианты оцифровки, их особенности, преимущества и недостатки.
• По возможности привлекайте к процессу принятия решений членов команды и партнеров по оцифровке (например, бухгалтеров, руководителей подразделений, специалистов по вводу данных, оцифровке), чей опыт и идеи могут способствовать разработке решений, улучшающих рабочие процессы и общую эффективность.
• Рассмотрите возможность взаимодействия, т. е. возможность совместной работы различных решений. Наибольшая экономия времени и денег достигается, когда программные решения могут взаимодействовать друг с другом, например, когда бизнес-программа взаимодействует с оператором электронных счетов-фактур. Это облегчает обмен данными между различными платформами и обеспечивает более плавный рабочий процесс. Finbite имеет более 150 интерфейсов по всей Балтии, и, если бухгалтерское программное обеспечение вашей компании еще не входит в число наших партнеров, свяжитесь с нами, и мы найдем подходящее решение. Подробнее об интерфейсах электронных счетов-фактур Finbite с бухгалтерским программным обеспечением мы писали в одном из предыдущих постов блога.
• Узнайте о пользовательском опыте и поддержке решений по оцифровке, чтобы обеспечить быстрое принятие членами команды и максимальную отдачу от внедрения. Если возможно, протестируйте программное обеспечение до начала работы, чтобы оценить, подходит ли оно и обладает ли ожидаемыми возможностями. У Finbite есть ряд возможностей для этого. Например, можно подключиться к стартовому пакету Finbite, который позволяет отправлять и получать до 5 электронных счетов-фактур совершенно бесплатно и может стать хорошим способом бесплатного тестирования системы (оцифровка доступна в платных пакетах). Мы также предлагаем возможность заказать онлайн-встречу, чтобы ознакомиться со средой Finbite и получить ответы на свои вопросы, а также возможность принять участие в наших учебных курсах. Мы предлагаем углубленное индивидуальное обучение, а также обучение для новых пользователей. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, вы можете обратиться к нашим часто задаваемым вопросам в разделе помощи или связаться с нашей службой поддержки.
• Убедитесь, что предлагаемое вами решение по оцифровке является безопасным и соответствует принципам защиты данных. С Finbite передача счетов-фактур безопасна, поскольку электронные счета-фактуры зашифрованы. Они передаются на основе регистрационного кода, а для входящих электронных счетов безопасность повышается благодаря кругу подтверждения и другим внутренним процессам. Кроме того, ведется журнал движения электронных счетов.
• Рассматривайте оцифровку как непрерывный процесс, а не как разовый проект. Выбирайте гибкие и масштабируемые решения по оцифровке, если размер вашего бизнеса со временем изменится. В портфеле Finbite есть четыре пакета услуг: Starter, Lite, Standard или Premium, а также мы готовы применить индивидуальный подход и предложить конкретные решения. Заглядывая в будущее, компании должны стремиться к тому, чтобы данные в цифровом машиночитаемом формате появлялись сразу же после их создания.

Успешное внедрение цифровых технологий требует тщательного планирования, участия и заинтересованности всей организации. Следуя этим рекомендациям, вы сможете выбрать решения, которые не только удовлетворят текущие потребности, но и поддержат будущий рост бизнеса.

Решения по оцифровке в Finbite

Finbite предлагает умные решения для выставления счетов и услуги, связанные с автоматизацией и управлением счетами.

Отправка и получение электронных счетов-фактур

С помощью решения e-invoicing вы можете отправлять и получать электронные счета-фактуры. Использование электронных счетов-фактур становится все более распространенным, и вполне вероятно, что вам, как предприятию, придется найти подходящего оператора электронных счетов-фактур. Отчасти это связано с необходимостью выставлять электронные счета-фактуры при работе с государственными органами. Однако главная причина перехода на электронное выставление счетов — это удобство и экономия времени и денег. Благодаря решениям для выставления счетов-фактур можно оцифровать счета-фактуры и расходные документы в любом формате, что значительно сокращает время ввода данных.

Подробнее об электронном выставлении счетов-фактур вы можете прочитать в нашей предыдущей статье в блоге.

Оцифровка счетов-фактур и чеков

Мы оцифровываем все счета-фактуры и чеки в формате PDF и на бумаге. С помощью услуги оцифровки Finbite вы сможете в кратчайшие сроки перевести в цифровой формат счета-фактуры вашей компании для деловых и представительских расходов, сэкономив время вам и вашему бухгалтеру. Автоматизированная система распознавания счетов и человеческий подход к оцифровке обеспечивают точность 99 %. Оцифрованные и проверенные чеки и квитанции обычно публикуются в системе в течение одного рабочего дня.

Подробнее о требованиях к чекам и возможностях оцифровки мы писали в предыдущей статье блога.

Оцифровка счетов-фактур и чеков

Мы оцифровываем все счета-фактуры и чеки в формате PDF и на бумаге. С помощью услуги оцифровки Finbite вы сможете в кратчайшие сроки перевести в цифровой формат счета-фактуры вашей компании для деловых и представительских расходов, сэкономив время вам и вашему бухгалтеру. Автоматизированная система распознавания счетов и человеческий подход к оцифровке обеспечивают точность 99 %. Оцифрованные и проверенные чеки и квитанции обычно публикуются в системе в течение одного рабочего дня.

Подробнее о требованиях к чекам и возможностях оцифровки мы писали в предыдущей статье блога.

1. При подключении к Finbite вы получаете уникальный адрес для оцифровки счетов-фактур, на который вы можете отправлять все PDF-фактуры, подлежащие оцифровке. У бухгалтера есть возможность самому отправлять все входящие PDF-счета на этот адрес или передать его партнерам по выставлению счетов, которые будут сами отправлять счета на этот адрес.
2. Затем эти счета проходят через программу автоматического распознавания, где умный робот переносит информацию, содержащуюся в счете, в цифровой счет-фактуру. Вы, как клиент, можете выбрать, будут ли оцифрованы все строки счета или вся информация будет перенесена в одну объединенную строку.
3. Затем наши оцифровщики проверяют правильность информации, полученной в результате авто определения, и публикуют ее в виде электронного счета-фактуры под счетами-фактурами вашей компании. Совместная работа человека и робота позволяет нам предлагать услуги самого высокого качества на рынке, избавляя бухгалтеров от необходимости тратить время на ручной ввод информации. Finbite гарантирует 99 % качество оцифровки, а весь процесс обычно занимает не более 1 рабочего дня.

Представление электронного счета-фактуры

С услугой e-Reporting подача отчета о расходах происходит в 6 раз быстрее, чем при подаче бумажного отчета о расходах. В зависимости от пакета услуг вы можете подать отчет о расходах в онлайн-среде Finbite или в мобильном приложении Finbite Finance. Мы улучшили приложение Finbite Finance, сделав его еще более простым, удобным и предлагающим более широкий спектр функций.

Подробнее о требованиях и вариантах составления отчетов о расходах вы можете прочитать в нашей предыдущей статье в блоге.

Автоматизация процесса проверки

С помощью круга подтверждения можно быстро, удобно и безопасно проверять счета-фактуры и отчеты о расходах. Круг подтверждения может быть автоматизирован, т. е. шаблоны автоматической проверки могут быть привязаны к лицу, проверяющему счета-фактуры, и может быть определен порядок проверки. Круг подтверждения также дает возможность контролировать задним числом, кто и когда подтвердил счет-фактуру. Возможность установить ограничение на сумму, разрешенную для сотрудников, или обязательное добавление номера договора к счету-фактуре поможет снизить риск мошенничества со счетами-фактурами.

Цифровой архив

Цифровой архив позволяет экономить офисное пространство и бумагу, а также обеспечивает удобный и быстрый доступ к документам в любое время и в любом месте. Благодаря услуге цифрового архива бухгалтерские документы вашей компании легко найти, они дублируются и надежно хранятся в базе данных.

Другие вспомогательные решения

Помимо отправки и получения электронных счетов-фактур, оцифровки чеков, электронной отчетности о расходах, электронного выставления счетов и цифрового архивирования, бухгалтерский учет можно упростить за счет отправки автоматических напоминаний и составления отчетов о процессах выставления счетов. Вскоре мы также предложим гибкие платежные решения, чтобы сделать денежные потоки вашего бизнеса более гибкими за счет рассрочки, кредитных линий и рассрочки.

Мы постоянно совершенствуем существующие услуги и создаем новые решения для поддержки бухгалтерского учета вашего бизнеса за счет оцифровки и автоматизации. Более 4 100 довольных клиентов в странах Балтии уже используют наши высокотехнологические решения будущего. Наш спектр услуг гибко настраивается на предприятия разного размера и на разных этапах развития. Присоединяйтесь к нам и узнайте, как наши простые в использовании, эффективные и безопасные решения по оцифровке и электронному выставлению счетов могут упростить бухгалтерский учет вашей компании и тем самым поддержать рост бизнеса.