Программное обеспечение для бизнеса — важный инструмент для организации повседневной деятельности компании и управления данными. В этой статье мы рассмотрим возможности использования программного обеспечения для бизнеса и дадим несколько рекомендаций о том, на что следует обратить внимание при его выборе.
В этом артикле:
Программное обеспечение как помощник в бизнесе
Независимо от того, являетесь ли вы микро-, малым или крупным предприятием, начинающей или уже состоявшейся компанией, программное обеспечение для бизнеса поможет вам автоматизировать учетные процессы и управлять многими процессами из одной системы. Программное обеспечение для бизнеса позволяет компании быстро реагировать на изменения экономической ситуации и принимать взвешенные решения. Эффективное управление различными затратами бизнеса, как операционными, так и экономическими, помогает организации сократить потери и повысить эффективность работы.
Программное обеспечение для бизнеса позволяет быстро и легко управлять широким спектром данных, высвобождая ценное время, которое компания может направить на решение стратегических задач. В большинстве случаев программное обеспечение для бизнеса работает в облаке, обеспечивая доступ к данным и отчетам в режиме реального времени. В результате руководители предприятий могут принимать более обоснованные решения и эффективнее планировать свою деятельность.
По сравнению с бухгалтерским программным обеспечением, программное обеспечение для бизнеса — это более широкая система, поддерживающая помимо бухгалтерского учета и другие области управления бизнесом. В зависимости от типа бухгалтерского программного обеспечения оно может иметь ряд дополнительных модулей, таких как управление складом, управление продажами, работа с клиентами, управление проектами, управление персоналом и т. д. Программное обеспечение используется не только бухгалтерами, но и менеджерами, сотрудниками отдела продаж, склада, отдела кадров и т. д.
Поскольку программное обеспечение оказывает непосредственное влияние на организацию работы, доступность данных и процессы принятия решений, выбор программного обеспечения имеет решающее значение для успеха компании. Потребности каждой компании могут быть разными, поэтому выбор подходящего программного обеспечения для бизнеса должен основываться на анализе потребностей компании и возможностей модулей программного обеспечения для бизнеса. Точные функциональные возможности программного обеспечения для бизнеса зависят от самого программного обеспечения и набора его услуг.
Использование программного обеспечения для бизнеса способствует росту и устойчивости микро-, малых и крупных предприятий, облегчая повседневное управление финансами и организацию бизнеса и делая его более точным.
Сравнение программ для бизнеса
Одно из главных отличий программного обеспечения для бизнеса — это объем функциональности. Некоторые программные решения имеют несколько ключевых модулей, позволяющих, например, вести бухгалтерский учет и управлять заработной платой, в то время как другие предлагают широкий спектр функций для упрощения бизнес-процессов. Существуют различные ценовые уровни программного обеспечения для бизнеса. Помимо базовой стоимости, стоит обратить внимание на дополнительные расходы.
Программное обеспечение для бизнеса также может отличаться по простоте использования и наличию службы поддержки. Небольшие компании часто предпочитают более простые программные решения, которые можно быстро освоить, в то время как крупным компаниям могут потребоваться более сложные системы. Важно, чтобы выбранное программное обеспечение для бизнеса было простым в использовании и имело доступную поддержку клиентов. Также важна надежность и возможность технического развития поставщика программного обеспечения или услуг.
При выборе программного обеспечения также важно оценить возможности интеграции. Хорошее программное обеспечение для бизнеса может интегрироваться с другими критически важными системами, обеспечивая бесперебойный обмен данными и сокращая объем ручной работы.
При выборе программного обеспечения для бизнеса стоит принимать взвешенное решение, чтобы избежать последующих проблем и препятствий в рабочих процессах из-за несовместимости, а также чтобы избежать необходимости менять программное обеспечение из-за изменения потребностей бизнеса или повышения осведомленности о возможностях. Неправильный выбор программного обеспечения для бизнеса может привести к дополнительным расходам на замену программного обеспечения или перенастройку системы. Это может привести к ненужным потерям времени и потенциальным рискам для качества данных и операционной эффективности. Поэтому важно тщательно оценить потребности бизнеса и выбрать решение, которое поддерживает как текущие операции, так и перспективы на будущее.
Таким образом, существует широкий выбор программного обеспечения для бизнеса, и выбор напрямую зависит от потребностей предприятия, сложности процессов и планов на будущее. Правильный выбор поможет повысить операционную эффективность, улучшить качество управленческих решений и поддержать рост бизнеса.
Рекомендации по выбору программного обеспечения для бизнеса
Выбирая программное обеспечение для бизнеса, сделайте домашнее задание. Помимо прайс-листа, обратите внимание на возможности взаимодействия с различными административными системами и программным обеспечением, а также просмотрите более конкретные функциональные возможности, включая возможности создания цифровых архивов, инвентаризации и другие важные функции. Также убедитесь в наличии справочных материалов и службы поддержки на случай возникновения вопросов или технических неполадок.
Помимо Google, поговорите с людьми в вашей области и узнайте, какой у них опыт работы с программным обеспечением для бизнеса или другими решениями. После того как вы получите общее представление о возможностях, вы сможете более детально изучить конкретные программные решения. Для этого существует несколько способов: демонстрационные среды, бесплатные пробные версии и консультации торговых представителей. Вот некоторые моменты, на которые следует обратить внимание при изучении вариантов программного обеспечения для бизнеса.
Модули и дополнительные функции
Набор функций, доступных в программном обеспечении для бизнеса, может быть самым разным. Вот несколько примеров различных дополнительных функций программного обеспечения для бизнеса, которые поддерживают ряд бизнес-процессов:
- Бухгалтерский модуль: ввод и обработка финансовых данных, подготовка счетов, составление необходимой финансовой отчетности.
- Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM): управление данными о клиентах, подготовка предложений и заказов, управление договорами купли-продажи, отчетность о деятельности по продажам и клиентам.
- Управление запасами и складом: отслеживание запасов в режиме реального времени, управление заказами и поставками, управление запасами, автоматическое уведомление о запасах (например, о низком уровне запасов).
- Управление персоналом и расчет заработной платы: ведение личных дел сотрудников, планирование рабочего времени и отпусков, расчет заработной платы и налоговых деклараций, управление выплатами заработной платы.
- Управление производством и производственными процессами: подготовка заказов, планирование производства и планирование потребностей в материалах (MRP), производственная отчетность и отслеживание работ.
- Кроме того, существуют очень специфические приложения для бизнеса, например, для управления недвижимостью, процессами резервуарного парка или для упрощения рабочего процесса в гостиничных заведениях.
Интерфейсы с внешними системами
Использование интерфейсов упрощает передачу данных и делает ее более эффективной. Бесперебойный обмен данными и интеграция систем позволяют управлять данными в одном месте, сокращая необходимость ручного ввода данных и обеспечивая постоянную актуальность точных данных.
Выбирая программное обеспечение для бизнеса, изучите условия и интерфейсы с внешними системами. В зависимости от потребностей бизнеса и используемого программного обеспечения для автоматизации можно использовать различные интерфейсы, например, с государственными органами, банками, операторами электронных счетов или электронными магазинами.
Интерфейс бизнес-программ с банками позволяет упростить и автоматизировать платежную деятельность. Этот интерфейс позволяет компании отправлять платежи непосредственно из программного обеспечения в банк, осуществлять сводные платежи, составлять автоматические выписки и отслеживать поступления и платежи в режиме реального времени.
Взаимодействие вашего интернет-магазина с программным обеспечением для бизнеса экономит время и снижает риск ошибок. Оно позволяет автоматизировать управление данными о продажах, платежах и товарных запасах. По данным Эстонской ассоциации электронной коммерции, WooCommerce — самое распространенное программное обеспечение для электронной коммерции (67 %).
Программное обеспечение для бизнеса может взаимодействовать с различными органами власти, например, со Статистическим ведомством Эстонии и Налогово-таможенным департаментом. Предприятия могут подавать декларации по НДС (KMD), декларации по подоходному и социальному налогу (TSD) и данные регистра занятости (TÖR) непосредственно в Налоговый и таможенный департамент через интерфейс X-tee. Если требуется декларация по НДС, компания должна подавать ее до 20 числа каждого месяца. Удобнее всего отправлять ее в Налогово-таможенный департамент через X-way из бухгалтерской или деловой программы компании. Первые заметные результаты появились и в области подготовки отчетности на основе данных. В настоящее время новое решение «мост данных» опробуется в пяти программах для бизнеса, чтобы обеспечить удобное решение для подготовки годовой отчетности. Достаточно перенести данные из бухгалтерского программного обеспечения, и система автоматически сформирует годовую отчетность, которую компании остается только просмотреть, дополнить, если необходимо, подтвердить и отправить в реестр.
Поскольку электронные счета становятся все более популярными, при выборе бухгалтерского программного обеспечения стоит обратить внимание на возможности взаимодействия с операторами электронных счетов и условия предоставления услуг.
Автоматизированные бухгалтерские решения
При выборе программного обеспечения для бизнеса мы рекомендуем обратить внимание на возможности автоматизированного выставления счетов. Некоторые программные решения предлагают бесплатное выставление электронных счетов и получение электронных квитанций в определенных пакетах, в то время как другие могут взимать плату за выставление электронных счетов. Интеграция программного обеспечения для выставления электронных счетов с бухгалтерским или бизнес-программным обеспечением вашей компании — это наиболее эффективный, удобный и быстрый способ отправки и получения электронных счетов. Finbite имеет интерфейсы со всеми наиболее популярными бухгалтерскими программами.
Также обратите внимание на простоту использования решения для выставления электронных счетов. В дополнение к среде электронных счетов Finbite создала мобильное приложение Finbite Finance, которое позволяет сфотографировать чек сразу после покупки и ввести его в качестве отчета о расходах в биллинговую среду вашей компании. Кроме того, мы можем помочь с оцифровкой счетов в формате PDF, что означает, что вместо ручного ввода данных в финансовое программное обеспечение Finbite оцифровывает счета, и они попадают непосредственно в программное обеспечение.
Если вы используете программное обеспечение для бизнеса, не имеющее интерфейса с оператором электронных счетов, которое вы хотите использовать, вы можете подключиться к нему отдельно. Точный набор услуг, предлагаемых поставщиками услуг по выставлению счетов, несколько различается, поэтому стоит подумать, какие дополнительные услуги могут понадобиться вашему бизнесу и какой поставщик услуг по выставлению электронных счетов предлагает соответствующие услуги за разумную плату.
Использование дополнительных услуг делает обработку электронных счетов-фактур более комплексной и эффективной, способствуя автоматизации и точности финансовых процессов вашей компании. С помощью решения Finbite для выставления счетов вы можете отправлять и получать электронные счета как в Эстонии, так и за рубежом, а все счета и чеки оцифровываются и хранятся в защищенном цифровом архиве. Кроме того, мы предлагаем удобный и быстрый способ отправки электронных квитанций, маршрутизации счетов на подтверждение и отправки напоминаний клиентам.
Мы уделяем большое внимание безопасности данных. Выставление счетов через нас безопасно, поскольку электронные счета зашифрованы. Они передаются по регистрационному коду, а безопасность входящих электронных счетов повышается благодаря системе утверждения и другим внутренним процессам. Также ведется журнал движения электронных счетов.
Мы постоянно развиваем наши сервисы, чтобы сделать существующие услуги еще более удобными и добавить новые сервисы для упрощения финансовых процессов.
Цифровой документооборот и архив
Большинство документов поступает или уже создано в цифровом виде, что делает электронную бухгалтерию и цифровое архивирование логичным и естественным способом хранения документов. Оцифровка и цифровое архивирование имеют ряд преимуществ:
- Цифровое архивирование — идеальное решение для организаций с возможностью удаленной работы, поскольку оно позволяет пользователям работать из любого места. Доступ к цифровому архиву можно получить в любое время и в любом месте с помощью всего нескольких щелчков мыши, что улучшает рабочий процесс и экономит время. Кроме того, можно быстро получить информацию для принятия обоснованных решений на основе данных.
- Возможность экономии средств за счет снижения потребности в архивных помещениях, бумаге, принтерах, тонерах и т. д.
- Цифровые архивы — это надежный способ хранения документов, снижающий риск потери или повреждения бумажных архивов.
- Цифровые архивы легче масштабировать, что позволяет добавлять сотрудников с правами доступа и увеличивать емкость архива по мере роста объемов данных.
- Скорее всего, цифровые документы можно будет хранить в бухгалтерском программном обеспечении. Если вы планируете использовать цифровой архив, при выборе программного обеспечения для бизнеса обратите внимание на возможность создания цифрового архива и убедитесь, что он безопасен и прост в использовании. Кроме того, важно, чтобы риски безопасности и другие вопросы были учтены во внутренних рабочих процессах организации.
При выборе поставщика услуг стоит убедиться, что цифровой архив безопасен и удобен в использовании. Проверьте, дублируются ли счета и документы, то есть надежно ли хранятся резервные копии. Если документы не дублируются, стоит узнать, можно ли их легко загрузить и хранить в собственной системе. Также следует выяснить, что представляет собой система цифрового архива и насколько легко в ней искать документы. По возможности избегайте гибридных архивов, то есть одновременного использования бумажных и цифровых архивов, так как это может затруднить поиск документов.
Если программное обеспечение для бизнеса имеет интерфейс с оператором электронных счетов, который предлагает решение для цифрового архива, это может обеспечить дополнительную ценность и удобство в управлении счетами. Например, сервисное предложение Finbite включает цифровой архив, документы дублируются, и их легко найти.
Безопасность данных
Используя программное обеспечение для бизнеса, компании доверяют этим системам свои самые важные данные — финансовые данные, информацию о клиентах, данные о заработной плате сотрудников. Поэтому важно оценить риск киберугроз и убедиться, что программное обеспечение для бизнеса безопасно. Как сделать так, чтобы программное обеспечение для бизнеса было не только функциональным, но и безопасным?
- Спросите, можно ли отслеживать журналы и анализировать их для выявления регулярных проблем безопасности и подозрительных действий.
- Узнайте, обновляется ли программное обеспечение для бизнеса и как часто. Обновление поможет поддерживать программное обеспечение в актуальном состоянии, чтобы защитить его от рисков безопасности и других потенциальных угроз (утечки данных, удаления документов и т. д.).
- Убедитесь, что бухгалтерское программное обеспечение безопасно и соответствует принципам защиты данных.
- Обеспечьте контроль и ограничение доступа к документам для уполномоченных сотрудников. Внедрите безопасные методы аутентификации, чтобы только авторизованные пользователи могли войти в систему. Это особенно важно для конфиденциальных данных. Также проведите обучение сотрудников и повысьте их осведомленность о безопасности, чтобы избежать рисков, связанных с человеческими ошибками.
- Убедитесь, что при хранении и передаче данных используется шифрование, чтобы защитить информацию от несанкционированного доступа.
Помесячная цена против разовой
Сравните прайс-листы и принципы ценообразования на программное обеспечение для бизнеса и проанализируйте, какая услуга больше подходит вашей компании — ежемесячная или основанная на объеме. Некоторые программы для бизнеса также предлагают возможность приобрести лицензию на программное обеспечение за единовременную плату.
Оплата в зависимости от объема записей и услуг, используемых в бизнес-программе, хорошо подходит для небольших начинающих компаний с небольшими объемами и низкими потребностями в дополнительных услугах. Месячный пакет подходит для тех, у кого стабильный объем записей.
Проверьте, что входит в стоимость пакета программного обеспечения для бизнеса и какие услуги оплачиваются, чтобы сделать оптимальный выбор для вашего бизнеса. Также примите во внимание возможные дополнительные расходы на установку, настройку, обслуживание и поддержку.
При выборе программного обеспечения для бизнеса стоит помнить, что это долгосрочная инвестиция. Хотя первоначальные затраты могут быть высокими, программное обеспечение для бизнеса может автоматизировать различные бизнес-процессы и оптимизировать рабочие процессы вашей компании, что приведет к повышению эффективности и точности. Программное обеспечение для бизнеса полезно в любой экономической ситуации, поскольку оно помогает автоматизировать процессы, уменьшить количество человеческих ошибок и сосредоточиться на стратегических задачах и финансовом управлении бизнесом.
Поддержка пользователей и справочные материалы
При выборе программного обеспечения для бизнеса стоит обратить внимание на наличие понятных справочных материалов и доступность поддержки пользователей. Справочные материалы полезны при настройке, использовании и ознакомлении со средой, а также в будущем, если у вас возникнут технические вопросы.
Очень важно, чтобы служба поддержки была доступна, чтобы избежать простоев и ошибок, вызванных техническими неполадками и вопросами, а также улучшить пользовательский опыт работы с программным обеспечением. С помощью вспомогательных материалов и службы поддержки вы сможете максимально использовать возможности программного обеспечения в соответствии с вашими потребностями.
Адаптивность, масштабируемость и гибкость
При выборе программного обеспечения для бизнеса важно не только ориентироваться на текущие потребности предприятия, но и учитывать возможные изменения в будущем. Проанализируйте, адаптируется ли функциональность и объем программного обеспечения к потребностям бизнеса, чтобы вам не пришлось менять программное обеспечение, если ситуация изменится. Когда бизнес расширяется, важно, чтобы программное обеспечение могло адаптироваться к новой экономической ситуации, а также к изменениям внутри бизнеса. По мере роста оборота бизнесу необходимо программное обеспечение, способное быстро и гибко управлять растущими операционными и экономическими расходами предприятия и поддерживать бизнес-процессы.
Finbite делает бухгалтерский учет проще
Программное обеспечение, разработанное с учетом потребностей бизнеса, и взаимодействующее с ним решение э-счетов в итоге будут способствовать повышению эффективности бухгалтерских процессов, экономии затрат и способности руководства принимать своевременные и точные решения на основе данных. Присоединяйтесь к решению Finbite для выставления электронных счетов и сделайте свои процессы выставления счетов быстрыми, удобными, безопасными и способствующими росту бизнеса.
